Tomando el Control de los Proyectos en 2025: Lo Que Necesitas Saber
Al trabajar en un proyecto, puedes verte afectado por factores externos que impactan el costo, el tiempo o ambos. Como gerente de proyecto, sabes que estas cosas pueden suceder, por lo que siempre tomas precauciones para estar preparado ante eventos imprevistos. Sin embargo, puede que necesites algo más—controles de proyecto.
Control de Proyecto
Los controles de proyecto son los procesos, técnicas y herramientas que ayudan a gestionar seis restricciones clave del proyecto: recursos, costo, tiempo, riesgo, calidad y alcance. En términos simples, el control de proyecto significa usar las herramientas adecuadas para mantener todo en el camino correcto—en el cronograma y dentro del presupuesto.
Idealmente, los controles de proyecto se definen durante la fase de planificación. Pero en la práctica, algunos gerentes de proyecto optan por introducirlos más tarde, durante el propio proyecto. Depende realmente del gerente y del tipo de trabajo.
Existen muchas herramientas que pueden apoyar el control de proyecto. Las más comunes incluyen el acta de constitución del proyecto, el método del camino crítico (CPM), una matriz RACI, y las estructuras de desglose del trabajo (WBS). Estas proporcionan estructura y claridad en cada etapa del trabajo.
Para facilitar las cosas, también puedes usar software de gestión de proyectos. Flowlu es una opción. Combina herramientas de CRM y gestión de proyectos en una sola plataforma.
Con Flowlu, tienes acceso a características como paneles de control, diagramas de Gantt, cronograma, calendario, gestión de tareas y tableros Kanban. Estas herramientas te ayudan a identificar problemas, notar patrones y generar informes útiles. Es más fácil ver cómo va tu proyecto—en cualquier momento.
Controles de Proyecto vs. Gestión de Proyectos
Si lo piensas bien, los controles de proyecto y la gestión de proyectos pueden parecer muy similares. Sin embargo, la gestión de proyectos es un concepto más amplio. La verdad es que los métodos de control de proyecto solo ayudan al gerente de proyecto a seguir las restricciones del proyecto. Por otro lado, la gestión de proyectos es mucho más amplia, ya que incluye todas las metodologías y técnicas para cada etapa del proyecto.
Sistemas de Control en la Gestión de Proyectos
Una cosa importante a saber sobre los controles de proyecto es que varían según la fase de la iniciativa.
#1: Fase Inicial
En esta fase, necesitarás definir metas y objetivos clave, establecer un costo inicial, identificar riesgos y establecer un cronograma.
#2: Fase de Planificación
Durante esta fase, necesitarás crear un plan detallado de asignación de recursos, determinar los KPIs (u otras métricas) que utilizarás para evaluar los resultados y el desempeño, y definir la estructura de los informes que recibirás. En pocas palabras, deberás poner en práctica tanto las herramientas de presupuesto como las de cronograma.
#3: Fase de Ejecución
Durante este período, tu objetivo principal es garantizar que todo esté en el camino correcto. Por lo tanto, debes usar controles de proyecto como evaluaciones de riesgos, seguimiento de costos y monitoreo en tiempo real.
#4: Fase de Monitoreo & Control
En esta etapa, debes asegurarte de que tu sistema de control de gestión de proyectos esté actualizado. En pocas palabras, necesitarás comparar lo que definiste al principio con la línea base y, si es necesario, gestionar cambios y actualizar las previsiones.
#5: Fase de Cierre
Aunque puedas suponer que ya no necesitas los controles de proyecto, esto no es cierto. Debes asegurarte de haber revisado las lecciones aprendidas y que puedes aplicar mejores controles de proyecto en tu próxima iniciativa.
6 Beneficios de los Controles de Proyecto
Como puedes ver fácilmente, existen muchos beneficios al usar controles de proyecto. Aquí te dejamos algunos de los más importantes:
- Los costos disminuyen a medida que tomas decisiones utilizando los KPIs definidos desde el principio.
- Tanto los datos de costo como los de finalización se vuelven más precisos.
- Es más fácil evaluar la salud financiera del proyecto.
- Tu reputación mejora.
- Los miembros del equipo se benefician de una mayor satisfacción laboral.
- Obtienes información valiosa que puede aplicarse en futuras iniciativas.
4 Desafíos al Usar Controles de Proyecto
Si acabas de empezar a usar controles de proyecto y no obtuviste los resultados esperados, es importante entender que puede llevar tiempo configurar responsabilidades de manera eficaz. A menudo, cuando las cosas empiezan a descontrolarse, los equipos de liderazgo inmediatamente culpan a los controles de proyecto. Sin embargo, el verdadero problema puede no ser si se usaron los controles de proyecto—sino cómo se implementaron.
Algunos de los desafíos que tu equipo puede enfrentar al trabajar con controles de proyecto incluyen:
#1: Falta de Compromiso
A veces, uno de los mayores obstáculos proviene de la cima de la jerarquía. Cuando piensas en control, es fácil suponer que solo involucra monitoreo. En realidad, también requiere la toma de decisiones basada en los informes y análisis que recibes a lo largo del proceso. Si no hay alguien responsable de tomar esas decisiones, el trabajo probablemente no tendrá éxito.
#2: Es un Costo Extra
Algunas empresas esperan ver retornos inmediatos de sus inversiones. Sin embargo, esto no siempre ocurre con los controles de proyecto. Aunque ciertamente hay un costo para implementarlos, el retorno a largo plazo suele ser mucho mayor. Ahorrarás tiempo y recursos, mejorarás la reputación de tu empresa y aumentarás la satisfacción de los empleados—todo al mismo tiempo.
#3: Pueden Ocurrir Confrontaciones
Otro desafío que los controles de proyecto pueden introducir es el conflicto entre el controlador de proyecto y el equipo. Algunos miembros del equipo pueden sentir que están siendo monitoreados en exceso y resistirse a este enfoque. Por eso, es importante explicar claramente qué son los controles de proyecto y cómo benefician a todos—para que todo el equipo esté alineado.
#4: Procesos Manuales
Muchas empresas y negocios siguen utilizando los mismos procesos antiguos que a veces son manuales, pero también pueden estar desactualizados. Como puedes imaginar, esto puede generar varios problemas, ya que no tendrás una visión adecuada de las iniciativas en curso y sus controles.
¿Qué es el Control de Proyecto en la Gestión de Proyectos?
La mejor manera de responder a esta pregunta es mostrarte algunos ejemplos de controles de proyecto.
Ejemplo #1: Registro de Riesgos
Como ya mencionamos, la gestión de riesgos es un control de proyecto. Entonces, puedes usar un registro de riesgos, que es simplemente un documento que puedes usar para identificar y realizar el seguimiento de los riesgos que pueden afectar tu iniciativa. Al hacer esto, tendrás tiempo para encontrar soluciones antes de que esos riesgos se conviertan en realidad. En otras palabras, harás cambios para evitar que sucedan cosas malas.
Ejemplo #2: Informe de Estado del Proyecto
Estos son controles que te ayudarán a ver cómo avanza el proyecto. Es importante mantener a todos informados—desde el equipo que está realizando el trabajo hasta la gerencia y los stakeholders.
Como su nombre indica, recibirás un informe sobre todo lo relacionado con el proyecto, desde cronogramas hasta costos y seguimiento de tareas—cualquier cosa valiosa.
Ejemplo #3: Gráfico RACI
Los gráficos RACI siempre son importantes, pero son especialmente clave cuando trabajas en un gran proyecto complejo, o en uno que involucra trabajadores remotos y múltiples stakeholders.
En última instancia, este es un gráfico que creas con los nombres de las personas responsables, responsables finales, consultadas e informadas en un proyecto. De esta manera, todos sabrán lo que deben hacer.
Ejemplo #4: Informe de Trabajo en Progreso (WIP)
Si tienes una empresa de construcción, puedes usar informes WIP para realizar un seguimiento de los costos totales y los costos en cada etapa. Estos informes te ayudan a tomar decisiones informadas al gestionar riesgos y monitorear el progreso al mismo tiempo.
Conclusión
Los controles de proyecto son, sin duda, extremadamente útiles para los gerentes de proyecto y para toda la empresa. Después de todo, ayudan a garantizar que los gerentes tomen decisiones bien informadas al prevenir riesgos innecesarios y costos adicionales.
Si deseas comenzar a usar controles de proyecto en tus proyectos, asegúrate de probar Flowlu.
Básicamente, los controles de proyecto ayudan a los gerentes de proyecto a mantener el proyecto en el camino correcto al gestionar los costos y riesgos. Con la información que proporcionan, los gerentes pueden tomar decisiones informadas para entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
La forma más fácil de comenzar a usar los controles de proyecto es con el software de gestión empresarial Flowlu. Puedes agregar tareas fácilmente y asignarlas a los miembros del equipo, mejorar la colaboración y la comunicación, y mantenerte al tanto de las operaciones y ventas—todo en un solo lugar. Con su panel intuitivo basado en la nube, Flowlu agiliza tu flujo de trabajo y aporta claridad a tu proceso de gestión.
Idealmente, los controles de proyecto se agregan durante la etapa de planificación. Es cuando defines el presupuesto, asignas recursos y defines los KPIs que utilizarás para hacer un seguimiento del progreso. Pero en algunos casos, los gerentes de proyecto los aplican más tarde, dependiendo de cómo se desarrolle el proyecto.
De ninguna manera. Incluso las iniciativas más pequeñas se benefician de tener controles claros. Ayudan a gestionar costos, prevenir retrasos y mantener a todos alineados, sin importar el tamaño o la complejidad del trabajo. Los controles sólidos aportan estructura y claridad a tu proceso general de gestión.
