Gestión de proyectos para particulares: Una guía completa
- ¿Qué es el software de gestión de proyectos?
- 7 características que debes buscar en un software de gestión de proyectos para individuos
- Qué buscar en un software de gestión de proyectos personal
- ¿Necesitas un software de gestión de proyectos personal para individuos?
- Los 10 mejores software de gestión de proyectos para individuos
- Conclusión
Cuando la mayoría de las personas piensan en software de gestión de proyectos, lo asocian con el ámbito profesional. Sin embargo, es importante entender que también existe una amplia variedad de herramientas de gestión de proyectos personales que pueden utilizarse para seguir tus propios proyectos y ayudarte a maximizar la productividad.
Si buscas una manera de mejorar tu productividad y establecer tus prioridades diarias, semanales e incluso mensuales, deberías considerar obtener un software de organización personal. Con esta aplicación de gestión de proyectos para uso personal, puedes hacer mucho más que simplemente planificar proyectos; puedes programar todas tus tareas e incluso gestionarlas. Ya sea que busques un software de gestión de proyectos más profesional o uno más personal, descubrirás que tienes muchas opciones.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
Como ya sabes, los proyectos pueden ser muy complejos. Incluso los más simples implican una amplia gama de tareas, sin mencionar que muchas personas pueden estar involucradas. Además, algunas tareas deben completarse para que otras puedan iniciarse. Necesitas programar cuidadosamente cada tarea, determinar cuánto tiempo tomará, quién se encargará de ella y, solo entonces, continuar con las siguientes tareas. Imaginando que un proyecto tiene 10 tareas, usar un software de gestión de proyectos puede realmente ayudarte a ahorrar tiempo y maximizar la productividad. Pero lo más importante, te ayudará a mantener el rumbo para asegurar que el proyecto se complete a tiempo.
En caso de que busques un software de gestión de proyectos para tus proyectos personales, te alegrará saber que pueden ser muy útiles. Y te aseguramos que, una vez que comiences a usar uno, no querrás volver atrás.
Planificar, organizar y ejecutar tareas puede no ser tan fácil como piensas. Especialmente cuando quieres organizar tu vida personal y profesional y establecer un equilibrio entre ambas, este tipo de planificador personal puede ser extremadamente útil.
7 características que debes buscar en un software de gestión de proyectos para individuos
Aunque estamos a punto de mostrarte algunas de las principales características que deberías buscar en un software de gestión de proyectos para individuos, puede que encuentres que algunas son más importantes que otras para ti. Esto obviamente depende del tipo de software que necesites y de cómo te adaptes a él.
Como mencionamos anteriormente, tienes muchas opciones para este tipo de herramienta. Esto significa que también necesitas pensar en las características que son más importantes para ti. Sin embargo, deberías buscar las siguientes:
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Panel de control: Un buen software de gestión de proyectos para individuos debe incluir un panel de control donde puedas ver toda tu actividad. Deberías ver tus tareas y subtareas, plazos y cualquier detalle que añadas a cada proyecto que crees.
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Integraciones: El mejor software de gestión de proyectos para uso personal debe permitirte conectarte a algunas herramientas externas. Puede ser tu cuenta de Gmail, Google Drive o cualquier otro software o aplicación que uses regularmente.
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Perspectivas: Una de las mejores cosas que debe incluir un buen software de gestión de proyectos son las diferentes vistas de tu panel de control. Puede ser Kanban, Gantt, Calendario o cualquier otra que prefieras. Esto asegura que obtengas una buena perspectiva sobre tu proyecto, lo que necesita hacerse y lo que ya se ha completado.
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Colaboración: En caso de que quieras usar esta herramienta para negocios, entonces las características de colaboración son imprescindibles. Después de todo, necesitas poder compartir tus proyectos con otros e incluso puedes querer permitirles editar tareas, por ejemplo.
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Automatización: Ningún software o aplicación está completo sin automatización en estos días. La verdad es que no quieres perder plazos o seguir repitiendo las mismas tareas una y otra vez.
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Seguimiento del tiempo: Otra característica que puedes encontrar en el mejor software de gestión de proyectos para individuos es un rastreador de tiempo. Como puedes entender fácilmente, te ayuda a llevar un registro del tiempo que dedicas a cada tarea.
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Plantillas: También puede que quieras buscar un software que ya venga con algunas plantillas preconstruidas. Especialmente si nunca has usado ningún sistema de gestión de tareas antes, estas plantillas pueden ser bastante útiles ya que puedes encontrar diferentes maneras de mantenerte organizado.
Qué buscar en un software de gestión de proyectos personal
Como mencionamos anteriormente, las características que quieres buscar en este tipo de software dependen de tus propias necesidades. Sin embargo, hay algunas cosas que deberías considerar al buscar el mejor software de gestión de proyectos personal.
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Facilidad de uso: No importa si ya has usado aplicaciones de gestión de proyectos para individuos o no, tener una fácil de usar es crucial. Tan pronto como ingreses, deberías poder ver dónde está todo y saber cómo usarlo. Un diseño intuitivo es absolutamente necesario.
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Videos de capacitación: Cuando buscas un software que te permita manejar proyectos más complejos, puede que necesites algo de ayuda para hacer todo lo que necesitas. Por eso, las mejores herramientas ofrecen videos de capacitación para que puedas comenzar a usar tu nueva herramienta de inmediato.
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Personalización completa: Todos tienen sus propias preferencias. Mientras que puedes preferir ver solo tus tareas principales, otros pueden querer ver todos los detalles de cada tarea. Puedes preferir una vista de cuadrícula de tu panel de control mientras que otros pueden preferir un tablero Kanban en su lugar. El mejor software de gestión de proyectos para individuos debería permitirte personalizar cada detalle. Después de todo, si tienes todo a tu gusto, deberías ser más productivo.
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Sin código: Aunque puede que te guste tener algunas líneas de código aquí y allá, el mejor software generalmente no incorpora ningún código en absoluto. Están más basados en características de arrastrar y soltar, por ejemplo. Trabajarás no solo más rápido sino también más eficientemente.
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Buen soporte: Además de los videos de capacitación, el software de gestión de proyectos que elijas debería venir con soporte 24/7. Desde preguntas hasta errores, deberías poder seguir usando el software sin importar si eres un usuario gratuito o un cliente de pago.
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Buenas reseñas: Antes de decidirte por un software de gestión de proyectos para individuos, deberías tomarte un tiempo para ver lo que otros usuarios están diciendo sobre él. Nada mejor que leer lo que otros usuarios como tú están diciendo para tomar tu decisión.
¿Necesitas un software de gestión de proyectos personal para individuos?
La verdad es que no todos necesitan un software de gestión de proyectos personal para individuos. Depende de tus necesidades y de lo que quieras lograr. Sin embargo, si todavía dependes de listas de tareas en papel, podrías considerar este tipo de herramienta. Es fácil entender que puedes necesitar rehacer tu lista de tareas varias veces al día, por ejemplo. Con software, esto es inmediato y no toma tiempo. Pero más que esto, puedes desglosar tareas en múltiples subtareas y organizarlas como quieras.
Incluso puedes usar una plantilla que ya viene con el software para tener tus proyectos definidos. Añade algunos plazos, cambia el orden de las tareas o incluso comparte tu proyecto con quien quieras.
En caso de que te preguntes si necesitas un rastreador de proyectos personales, aquí hay algunos casos en los que puede ser útil:
Personalmente:
- Preparar un horario para la familia
- Mantener una lista de tareas diarias
- Planificar tu presupuesto
- Programar tus comidas para la semana o un plan de alimentación
Profesionalmente:
- Programar reuniones y cumplir con los plazos
- Llevar un registro del tiempo dedicado a cada tarea
- Gestionar los proyectos de tus clientes
- Asignar tareas a otros
- Establecer hitos
Los 10 mejores software de gestión de proyectos para individuos
Flowlu:
Cuando buscas las mejores herramientas de gestión de proyectos para individuos, necesitas revisar Flowlu.
Con Flowlu, puedes gestionar fácilmente múltiples proyectos y llevar un registro de todos los detalles, tareas, personas involucradas y cualquier otro detalle que necesites.
Flowlu ofrece un panel de control intuitivo y fácil de usar donde puedes ver todos tus proyectos y sus respectivos detalles. Una de las mejores cosas que más nos gusta de Flowlu es que te permite hacer mucho más que simplemente gestionar proyectos. Puedes definir hitos, presupuestos y plazos, y verlo todo en el Tablero Kanban. Pero más que esto, no tienes que empezar tus proyectos desde cero; puedes usar herramientas de automatización para evitar esta tarea que consume tiempo. Podemos decir que es la mejor herramienta de gestión de proyectos para uso personal.
Precios:
Puedes probar Flowlu de forma gratuita sin siquiera añadir una tarjeta de crédito. En caso de que tu equipo solo incluya a 2 personas, puedes seguir usándolo gratis. Sin embargo, el número de características aumenta a medida que también aumenta tu plan de precios.
Wrike:
Cuando buscas un software de gestión de proyectos simple, deberías considerar Wrike. Es perfecto para aquellos a quienes les gusta trabajar en hojas de cálculo. Considerado uno de los mejores aplicaciones de gestión de proyectos personales, este software ya viene con plantillas pre-construidas que puedes comenzar a usar de inmediato. Puedes usar colores e incluso estados como en espera, completado, en progreso o cancelado para añadir a cualquier tarea. Esto te permite siempre tener el control de tus proyectos y tareas. También te gustará saber que puedes ver el estado de tus proyectos utilizando el diagrama de Gantt, que puede ser muy útil. Una de las cosas que nos gusta de Wrike es que puedes integrarlo con WordPress, Google Sheets, HubSpot y muchos otros.
Precios:
Puedes usar Wrike de forma gratuita para equipos de hasta 5 personas. En caso de que tengas un equipo más grande, el precio aumentará. Ten en cuenta que si tienes más de 200 personas y quieres más características como informes de auditoría, por ejemplo, necesitas ponerte en contacto con la empresa para precios personalizados.
Smartsheet:
Al igual que Wrike, si te gusta trabajar con hojas de cálculo, puede que quieras echar un vistazo más de cerca a Smartsheet. Con esta aplicación en línea, puedes compartir fácilmente tus proyectos y tareas con otros. Una de las cosas que nos gusta es que puedes cambiar entre vistas incluyendo Calendario, Diagrama, Gantt y Cuadrícula. Esto ofrece una cierta flexibilidad y personalización. Por otro lado, si quieres sacar más provecho de Smartsheet, necesitas pagar por los complementos.
Precios:
Smartsheet es gratuito y puedes comenzar a usarlo de inmediato. Sin embargo, puede ser muy limitante. Así que, puede que quieras considerar los diferentes planes de pago que tienen que también incluirán otras herramientas y características.
Asana:
Si eres un poco más serio sobre encontrar herramientas de gestión de proyectos personales para la vida personal y profesional, deberías echar un vistazo a Asana. Asana se lanzó en 2011 y tiene muchos comentarios positivos de los usuarios. Una de las mejores cosas es que ha ido evolucionando con el tiempo ya que la empresa sigue añadiendo nuevas características. Con Asana, puedes gestionar diferentes proyectos y tareas al mismo tiempo, sin mencionar que la organización es muy fácil de lograr. Puedes usar listas de verificación para mantener todo organizado y con tus prioridades definidas, así como puedes añadir tantos detalles como necesites a cada tarea y subtarea. Desde documentos hasta enlaces, etiquetas o comentarios, cualquier cosa que sea útil. Asana es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos para uso personal. Por lo tanto, puedes esperar integrarlo fácilmente con otras aplicaciones como HubSpot, Slack, Zoom y otras.
Precios:
Una de las mejores cosas de Asana es que puedes usarlo de forma gratuita y aún así acceder a muchas de sus increíbles características. Sin embargo, si lo pruebas y necesitas más, Asana tiene diferentes planes de pago para elegir, dependiendo de tus necesidades y el número de usuarios.
Notion:
Notion es otro software simple que puedes usar para gestionar tus proyectos y tareas. Con una interfaz simple, puedes personalizar fácilmente tu área de trabajo. Puedes crear fácilmente tablas o bloques de imágenes o texto. Si buscas una aplicación simple para gestionar proyectos simples o crear tus listas de tareas, Notion es para ti. Una de las cosas que más nos gusta de Notion es que ya viene con unas 5,000 plantillas para hacer la personalización más fácil. Además, puede integrarse fácilmente con otras aplicaciones.
Precios:
Notion es el software de gestión de proyectos perfecto para un solo usuario ya que es completamente gratuito para individuos. Sin embargo, si quieres usarlo como equipo o para equipos, necesitas pagar por él. No obstante, te alegrará saber que podrás probarlo utilizando una prueba gratuita.
Trello:
Trello es una gran herramienta tanto para individuos como para empresas. No importa si buscas un software para proyectos más personales, profesionales o ambos, Trello es una gran opción. Con un tablero muy simple y fácil de usar, Trello está disponible en todas las plataformas, lo que lo hace perfecto para equipos. No importa si trabajas en tu PC o necesitas revisar tus tareas en iOS o Android, tienes acceso a tu Trello desde cualquier lugar. Con un simple sistema de tarjetas de arrastrar y soltar, la interfaz de Trello es increíblemente intuitiva. Puedes asignar fácilmente tareas a otros, establecer plazos y crear listas de verificación, subtareas y cualquier cosa que necesites. Y la guinda del pastel es que puedes gestionar tantos proyectos como necesites. Al igual que el mejor software de gestión de proyectos para uso personal, puedes integrar fácilmente Trello con otras herramientas como Gmail, Slack, Zapier y muchas más.
Precios:
Una de las mejores cosas de Trello es que es gratuito tanto para individuos como para equipos pequeños. Tienes diferentes planes de pago disponibles.
Airtable:
Si eres alguien a quien le gusta un poco de código, entonces puede que quieras echar un vistazo más de cerca a Airtable. Airtable es una plataforma de gestión que puedes usar para bases de datos y almacenar datos de tus clientes, inventario u otros. Una de las mejores cosas de Airtable es que puedes colaborar fácilmente con otros, sin mencionar que permite una amplia gama de integraciones con muchas aplicaciones populares incluyendo correo electrónico, Google Drive, Facebook y más. Tan pronto como entres en Airtable, verás que tienes muchas plantillas diferentes disponibles para que puedas comenzar de inmediato.
Precios:
Puedes usar Airtable de forma gratuita si tienes un equipo de hasta 5 personas. En caso de que tu equipo sea más grande, tienes otros planes de pago disponibles.
Nifty:
Nifty es otro popular organizador de proyectos personales que muchos consideran la mejor aplicación de gestión de proyectos para individuos. Con él, puedes gestionar fácilmente múltiples proyectos y tareas al mismo tiempo. Además de ayudarte a gestionar tus proyectos, Nifty también te ayuda a colaborar y compartir objetivos con otros miembros de tu equipo. Una de las cosas que nos gusta de este software es que puedes definir la vista que prefieras. Puedes elegir entre lista, calendario, Kanban y Swimlane. En caso de que decidas usar Nifty, podrás integrarlo con Google Drive, Excel, Basecamp, Asana, entre otros.
Precios:
Puedes usar Nifty de forma gratuita si quieres. Sin embargo, si quieres más características, puede que necesites pagar.
Basecamp:
Si buscas un software de gestión de proyectos que ha existido durante varios años, necesitas considerar Basecamp. Este software tiene una gran reputación y es una gran opción cuando necesitas colaborar con otros en tareas, incluso en tiempo real. Disponible en múltiples plataformas, Basecamp es un software de gestión de proyectos que te da control total sobre tus proyectos. De hecho, incluso puedes recibir notificaciones si lo deseas sobre detalles específicos. Además, puede integrarse fácilmente con otras herramientas populares que ya puedas estar usando en términos de informes, análisis y seguimiento del tiempo.
Precios:
Puedes usar Basecamp de forma gratuita para hasta 3 proyectos y 1GB de almacenamiento. En caso de que necesites más, la empresa tiene planes de pago.
Monday:
Monday es otro software popular para la gestión de proyectos. Con un panel de control intuitivo junto con muchas plantillas diferentes, puedes comenzar a usar Monday de inmediato. Una de las cosas que realmente nos gusta de Monday es que puedes usar este software como individuo, una pequeña empresa o una gran corporación. Es extremadamente flexible. De hecho, también puedes optar por gestionar un solo proyecto o múltiples. Depende completamente de ti. En términos de los paneles de control, puedes usar diferentes widgets para obtener más información sobre tus proyectos y tareas, así como puedes elegir la forma en que deseas verlos. Desde Calendario hasta Línea de tiempo, Diagramas de Gantt o Kanban, elige el adecuado para ti. Con Monday, también puedes usar la automatización para asegurarte de que das un impulso a tu productividad.
Precios:
Puedes probar Monday durante 14 días. Sin embargo, después de este período, necesitarás elegir uno de los planes de pago para seguir usando este poderoso software.
Conclusión
Como puedes ver, hay muchas herramientas diferentes de gestión de proyectos para individuos (y no hemos mencionado muchas como Clickup o Todoist, por ejemplo). Elegir la adecuada para ti depende de tus necesidades y deseos. Sin embargo, en nuestra opinión, hay una que claramente destaca - Flowlu.
Con el software de gestión de proyectos Flowlu, puedes gestionar tantos proyectos y tareas como necesites a la vez, así como puedes colaborar fácilmente con otros. Lleno de muchas herramientas e integraciones poderosas, puedes estar seguro de que no te perderás nada cuando uses esta herramienta. No importa si buscas un software de gestión de proyectos solo para ti, para un equipo o una gran empresa, Flowlu es la solución adecuada. Con su flexibilidad y personalización completa, tienes todo lo que necesitas.
El software de gestión de proyectos es una herramienta que ayuda a individuos y equipos a organizar, planificar y ejecutar proyectos de forma eficaz. Permite a los usuarios programar tareas, seguir el progreso, gestionar recursos y garantizar la finalización puntual de los proyectos.
Las personas deben utilizar software de gestión de proyectos para mejorar la productividad, organizar tareas, establecer prioridades y gestionar proyectos personales y profesionales con eficacia. Ayuda a equilibrar diversas tareas y a garantizar el cumplimiento de los plazos.
Busque características como un panel de control personalizable, integración con otras herramientas, diferentes perspectivas para las tareas (Kanban, Gantt, Calendario), capacidades de colaboración, automatización, seguimiento del tiempo y plantillas prediseñadas.
Sí, muchas opciones de software de gestión de proyectos son lo suficientemente versátiles como para gestionar proyectos y tareas tanto personales como profesionales. Ofrecen funciones que pueden personalizarse para adaptarse a diversas necesidades y preferencias.
La mayoría de los programas de gestión de proyectos están diseñados para ser fáciles de usar, con interfaces intuitivas y una navegación sencilla. Busca herramientas que ofrezcan vídeos de formación, tutoriales y un buen servicio de atención al cliente para ayudar a los principiantes a empezar.
Entre las opciones más populares se encuentran Flowlu, Wrike, Smartsheet, Asana, Notion, Trello, Airtable, Nifty, Basecamp y Monday. Cada una tiene características y ventajas únicas adaptadas a diferentes necesidades.
Tenga en cuenta factores como la facilidad de uso, las opciones de personalización, las capacidades de integración, las funciones de colaboración, la automatización, el seguimiento de tareas y tiempos, y las opiniones de los usuarios. Evalúa tus requisitos específicos y prueba varias opciones para encontrar la que mejor se adapte.
El software de gestión de proyectos suele integrarse con herramientas como Gmail, Google Drive, Slack, Zoom y otras apps para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad. Comprueba las opciones de integración disponibles en el software que elijas.
Sí, algunas opciones de software de gestión de proyectos como Trello, Notion y Asana ofrecen planes gratuitos con funciones básicas adecuadas para particulares. Los planes de pago están disponibles para funciones más avanzadas y equipos más grandes.
