Las 5 mejores plantillas gratuitas de gestión de proyectos para 2024

Kristen Chung

Escritor

12 de agosto de 2024

21 min read

Por eso ahora puedes acceder a plantillas de planes de gestión de proyectos. Pero antes de hablar sobre plantillas, es importante que comprendas qué es un plan de gestión de proyectos.

¿Qué es un Plan de Gestión de Proyectos?

Como puedes intuir por su nombre, un plan de gestión de proyectos es un documento completo en el que se agregan todos los detalles sobre un proyecto. Este documento debe establecer cómo se ejecutará, supervisará, controlará y finalmente se cerrará la iniciativa.

Como gerente de proyectos (PM), es fundamental tener todos estos detalles a mano para garantizar que puedes completar todos los procesos a tiempo. Con este plan, será más fácil establecer objetivos, definir tareas, determinar los costos y el tiempo que llevará cada tarea, e incluso medir los riesgos involucrados.

En el pasado, la mayoría de los PMs utilizaban documentos para crear sus planes de gestión de proyectos, pero esto ya no es así. Ahora, puedes apoyarte en aplicaciones, PCs o Flowlu para hacer todo de la mejor manera, sin necesidad de descargar nada.

¿Para Qué Sirve un Plan de Gestión de Proyectos?

Como ya mencionamos anteriormente, un plan de gestión de proyectos es un documento completo donde un gerente puede ver todos los detalles del proyecto. Así que, como puedes deducir fácilmente, un plan de gestión de proyectos sirve como guía para cada uno de tus proyectos. Cubre todos los detalles de la iniciativa, desde los aspectos más generales hasta los más específicos como cronogramas, recursos, presupuesto y entregables, entre otros. En términos generales, un plan de gestión de proyectos te proporciona toda la información que necesitas sobre la iniciativa en cada etapa del proceso.

Los Elementos Más Importantes que un Plan de Gestión de Proyectos Debe Incluir

Hay ciertos elementos que todos los planes de gestión de proyectos deben incluir. Aunque algunas campañas específicas pueden no necesitar todos estos elementos, otras pueden requerir aún más. Sin embargo, en la mayoría de los casos, estos son los principales elementos que debe incluir tu plan de gestión de proyectos:

• Metas u objetivos
• El alcance completo del trabajo
• Un calendario detallado o cronograma de las tareas principales
• Costos detallados
• Los recursos necesarios
• Cómo se realizará la comunicación
• Gestión de los stakeholders
• Gestión de adquisiciones
• Cómo determinar si el proyecto está completado
• Organización detallada del proyecto.

Escribiendo Tu Plan de Gestión de Proyectos

Si estás comenzando como PM, es posible que te preguntes cómo empezar a escribir tu primer plan. Después de todo, debe incluir mucha información diferente y debe ser exhaustivo.

Aunque al principio pueda parecer confuso y abrumador, respira profundamente. Ahora, sigue leyendo y descubre los 5 aspectos imprescindibles que debes incluir en tu plan de gestión de proyectos.

1. Las Bases de Tu Proyecto: Antes de empezar a escribir el plan, debes tener claro lo básico. Esto significa identificar el alcance de la iniciativa y determinar su costo y cronograma. El resto de la información girará en torno a estas bases.

2. Las Dependencias de Tu Proyecto: Como sabes, ciertas tareas solo pueden realizarse cuando otras ya están completadas. Ahora es el momento de definir no solo las tareas principales del proyecto, sino también las subtareas, identificar las dependencias y ajustarlas según sea necesario para cumplir con los plazos y costos definidos.

3. Los Stakeholders del Proyecto: Tratar con los stakeholders no siempre es fácil; algunos pueden ser más comprensivos mientras que otros pueden ser extremadamente exigentes. Sin embargo, como PM, es parte de tu trabajo mantener informados a los stakeholders sobre el proyecto. Este es el momento de determinar qué tipo de información se divulgará, cómo se divulgará, a quién y cuándo.

4. No Olvides los Hitos: Definir hitos es fundamental, y lo es aún más cuando se trata de un proyecto grande. Los hitos son puntos clave que marcan el progreso del proyecto.

5. Responsabilidades: Cada tarea debe tener a alguien a cargo, alguien responsable de completarla. Aunque es tu trabajo como PM asegurarte de que todas las tareas se completen y los objetivos se cumplan a tiempo, es importante que cada tarea tenga una persona encargada para garantizar que se cumplan los plazos. La transparencia y la responsabilidad son esenciales para que cada proyecto se complete a tiempo.

Ahora que ya entiendes qué es un plan de gestión de proyectos, para qué sirve y cómo puedes crear uno, es hora de echar un vistazo a las plantillas de planes.

¿Qué es una plantilla de plan PM?

Un plantilla de plan de gestión de proyectos (PM) es, básicamente, un documento que contiene toda la información sobre un proyecto específico, pero que ha sido creado usando una plantilla predefinida. En lugar de empezar a escribir tu plan desde cero, en una hoja en blanco o en un documento de Word o Excel, comienzas con una plantilla de plan de gestión de proyectos.

El principal objetivo de usar plantillas de planes de PM es que permiten ahorrar mucho tiempo. Además, le dan un aspecto mucho más profesional y te aseguran que no olvidarás ningún detalle importante.

Es importante recordar que un plan de gestión de proyectos no se archiva tan pronto como se aprueba el proyecto. Necesitarás tenerlo a mano mientras el proyecto esté en marcha, ya que sirve como una guía.

¿Quién utiliza una plantilla de plan de gestión de proyectos?

Aunque el gerente de proyectos (PM) es el principal responsable de la creación de un plan de gestión, este trabajo se realiza en conjunto con su equipo.

Como es fácil de entender, un proyecto lo lleva a cabo un equipo de personas, cada una con habilidades específicas. Sus habilidades y esfuerzos son esenciales para definir plazos, tareas, subtareas, alcance y todo lo relacionado con el proyecto. Sin la contribución del equipo, el gerente de proyectos no podrá crear un plan de gestión preciso.

Usando las mejores plantillas de planes de gestión de proyectos con Flowlu

Flowlu es el software de gestión de proyectos perfecto para ti. Con él, también puedes aprovechar las diferentes plantillas de planes de gestión de proyectos que te ayudan a ahorrar tiempo y mejorar la productividad al mismo tiempo.

Las plantillas de planes de gestión de proyectos de Flowlu están categorizadas por tipo, lo que facilita la elección de la plantilla adecuada para cada uno de tus proyectos. Solo necesitas ver un ejemplo de plantilla y elegir la que mejor se adapte a tu proyecto.

Cómo usar las plantillas de planes de gestión de proyectos de Flowlu

Paso #1: Elige la plantilla adecuada para ti:

Lo primero que necesitas hacer es elegir la plantilla adecuada para tu proyecto. Revisa uno o dos ejemplos. Dentro de Flowlu, puedes encontrar 6 temas de plantillas diferentes para elegir. Simplemente regístrate en la página de la plantilla correspondiente, ve a "Proyectos" y luego haz clic en "Flujos de Trabajo de Proyectos".

Paso #2: Echa un vistazo a las características de la plantilla que has seleccionado:

Conocer a fondo la plantilla que vas a utilizar es un paso crucial que no debes saltarte. Asegúrate de revisar la gestión de tareas con las listas de verificación incluidas, el seguimiento de los hitos, las diferentes etapas del proyecto y las diversas herramientas de automatización. Conocer estas herramientas de antemano te permitirá ahorrar mucho tiempo.

Paso #3: Realiza las personalizaciones necesarias:

Todos los eventos y proyectos son diferentes, por lo que es normal que necesites realizar ajustes y cambios.

Tómate un tiempo para pensar en el proyecto que estarás gestionando y realiza los ajustes necesarios en las etapas, plazos, hitos, tareas y listas de verificación.

Paso #4: Comienza tu proyecto:

Ahora finalmente es el momento de comenzar tu proyecto. Simplemente haz clic en "Nuevo Proyecto" dentro de Flowlu y añade la información solicitada sobre tu proyecto. Comienza con el título de la plantilla de plan de gestión de proyectos y sigue desde allí.

Paso #5: No te olvides de tu equipo:

Trabajar en conjunto con tu equipo es muy importante. Recuerda que algunos miembros de tu equipo tienen las habilidades que necesitas para asegurar la precisión de tu plan de gestión de proyectos. Aprovecha este momento para asignar tareas a cada miembro del equipo, añadir instrucciones a las tareas y establecer plazos.

Paso #6: Mantén un ojo en tu proyecto:

Supervisar el progreso de tu iniciativa es sumamente importante. Quieres asegurarte de que se cumplan los plazos y de que todos cumplan con sus responsabilidades. Si notas que algo falta, realiza los ajustes necesarios para asegurarte de que te mantienes en el camino correcto.

Como ya te hemos dicho, dentro de Flowlu encontrarás las siguientes 5 plantillas de planes de gestión de proyectos:

#1: Plantilla de gestión de eventos:

Cuando tu proyecto está relacionado con la gestión de eventos, quieres asegurarte de que todo funcione a la perfección, sin fallos, y que el evento sea memorable.

Ya sea que estés organizando una reunión, una boda o una conferencia empresarial, es esencial encontrar la plantilla adecuada para la gestión del proyecto, como una plantilla de gestión de proyectos de TI, por ejemplo. Con esta plantilla específica para organizar cualquier evento, tendrás a tu disposición varios elementos:

Diferentes Etapas del Evento: Cada evento tiene sus propias etapas, que puedes incorporar fácilmente en esta plantilla.

Gestión de Hitos: Como mencionamos anteriormente, el uso de hitos es crucial para asegurarte de que estás en el camino correcto para completar tu proyecto a tiempo. Con la plantilla de Flowlu, puedes definir tus hitos fácilmente.

Definir Tareas y Usar Listas de Verificación: Planificar tareas es ideal para garantizar el éxito de tu evento. No hay nada mejor que utilizar listas de verificación para cada tarea principal y priorizarlas según tus necesidades.

Uso de Automatización: La automatización está aquí para ayudarte a ser más eficiente. Por ejemplo, puedes usar la automatización para hacer un seguimiento con algunos proveedores, lo que te permitirá dedicar más tiempo a cosas más importantes.

Definición del Alcance del Trabajo: Con esta plantilla, puedes definir fácilmente el alcance del evento, asegurando que todos estén en la misma página en todo momento.

#2: Plantilla de Fotografía de Bodas:

Si trabajas en áreas de diseño o creativas, deberías considerar echar un vistazo a esta plantilla específica. Por ejemplo, si eres fotógrafo, sabes que hay mucho que hacer cuando aceptas un proyecto. Solo piensa en todas las cosas que necesitas hacer y tener desde antes de la sesión de fotos hasta el momento en que entregas las imágenes finales a tu cliente.

Con esta plantilla específica, tendrás a tu disposición múltiples elementos:

• El Flujo de Trabajo: Como mencionamos anteriormente, necesitas configurar las diferentes etapas de la sesión de fotos. Desde la preproducción hasta añadir los elementos necesarios a la sesión, y luego las personas. Finalmente, tendrás que editar las fotos y entregarlas a tu cliente.

• Establecer Hitos: Nuevamente, los hitos son cruciales. Debes crear aquellos que tengan sentido para ti. Asegúrate de escuchar a tus clientes para definir los mejores.

• Definir Tareas y Usar Listas de Verificación: Planifica cada tarea al detalle y crea diferentes listas de verificación.

• Usar Automatización: Sé más eficiente utilizando reglas de automatización. Puedes usar recordatorios o seguimientos, por ejemplo.

• Definir el Alcance del Trabajo: Con esta plantilla, puedes fácilmente establecer el alcance de tu proyecto fotográfico. Mantén a todos en la misma página, todo el tiempo.

#3: Plantilla de Campaña de Marketing:

Hay muchas personas que necesitan plantillas para sus proyectos de marketing. Desde la creación de contenido hasta la gestión de redes sociales o SEO, hay muchas campañas de marketing que puedes crear utilizando esta plantilla de marketing.

No importa si estás haciendo un branding, el lanzamiento de un producto o simplemente promocionando un evento, puedes usar la plantilla de marketing de Flowlu.

Con esta plantilla específica, tendrás a tu disposición múltiples elementos:

• Establecer las Diferentes Etapas: No importa el tipo de campaña de marketing, quieres asegurarte de comenzar definiendo las diferentes etapas de tu proyecto.

• Establecer Hitos: Asegúrate de crear hitos que tengan sentido para la campaña que estás diseñando.

• Definir Tareas y Usar Listas de Verificación: Para cumplir con tus objetivos para la campaña de marketing, necesitas crear tareas. Sin embargo, dado que estas involucran muchas cosas por hacer, es mejor usar listas de verificación para cada tarea.

• Usar Automatización: Con las plantillas de Flowlu, puedes fácilmente obtener informes programados, por ejemplo. Ahorra tiempo con la automatización y concéntrate en cosas más importantes.

• Definir el Alcance del Trabajo: Con esta plantilla, puedes fácilmente establecer el alcance de tu proyecto de marketing. No olvides incluir todos los detalles.

#4: Plantilla de Integración de Nuevos Empleados:

Perfecta para proyectos donde necesitas contratar a alguien nuevo para la empresa, esta plantilla puede ser utilizada de manera muy efectiva. Después de todo, quieres asegurarte de que el nuevo empleado entre en la empresa con el pie derecho.

Con esta plantilla específica, tendrás a tu disposición múltiples elementos:

• Establecer las Diferentes Etapas del Proceso de Integración: Organiza el proceso de la manera más simple posible y define las diferentes etapas.

• Establecer Hitos: Asegúrate de crear hitos que te permitan monitorear el progreso del nuevo empleado.

• Definir Tareas y Usar Listas de Verificación: Para cumplir con tus metas y objetivos, define tareas y listas de verificación para facilitar las cosas.

• Usar Automatización: Con esta plantilla, puedes fácilmente automatizar algunas tareas para ahorrar tiempo.

• Definir el Alcance del Trabajo: Escribe una descripción completa de tu proyecto.

#5: Plantilla de Gestión de Casos Legales:

Cuando estás gestionando un caso legal, quieres asegurarte de establecer una buena conexión y comunicación con tu cliente. No importa si estás tratando con una consulta o un contrato, quieres asegurarte de no olvidar ningún detalle.

Con esta plantilla específica, tendrás a tu disposición múltiples elementos:

• Establecer las Diferentes Etapas del Caso Legal: Organiza el proceso de la manera más simple posible y establece las diferentes etapas con esta plantilla de gestión de procesos.

• Establecer Hitos: Asegúrate de crear hitos que te permitan monitorear el progreso del caso, así como el contacto con tu cliente.

• Definir Tareas y Usar Listas de Verificación: Para cumplir con tus metas y objetivos, define tareas y listas de verificación para facilitar las cosas.

• Usar Automatización: Con esta plantilla, puedes fácilmente automatizar algunas tareas para ahorrar tiempo. Los recordatorios de plazos o el archivo de documentos son algunas de las tareas que puedes automatizar.

• Definir el Alcance del Trabajo: Escribe una descripción completa de tu caso.

Conclusión

Como puedes ver, es fácil trabajar con las plantillas de planes de gestión de proyectos de Flowlu para asegurarte de que tienes todo lo que necesitas dentro de tu plan. Pruébalo gratis por ti mismo.

En lugar de perder el tiempo y empezar desde cero, puedes simplemente elegir la mejor plantilla para tu proyecto y ajustarla a tus propias necesidades.