Gestión de Proyectos vs. Gestión del Trabajo: ¿Cuál es la Diferencia?
La gestión de proyectos y la gestión del trabajo representan diferentes conjuntos de acciones aplicables a diversas situaciones. Y elegir una solución de gestión adecuada puede ayudar a los equipos a resolver problemas potenciales o alcanzar un objetivo determinado.
Así como una dieta compuesta por alimentos saludables sin un entrenamiento corporal eficiente no trae los resultados deseados, un ambiente de trabajo eficiente es más difícil de alcanzar si los gestores solo se preocupan por el proyecto en sí y dejan el resto del trabajo sin reconocimiento.
De hecho, las investigaciones han mostrado que solo el 40% del tiempo de los trabajadores calificados se gasta en sus funciones principales, que generalmente se clasifican como trabajo de proyecto. ¿Cómo se puede evitar esto? Bueno, simplemente distinguiendo cómo hacer la diferencia entre las estrategias de gestión de proyectos (GP) y gestión del trabajo (GT).
Este artículo te ayudará a entender cómo los dos trabajan juntos, pero también te dará una idea de cómo las herramientas colaborativas pueden ayudar al equipo de una empresa a ser más productivo.
Gestión de Proyectos: Explicada
La gestión de proyectos (GP) es un método para completar los objetivos de un proyecto utilizando una combinación de procedimientos, habilidades y conocimientos específicos. Utilizando conocimiento, habilidades, herramientas y procedimientos dedicados a las actividades del proyecto, sus requisitos pueden alcanzarse más fácilmente.
Normalmente, en la gestión de proyectos, un cronograma y presupuesto gobiernan cómo el equipo ensambla los entregables finales.
Los gestores de proyectos a menudo tienen habilidades técnicas especiales que utilizan para ayudar a sus equipos. Alentando a sus empleados a terminar el trabajo del proyecto de manera oportuna, incluso en momentos críticos, los gestores pueden mantener la calidad del producto final alta.
Utilidad de la Gestión de Proyectos
La importancia de la gestión de proyectos no puede subestimarse, ya que puede ayudar a los equipos a completar proyectos de cualquier tamaño. Utilizando esta estrategia, entregables específicos, hitos y cronogramas pueden optimizarse de manera eficiente a lo largo de todo el equipo del proyecto.
Además, la GP ayuda a los gestores a organizar y hacer un seguimiento de sus planes e informes.
Algunas estrategias de GP que pueden aplicarse a diferentes áreas de trabajo son:
- Seguimiento preciso del tiempo y plazos
- Alineación de los objetivos y metas de la empresa
- Planificación del desarrollo de nuevos productos
- Desarrollo y seguimiento de planes de ventas
- Gestión de un proyecto de contratación
Definición de Gestión del Trabajo
Por otro lado, la gestión del trabajo se asemeja a un proceso que los equipos utilizan para organizar tareas diarias y procedimientos básicos asignados a un flujo de trabajo. Los flujos de trabajo representan pequeñas tareas que, si se definen bien, pueden ayudar a un individuo o un equipo a alcanzar un objetivo determinado.
El objetivo de la gestión del trabajo es hacer que la misión del equipo sea cristalina en todos los niveles organizacionales. A mayor escala, esto ayuda a todos los miembros del equipo a alcanzar sus objetivos en el tiempo deseado.
Los líderes de equipo y gestores pueden beneficiarse del uso de soluciones de GT, ya que les permiten transmitir información rápidamente a todo el equipo y ayudarles a realizar su trabajo de manera más eficaz. Tareas, entregables, objetivos, plazos, herramientas y recursos suelen estar incluidos en este conjunto de información.
Las principales agencias de contratación utilizan tácticas de gestión del trabajo, ya que les ayudan a priorizar fácilmente tareas dentro del equipo de RRHH durante el proceso de contratación - planificando entrevistas con candidatos potenciales o compartiendo información sobre las últimas revisiones de aplicaciones. De esta manera, diferentes tareas diarias pueden gestionarse de manera eficiente al mismo tiempo.
La Importancia de una Buena Gestión del Trabajo
La gestión del trabajo puede ser de gran beneficio para los equipos, ya que puede ayudarles a mane
jar trabajos que no tienen plazos o que se repiten. Las estrategias de gestión del trabajo pueden aplicarse en diferentes situaciones:
- Automatización y delegación de trabajo
- Seguimiento de la documentación de nuevos contratados
- Seguimiento de plazos de publicación
- Monitoreo en tiempo real de todas las operaciones de campaña de marketing
- Planificación de sprints de proyectos Agile
- Gestión coordinada de carteras de proyectos
Las posibilidades de implementación de esta estrategia son amplias y pueden ayudar a los equipos a lidiar más fácilmente con acciones repetitivas que se vuelven mundanas con el tiempo.
Principales Diferencias entre Gestión del Trabajo y Gestión de Proyectos
Trabajar fuera de proyectos requiere un enfoque diferente al de la gestión de proyectos debido a la rigidez del marco de este último. Cuando el negocio no se centra principalmente en proyectos, y hay mucho trabajo operativo que apoya el objetivo principal, un enfoque más flexible a la gestión del trabajo es la mejor opción para que los gestores elijan.
Algunas de las principales diferencias entre las dos estrategias son:
1. Tipo de trabajo
Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a hacer un seguimiento de su contribución colectiva al proyecto. Es común que los proyectos tengan objetivos claros, plazos y tareas para que cada miembro realice. Como parte de ello, profesionales de diferentes departamentos trabajan juntos en el mismo objetivo, por lo que es importante mantener el tren en las vías.
En contraste con la GP, la gestión del trabajo tiene como objetivo establecer un sistema para todo el trabajo regular que la empresa hace todos los días para que pueda alcanzar sus objetivos. Incluye tareas diarias simples y específicas, como responder correos electrónicos y asistir a reuniones, que son parte del trabajo.
2. Medición
En la gestión de proyectos, los equipos generalmente siguen un cronograma estricto para completar sus tareas y entregar el producto terminado a tiempo.
Aunque los cronogramas varían de una empresa o proyecto a otro, los plazos suelen ser muy estrictos, por lo que todo en el cronograma del proyecto puede hacerse de manera planificada.
En lugar de establecer plazos, algunos gestores pueden evaluar la eficacia de sus equipos analizando la calidad de la producción.
Por ejemplo, los redactores de contenido pueden usar herramientas de GT para decidir sobre qué escribir, encontrar palabras clave apropiadas, completar la publicación y revisarla. Pero si usan herramientas de GP, su tarea podría incluso abarcar alinear el artículo dado con las tendencias actuales de contenido en línea.
3. Consistencia
La gestión de proyectos implica fechas de inicio claras, progreso y fechas de finalización. Implica que los participantes del proyecto realicen tareas específicas para alcanzar sus objetivos para ciertas asignaciones. Cuando alcanzan sus objetivos, el proyecto generalmente se concluye.
Por el contrario, la gestión del trabajo es continua y raramente tiene plazos fijos. Su inclusión lleva a cabo tareas repetitivas.
Los empleados pueden repetir un proceso pasando por los mismos procedimientos cada vez. Cuando terminan una tarea, pueden usar los mismos procedimientos para lograr el mismo objetivo en el futuro.
4. Presupuesto
El presupuesto para el mismo trabajo continuo que aborda la GT puede o no existir. En contraste con eso, los equipos reunidos en un proyecto siguen un presupuesto claro que determina su toma de decisiones en el proceso de producción.
Algunas empresas pueden proporcionar parámetros financieros liberales a los equipos de proyecto, pero otros sectores pueden tener límites más precisos.
La publicidad en redes sociales puede verse como un tipo de trabajo más limitado, ya que puede terminar después de que se haya gastado su presupuesto inicial.
5. Complejidad
La gestión del trabajo es a menudo breve y directa. Sin embargo, la gestión de proyectos a veces es más complicada e incluye varias tareas para terminar un proyecto.
Un buen ejemplo podría ser el proceso de contratación. La carga de trabajo diaria consiste en publicar en tablones de anuncios de empleo, revisar aplicaciones y programar entrevistas.
Pero, cuando una organización busca candidatos para múltiples posiciones, la carga de trabajo de la empresa de contratación se expande, ya que ahora implica proporcionar la capacitación adecuada a los empleados o liderar cursos adicionales. Ahí es donde los gestores pueden beneficiarse de un enfoque más orientado al proyecto.
6. Tareas
Conectar tareas en serie es todo lo que la GP es. Por otro lado, la GT se concentra en planes detallados y seguimiento del éxito de las tareas.
Mantener una relación con los clientes puede ser un buen ejemplo de enfoques diferentes. Los gestores pueden trabajar en recopilar información de los clientes en base a la cual pueden determinar las soluciones apropiadas para ellos e informar a los clientes sobre las soluciones.
Pero, al adoptar un enfoque más orientado al proyecto, los gestores podrían registrar las solicitudes del cliente y hacer un seguimiento de cómo sus soluciones afectan la experiencia general del cliente.
Uso de Soluciones de Software de Gestión
Ahora, incluso es posible organizar los objetivos de tu equipo con software. Esencialmente, es una solución de software todo en uno que permite que los equipos operen de manera más eficiente combinando la automatización inteligente y la comunicación en tiempo real. También ayuda a los equipos a visualizar sus listas de tareas y ver cómo todas encajan entre sí.
Como la mayoría de los trabajos en el mundo moderno se basan en computadoras, ahora es común que las empresas utilicen soluciones de software de gestión para organizar mejor sus tareas diarias y proyectos.
No es sorpresa que estas soluciones se hayan vuelto tan populares, ya que permiten a los equipos acceder a su trabajo desde diferentes ubicaciones sin tener que llevar una base de datos completa de archivos diferentes dentro de sus computadoras.
Un software de gestión de proyectos es un programa o colección de herramientas que facilita la colaboración del equipo para completar un proyecto. A menudo se utiliza para programar trabajo, distribuir recursos y comunicarse con las partes interesadas.
El software de GP ayuda a los equipos a planificar y organizar su trabajo de manera más efectiva durante el transcurso de un proyecto con posibilidades de:
- Unificar información y datos importantes
- Monitorear el progreso general
- Establecer continuidad
Aunque el software de gestión de proyectos permite que tu equipo maneje proyectos únicos y de largo plazo con éxito, carece de la capacidad necesaria para gestionar las tareas diarias del equipo, que representan la mayor parte del día de trabajo.
Ahí es donde el software de gestión del trabajo resulta útil, ya que están destinados a gestionar cargas de trabajo individuales y procesos de equipo en el contexto de una actividad organizacional más amplia. Pueden manejar la gestión de procesos, recursos, tiempo y relaciones con clientes, así como inteligencia de negocios, todo a la vez.
Usando procesos repetibles y sistemas confiables, las empresas exitosas pueden dominar más que solo proyectos específicos y mantener el control de todas las tareas. El WMS permite la administración integrada de tareas diarias, así como iniciativas a largo plazo.
También ofrecen todos los beneficios de un PMS, así como beneficios adicionales que van más allá del ámbito de la gestión de proyectos. En particular, son soluciones de gestión del trabajo todo en uno que ayudan a:
- Eliminar trabajo superfluo
- Mejorar la gestión del tiempo
- Aumentar la eficiencia de los procesos
Conclusión
Entonces, ¿por qué es tan importante trazar la línea entre la gestión del trabajo y la gestión de proyectos?
Para monitorear y evaluar de manera integral el desempeño del equipo, pero al mismo tiempo abordar proyectos y tareas diarias, los gestores deben desarrollar sistemas que incorporen todos los aspectos del trabajo. Esto les permite gestionar de manera eficiente el tiempo de trabajo general del equipo.
Aunque se centran en diferentes formas de tareas, ambos sistemas son igualmente importantes. En campos de trabajo complejos, uno no puede funcionar sin el otro, ya que mantener un buen ambiente de trabajo es de gran importancia para las empresas y el bienestar de sus empleados.
La Gestión de Proyectos se enfoca en alcanzar objetivos específicos dentro de un plazo y presupuesto establecidos, típicamente involucrando una serie de tareas relacionadas. Por otro lado, la Gestión del Trabajo se trata de manejar tareas diarias y flujos de trabajo para asegurar que las operaciones organizacionales se ejecuten sin problemas.
Aunque puede haber alguna superposición en funcionalidades, las herramientas de Gestión de Proyectos están diseñadas para manejar proyectos con objetivos y plazos específicos, mientras que las herramientas de Gestión del Trabajo son más adecuadas para tareas continuas y operaciones comerciales generales.
La Gestión del Trabajo agiliza las tareas diarias, reduce redundancias y asegura una delegación y finalización eficiente de las tareas, mejorando así la productividad general y asegurando un progreso constante hacia los objetivos organizacionales.
No, la Gestión de Proyectos puede aplicarse a proyectos de cualquier tamaño. Proporciona un enfoque estructurado para planificar, ejecutar y cerrar proyectos, asegurando que cumplan con sus objetivos, independientemente de su escala.
