Cómo redactar y documentar los requisitos del proyecto

Ryan Robinson

Escritor

1 de abril de 2025

20 lectura mínima

Esta publicación del blog explica cómo redactar y documentar los requisitos de un proyecto. Te dará las herramientas y buenas prácticas para manejar esta parte clave de la gestión de proyectos – sin importar tu nivel de experiencia.

Entendiendo los Requisitos del Proyecto

Los requisitos del proyecto incluyen las necesidades específicas, expectativas y restricciones que un proyecto debe cumplir para tener éxito. Describen qué debe entregar el proyecto, cómo deben funcionar esas entregas y cualquier limitación o condición aplicable.

Piensa en los requisitos del proyecto como los bloques de construcción de tu plan. Proporcionan una estructura clara para:

• Planificación
• Ejecución
• Evaluación
• Control

Diferenciando Requisitos de Objetivos del Proyecto

Los términos "requisitos del proyecto" y "objetivos del proyecto" están relacionados. Sin embargo, no son lo mismo, así que es importante entender sus diferencias para una planificación y ejecución efectivas.

Veamos algunas de sus características en la siguiente tabla:

Estos ejemplos muestran que los requisitos del proyecto son más específicos y se centran en los detalles. Los objetivos ofrecen una visión más amplia de los resultados deseados.

Tipos de Requisitos del Proyecto

Para gestionar eficazmente los requisitos del proyecto, es fundamental reconocer su naturaleza diversa.

Podemos clasificar los requisitos del proyecto en varios tipos, con distintos niveles de especificidad o detalle.

Cada tipo de requisito cumple una función específica dentro del proyecto. Te explicamos más a continuación.

Requisitos del Negocio

Los requisitos del negocio describen los objetivos y metas generales del proyecto desde una perspectiva empresarial. Responden a la pregunta: "¿Por qué estamos llevando a cabo este proyecto?"

Ayudan a que los miembros del equipo alineen el proyecto con la estrategia de negocio general.

Algunos ejemplos de requisitos del negocio incluyen:

• Aumentar la eficiencia de un proceso específico.
• Expandir la cuota de mercado en una nueva región.
• Ofrecer nuevas funciones para mejorar la satisfacción del cliente.

Requisitos de las Partes Interesadas

Los requisitos de las partes interesadas se refieren a las necesidades y expectativas específicas de cualquier persona interesada o impactada por los resultados del proyecto. Se trata de garantizar que el proyecto cumpla con lo que todos necesitan. Los requisitos de los usuarios forman parte de los requisitos de las partes interesadas, pero no son los únicos.

Algunas de las partes interesadas pueden ser:

• Patrocinador del proyecto o dueño del producto – La persona o grupo que financia y dirige el proyecto.
• Miembros del equipo del proyecto – Las personas que participan en el proyecto, como el equipo de desarrollo de producto o los gerentes de producto.
• Usuarios finales – Personas que trabajan directamente en las entregas del proyecto.
• Clientes – Los usuarios finales o beneficiarios del resultado del proyecto.

Requisitos Funcionales

Los requisitos funcionales traducen las necesidades de las partes interesadas en funcionalidades y características que el proyecto debe entregar. Describen lo que el sistema o producto debe hacer y cómo debe comportarse.

Según el Project Management Institute, los requisitos funcionales se documentan mejor usando formatos de “Historias de Usuario” y “Casos de Uso”. Estos formatos ayudan a entender claramente cómo interactuarán los usuarios con el sistema.

Algunos ejemplos de requisitos funcionales son:

• "El hotel debe ofrecer a los huéspedes una experiencia de vivir como un local."
• "La aplicación debe permitir buscar otros usuarios por nombre o correo electrónico."
• "El sitio web debe permitir que los usuarios realicen pagos en línea."

Requisitos Técnicos

Los requisitos técnicos describen las limitaciones y especificaciones técnicas que el proyecto debe cumplir. Por ejemplo, en desarrollo de software, incluyen aspectos como hardware, software e infraestructura. También abarcan los lenguajes de programación que debe usar el equipo de desarrollo.

Son descripciones detalladas de todos los aspectos técnicos del proyecto. Aseguran que se cumplan los requisitos de rendimiento, seguridad y compatibilidad.

Ejemplos de requisitos técnicos:

• "La base de datos debe soportar al menos 10,000 usuarios simultáneos."
• "La aplicación debe desarrollarse usando el lenguaje de programación Java."
• "El sistema debe ser compatible con dispositivos iOS y Android."

Requisitos No Funcionales

Los requisitos no funcionales se refieren a las cualidades y características de las entregas del proyecto, más que a funciones específicas. Incluyen aspectos como rendimiento, seguridad, usabilidad, confiabilidad y mantenimiento.

Este tipo de requisitos ayudan a que el proyecto cumpla con las expectativas del usuario y ofrezca una buena experiencia general.

Algunos ejemplos:

• "El sistema debe cargar las páginas en menos de 3 segundos."
• "El sitio web debe ser accesible para personas con diferentes discapacidades."
• "La aplicación debe cumplir con los estándares de seguridad de la industria."

Requisitos de Transición

Los requisitos de transición definen actividades temporales necesarias para pasar del estado actual al estado deseado después de completar el proyecto. Incluyen procesos únicos como migración de datos, capacitaciones y cambios organizacionales.

Algunos ejemplos de requisitos de transición:

• "Migrar los datos existentes al nuevo sistema de almacenamiento en la nube dentro del próximo mes."
• "Capacitar a los empleados en el uso del nuevo software."
• "Actualizar los procesos organizacionales para alinearlos con el nuevo sistema."

Cómo Redactar Requisitos de Proyecto Eficaces en Seis Pasos

Redactar requisitos de proyecto eficaces implica traducir objetivos de alto nivel y necesidades de las partes interesadas en declaraciones claras, concisas y accionables.

Aquí tienes seis pasos para dominar este proceso esencial.

Paso 1. Crear un Plan de Gestión de Requisitos

El primer paso es crear un plan que te ayude a gestionar los requisitos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Este plan incluye una versión detallada de los pasos que veremos a continuación. Debe cubrir los siguientes elementos clave:

• Proceso de recopilación de requisitos – Esta sección define cómo recopilarás los requisitos de las partes interesadas.
• Estándares de documentación – Aquí establecerás las plantillas de documentos del proyecto y las pautas para documentar los requisitos.
• Proceso de priorización – Esta parte explica cómo priorizarás los requisitos cuando haya conflictos o competencias entre ellos.
• Proceso de gestión de cambios – Finalmente, el plan debe detallar cómo gestionarás los cambios en los requisitos a lo largo del proyecto.

Paso 2. Desarrolla o Elige una Plantilla Estándar

Los requisitos se organizan y presentan en un Documento de Requisitos del Proyecto (PRD) o Documento de Requisitos del Negocio (BRD). Aquí es donde las plantillas pueden ser muy útiles.

Las plantillas estandarizadas de requisitos garantizan que los requisitos sean consistentes, claros y completos. Una plantilla de PRD o BRD normalmente incluye secciones como:

• Introducción y visión general del proyecto – Proporciona contexto e información básica.
• Metas y objetivos – Define las metas generales y los objetivos medibles.
• Alcance y entregables – Describe qué incluye y qué no incluye el proyecto.
• Requisitos específicos – Detalla los requisitos funcionales, técnicos y no funcionales.
• Supuestos y restricciones – Identifica suposiciones realizadas y limitaciones existentes.

Paso 3. Documenta los Requisitos del Proyecto con Todas las Partes Interesadas

Es fundamental involucrar activamente a todas las partes interesadas clave en el proceso de recopilación de requisitos.

Varias técnicas pueden ayudarte a recolectar su aporte, como:

• Entrevistas
• Talleres
• Encuestas, entre otros.

Documenta todo con cuidado, asegurándote de registrar cada requisito de forma precisa y completa.

Paso 4. Escribe Requisitos SMART

Una vez documentados los requisitos según los aportes de las partes interesadas, es momento de que el/la gerente de proyecto los interprete y redacte correctamente. Al igual que los objetivos de negocio, los requisitos del proyecto deben seguir el modelo SMART:

• Específicos – Definir claramente qué se requiere.
• Medibles – Incluir criterios para evaluar el éxito.
• Alcanzables – Que sean realistas y posibles de lograr.
• Relevantes – Que estén alineados con los objetivos del proyecto y del negocio.
• Con plazo definido – Incluir fechas límite o cronogramas de entrega.

Dado que los requisitos son más concretos y sensibles al tiempo, deben estar aún mejor definidos que los propios objetivos.

Paso 5. Prioriza los Requisitos

Diferentes partes interesadas tendrán diferentes expectativas, lo que puede generar conflictos entre los requisitos. Por eso, es importante priorizar algunos por encima de otros.

Puedes clasificar los requisitos según su importancia, distinguiendo entre los esenciales y los opcionales. Métodos de priorización como el modelo MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) también pueden ser útiles.

La idea es que el equipo sepa en qué requisitos centrarse primero y cómo actuar cuando haya conflictos.

Paso 6. Crea Elementos Visuales

Algunas personas comprenden mejor lo visual que lo textual. Diagramas, flujos y prototipos facilitan la comprensión de los requisitos del proyecto.

Usa elementos visuales para presentar requisitos y ofrecer una vista más intuitiva de los resultados esperados. Esto mejora la colaboración y reduce el riesgo de malentendidos.

Cómo Documentar los Requisitos del Proyecto: 3 Consejos

Antes de redactar los requisitos, hay que documentarlos correctamente. Aquí tienes tres consejos clave para hacerlo mejor.

Consejo #1. Elige las Herramientas Adecuadas

Contar con las herramientas adecuadas puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y la colaboración.

Por ejemplo, a veces es mejor compartir PRDs en PDF que en formato editable. Un editor de PDF gratuito permite actualizar requisitos, añadir comentarios y compartir versiones finales que no se pueden modificar por accidente.

Por otro lado, usar software especializado en documentación de proyectos ofrece muchas ventajas.

Flowlu, por ejemplo, proporciona una plataforma centralizada para gestionar toda la información del proyecto, incluidos los requisitos y las tareas. Esta herramienta simplifica la documentación y mejora la colaboración en equipo.

Reservar demostración en línea

Obtenga una demostración

Consejo #2. Mantén un Historial de Versiones

Los requisitos evolucionan junto con el proyecto. Para evitar confusiones y asegurar que todos trabajen con la información más reciente, es fundamental registrar los cambios y mantener un historial de versiones claro.

El software de gestión de proyectos suele incluir herramientas de control de versiones para revisar cambios, gestionar aprobaciones y volver a versiones anteriores si es necesario.

Consejo #3. Asegura Aprobaciones

Evitar cambios descontrolados en el alcance y asegurar que todos comprendan el rumbo del proyecto requiere un proceso claro de aprobación. Este debe incluir una revisión formal y una firma por parte de todas las partes clave.

Contar con requisitos bien aprobados es fundamental para una ejecución exitosa. Incluso los documentos mejor estructurados pueden tener ambigüedades, errores o inconsistencias.

Estos errores pueden causar malentendidos entre las partes interesadas.

Una herramienta de corrección gramatical ayuda a garantizar claridad, detectar errores tipográficos, mejorar la redacción, mantener consistencia en los términos y facilitar la lectura, reduciendo así el riesgo de interpretaciones incorrectas.

Retos Comunes y Cómo Superarlos

Incluso con un buen proceso y planificación, escribir y documentar requisitos puede presentar desafíos. Reconocerlos y enfrentarlos a tiempo es clave para mantener el proyecto encaminado.

Cambios en el Alcance (Scope Creep)

Según Martina Huemann y Rodney Turner, autores de The Handbook of Project Management, el “scope creep” es el cambio no controlado del alcance más allá del plan original. Es uno de los problemas más comunes y el/la gerente de proyecto debe gestionarlo.

Para evitarlo, puedes:

• Establecer un alcance claro y detallado.
• Implementar un proceso sólido de gestión de cambios.
• Fomentar una comunicación y colaboración abiertas entre las partes interesadas.
• Revisar y actualizar los requisitos de forma periódica.

Requisitos Poco Claros

Como mencionamos antes, los requisitos ambiguos o incompletos generan malentendidos, retrabajo y retrasos.

Para asegurar claridad, se recomienda:

• Usar voz activa – por ejemplo, en lugar de escribir “se debe usar el lenguaje X”, escribe “los desarrolladores deben usar el lenguaje X”.
• Evitar jergas y usar un lenguaje claro y preciso.
• Dividir los requisitos en partes pequeñas y comprensibles.
• Apoyarse en recursos visuales para explicar conceptos complejos.
• Validar los requisitos con las partes interesadas para confirmar su entendimiento.

Falta de Participación de las Partes Interesadas

Una baja participación puede derivar en requisitos perdidos, expectativas mal alineadas y proyectos fallidos. Para fomentar su involucramiento:

• Identifica a todas las partes clave desde el inicio.
• Establece canales de comunicación claros.
• Organiza reuniones, talleres y sesiones de retroalimentación de forma regular.
• Hazles saber cuán valiosa es su participación.
• Responde rápidamente a sus inquietudes o comentarios.

Cómo Escribir y Documentar Requisitos de Proyecto: Buenas Prácticas

Redactar y documentar requisitos es tanto técnica como experiencia práctica. Es un proceso constante que se va puliendo con el tiempo y la incorporación de buenas prácticas.

Revisa y Actualiza los Requisitos con Frecuencia

Los requisitos no son definitivos. Cambian a medida que el proyecto avanza y evolucionan las necesidades del negocio. Revisa y actualiza tu documento de requisitos con frecuencia para que refleje siempre el alcance actual.

Adopta un Enfoque Colaborativo

La colaboración es clave en la gestión de requisitos. Crea un entorno en el que el equipo del proyecto, las partes interesadas y los expertos puedan compartir ideas y conocimientos. Usa herramientas que faciliten este proceso, como el espacio de trabajo colaborativo de Flowlu.

Enfócate en el "Por Qué"

Comprender la razón detrás de cada requisito ayuda a encontrar mejores soluciones y evitar funciones innecesarias. Al escribir requisitos, pregúntate siempre “¿Por qué es necesario este requisito?” y “¿Cómo contribuye a los objetivos del proyecto?”

Esto promueve una comprensión más profunda del propósito del proyecto y ayuda a priorizar los requisitos con mayor valor.

Del Caos a la Claridad: Domina los Requisitos del Proyecto

Saber cómo redactar y documentar requisitos garantiza que todo esté bajo control. Sigue los pasos, consejos y buenas prácticas que hemos compartido aquí para que cada integrante del equipo sepa exactamente qué hacer.

Así evitarás frustraciones y harás que el flujo de trabajo sea mucho más fluido, aumentando las posibilidades de éxito.

¿Listo para mejorar la gestión de requisitos de tus proyectos? Explora la suite completa de herramientas de gestión de proyectos de Flowlu para optimizar procesos y potenciar la colaboración.