El papel de la gestión de proyectos en una pequeña empresa
Para muchos propietarios de pequeñas empresas, la gestión de proyectos es ideal solo para grandes empresas corporativas, ya que requieren procesos más complejos que deben ser optimizados, organizados y realizados de manera eficiente.
En realidad, la gestión de proyectos es crucial para cualquier organización—ya sea grande o pequeña—que busque completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, así como alcanzar los objetivos comerciales de manera eficiente. Entonces, ¿qué implica esto? ¿Cómo pueden beneficiarse las pequeñas empresas de la gestión de proyectos? ¡Descubrámoslo leyendo a continuación!
Mejor proceso, rendimiento aumentado
Involucrando puntos de inicio y fin definitivos, un proyecto es cualquier actividad—grande o pequeña—que está cuidadosamente planificada para alcanzar el resultado deseado dentro de un plazo específico. Esto abarca desde la ideación hasta el desarrollo, la ejecución hasta el marketing, y el seguimiento hasta la evaluación.
Mientras tanto, la gestión de proyectos se percibe como la ciencia de hacer que las cosas sucedan. Se refiere a planificar y organizar los recursos de una empresa utilizando habilidades, conocimientos y herramientas específicas para mover una tarea o actividad específica hacia su finalización dentro de un cronograma. Con esto, los gerentes pueden navegar sin problemas a través de los obstáculos en el proceso de identificación de recursos disponibles, preparación de un plan, cumplimiento de entregas, sabiendo quiénes son las personas responsables de ciertas tareas, y más.
En las pequeñas empresas, aunque los gerentes de proyectos pueden no tener que lidiar siempre con complejidades, enfrentan el desafío de obtener resultados máximos utilizando menos recursos disponibles. Esto implica que la organización y asignación de estos recursos deben hacerse con cuidado.
Desafortunadamente, no todas las pequeñas empresas tienen procesos estándar, efectivos y sistemáticos que ayuden a realizar el trabajo de manera eficiente. Esto se debe a que algunos piensan que no son necesarios para las pequeñas empresas, dado que las tareas son bastante fáciles de supervisar y gestionar. Sin embargo, independientemente de si eres un equipo unipersonal o un emprendedor que maneja personas, siempre hay un enfoque estándar para manejar proyectos. Si es efectivo, este proceso mejorado puede resultar en un rendimiento elevado.
¿Por qué optar por la gestión de proyectos?
Discutamos el papel de la gestión de proyectos para pequeñas empresas y lo que significa para ellas.
1. Más control
Los proyectos que se descontrolan pueden obstaculizar otros proyectos importantes, atar el presupuesto de tu empresa y otros recursos, y desviar a los trabajadores de la tarea actual para buscar ayuda. Para evitar esto, utilizar herramientas de gestión de proyectos que ayuden a crear protocolos y prácticas para mantener a todos y todo en movimiento es clave para preservar y mantener el control.
2. Mantenerse dentro del presupuesto y el cronograma
Los propietarios de negocios están muy preocupados por el resultado final, por lo que se esfuerzan por no dejar lugar a decisiones erróneas y errores. Con una gestión de proyectos efectiva, propietarios como tú no tienen que preocuparse por esto porque puedes mantener tu presupuesto bajo control y seguir tu cronograma. Puedes rastrear gastos y verificar dónde están gastando su tiempo tus empleados. Además, la gestión de proyectos crea un cronograma y un plan acordados. Como resultado, evitas sobrecostos e interrupciones.
3. Establecer una responsabilidad más fuerte
Los empleados de pequeñas empresas deben tener claros sus roles y expectativas. De esta manera, no acabarán gastando su energía en las mismas entregas.
Con una buena gestión de proyectos, los roles se definen y asignan claramente. No tendrás que escuchar a tus empleados preguntar quién es responsable de qué. Todos sabrán cuándo la pelota está en su cancha, y como resultado, las tareas se completarán a tiempo. En Flowlu, puedes fácilmente asignar tareas entre los empleados y hacer seguimiento de su progreso en un práctico tablero Kanban.
4. Aumenta las probabilidades de éxito
A menudo, el éxito o fracaso se reduce a si se implementó o no una gestión de tiempo efectiva del proyecto. Frecuentemente preguntamos: “¿El equipo asignó suficiente tiempo al principio para prepararse para el proyecto?” Después de todo, esta es una habilidad que a menudo se pasa por alto.
Al establecer metas y hitos a través de la gestión de proyectos, las cosas pueden ser evaluadas y monitoreadas, y los ajustes pueden hacerse en consecuencia. Como resultado, una empresa puede fácilmente volver a encaminarse cuando surgen obstáculos y se cumplen los objetivos.
Además, aumentas la tasa de satisfacción de tus clientes con acciones comerciales más rápidas, oportunas y relevantes. Para ayudarte a rastrear mejor la relación de tus clientes con tus productos, asegúrate también de entender cómo funciona la puntuación de salud del cliente.
5. Velocidad como ventaja competitiva
En medio de este mundo digital acelerado, muchos empleados trabajan en equipos multifuncionales para completar tareas. Vemos que las pequeñas empresas a menudo colaboran con otras empresas como sus subcontratistas.
Cuando empleados de diferentes empresas pueden comprender completamente un proceso común de gestión de proyectos para completar su trabajo, el trabajo conjunto se vuelve más fácil y manejable. Como resultado, los equipos se vuelven más productivos y las tareas se completan antes del plazo o a tiempo.
6. Rastrear gastos
Los recursos financieros de las pequeñas empresas a menudo son limitados. Por lo tanto, deben estar atentas a cómo sus gastos y cómo utilizan su presupuesto.
A través de la gestión de proyectos, los propietarios de pequeñas empresas pueden hacer un seguimiento de los elementos con costos mayores y de los costos estimados, pagos y compras. Con esta transparencia, propietarios como tú pueden identificar si su proyecto avanza en la dirección deseada. En Flowlu, puedes fácilmente planificar pagos y gastos, compararlos con los resultados reales y calcular la rentabilidad del proyecto.
7. Evaluación efectiva
La evaluación post-proyecto es importante para identificar qué salió mal y qué salió bien, para que se puedan hacer mejoras en el futuro. Con un buen sistema de gestión de proyectos, esto es posible, ya que puede proporcionar documentación sobre los hitos que tu negocio logró, cómo se desempeñaron los empleados, cuáles fueron los puntos críticos y dónde ocurrieron los retrasos. Como resultado, esto puede fortalecer la dinámica del equipo, hacer que el proceso de preparación del proyecto sea más fluido y ayudar a la empresa a alcanzar mejor su objetivo a medida que avanza.
En conclusión
El concepto de gestión de proyectos, especialmente para pequeñas y grandes empresas, ha demostrado ser efectivo desde entonces. No podemos negar que los proyectos, sean grandes o pequeños, pueden consumir tiempo y presupuesto, además de ser agotadores y complicados. Si no se manejan adecuadamente, una empresa puede perder su dirección y recursos.
Con la ayuda de herramientas y prácticas sólidas de gestión de proyectos, las empresas pueden asegurarse de que sus proyectos se entreguen dentro de su presupuesto, a tiempo y con calidad.
