¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?
El WBS incluye todos los pasos necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto y te ayuda a entender mejor el alcance del trabajo. El WBS puede presentarse con diferentes variaciones visuales que incluyen estructura de árbol, vista tabular, vista esquemática, gráficos y más.
¿Por qué necesitas un WBS?
La Estructura de Desglose del Trabajo es una herramienta extremadamente útil para la planificación de proyectos. Aquí te explicamos por qué:
El WBS te ayuda a visualizar y estimar todo el alcance del proyecto. Te permite ver de un vistazo la cantidad de trabajo requerido para completar un proyecto y asegura que no se omita nada en el proceso de implementación del proyecto.
Te ayuda a evaluar los costos y el tiempo de trabajo. El WBS te permite averiguar rápidamente si tu proyecto puede exceder el presupuesto o la fecha límite planificados. Dividiendo un proyecto en pequeños componentes, es más fácil estimar los costos y el tiempo involucrado basándose en las tareas planificadas.
Usando el WBS, puedes asignar fácilmente los recursos humanos. Como cada tarea se asigna a un miembro del equipo, podrás ver fácilmente cuántos miembros del equipo necesitas. Esto ayuda a estimar el personal que necesitarás para el proyecto.
El WBS da a los equipos una visión general de sus responsabilidades. Con la Estructura de Desglose del Trabajo, tus compañeros de equipo tienen una mejor idea de lo que se espera de ellos y lo que debe hacerse para alcanzar el objetivo final.
La estructura de desglose del trabajo ayuda a reducir la probabilidad de cambios y mitigar riesgos. Al crear un WBS antes de que se ejecute un proyecto, estás reduciendo la posibilidad de cualquier evento inesperado al señalar claramente todas las tareas que se requieren para completar el proyecto.
El WBS te brinda total transparencia sobre el progreso del proyecto. De esta manera, puedes rastrear el estado de cada parte del proyecto con facilidad para evitar perder plazos y asegurar que cada pieza de trabajo se realice a tiempo.
Diferentes Formas de Estructura de Desglose del Trabajo
Puedes organizar la estructura de desglose del trabajo de varias maneras:
Por fases del ciclo de vida del proyecto, por ejemplo, iniciación, planificación, ejecución, aprobación, cierre. Este es el enfoque más simple y popular, especialmente si el proyecto sigue un flujo de trabajo aprobado y es claro para todos cuál debe ser el resultado en cada fase.
Por entregables de alto nivel del proyecto. En este caso, un proyecto se desglosa en resultados principales, por ejemplo, nuevo equipo, manual del usuario, prototipo de producto, contratos firmados, etc.
Por responsabilidades del proyecto, por ejemplo, producción, marketing, equipo de pruebas, etc. Este enfoque sugiere que definas las actividades del proyecto basadas en los equipos de la compañía que trabajarán en el proyecto.
Por plazos, por ejemplo, por trimestres, meses. Puedes aplicar este método si el tiempo o los plazos son la parte más crítica del proyecto. El enfoque basado en el tiempo generalmente se usa en proyectos muy largos.
Cómo Crear un WBS
1. Establecer un Objetivo del Proyecto
Examina tu plan de proyecto y establece el objetivo del proyecto. Este es un objetivo que quieres lograr al completar el proyecto. El objetivo del proyecto va en la parte superior de tu estructura de desglose del trabajo.
2. Identificar Entregables de Alto Nivel
Cuando hayas determinado el objetivo principal, haz una lluvia de ideas con tu equipo de proyecto y enumera lo que necesitarás hacer para cumplir con el objetivo final de tu proyecto. Por ejemplo, para crear una aplicación móvil, las etapas principales podrían incluir:
- Bocetos
- Infraestructura
- Diseño
- Desarrollo
- Pruebas
- Lanzamiento
3. Enumerar Hitos
Una vez que hayas identificado los entregables o etapas de alto nivel para tu proyecto, examina qué hitos deben alcanzarse para crear este entregable. El hito se centra en los puntos principales de progreso en un proyecto y se utiliza para simplificar el seguimiento del progreso de la etapa. Usando el desarrollo de una aplicación móvil como ejemplo, podrías desglosar el entregable "Bocetos":
- Investigación de Usuario y Mercado
- Elaboración de Bocetos
- Construcción de Wireframes
- Prototipado
- Pruebas
4. Detallar Tareas
Necesitas hacer tu estructura de desglose del trabajo lo más específica y completa posible. La mejor opción es estudiar cada hito que has especificado y determinar las tareas que deben realizarse para alcanzar estos hitos. Usando el hito "Investigación de Usuario y Mercado" puedes establecer las siguientes tareas:
- Explorar Personas de Usuario
- Examinar Posibles Trayectorias del Usuario
- Determinar Casos de Uso
5. Proporcionar Detalles
Incluye descripciones cortas de etapas, hitos y tareas para dar direcciones al equipo del proyecto. Usa notas para recopilar tus pensamientos y observaciones. También podrías estimar cuánto tiempo podría llevar cada tarea.
6. Asignar Compañeros de Equipo
Cuando toda la información esté completada, define las responsabilidades de los miembros del equipo asignando piezas de trabajo a ellos. Si estás usando una herramienta de gestión de proyectos como Flowlu, puedes asignar fácilmente los hitos y tareas a cada persona. De esta manera, puedes asegurarte de que nunca se pase por alto nada.
Mejores Prácticas
Sustantivos y Adjetivos en Lugar de Verbos
Cada paquete de trabajo, o conjunto de tareas relacionadas, en un WBS no es una acción. Es un entregable que representa un producto o servicio final. Debe identificar la razón para hacer algo, no las formas de lograrlo. Un entregable puede ser creado por cualquier acción. Pueden ser modificados durante la ejecución del proyecto, pero el entregable permanece sin cambios. Por eso necesitas usar sustantivos y adjetivos en lugar de verbos para definir los paquetes de trabajo.
Incluir Todo
Asegúrate de que cada parte del proyecto esté completa y no se omita nada. La estructura de desglose del trabajo debe contener el 100% del trabajo especificado por tu acuerdo con el cliente. Necesitas capturar todos los entregables y tareas, incluso los más pequeños. Pero ten cuidado de no ser demasiado específico, ya que eventualmente podría volverse confuso gestionar un proyecto de tal envergadura. Idealmente, crea hasta cinco niveles.
Los Niveles Siguen una Jerarquía
Una estructura de desglose del trabajo comienza con un proyecto o el objetivo principal, que luego se divide en entregables de alto nivel y luego en hitos y tareas. El WBS debe ser lógico, claro y fácil de comprender. Cada componente debe ser una pieza de trabajo independiente. La suma de todos los componentes hijos siempre debe darte el elemento padre.
Usar un Software de PM
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tienen capacidades integradas para ayudarte a crear fácilmente una estructura de desglose del trabajo para cada proyecto. Dicho software como Flowlu también permite crear flujos de trabajo de proyectos con la estructura de trabajo predefinida. En el flujo de trabajo, puedes especificar etapas, hitos y un conjunto de tareas estándar para que puedas liberarte de crear repetidamente los mismos proyectos desde cero.
En Resumen
La estructura de trabajo desglosado es una forma simple y útil de planificar casi cualquier proyecto complejo. Usar WBS te ayuda a visualizar mejor el alcance del proyecto, estimar el tiempo y los costos involucrados, mitigar riesgos, mantener a tu equipo organizado y siempre tener una imagen clara del progreso de tu proyecto.
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una representación visual y jerárquica de los entregables de un proyecto que organiza su alcance en partes más pequeñas y manejables en términos de tamaño, responsabilidad y duración. Incluye todos los pasos necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto y ayuda a comprender mejor el alcance del trabajo.
Para crear una EDT, primero hay que establecer el objetivo del proyecto, identificar los entregables de alto nivel, enumerar los hitos de cada entregable, desglosar las tareas específicas necesarias para lograr estos hitos, proporcionar detalles para las etapas, los hitos y las tareas, y asignar miembros del equipo a cada tarea.
Una estructura de desglose del trabajo puede organizarse de varias maneras, por ejemplo, por fases del ciclo de vida del proyecto (por ejemplo, inicio, planificación, ejecución), por entregables de alto nivel del proyecto (por ejemplo, nuevo equipo, manual de usuario), por responsabilidades del proyecto (por ejemplo, producción, marketing, equipo de pruebas) o por plazos (por ejemplo, por trimestres, meses).
