Qué es la gestión ágil de proyectos y cómo la utiliza Flowlu
De acuerdo con el Project Management Institute, el 71% de las empresas utilizan prácticas Ágiles para sus proyectos de alguna forma. Al ser una metodología flexible, diferentes personas interpretan y aplican Ágil de distintas maneras. Para muchas personas, la idea de Ágil se ha convertido en una especie de ritual en los proyectos: la gente lee el manifiesto, se divide en equipos de 3 a 9 personas, pega tarjetas en el tablero y se reúne diariamente para contar a sus compañeros de equipo lo que hicieron el día anterior...
Sin embargo, la popularidad de Ágil no genera docenas de proyectos exitosos. ¿Por qué? Esto sucede porque la gestión de proyectos Ágil es inútil si el equipo del proyecto no entiende su esencia y aplicación en sus operaciones diarias.
En esta publicación de blog, vamos a guiarte a través de los fundamentos de la gestión de proyectos Ágiles y explicar cómo puedes incorporar sus prácticas en el flujo de trabajo de tu equipo.
Antecedentes
Ágil es un enfoque iterativo para la gestión de proyectos que te permite adaptarte fácilmente a los requisitos cambiantes del proyecto y brindar el máximo valor a tus clientes. Los principios e ideas de Ágil están delineados en el Manifiesto Ágil.
El Marco Ágil es un conjunto de diferentes prácticas y enfoques basados en la filosofía Ágil establecida en el Manifiesto Ágil. Los marcos ágiles más comunes son Programación Extrema (XP), Scrum, Kanban.
XP (Programación Extrema) ofrece prácticas que ayudan a minimizar los costos de desarrollo, predecir resultados con la mayor precisión posible, abordar rápidamente los cambios en los requisitos del cliente y capacitar a los desarrolladores en el trabajo. Se centra en optimizar los aspectos técnicos del desarrollo de productos.
Las prácticas más extendidas de XP incluyen:
- Programación en Parejas
- Desarrollo Guiado por Pruebas
- Integración Continua
- El Juego de Planificación
- Lanzamientos Pequeños
- Cliente en el Sitio
Mientras que XP solo se utiliza en el desarrollo de software, Kanban y Scrum, debido a su adaptabilidad, pueden aplicarse en diferentes áreas de actividad.
La idea central de Kanban es la capacidad de poner las características necesarias en producción en cualquier momento y completarlas lo más rápido posible. Esto se logra visualizando todo el proceso empresarial en un tablero Kanban. El tablero de Kanban se divide en varias columnas que significan una etapa particular del proceso. Este tablero ayuda a detectar y eliminar los cuellos de botella en cualquier etapa de la producción. Kanban puede aplicarse en diferentes áreas, desde proyectos de TI hasta la producción industrial.
Scrum es el marco Ágil más popular en el mercado y se basa en entregas iterativas del producto. De hecho, resultó ser perfectamente adecuado para las necesidades de nuestro equipo de Flowlu. Si eres nuevo en Scrum, puede ser increíblemente complicado. Parece tan fácil de entender los valores de Scrum, pero al mismo tiempo, requiere un tremendo esfuerzo ponerlo en práctica. En nuestro caso, tomó alrededor de seis meses implementar Scrum y casi un año lograr los resultados esperados.
Quién Usa Scrum
Scrum se originó y aplicó inicialmente solo en la industria de TI, pero hoy en día sus prácticas se pueden encontrar en muchos proyectos. Por lo general, tales proyectos incluyen lidiar con un alto grado de incertidumbre y turbulencia. Hoy en día, Scrum se emplea en marketing, proyectos educativos, RR. HH., medios de comunicación, industrias legales y contabilidad, entre otros. Se cree que Scrum es especialmente efectivo para proyectos largos y en constante evolución.
Equipo Scrum
El equipo Scrum se autogestiona y es multifuncional. Su tamaño varía de 3 a 9 personas. Scrum requiere un equilibrio entre proceso y resultado. Esto se logra cuando el proyecto es gestionado simultáneamente por el Scrum Master y el Product Owner. Es la presencia de estos dos líderes lo que impulsa el desarrollo del producto y el progreso del equipo. Sin embargo, si tienes un equipo pequeño, estas dos funciones pueden ser desempeñadas por la misma persona. Scrum es un término tomado del rugby, donde un scrum es una formación ordenada de jugadores.
El Product Owner representa los intereses de las partes interesadas. Esta persona conoce las necesidades del cliente y los usuarios finales como nadie más. Es el Product Owner quien recopila las historias de usuario y las prioriza. El Product Owner es un rol clave y toma decisiones importantes, por lo que esta persona debe tener un alto nivel de competencia y responsabilidad.
El Scrum Master coordina el trabajo en equipo, asegura su cumplimiento con los principios de Scrum, rastrea el progreso del proyecto, ayuda a superar dificultades, organiza reuniones de pie y monitorea los plazos.
Si combinas estos dos roles, es importante entender que una de las cosas más importantes es encontrar el equilibrio adecuado. Los roles de Product Owner y Scrum Master implican un conflicto de intereses inevitable. Puede ser difícil adoptar una postura entre querer agregar más funciones al sprint actual (para aumentar el valor de la entrega del producto) y adherirse a los principios de Scrum. Los cambios en el sprint actual solo deben realizarse en caso de que sean críticos.
Si una persona no puede lograr tal equilibrio, se recomienda delegar el rol de Scrum Master a otro miembro del equipo o a una persona no involucrada en el proyecto.
Software Scrum
Si lideras un proyecto pequeño y simple, puedes usar un tablero físico y notas adhesivas. Para liderar proyectos complejos, necesitas un software específico. En la etapa inicial de implementación de Scrum, usamos JIRA, que proporciona una cobertura del 100% de nuestras necesidades. Pero este software era extremadamente difícil de configurar y aprender. Por lo tanto, en un par de semanas, lanzamos nuestra propia aplicación para gestionar proyectos Ágiles. Desde entonces, nuestro equipo ha estado usando Flowlu para manejar proyectos de desarrollo. Hemos estado expandiendo constantemente sus capacidades, enfocándonos en nuestras propias necesidades y demandas de nuestros usuarios.
Componentes Clave de Scrum
Scrum permite que nuestro equipo entregue nuevas funciones cada cuatro semanas y corrija rápidamente los defectos en el producto, haciendo ajustes fácilmente en la hoja de ruta. Exploremos qué herramientas y prácticas de Scrum usa nuestro equipo diariamente y qué puedes incorporar al trabajo de tu equipo.
1. Backlog
El Backlog del Producto es una lista priorizada de historias de usuario o solicitudes de trabajo. Las Historias de Usuario son deseos del usuario para el producto escritos en un lenguaje natural, de la vida real. Por lo general, identifican qué se necesita, quién lo necesita y para qué. Por ejemplo, como contador de una empresa de construcción, necesito una tabla resumen de costos estimados e ingresos para hacer seguimiento de los déficits de flujo de caja. Tal estructura de la historia de usuario ayuda a los equipos a entender e implementar necesidades con mayor precisión.
Los Épicos son historias de usuario que no pueden completarse en una sola iteración y deben desglosarse en un conjunto de tareas. Un épico puede cerrarse a lo largo de varias iteraciones.
El Product Owner debe revisar y re-priorizar regularmente las historias de usuario. En nuestra experiencia, la importancia de las historias de usuario puede cambiar drásticamente a lo largo de varios sprints.
2. Sprint
En Scrum, los proyectos se dividen en unidades más manejables o iteraciones — sprints. Cada sprint comienza con la fase de planificación y termina con una demostración del producto y una retrospectiva. Incluye las historias y tareas más valiosas, así como errores críticos. Una vez que el sprint ha comenzado, no se recomienda cambiar la secuencia de tareas, ya que ya están priorizadas. El sprint suele durar entre 2 a 4 semanas. La duración depende del tipo de producto y de las capacidades del equipo. Por ejemplo, un sprint de cuatro semanas es el mejor ajuste para equipos de desarrollo de software y un sprint de una semana podría ser adecuado para proyectos de marketing de contenido. Debido a un plazo estricto, el equipo se acostumbra a trabajar al mismo ritmo, lo que tiene un efecto positivo en el resultado.
Planificación del Sprint
Esta es una de las etapas más importantes de toda la iteración. Es durante la planificación que el equipo profundiza en la esencia de la tarea y evalúa cada problema. Hay muchas maneras de evaluar efectivamente el alcance del trabajo en Scrum. Por ejemplo, nuestro equipo utiliza la planificación poker.
Esta técnica nos permite evaluar objetivamente cada tarea en un sprint. Cada miembro del equipo evalúa la tarea usando una tarjeta física. Luego, los miembros del equipo revelan sus tarjetas al mismo tiempo. Cuando las puntuaciones coinciden o difieren ligeramente, se alcanza un consenso y se acepta la puntuación final. Tal proceso se repite para cada tarea. En caso de una diferencia significativa en las puntuaciones, cada puntuación extrema se discute colectivamente.
¿Cómo se deben estimar las historias? Eso depende de ti. Puedes usar días, horas, puntos abstractos o puntos de historia. Al usar valores abstractos, es importante convertir una unidad en algo medible con el tiempo. Usamos puntos de historia, donde un punto de historia equivale a cuatro horas de trabajo.
Rendimiento del Sprint
Para visualizar el progreso de las tareas del sprint, usamos un tablero dividido en pasos de trabajo específicos, p. ej., Por Hacer, En Progreso, Hecho, Aceptado. Revela instantáneamente lo que ya se ha completado y lo que aún no se ha iniciado. El gráfico de quemado de tareas ayuda a identificar el ritmo de trabajo del equipo, determinar obstáculos y tomar medidas oportunas.
Si hay un problema importante, el sprint debe optimizarse y las tareas — descompuestas. Necesitas excluir las tareas menos importantes del sprint. Pero recuerda incluirlas en la próxima iteración e implementarlas completamente.
3. Reuniones Scrum
Las reuniones diarias de 15 minutos pueden beneficiar a cualquier equipo, aunque todos los participantes se sienten en el mismo espacio de oficina y hablen entre ellos durante todo el día. Al principio, estas breves reuniones parecían sin sentido, pero después de tener algunas reuniones, todos comienzan a obtener una comprensión más clara de cómo todo el equipo logra el objetivo, qué desafíos surgen y cómo se resolverán.
En tales reuniones diarias, cada miembro del equipo se pone de pie para hablar sobre los resultados del día anterior, promete lo que se logrará hoy y comparte sus obstáculos. Esto permite que cada miembro del equipo se mantenga en el camino.
Además, tales reuniones ayudan a motivar a los miembros del equipo: cada participante se esfuerza todos los días por lograr algún resultado, de lo contrario, no tendrá nada que decir en la próxima reunión.
4. Demostración del Sprint y Retrospectivas
Cada sprint termina con una revisión de dos etapas — demostración del producto terminado y una retrospectiva. Ambas se llevan a cabo en el último día del sprint.
Durante la retrospectiva, los compañeros de equipo discuten lo que se hizo bien y lo que se puede mejorar en el próximo sprint. La duración de la retrospectiva puede depender de cuánto duró el sprint. Para un sprint de una semana, la reunión es de unos 45 minutos, para un sprint de dos semanas es de 1.5 horas, etc. Pero en su mayoría la longitud depende de las complicaciones que surgieron durante el sprint para eliminarlas en el próximo.
Conclusión
Ágil es un conjunto de principios destinados a la mejora continua del producto y la adaptabilidad fácil a prioridades cambiantes. Scrum es uno de esos enfoques de gestión de proyectos que solo se pueden entender haciendo. Pero una vez que lo implementas, te permite maximizar la productividad de tu equipo, impulsar la colaboración, asegurar una entrega de producto más rápida y una mejor satisfacción del cliente.
La gestión ágil de proyectos es un enfoque iterativo que permite a los equipos adaptarse fácilmente a los cambiantes requisitos de los proyectos y ofrecer el máximo valor a los clientes. Se basa en los principios e ideas expuestos en el Manifiesto Ágil y se centra en la flexibilidad, la mejora continua y la satisfacción del cliente.
Flowlu incorpora prácticas ágiles en el flujo de trabajo de su equipo mediante el uso de Scrum, un marco ágil. Esto implica entregas iterativas, un equipo autodirigido e interfuncional y sprints regulares para gestionar los proyectos con eficacia y mejorar la productividad y la colaboración.
Flowlu gestiona proyectos ágiles mediante el empleo de prácticas Scrum como el mantenimiento de un Product Backlog de historias de usuario priorizadas, la realización de sprints regulares con planificación, seguimiento del rendimiento y revisiones, así como la utilización de standups diarios y retrospectivas para garantizar la mejora continua y el trabajo en equipo eficaz.
