Qué es la automatización en la gestión de proyectos: Las mejores ideas para automatizar sus proyectos

Paul Burke

Escritor senior

1 de septiembre de 2023

13 min read

Originalmente, la gestión de proyectos fue inventada para facilitar la vida de los gerentes de proyectos y del equipo en general. Pero, como suele ocurrir, incluso las mejores herramientas o metodologías a veces pueden llevar al microgestión y al agotamiento de los empleados.

Tareas interminables, gerentes que siempre están rondando preguntando sobre el estado de las tareas, diferentes flujos de trabajo para cada proyecto y notificaciones de chat que aparecen casi cada minuto. ¿Eso realmente ayuda a aumentar la productividad de alguien? Realmente creemos que no funciona de esa manera.

¿Y si decimos que el problema no es tuyo? No tienes que pensar en cómo ahorrar tiempo haciendo tus deberes para manejar en su lugar las tareas administrativas. Todas las asignaciones de tareas, informes, notificaciones, envíos de correos electrónicos y una serie de otras actividades aburridas se pueden hacer automáticamente.

Si la automatización de la gestión de proyectos todavía suena como algo mágico para ti, explora este artículo para aprender cómo optimizar tus tareas repetitivas, obtener los mejores beneficios de la robotización y aprender ideas sobre cómo construir un flujo de trabajo de primera clase.

Qué es la Automatización de la Gestión de Proyectos

En pocas palabras, la automatización de la gestión de proyectos funciona exactamente como suena. Con software específico, todas las actividades relacionadas con la gestión de proyectos se pueden hacer automáticamente. Al principio, un gerente define las necesidades más esenciales del equipo. Si el equipo no utiliza software de gestión de proyectos en absoluto, se convierte en otro paso en el proceso de encontrar un software de gestión de proyectos perfecto.

Una vez que se encuentra el software, se implementa y todos los procesos se automatizan, una organización puede ejecutar sus proyectos más rápido con el menor impacto del factor humano. Además de simplemente mejorar tu rendimiento y ahorrar tiempo para que los empleados se concentren en actividades más rentables, la automatización tiene algunos valores desiguales:

• Informes estandarizados
• Ciclo de proyecto predefinido
• Visibilidad general
• Notificaciones regulares
• Correos electrónicos y comentarios automatizados

En Flowlu, la automatización de la gestión de proyectos cubre todos los aspectos esenciales, como la colaboración del equipo, el estado del proyecto, la gestión de eventos, la asignación de tareas, las relaciones con otras entidades y básicamente cualquier actualización o interacción importante con un proyecto.

A veces, la automatización de la gestión de proyectos viene junto con la gestión de tareas. En Flowlu, puedes simplemente vincular los flujos de trabajo de tareas y proyectos juntos, para que ninguna acción quede fuera de tu vista.

Muchas empresas ofrecen herramientas para la automatización de flujos de trabajo, pero a veces tienen propósitos completamente diferentes y ofrecen diferentes beneficios, y no cualquier software puede satisfacer tus necesidades. Entonces, ¿cómo entender qué beneficios necesitas de una herramienta de automatización de proyectos?

5 Beneficios de la Automatización de la Gestión de Proyectos

Si algo no te beneficia, significa que simplemente no lo necesitas. Entonces, antes de comenzar a elegir nuevo software automatizado y encontrar los mejores ejemplos de robotización, vamos a delinear rápidamente los beneficios de usar herramientas de automatización.

1. Ayuda a optimizar la gestión de tareas

La mayoría de las aplicaciones tienen características muy avanzadas para gestionar tareas. Puedes asignar tareas a los empleados, establecer plazos, crear relaciones, añadir etiquetas o prioridades, etc. Todas estas herramientas son muy útiles para construir el plan de un proyecto y distribuir responsabilidades, pero también pueden arruinar toda la motivación de los empleados. Te puedes estar preguntando cómo, pero es una respuesta bastante simple. Cuando tienes muchas cosas que hacer, lo último que quieres es perder tiempo creando nuevas tareas cada mañana, estableciendo prioridades, cambiando estados y revisando cada tarea anterior manualmente. Las automatizaciones pueden liberarte completamente de la administración de tareas. En lugar de hacer revisiones manuales de tareas regularmente, puedes simplemente configurar un flujo de trabajo automatizado una vez y concentrarte en una estrategia y actividades más importantes.

2. Asegura una colaboración sin problemas

Trabajar en un proyecto siempre es un esfuerzo de equipo y no puedes quedarte al margen. Pero estamos absolutamente seguros de que no quieres comenzar tu día con mensajes interminables en el chat de trabajo o enviando correos electrónicos a tus clientes o colegas hasta la tarde. Las automatizaciones no te permitirán perderte ningún mensaje y también pueden optimizar tus correos electrónicos. Por ejemplo, si necesitas escribir un correo electrónico de seguimiento al cliente al final del proyecto, puedes hacerlo automáticamente para todos tus clientes estableciendo una regla una vez.

3. Reduce los cuellos de botella

Los cuellos de botella son naturales, especialmente cuando el equipo se gestiona a sí mismo sin ninguna herramienta automatizada. Un superior puede simplemente olvidar aprobar o revisar la tarea de un junior porque no recibió una notificación. Es una situación muy común. Y si la tarea no se aprueba, detiene todo el flujo de trabajo. Evitar los cuellos de botella es bastante simple con automatizaciones. Cada miembro del equipo recibirá una notificación si la tarea necesita aprobación. Y si un proyecto alcanza una nueva etapa, todas las nuevas tareas se crearán automáticamente, por lo que los compañeros de equipo no tienen que esperar hasta que el gerente cree una asignación para los miembros del equipo.

4. Proporciona una mejor visibilidad

Es importante analizar tu rendimiento y hacer informes una vez que el proyecto alcance un hito. Es difícil reunir los datos brutos manualmente cada vez y procesarlos luego. ¿Por qué harías eso si ya existen los paneles de control y los informes automatizados? Los informes en tiempo real no solo te ahorrarán tiempo, sino que también te mostrarán la información más actualizada sobre tu rendimiento hacia el proyecto.

5. Maneja integraciones con otras aplicaciones

Probablemente ya tengas muchas herramientas o aplicaciones que te encantan usar. Pueden no cubrir la automatización y la gestión, pero aún son una parte importante de tu proyecto. Por ejemplo, muchos equipos prefieren colaborar a través de Slack. En Flowlu, puedes simplemente automatizar los mensajes de Slack que necesitan enviarse después de que tus proyectos alcancen un cierto punto. Además, los webhooks salientes te ayudarán a mantenerte informado sobre todas las actualizaciones realizadas dentro de Flowlu en cualquier aplicación externa que uses.

Ahora que hemos terminado con los beneficios, pasemos a los mejores consejos y prácticas sobre cómo encontrar el software perfecto de automatización de proyectos.

Cómo Elegir una Herramienta de Automatización de Flujo de Trabajo de Proyectos

Primero, consideremos por qué necesitas una herramienta de automatización de flujo de trabajo de proyectos. Pregúntate qué parte de tu flujo de trabajo necesita ser automatizada, o tal vez necesites automatizar tu proyecto en general, desde la asignación de tareas hasta las finanzas.

Aquí hay algunas preguntas para ayudarte a descubrir qué necesita ser automatizado y qué tipo de software necesitas:

• ¿Cuál es la parte más consumidora de tiempo de mi trabajo?
• ¿Cuántas tareas repetitivas tengo?
• ¿Necesito revisar las tareas después de que se completan?
• ¿Cuánto tiempo paso en comunicación y gestión? E

En la mayoría de los casos, las empresas requieren que las siguientes actividades relacionadas con el proyecto se automaticen:

• Asignación de tareas
• CRM
• Facturación
• Gestión del conocimiento
• Comunicación
• Asignación de recursos
• Flujos de trabajo

Por supuesto, estos son solo algunos ejemplos, y puedes automatizar mucho más que eso. La mayoría de las aplicaciones con automatizaciones ofrecen solo uno o dos de los tipos mencionados anteriormente. Afortunadamente, el software de gestión empresarial todo en uno como Flowlu puede manejar todas estas actividades a la vez sin ninguna integración lateral. No queremos decir que usar integraciones o ejecutar un proyecto en múltiples aplicaciones sea malo, pero toma mucho más tiempo, dinero y esfuerzo cuando estás gestionando todo en una sola aplicación.

Las Mejores Ideas para Mejorar Tu Automatización de Flujo de Trabajo de Proyectos

Bueno, ahora entendemos los beneficios de la automatización de proyectos. ¡Ahora estás listo para tomar acciones reales, verdad? Pero no te apresures, porque probablemente enfrentarás una pregunta muy común incluso después de tener toda la teoría: "¿Por dónde debo empezar?".

Aunque no conocemos tus necesidades específicas, todavía tenemos algunas buenas ideas para considerar mientras automatizas tu flujo de trabajo de proyectos.

1. Crea Plantillas o Diferentes Flujos de Trabajo

Puedes tener proyectos parecidos o trabajar con diferentes industrias. Por ejemplo, las agencias de marketing pueden trabajar con clientes desde la construcción hasta los servicios legales, y cada proyecto requerirá un tratamiento especial.

En lugar de crear automatizaciones para proyectos repetitivos o para cada industria manualmente, utiliza diferentes flujos de trabajo en su lugar. Una vez que se crea el flujo de trabajo y se establecen las automatizaciones, puedes distribuir nuevos proyectos a los flujos de trabajo y evitar crear automatizaciones manualmente una vez más. Y si requiere algún cambio, puedes simplemente crear o eliminar algunas automatizaciones en el flujo de trabajo.

2. Hazlo un Hábito Revisar el Panel de Control

Incluso después de configurar todas las automatizaciones, es importante hacer un seguimiento de cómo se está desempeñando tu proyecto. Y no nos referimos solo a las tareas, sino también a las finanzas y la productividad de cada empleado individual. ¿Qué pasa si algunas automatizaciones no se configuraron correctamente y los números en tus gráficos analíticos bajaron?

Los paneles de control te ayudan a mantener un ojo en el pulso de tus proyectos sin crear informes sobrecargados.

3. Establece Automatizaciones para los Administradores Primero

Los recursos humanos, los contables y los gerentes tienen muchas tareas manuales repetitivas que fácilmente pueden ser optimizadas con automatizaciones. La generación de informes y la facturación regular se pueden hacer con menos participación humana. ¿Por qué necesitas hacer más y perder tiempo en cosas como pagos recurrentes o asignar tareas al incorporar nuevos empleados? Simplemente ahorra el tiempo de tus gerentes una vez y mira cómo aumenta la productividad general del equipo.

Además, herramientas avanzadas como la automatización de procesos robóticos y la automatización de procesos empresariales pueden optimizar los procesos de administración en toda una empresa, incluso la contratación, los salarios y los eventos regulares.

Resumen de la Automatización de Proyectos

Es difícil deshacerse de esa mentalidad de "necesitas dar todo tu tiempo y esfuerzos para lograr algo" y confiar en las automatizaciones robóticas, pero una vez que lo pruebas, entiendes que es un imprescindible absoluto para equipos de todos los tamaños e industrias.

Si no sabes por dónde empezar, explora la automatización de la gestión de proyectos en su máxima expresión con Flowlu. Sea lo que sea que necesites automatizar: tareas, flujos de trabajo de proyectos, facturación, gestión del conocimiento, nóminas, asignación de recursos, comunicación con clientes y el equipo, Flowlu puede manejarlo todo.