¿Qué es Scrum en la gestión de proyectos?
La necesidad de las organizaciones de responder rápidamente a las tendencias del mercado y producir productos de mayor calidad con mayor eficiencia ha llevado a un aumento en el uso del enfoque ágil en la última década. Ágil comenzó como una metodología de desarrollo de software y se ha extendido a varios otros campos.
Scrum es un marco destacado para implementar Ágil y es un miembro de la familia Ágil. Scrum utiliza iteraciones cortas, conocidas como sprints, para crear productos y trazar un camino claro para el desarrollo de software. Por ejemplo, empresas como Scanteam utilizan este marco porque diferentes nichos requieren diferentes soluciones.
En esta publicación, proporcionamos un esquema detallado de Scrum, incluyendo beneficios, desventajas y las mejores prácticas en la gestión de proyectos.
¿Qué es Scrum y por qué lo necesitas?
Scrum es un marco de gestión que emplea procedimientos incrementales como parte de un marco más amplio que involucra equipos multifuncionales para lograr objetivos y adaptarse a los cambios. Scrum es un estilo de gestión de proyectos ágil que implica un pequeño equipo gestionado por un Scrum Master, cuya principal responsabilidad es eliminar cualquier barrera para que se realice el trabajo.
El trabajo se realiza en sprints, generalmente de 1 a 2 semanas de duración (pero nunca más de 30 días). El equipo se reúne todos los días para discutir las tareas actuales y cualquier posible obstáculo. En resumen, es un estilo de gestión de proyectos que permite una rápida creación y prueba, especialmente dentro de un pequeño equipo.
Este método de gestión de proyectos conduce a una mayor capacidad de respuesta al cliente, menores costos de desarrollo, satisfacción laboral y retornos más rápidos. Scrum es una técnica fluida que considera muchas partes cambiantes, equipos y objetivos a medida que avanza, en lugar de un proceso lineal.
Scrum también utiliza cuatro ceremonias para dar a cada sprint una estructura específica: planificación del sprint, stand-up diario, demostración del sprint y retrospectiva del sprint. Dentro del marco de Scrum, se definen roles particulares, lo que lo convierte en un enfoque rígido pero eficiente.
¿Cómo funciona la estructura de Scrum?
Scrum es un método de gestión de proyectos que proporciona equipos autoorganizados para crear productos completos en iteraciones o sprints específicos. Es recomendable seguir la estructura de Scrum para tener éxito con Scrum.
Roles en Scrum
Pequeños grupos de 3 a 9 personas, conocidos como Equipos Scrum, trabajan juntos sin jerarquías formales para lograr un objetivo común. Scrum se compone de tres roles:
Propietario del Producto
El propietario del producto es el defensor que conoce el valor comercial del producto de principio a fin. Transmite las necesidades del cliente o partes interesadas al equipo de desarrollo, pero no está a cargo de los aspectos técnicos del desarrollo. El propietario del producto también se encarga de redactar y priorizar las historias de usuario.
Equipo de Desarrollo
Este equipo es responsable de todos los aspectos del desarrollo técnico. Los miembros del equipo son responsables de analizar, diseñar y codificar según las prioridades de las historias de usuario y de comunicarse entre ellos.
Scrum Master
El Scrum Master se encarga de facilitar el trabajo del equipo Scrum. El Scrum Master colabora con el propietario del producto y el equipo de desarrollo para eliminar los obstáculos y evitar distracciones. La comunicación de los miembros del equipo no desarrolladores con el equipo de desarrollo se canaliza a través del Scrum Master. (Ocasionalmente, los equipos Scrum se reúnen para un “Scrum de Scrums”, que generalmente incluye a los Scrum Masters de cada equipo).
La aplicación de Scrum en proyectos
Scrum se implementa siguiendo las ceremonias de Scrum, que se llevan a cabo en momentos específicos durante un sprint. Las reuniones de Scrum se dividen en cuatro categorías:
Planificación del Sprint
Todos los miembros del equipo Scrum asisten a la reunión de planificación del sprint. El producto se presentará en esta reunión, y todas las preocupaciones e intereses deben ser expresados. Se definen las prioridades y se realizan estimaciones de tiempo en esta sección.
Reunión diaria de Scrum
Se refiere a la reunión que se lleva a cabo todos los días durante un sprint. Son breves y planifican las actividades diarias del equipo de desarrollo. Este es el lugar para hablar sobre cualquier problema que hayas encontrado o cualquier duda que tengas sobre una historia de usuario. El Scrum Master preside la reunión, a la que asiste el equipo de desarrollo.
Revisión del Sprint
Es una presentación del producto funcional creado durante el sprint. Esta reunión ocurre al final del sprint y se utiliza principalmente para ofrecer a las partes interesadas una visión detallada del trabajo realizado.
Retrospectiva del Sprint
Una retrospectiva del sprint es una evaluación que examina cómo se desempeñó el equipo durante el sprint y cómo podría mejorar en el futuro.
Los equipos también pueden convocar una reunión de refinamiento del backlog durante un sprint para discutir los elementos del backlog y planificar el siguiente sprint. Esto podría incluir discusiones sobre la priorización de elementos del Product Backlog y la descomposición de elementos en partes más pequeñas.
Artefactos de Scrum
Los artefactos son algo que creamos, como una herramienta para resolver un problema. La gestión de proyectos Scrum involucra muy pocos artefactos que aún aportan valor a la empresa. Los siguientes son los artefactos importantes en Scrum:
Backlog del Producto
Los propietarios y gerentes de productos utilizan esta lista para hacer un seguimiento de todas las tareas que deben completarse. Las solicitudes de características, actualizaciones y correcciones se enumeran aquí como entrada para el backlog durante cada sprint. En otras palabras, es una lista de “Tareas pendientes” para todo el equipo. Cuando aprendemos cosas nuevas o el mercado cambia, el propietario del producto debe revisar, re-priorizar y mantener el backlog del producto.
Backlog del Sprint
Es una lista de elementos, historias de usuario o correcciones de errores que el equipo de desarrollo ha decidido implementar en el ciclo de sprint actual. El equipo decide qué elementos del backlog del producto trabajar en la reunión de planificación del sprint antes de cada sprint. Un backlog del sprint podría ser flexible y cambiar durante el sprint. Sin embargo, el objetivo principal del sprint —lo que el equipo pretende lograr en este sprint— no puede pasarse por alto.
Gráficos de Burndown
Se utilizan para resaltar cuánto trabajo queda en un sprint y proporcionan una manera rápida de ver si un sprint está en camino de completar todas las tareas planificadas.
Ventajas de la metodología Scrum
En comparación con otras técnicas de desarrollo ágil, Scrum ofrece muchos beneficios. Actualmente es el marco de referencia más utilizado y aceptado en la industria del software. Las siguientes son algunas de las ventajas bien conocidas de Scrum:
Fácilmente escalable
Los procesos de Scrum son iterativos y se gestionan dentro de intervalos de trabajo definidos, lo que permite al equipo centrarse en ciertas funcionalidades para cada fase. Esto permite que los equipos amplíen los módulos en términos de funcionalidad, diseño, alcance y atributos de manera transparente y ordenada, lo que resulta en entregables superiores para el usuario.
Cumplimiento de expectativas
El cliente define sus expectativas, especificando el valor que cada requisito/historia del proyecto ofrece, el equipo los estima y el propietario del producto los prioriza utilizando esta información. Regularmente, el propietario del producto verifica si los requisitos se han cumplido durante las demostraciones del sprint y proporciona retroalimentación relevante a los miembros del equipo.
Adaptabilidad
Los cambios provocados por las necesidades de los consumidores o los desarrollos del mercado se abordan rápidamente. La metodología está diseñada para responder a las demandas cambiantes de proyectos de gestión complejos.
Reducción del tiempo de lanzamiento al mercado
El cliente puede comenzar a utilizar las funciones más críticas del proyecto antes de completar el producto completo.
Mejora de la calidad del software
Después de cada iteración, el enfoque funcional y la necesidad de adquirir una versión funcional contribuyen a una mayor calidad del software.
Predicción oportuna
Utilizando este proceso, podemos determinar el ritmo promedio del sprint del equipo y, como resultado, predecir cuándo estará disponible una función específica que aún está en el backlog.
Reducción de riesgos
Al completar las funciones más importantes primero y comprender qué tan rápido avanza el equipo en el proyecto, es posible eliminar riesgos de manera eficiente con anticipación.
Mejora de la transparencia y visibilidad del proyecto
Las reuniones diarias, los controles regulares y los roles claramente definidos brindan a todos en el equipo una mejor comprensión del proyecto, lo que ayuda a evitar conflictos y malentendidos. Cualquier problema se descubre antes de que se convierta en un problema y cause retrasos, lo que permite controlar el tiempo y avanzar en los procesos.
Responsabilidad entre equipos
El equipo decide el trabajo y cualquier queja o sugerencia siempre es reconocida. Debido a que ningún gerente de proyecto dirige al equipo o existen silos de trabajo, los miembros del equipo tienen más colaboración y empoderamiento.
Reducción de costos
Todos los problemas y ajustes son visibles y compartidos tan pronto como ocurren, lo que reduce costos y mejora la calidad del producto en general. Debido a que los sprints son breves y los procesos se dividen, los errores pueden corregirse rápidamente.
Desventajas de la metodología Scrum
Por otro lado, existen desventajas significativas en un procedimiento de gestión de proyectos tan rápido e incremental. Las siguientes son algunas de las desventajas:
Incremento del alcance
El alcance del proyecto puede ser un problema importante cuando el cambio se acepta libremente y los objetivos son variables. Los interesados frecuentemente quieren agregar funcionalidad adicional modificando regularmente el proceso y los objetivos.
Los equipos son difíciles de gestionar
Scrum fue creado pensando en equipos pequeños. Se consideran pequeños equipos al desarrollar procedimientos, roles y artefactos.
La colaboración requiere conocimientos y dedicación
Debido al tamaño reducido de los equipos Scrum y la falta de responsabilidades claramente definidas, el equipo debe estar familiarizado con todos los aspectos de Scrum y sus principios para tener éxito. Los miembros del equipo que carecen de conocimientos técnicos o dedicación representan una amenaza para los objetivos del equipo.
Los Scrum Masters deben tener amplios conocimientos
Seleccionar al Scrum Master equivocado podría causar el fracaso de un producto. El proyecto fracasará y el proceso Scrum en su conjunto fallará si el Scrum Master intenta gestionar al equipo en lugar de supervisarlo y confiar en él.
Riesgo de inexactitudes
La precisión en los plazos y presupuestos del proyecto puede verse afectada si las tareas no están claramente definidas en la reunión. Si los objetivos y las listas de tareas originales no están claros, la planificación se vuelve más difícil y los sprints pueden durar más.
Selección del software
Hoy en día, puedes elegir entre una amplia variedad de soluciones para emplear el marco de Scrum en tus proyectos. El más popular (aunque no el más simple) es, obviamente, Jira. Algunos de los software todo en uno como Flowlu también proporcionan capacidades para gestionar proyectos Scrum y equipos ágiles. Incorpora gráficos de burndown, puntos de historia, backlog, sprints y otras herramientas para una gestión ágil de proyectos eficaz.
Si necesitas ahorrar dinero y gestionar todo tu negocio, incluidos los proyectos Scrum, en un solo lugar, es probable que elijas una de las plataformas todo en uno más simples pero con más funciones en lugar de herramientas específicas dedicadas a la gestión ágil.
Conclusión
Las empresas pueden utilizar la metodología Scrum para abordar tareas adaptativas complejas mientras proporcionan soluciones de alto valor. Las creencias, principios y prácticas de Scrum han demostrado dar a las empresas la flexibilidad que necesitan para responder rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y entregar productos de alta calidad a los clientes más rápidamente, aprovechando mejor los recursos disponibles.
El marco de Scrum ha seguido siendo una opción popular para los practicantes del desarrollo de software ágil. Con pocas señales de desaceleración, su popularidad continúa en aumento.
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