Flujo de trabajo VS Proceso: Diferencias y similitudes
Creamos términos para simplificar nuestra vida. Es más fácil comunicar ideas o explicar cosas cuando tenemos un repertorio de palabras con términos. Así, podemos entendernos y combinar nuestros esfuerzos para alcanzar un objetivo común. Sin embargo, el enorme volumen del vocabulario humano hace difícil distinguir todas las palabras, contrario a nuestras intenciones.
Por esa razón, hoy vamos a ayudarte aclarando las diferencias (y similitudes) de dos palabras: “flujo de trabajo” y “proceso”. Para que la próxima vez puedas evitar malentendidos en las conversaciones y tener una mejor imagen de cómo se organiza un negocio.
¿Qué es un Proceso?
En general, pensamos en un proceso como una serie de actividades que nos acercan a un resultado de algún tipo. Si hablamos de un proceso desde una perspectiva empresarial, es el conjunto de actividades que nos lleva a un objetivo de negocio, como la creación de un producto, su entrega a un cliente, o algo más.
Por lo tanto, un proceso de negocio es un camino hacia la ejecución de un propósito. Tienes el deseo de vender productos y hacerte más rico. Y tu proceso de negocio es todo el trabajo realizado para satisfacer ese deseo.
¿Qué es un Flujo de Trabajo?
Entonces, ¿qué es un flujo de trabajo? Lo referimos como una serie de pasos para realizar una tarea. Como diferentes tareas pueden requerir atención, los detalles específicos de un flujo de trabajo pueden variar significativamente:
- una persona, un grupo o una empresa entera puede ser responsable de un flujo de trabajo;
- el objetivo de un flujo de trabajo puede ser cualquier cosa, desde el procesamiento de información hasta el diseño del producto;
- algunos flujos de trabajo pueden ser continuos, otros se realizan rápidamente.
Ahora, esto podría haberse vuelto un poco confuso...
La Similitud entre un Proceso y un Flujo de Trabajo
Si un flujo de trabajo es cualquier serie de pasos para terminar una tarea, y un proceso es cualquier serie de actividades (pasos) para lograr algún resultado, entonces un flujo de trabajo debería ser un sinónimo de proceso. ¿Correcto?
De hecho, las definiciones de “flujo de trabajo” y “proceso” son muy similares. Usamos estos términos para describir una acción que conduce a algunos resultados para una empresa (una organización). Por lo tanto, no es de extrañar que las personas confundan estos términos, usándolos indistintamente como sinónimos. A pesar de su similitud en forma, no son sinónimos y explican diferentes acciones.
La Diferencia entre un Proceso y un Flujo de Trabajo
Básicamente, un flujo de trabajo es parte del proceso de negocio. Entonces, la principal diferencia entre “flujo de trabajo” y “proceso” es el alcance de la acción.
Veamos algunos ejemplos.
Una empresa produce una línea de ropa: calcetines, camisetas, jeans, zapatos, etc. El objetivo principal de esta empresa es obtener el máximo beneficio de su trabajo: ganar suficiente dinero y obtener ganancias de sus productos.
Entonces, todo el procedimiento para vender su ropa a los clientes es lo que puedes llamar un proceso de negocio. Este proceso de ganar dinero incluye un conjunto de actividades, para mencionar algunas de ellas:
- la empresa tiene que hacer diseños de sus artículos;
- debe ordenar suficiente material para producir esos artículos;
- debe ejecutar la fabricación de esos artículos;
- una campaña publicitaria aumenta las posibilidades de vender todo.
En otras palabras, un proceso de negocio es ir del punto A al punto B.
Este viaje del punto A al punto B consiste en varias actividades. El conjunto de pasos que realizas para completar una de esas actividades es un flujo de trabajo. Por lo tanto, los flujos de trabajo están destinados a ayudar con la realización de un proceso.
Por ejemplo, la fabricación de artículos de ropa, la creación de diseños, las campañas publicitarias y otros elementos del proceso de negocio se completan a través de flujos de trabajo. Un flujo de trabajo para la creación de diseños puede incluir varias etapas de diseño de productos y exámenes de los resultados. Un flujo de trabajo para publicidad podría incluir lluvias de ideas para ideas, creación de anuncios y búsqueda de sitios empresariales para colocar esos anuncios.
La Importancia de los Flujos de Trabajo y Procesos
Usamos estas categorías para guiar nuestro progreso. Cada término describe las etapas de nuestro trabajo. Dividir la enorme cantidad de trabajo en etapas fáciles de seguir ayuda con la organización. Asignas tareas específicas a tu equipo, y todos saben cuáles son sus deberes. Y si algo no funciona según el plan, puedes establecer rápidamente la raíz del problema.
Gestión de Flujo de Trabajo y Productividad
Para lograr la máxima productividad, tienes que definir tus prioridades y gestionar tu horario de tal manera que pases más tiempo alcanzando esas prioridades. Al mismo tiempo, necesitas minimizar tus distracciones y el tiempo dedicado a cosas menos importantes.
Los flujos de trabajo son claves para un proceso de negocio productivo. Tu eficiencia para alcanzar el objetivo final depende de qué tan bien hayas planificado y ejecutado tus flujos de trabajo. Por ejemplo, incluso el proceso más simple de procesamiento de fotos se puede desglosar en un flujo de trabajo.
- Un flujo de trabajo cuidadosamente evaluado tendrá un menor número de pasos para completar la tarea. ¡Atajo!
- Puedes automatizar las operaciones tediosas y repetitivas en un flujo de trabajo. Como resultado, tu equipo no necesita hacerlo manualmente y pueden hacer otras cosas en su lugar. ¡Atajo!
- Llevar un registro de un flujo de trabajo puede mostrarte qué errores o pasos ineficientes tienes. ¡Atajo potencial!
Para mejorar un flujo de trabajo, las empresas utilizan sistemas de gestión para analizar las tareas y optimizar su ejecución. Una empresa podría querer automatizar algunas operaciones y cambiar el marco de un flujo de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo es una herramienta de software que puede ayudar con eso.
Por ejemplo, una campaña publicitaria podría requerir demasiado dinero y tiempo para encontrar sitios web para colocar anuncios. Para ahorrar recursos, una empresa podría querer usar publicaciones de invitados en sitios empresariales reputados. De esta manera, una empresa elimina pasos innecesarios (como la búsqueda de sitios web) de un flujo de trabajo, haciéndolo más eficiente.
Gestionar tus flujos de trabajo puede cambiar tanto. Definir la ruta más corta para la finalización de tareas, disminuir la redundancia, automatización de lo mundano y repetitivo: un flujo de trabajo bien pensado ayudará en tu gestión general del tiempo, eficiencia y productividad.
Conclusión
Ahora, conoces la diferencia entre dos términos aparentemente similares. Además del valor educativo, esperamos que un mejor entendimiento de los principios subyacentes de la conducción de negocios te ayude en asuntos prácticos.
In a business context, a "workflow" refers to a series of steps designed to complete a specific task, while a "process" is a broader series of activities aimed at achieving a business goal, such as creating and delivering a product. A workflow is a part of a business process, focusing on individual tasks within the larger goal.
Aunque "flujo de trabajo" y "proceso" tienen definiciones similares y a menudo se confunden, no deben utilizarse indistintamente. Un flujo de trabajo es un subconjunto de un proceso, que se ocupa de tareas específicas, mientras que un proceso abarca una gama más amplia de actividades encaminadas a un objetivo empresarial.
Comprender los flujos de trabajo y los procesos ayuda a organizar el trabajo, asignar tareas específicas e identificar problemas de forma eficaz. Desglosa la gran cantidad de trabajo en etapas manejables, ayudando a la organización, la gestión del tiempo, la eficiencia y la productividad.
La gestión de flujos de trabajo desempeña un papel crucial en la mejora de la productividad mediante la definición de prioridades, la minimización de distracciones y la automatización de tareas repetitivas. Implica analizar las tareas, optimizar la ejecución y, potencialmente, utilizar sistemas de gestión para mejorar y automatizar los flujos de trabajo, lo que conduce a una realización más eficiente de las tareas y a una gestión global del tiempo.
Las empresas pueden optimizar sus flujos de trabajo evaluando los pasos que implican las tareas, eliminando las ineficiencias, automatizando las operaciones repetitivas y utilizando sistemas de gestión de flujos de trabajo para analizar y mejorar la ejecución de las tareas. La optimización puede implicar la eliminación de pasos innecesarios o la adopción de estrategias como el guest posting para ahorrar recursos, haciendo así más eficientes los flujos de trabajo.
