Al principio, la gestión de tareas siempre parece ser pan comido. Quiero decir, ¿qué tiene de difícil seguir el estado de las tareas en un tablero de anuncios o simplemente en tu cabeza? Bueno, es fácil de hecho hasta que te conviertes en responsable de un equipo entero. Ese es el momento en que empiezas a pensar en encontrar la mejor aplicación de gestión de tareas.
A medida que te conviertes en líder de equipo, eres responsable de todos los procesos alrededor del flujo de trabajo: creación de tareas, seguimiento de tareas, revisión y aprobación de tareas, y también gestión de cambios. Para manejar todas estas tareas, la gente comenzó a crear varias metodologías y herramientas de gestión de tareas. Con el creciente poder de las tecnologías, el software de gestión de tareas se convirtió en la personificación de todas las metodologías y marcos de planificación de tareas.
En el artículo de hoy, te presentaremos una lista de las mejores soluciones de gestión de tareas en 2024. Además, también explicaremos algunos conceptos básicos de gestión de tareas para que puedas entender mejor tus necesidades y hacer la mejor elección de software.
¿Qué es el Software de Gestión de Tareas?
Primero, imaginemos todos los procesos de gestión de tareas por los que pasas todos los días. Primero, necesitas asignar la tarea, pero analizar la carga de trabajo de cada compañero de equipo antes. Luego, necesitas hacer especificaciones, establecer prioridades, etc. Después de eso, eres responsable de revisar cada iteración de la tarea, así como de su aprobación. Luego multiplica todas las acciones que mencionamos antes por tres y eso es; un día típico de todo gerente.
En una perspectiva más amplia, cuando el software de gestión de tareas se encuentra con la gestión de proyectos, como es el caso de Flowlu, también puede manejar presupuestos y gestión financiera.
Entre todos los procesos que las aplicaciones de operación de tareas pueden manejar, también hay beneficios no tan obvios de tales herramientas.
Beneficios del Software de Gestión de Tareas
No importa si usas un software completo de gestión de proyectos o solo una aplicación de gestión de tareas, porque algunos elementos centrales siempre son los mismos y te brindan, como gerente, beneficios exactos.
Aquí está la lista de los principales beneficios que puedes obtener de las aplicaciones de gestión de tareas:
Almacenamiento centralizado de datos. Dado que toda la información relacionada con clientes, tareas, proyectos y tu documentación se encuentra en un solo lugar, tus compañeros de equipo no necesitan perder tiempo alternando entre aplicaciones para encontrar un dato importante.
Diferentes vistas y enfoques. Muchas aplicaciones ofrecen vistas completamente diferentes para tareas. En aplicaciones flexibles como Flowlu, puedes usar listas de tareas tradicionales, vista GTD, tableros Kanban o incluso cambiar a proyectos Agile para dar un poco más de flexibilidad a tus procesos.
Mejora en la colaboración del equipo. Es más fácil no solo para ti, sino también para tus compañeros de equipo, cuando pueden verificar rápidamente los estados de las tareas y coordinar sus acciones con otros empleados.
Mejor delegación. Cuando ves la carga de trabajo general del equipo y las tareas relacionadas con cada persona, puedes delegar y asignar tareas mejor, sin sobrecargar a los mejores desempeñadores.
Planificación inteligente. Las aplicaciones de gestión de tareas también son sobre planificación. Puedes predefinir etapas para proyectos y procesos similares, y en lugar de crear un nuevo plan desde cero, simplemente usar plantillas pre-hechas.
Entre todos estos beneficios, el software de gestión de tareas, si se elige precipitadamente, puede ser motivo de algunos desafíos. Para evitarlos, debes prestar atención a algunos puntos al elegir una buena aplicación.
¿Qué Considerar al Elegir la Mejor Aplicación de Seguimiento de Tareas?
Hay muchas aplicaciones en el mercado, algunas de ellas tienen características muy específicas y solo son adecuadas para industrias específicas. Esto significa que, antes de elegir una, es mejor hacer la lista de características que necesitas y analizar tu industria también. A veces, incluso vale la pena echar un vistazo a tus competidores y ver qué software están usando actualmente
Analiza el Tamaño y la Estructura de la Empresa
Difícilmente necesitas un software complejo si eres una startup, pero definitivamente necesitas una aplicación que escale con tu negocio a medida que creces. Al elegir una aplicación de gestión de tareas, considerar el tamaño de tu equipo es extremadamente importante. Si el software es demasiado complejo y avanzado para tu equipo pequeño e inexperto, probablemente perderás dinero y tiempo en lugar de obtener algún beneficio.
Ahora, entendemos por qué necesitas encontrar tal aplicación, ¿pero cómo encontrar la mejor aplicación para rastrear tareas? Echemos un vistazo más de cerca a las mejores.
Mejores Aplicaciones de Gestión de Tareas: 12 Opciones para Probar
En este artículo, vamos a revisar el software de gestión de tareas más popular en la práctica de gestión actual. Tienen diferentes características y son adecuados para diferentes industrias, pero estamos 100% seguros de que encontrarás tu opción perfecta aquí.
Flowlu
Flowlu es el software de gestión de tareas en línea todo en uno destinado a ayudar a empresas de todos los tamaños a integrar perfectamente sus procesos de gestión de tareas y proyectos con finanzas, CRM, conocimiento y gestión de documentos. Entre todos los organizadores de tareas, Flowlu es la mejor opción porque no solo asegura una integración perfecta con otros módulos, sino que también puede automatizar todo tu flujo de trabajo de tareas, incluyendo la gestión de correos electrónicos y la comunicación con los compañeros de equipo.
Si trabajas regularmente en comunicación con clientes, Flowlu será un software perfecto de CRM y gestión de tareas. Las tareas pueden estar relacionadas con tus oportunidades de ventas, así como con proyectos, para que puedas asegurar un proceso de ventas paso a paso y evitar malentendidos.
Características clave de Flowlu
Automatizaciones: Flowlu puede automatizar literalmente todo, tareas, proyectos, tratos de ventas, finanzas, gestión del conocimiento, actividades de correo electrónico y comunicación con clientes y compañeros de equipo. No necesitas usar aplicaciones adicionales para asegurar que todas las piezas de tu trabajo se procesen juntas, porque todos los módulos esenciales en Flowlu son nativos.
Personalización: en Flowlu, puedes personalizar todo, incluidos tus etapas de flujo de trabajo, campos personalizados, tableros kanban y otras herramientas que te hacen productivo. Las tarjetas de tareas mostrarán solo la información que necesitas. En cualquier momento, puedes configurar campos personalizados para tus tareas o proyectos para asegurar que tu equipo esté al tanto de la información importante. Además, Flowlu te permite configurar múltiples vistas de tus tareas, incluyendo la vista de lista, GTD, tablero kanban y más.
Integraciones: Flowlu tiene muchas integraciones nativas, incluyendo Gmail, Google Calendar, Slack y muchas otras aplicaciones para aumentar tu productividad. ¿No has encontrado algo que necesitas en la lista de integraciones disponibles? No es un problema, porque Flowlu tiene una API abierta para integrarlo con tus aplicaciones favoritas.
Análisis: Los informes poderosos cubren todos los módulos de Flowlu, mientras que un panel personalizable con widgets te ayudará a tener acceso rápido a la información que más necesitas.
Proyectos Agile: Los equipos de desarrollo pueden ejecutar sus proyectos y rastrear tareas o problemas en el módulo Agile. Todas las herramientas internas funcionan de acuerdo con la metodología Scrum, por lo que puedes construir fácilmente un proyecto de acuerdo con las metodologías de gestión de proyectos.
Mejor gestión de tareas multiplataforma: Flowlu manejará tus tareas y proyectos dondequiera que estés, porque está disponible en todos los navegadores y en la aplicación móvil, gratuita para descargar tanto en Android como en iOS. Como Flowlu es una de las mejores aplicaciones de gestión de tareas para Windows, tan buena como para MacOS.
Flowlu es adecuado para:
Pequeñas y medianas empresas (PYMEs): Solución asequible y completa para gestionar proyectos, finanzas y equipos.
Agencias de marketing y publicidad: Gestiona proyectos, leads, colaboración con clientes, seguimiento del tiempo y facturación.
Empresas de servicios profesionales: Gestiona proyectos, rastrea horas facturables, colabora con clientes y ofrece un mejor servicio a través de la base de conocimiento y el portal del cliente. Dado que Flowlu es un software de CRM y gestión de tareas, ayuda a integrar perfectamente las comunicaciones con los clientes en los flujos de trabajo de tareas.
Freelancers y consultores: Gestiona proyectos, rastrea el tiempo, factura a los clientes y gana más negocios con propuestas y contratos.
Agencias creativas: Herramientas visuales como tableros de humor y tableros kanban para gestionar proyectos creativos, colaboración con clientes y flujos de trabajo simplificados.
Empresas de desarrollo de software: Gestiona proyectos de desarrollo, rastrea bugs y problemas, colabora con desarrolladores y clientes a través de la planificación de sprints y repositorios de código.
Empresas de construcción: Rastrea el progreso del proyecto, gestiona presupuestos y colabora con subcontratistas usando gráficos de Gantt y compartición de archivos.
Organizaciones sin fines de lucro: Gestiona proyectos, rastrea subvenciones y donaciones y colabora con voluntarios a través de funciones de presupuesto y reportes.
El artículo enumera Flowlu, ClickUp, Asana, Plutio, Trello, Wrike, Monday.com, Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks, Habitica y Any.do como las 12 mejores aplicaciones de gestión de tareas para considerar en 2024.
Para elegir la mejor aplicación de gestión de tareas, considera el tamaño y la estructura de tu equipo, las características específicas que necesitas y cómo la aplicación se integra con tus herramientas actuales. Además, considera si la aplicación admite los requisitos específicos de tu industria.
Sí, muchas de estas aplicaciones ofrecen integraciones con herramientas populares como Gmail, Slack, Google Calendar y más, lo que permite un flujo de trabajo más fluido.
Sí, muchas de las aplicaciones enumeradas, como Asana, Trello y Monday.com, ofrecen características que soportan el trabajo remoto, haciéndolas adecuadas para equipos distribuidos.