Antes o después, cualquier empresa de producción llega al punto en que usar hojas de cálculo para la gestión de ventas y clientes resulta insuficiente. Hay demasiados clientes potenciales que se pierden, los miembros del equipo no cumplen con los plazos y los asignados no logran completar las tareas. La implementación de un CRM para una empresa manufacturera ayuda a automatizar los procesos de producción y optimizar la colaboración.

Acerca del Cliente

SheSaidYes es el diseñador, fabricante y comerciante de vestidos de novia y ropa para novias de EE. UU., Canadá, Francia, Australia, Rusia, Japón y otros 30 países. Aunque tienen un par de tiendas físicas, SheSaidYes se presenta principalmente en el mercado en línea global de Etsy.

Con la introducción de CRM, pudieron automatizar todo el negocio y optimizar los procesos.

Desafío

Desde el principio, el equipo de SheSaidYes confió únicamente en Excel para gestionar sus operaciones. Ingresaban manualmente información sobre clientes y ventas en hojas de cálculo dispersas. Lamentablemente, al usar Excel, los empleados ocasionalmente podían perder pedidos. Los procesos de la empresa estaban mal organizados.

Por ejemplo, un vendedor a menudo olvidaba pedir la opinión del cliente o no podía hacer un seguimiento de las medidas. A medida que crecían, el equipo se dio cuenta de que no podían avanzar sin una solución de gestión empresarial.

Solución

Como regla general, las soluciones de CRM se utilizan para la gestión efectiva de ventas, desde el primer contacto con el prospecto hasta la compra pagada. Sin embargo, SheSaidYes está utilizando Flowlu desde el momento de la compra hasta que los clientes reciben sus pedidos.

SheSaidYes ha dividido todos los procesos en dos etapas principales: preparación y producción. La etapa preparatoria incluye venta cruzada, toma de medidas y recopilación de otra información necesaria. Y la etapa de producción es la confección de la ropa y todas las actividades relacionadas.

Cómo Ayuda Flowlu

Vamos a desglosar sus flujos de trabajo de Flowlu.

Paso 1. Preparación

Cuando un cliente compra prendas de SheSaidYes, las añaden a la lista de registros de Clientes. Asignan un número de identificación junto con la fecha de compra, nombre del producto, precio, etc. Con este id, el pedido se lista en las oportunidades y proyectos.

Cada oportunidad corresponde a un pedido. Cuando el sastre recibe el pedido, ve toda la información y medidas de este número. El vendedor puede encontrar y hacer un seguimiento rápidamente del estado del pedido por el id también.

SheSaidYes tiene un ciclo de ventas largo: hay alrededor de ocho pasos entre cuando la novia realiza su compra y cuando el equipo finalmente crea el vestido. Tal proceso está determinado por las peculiaridades de la producción de vestidos de novia.

Por ejemplo, una novia suele comprar un vestido en enero para una boda que no se llevará a cabo hasta julio. El equipo necesita comenzar a coser, pero no lo harán porque las medidas pueden cambiar en los próximos seis meses.

Siempre se necesitan al menos 5-6 meses desde el momento de la compra hasta la boda real. Durante ese tiempo, el equipo de SheSaidYes puede acumular 500-700 novias a las que se debe guiar adecuadamente. Para cada uno de los vestidos, la novia tiene 5 días para enviar sus medidas. Un vendedor tiene que verificar cientos de personas para ver si las medidas se han enviado o no.

Cuando SheSaidYes ejecutaba procesos en Excel, todos estos pasos requerían una enorme cantidad de tiempo para los empleados. En Flowlu, han creado un embudo de ventas con las etapas necesarias y han configurado la automatización. De esta manera, no se olvidan de nadie y brindan suficiente atención a cada novia.

El equipo agregó plantillas de correo electrónico a las reglas de automatización para ahorrar tiempo. También incluyeron recordatorios y actualización automática de la información. Ahora cada etapa del embudo de ventas tiene sus propias acciones automáticas activadas. Esto ahorra tiempo y evita que los empleados cometan errores.

La automatización y un embudo de ventas adecuado ayudan al equipo durante todo el ciclo de ventas. Por ejemplo, ahora si una novia no ha enviado sus medidas en cinco días, el vendedor ve esta información en el tablero kanban de un vistazo y la contacta de inmediato. El equipo también ha integrado una pasarela de pago en línea y puede facturar al cliente en la etapa de venta cruzada con la opción de pagar a través de PayPal.

Este enfoque automatizado permitió a SheSaidYes mejorar la satisfacción del cliente y aumentar los ingresos.

2. Producción

Al pasar a la fase de producción significa que el equipo ahora tiene toda la información que necesita para comenzar a coser. Cuando una oportunidad pasa a esta etapa del embudo, se crea un proyecto de inmediato. El sastre se añade automáticamente al equipo del proyecto (gracias a las reglas de automatización, nuevamente). Todas las acciones posteriores continúan en el proyecto. El proyecto se crea en función de una plantilla preguardada, que enumera todos los pasos principales, hitos y tareas para el equipo.

Normalmente, un sastre cose ropa durante un período considerable de tiempo. Además, hasta 16 personas pueden participar en la creación de un solo vestido. Por eso es importante rastrear eficazmente el progreso de producción y supervisar los plazos. Esto asegura que todos los pedidos se envíen a tiempo. El tablero kanban del proyecto resulta útil aquí y muestra claramente el estado de cada vestido.

El equipo de SheSaidYes hace todo lo posible para que sus clientes se sientan lo más cómodos posible. Entienden que es muy estresante confiar en coser tu vestido más importante de forma remota en otra parte del mundo.

Por esa razón, desarrollaron un proceso especial para minimizar la ansiedad de las novias y aumentar los puntos de contacto con el cliente. Lo mejor es que lograron implementar todos estos procesos dentro de Flowlu. Esto ha dado como resultado una tasa de satisfacción del 80% con los servicios de la empresa, que consideran un resultado muy alto para la industria.

Conclusión

Lo que más me gusta de Flowlu es que cuando inicio sesión, puedo ver exactamente cuántas oportunidades hay en el pipeline en este momento. Este es uno de los indicadores más importantes para mí como gerente. También monitoreo que no haya actividades vencidas en el embudo de ventas. Y si las hay, analizamos juntos con el equipo por qué sucedió.

Flowlu ayudó al equipo de SheSaidYes a mejorar el proceso de cumplimiento de pedidos y organizar eficientemente la interacción entre los departamentos. La automatización de procesos de Flowlu ha ayudado a aumentar el nivel de servicio al cliente y ahorrar tiempo tanto para gerentes como para empleados.