Descubra cómo Nord Cranes Systems tomó el control de sus proyectos, optimizó los flujos de trabajo y logró notables mejoras en la satisfacción del cliente integrando Flowlu en sus procesos cotidianos.

Antecedentes

Nord Cranes Systems es una empresa especializada en la fabricación y modernización de grúas industriales. Además, ofrece una amplia gama de servicios, como consultoría técnica, instalación y desmontaje de maquinaria y reparación de diversos equipos de elevación. La empresa cuenta con un equipo de 20 empleados cualificados. Su clientela está formada principalmente por empresas de los sectores de la industria pesada, la energía y la fabricación.

Fundada en 2016, Nord Cranes Systems ha superado varios retos a lo largo de los años. Entre ellos, lidiar con el impacto de los factores ambientales y operativos externos en la vida útil y la funcionalidad de sus equipos. Además, la empresa se ha topado con dificultades para cumplir plazos y calendarios estrictos. Un obstáculo importante ha sido la contratación de personal altamente cualificado para satisfacer sus necesidades especializadas.

Antes de Flowlu

Originalmente, Nord Cranes Systems empleaba cuatro métodos principales para la gestión de la información y la colaboración en equipo:

• MS Excel.
• Almacenamiento en la nube.
• Redmine.
• Correo electrónico.

Sin embargo, este enfoque provocó varios problemas, como la pérdida de información, que los clientes no recibieran información a tiempo, que se dedicara demasiado tiempo a tareas rutinarias y la ausencia de un estándar uniforme para las operaciones.

Para hacer frente a estos retos, Nord Cranes Systems empezó a buscar un software completo que pudiera integrar todas sus operaciones esenciales. A pesar de una búsqueda exhaustiva, a la empresa le resultó difícil encontrar un único sistema que satisficiera todas sus necesidades específicas.

Evaluación

Durante su búsqueda de un software de gestión empresarial adecuado, Nord Cranes Systems hizo hincapié en la necesidad de un sistema que centralizara la gestión de clientes y el seguimiento de proyectos de una forma fácilmente accesible. El director de la empresa, Artur Gotlijevskij, participó activamente en el proceso de selección. Al principio, conocieron Flowlu a través de Facebook. Flowlu es una plataforma todo en uno para la gestión empresarial, la comunicación en equipo y la automatización del flujo de trabajo.

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Implementación y resultados

Tras completar la formación, el equipo de Nord Cranes Systems adoptó rápidamente Flowlu y lo integró en su flujo de trabajo diario. Empezaron a iniciar todos los proyectos nuevos con Flowlu, mientras que concluían los proyectos en curso con sus métodos anteriores.

La implantación de Flowlu supuso una transformación notable: obtuvieron un control total sobre sus proyectos, vieron cómo se reducía el tiempo dedicado a determinadas tareas y experimentaron una mejora significativa en la calidad del servicio al cliente. Algunos procesos esenciales se hicieron entre 2 y 4 veces más rápidos. Esta aceleración se consiguió gracias a la automatización de tareas repetitivas y a la mayor visibilidad del progreso de los proyectos.

Principalmente, el equipo utiliza CRM, herramientas de generación de informes y funciones de gestión de proyectos. La utilización de las reglas de automatización de Flowlu ayudó a minimizar los errores y optimizar la eficacia del trabajo.

Las reglas de automatización de Flowlu son un conjunto de disparadores y acciones predefinidos, diseñados para agilizar los flujos de trabajo y ayudar a los equipos a ahorrar tiempo. Estas reglas automatizan las tareas rutinarias, reducen la intervención manual y mejoran la coherencia de las operaciones. Pueden personalizarse para adaptarse a las distintas necesidades y procesos empresariales.

Las principales características de las reglas de automatización de Flowlu incluyen:

• Automatización del flujo de trabajo: Agilización de los procesos de gestión de proyectos mediante la actualización automática de tareas, el envío de notificaciones para eventos importantes o el cambio de estado de los proyectos.
• Automatización del correo electrónico: Envío automático de correos electrónicos para el seguimiento de clientes, actualizaciones de proyectos o recordatorios, basándose en condiciones predefinidas.
• Asignación de tareas: Asignación automática de tareas a los miembros del equipo en función de criterios específicos o de la carga de trabajo.
• Automatización de la entrada y actualización de datos: Garantizar que los datos del cliente o del proyecto se actualizan automáticamente en todo el sistema cuando se producen cambios.

Las reglas de automatización ayudan a reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, lo que permite a los equipos centrarse más en los aspectos críticos de su trabajo. Esta eficacia diferenció a Nord Cranes Systems de sus competidores, ya que sus interacciones con los clientes pasaron a ser rápidas y de alta calidad.

Otra función de Flowlu, el portal del cliente, resultó especialmente beneficiosa, ya que permitió a los clientes de la empresa seguir el progreso de sus proyectos en curso, incluidos los hitos, las tareas y las actualizaciones de estado, sin necesidad de ponerse en contacto constantemente con la empresa para recibir actualizaciones.

El portal de clientes de Flowlu es una ubicación centralizada para compartir documentos importantes, facturas y contratos, garantizando que ambas partes tengan acceso a la información necesaria. Permite la comunicación directa entre los clientes y su equipo, facilitando conversaciones más claras y eficientes. Además, el portal se puede personalizar para que refleje la marca de la empresa, lo que proporciona a los clientes una experiencia coherente y profesional.

Cuando preguntamos a Artur, director de la empresa, qué recomendaría a otros usuarios de Flowlu, nos sugirió que intentaran integrar y utilizar al máximo las capacidades de la plataforma. Hizo hincapié en la importancia de explorar todas las funciones, desde la gestión de proyectos hasta la gestión de las relaciones con los clientes, para garantizar que las empresas puedan aprovechar el software para lograr la máxima eficiencia y eficacia en sus operaciones.

Conclusión

• Flowlu proporcionó a Nord Cranes Systems un eje centralizado para la gestión de sus proyectos y tareas, permitiéndoles obtener un control total sobre sus flujos de trabajo, realizar un seguimiento del progreso e identificar posibles obstáculos con prontitud.
• Al agilizar sus procesos y automatizar las tareas rutinarias, Nord Cranes Systems experimentó una mejora de la eficiencia y consiguió una plantilla más productiva.
• Las herramientas de comunicación y colaboración centralizadas de Flowlu permitieron a Nord Cranes Systems mantener una comunicación transparente con sus clientes, mantenerlos informados sobre el progreso del proyecto y abordar sus preocupaciones con prontitud.

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