CRM vs. Folhas de cálculo: Principais diferenças e benefícios

Kristen Chung

Escritor

27 de maio de 2022

12 min read

Inúmeras pequenas empresas têm dependido há muito tempo de planilhas para gerenciar suas relações e interações com clientes. No entanto, à medida que o tempo passa e a tecnologia digital avança, novas soluções de gestão empresarial, como softwares de CRM, surgem.

Neste post, vamos examinar as principais diferenças entre planilhas e ferramentas mais complexas como o CRM, além de explorar quem poderia se beneficiar de uma solução de gestão de clientes como essa.

Por Que É Difícil Dizer Adeus às Planilhas

Devido à familiaridade de muitos de nós com as planilhas, pode parecer que esta é a ferramenta mais conveniente, e sua capacidade é suficiente para lidar com as operações das PMEs. Sem dúvida, as planilhas têm suas próprias vantagens:

• É uma solução fácil de navegar, clara para todos que têm experiência com um computador.
• As planilhas permitem recalcular facilmente as fórmulas uma vez que os dados foram atualizados, o que facilita a organização e análise das informações.
• Elas são baratas ou não requerem custos especiais (se estamos falando, por exemplo, de planilhas do Google).

No entanto, vale mencionar que habilidades avançadas em planilhas, como no Microsoft Excel, não são comuns, e poucas pessoas hoje são verdadeiras especialistas em gestão de planilhas. Como resultado, erros podem ocorrer frequentemente ao inserir fórmulas nas planilhas.

Os problemas com planilhas que você costumava resolver se tornam desafiadores quando os objetivos da sua empresa e o seu negócio se expandem. Por exemplo, seus colegas de equipe podem sobrescrever acidentalmente uma fórmula. Alternativamente, você pode precisar alterar informações sobre um cliente em várias planilhas, o que consome muito tempo. Sem mencionar que, embora as células de planilhas sejam configuráveis, familiares e capazes de armazenar uma grande quantidade de dados, elas eventualmente se tornam pesadas para a gestão de dados.

Em algum momento, você pode notar que passa horas navegando por centenas, senão milhares de linhas e colunas todos os dias. A interface amigável do CRM, por outro lado, apresenta informações de maneira mais clara, facilitando o estudo e a conclusão.

Vamos examinar mais de perto o CRM em comparação com as planilhas para identificar as principais diferenças e benefícios.

O Que É CRM?

Vamos começar com o básico e definir o que é um CRM. CRM significa gestão de relacionamento com o cliente. Esse software fornece ferramentas para construir e otimizar seus relacionamentos com prospects e clientes. O CRM mantém informações do cliente, envia notificações para lembrá-lo de tarefas futuras e protege a base de clientes de exclusão acidental. Como resultado, ao utilizar o CRM, você pode elevar sua interação com o cliente e garantir a satisfação do consumidor com sua empresa.

11 Razões para Mudar das Planilhas para o CRM

Os CRMs podem ser representados como um conjunto de tabelas interconectadas para entrada de dados com uma UI limpa. Eles facilitam a coleta de dados e a busca por informações. Mas qual é a principal diferença entre um CRM e uma planilha? O CRM tem uma vantagem significativa sobre as planilhas devido à sua versatilidade. Vamos dar uma olhada no que seu software de CRM pode ajudá-lo a alcançar.

1. Manter Tudo em Um Lugar

A interface do CRM permite operar a partir de uma única janela. Sem um CRM, você se encontrará trabalhando em muitas planilhas ao mesmo tempo, duplicando dados e desperdiçando muitos recursos. O CRM oferece um local centralizado onde todos os dados estão conectados e clicáveis, facilitando a obtenção das informações desejadas.

2. Proteger Sua Base de Clientes e Dados

Você pode se dar ao luxo de manter os dados abertos se operar em uma pequena equipe e confiar plenamente em cada membro. No entanto, no mundo atual de trabalho remoto e terceirização de funcionários, proteger as operações da sua empresa é crítico. As planilhas também são um instrumento extremamente confiável em termos de segurança.

Para começar, fórmulas podem ser corrompidas por erro humano e só podem ser reparadas para modificações recentes, tornando difícil determinar a causa raiz. Em segundo lugar, planilhas podem ser copiadas, compartilhadas e até excluídas por qualquer pessoa. Usando um CRM, você pode ajustar privilégios de acesso e rastrear o histórico completo de atividades. O Flowlu, por exemplo, oferece uma Lixeira da qual praticamente qualquer dado pode ser facilmente recuperado.

3. Acompanhar Todas as Interações com o Cliente

O registro do cliente compreende um histórico cronológico completo de comunicação, incluindo demonstrações de produtos, conversas telefônicas e e-mails, entre outros. Isso é especialmente útil se um vendedor ficar doente ou decidir sair, passando todas as suas oportunidades atuais para outro vendedor.

Com esse conhecimento vital, o novo responsável poderá continuar nutrindo o prospect em direção à venda sem interrupções. Trabalhar com clientes não dependerá mais de uma única pessoa. Além disso, todas as informações necessárias serão mantidas com segurança em um único hub acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

4. Planejar Suas Atividades

Geralmente, o software de CRM não se limita a rastrear contatos e gerenciar oportunidades, e também inclui ferramentas para planejamento de tarefas. Isso é destinado a ajudar os usuários a reduzir ações manuais. Por exemplo, você tem o número de telefone de um novo cliente e planeja contatá-lo novamente em uma semana. Você pode definir uma tarefa para não esquecer da ligação futura.

5. Capturar Solicitações Automaticamente

Você pode coletar todas as informações dos seus clientes em um só lugar e acompanhar as solicitações de trabalho em todos os canais, como e-mails, ligações telefônicas ou formulários incorporados ao site. Como resultado, nenhuma solicitação do cliente será ignorada. Com o CRM, você poderá responder às consultas de entrada mais rapidamente, aumentando a receita da sua empresa.

6. Anexar Arquivos

Você pode anexar qualquer arquivo ao registro de um cliente ou oportunidade no CRM. Faça upload de scripts de chamadas, ilustrações, documentos ou qualquer outra informação para fácil acesso.

7. Calcular Dados

O CRM usa fórmulas para realizar cálculos necessários (muito como o Excel) e exibe os resultados no registro apropriado. As fórmulas podem ser rapidamente alteradas, mas o acesso a elas será claramente especificado, e ninguém poderá acidentalmente prejudicar os cálculos.

8. Trabalhar Remotamente

Se você mantém planilhas em PCs de escritório, o funcionário não poderá resolver rapidamente o problema assim que sair do escritório. Mesmo que o acesso online ao Google Sheets esteja habilitado, usá-los a partir de um dispositivo móvel nem sempre é simples. O CRM normalmente inclui aplicativos móveis adaptados para tais casos de trabalho remoto.

9. Colaborar Facilmente Com Sua Equipe

Não há necessidade de passar pela planilha em busca de comentários e anotações, pois o CRM geralmente oferece um chat amigável com conversas privadas e em grupo. Você também pode deixar comentários diretamente na conta do cliente no CRM.

10. Obter Insights com Relatórios

Para armazenar dados em uma planilha, você precisa padronizar a entrada de dados e até buscar a ajuda de um colega de equipe conhecedor de tecnologia para ajudá-lo a criar relatórios e gráficos visuais. E com o CRM, você pode acessar relatórios em sua conta com apenas alguns cliques e sem assistência técnica alguma. Todas as informações são atualizadas em tempo real e podem ser facilmente filtradas.

11. Obter Suporte Conforme Necessário

Como regra, você pode sempre pedir ajuda e obter conselhos ou orientações relevantes de uma pessoa real se estiver enfrentando problemas ou tiver dúvidas sobre como usar o CRM. Ao lidar com planilhas, você precisará fazer sua própria pesquisa e gastar tempo selecionando a fonte certa.

Checklist: Você Se Beneficiará do Uso de CRM?

As planilhas têm dois grandes benefícios: podem ser gratuitas (Google Sheets) e são extremamente fáceis de usar para gerenciamento de dados. Estas são razões válidas, especialmente para uma pequena empresa ou startup. Um CRM, por outro lado, pode ser gratuito como uma planilha, ou requerer uma pequena taxa, mas os benefícios de adotar um CRM podem ajudá-lo significativamente a crescer seu negócio e aumentar a produtividade da equipe.

Responda a algumas perguntas breves neste checklist para ver se você precisa de um CRM. Criamos baseado nas experiências dos nossos usuários, feedback dos clientes e nossas próprias observações dentro da equipe da Flowlu.

• Você lida com muitas ligações, e-mails e mensagens todos os dias.
• Você está interessado em reter clientes e quer convertê-los em clientes recorrentes.
• Você tem diferentes categorias de clientes (por exemplo, VIP ou de longo prazo) com os quais precisa trabalhar de maneira especial.
• Você tem uma equipe de mais de 3 pessoas e gostaria de configurar diferentes direitos de acesso ao banco de dados e dados dos clientes.
• Você precisa de relatórios para analisar o trabalho dos gerentes ou rastrear em quais etapas do funil os clientes desistem.
• A segurança e a proteção da sua base de clientes são importantes para você.
• Você tem concorrentes no mercado, você não é um fornecedor único.

Se você concorda com mais de três afirmações, deve considerar a implementação de um CRM. Mas se você é um empreendedor individual ou uma microempresa com apenas dois funcionários, e não precisa manter um banco de dados, pois os clientes vêm até você regularmente (por exemplo, se você possui uma pequena mercearia), então o CRM pode ser redundante para o seu negócio.

Conclusão

Vamos resumir os principais problemas que um CRM pode resolver.

• O CRM alivia preocupações com segurança e confidencialidade dos dados.
• O CRM ajuda a construir relacionamentos sólidos com seus clientes.
• O software de CRM ajuda a automatizar suas operações diárias e reduzir o trabalho manual.
• O CRM também torna os processos mais transparentes, fornecendo aos supervisores uma visão geral das realizações da equipe de vendas e mantendo a equipe responsável.

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