O que é um software de base de dados CRM na gestão das relações com os clientes

Kelly Richardson

Copywriter

8 de setembro de 2023

17 min read

Se você está lendo este artigo, provavelmente sabe o que é um CRM. É uma ferramenta amplamente utilizada para construir fortes relações com clientes e garantir sua retenção. Estranhamente, sempre esquecemos do núcleo de um CRM — os dados dentro dele.

Construir e automatizar um banco de dados de CRM é meio caminho andado para o sucesso, pois ajuda a coletar, armazenar e organizar facilmente todos os detalhes importantes sobre leads e clientes. Especialmente no mundo de hoje, onde a colaboração omni-channel significa tudo e todos os dados estão descentralizados e localizados em muitas aplicações diferentes, armazená-los em um único lugar é vital.

No artigo de hoje, explicamos como definir um banco de dados de CRM, seus benefícios e exemplos do melhor software de banco de dados.

Explicação do Banco de Dados CRM

O banco de dados CRM (ou db CRM) é uma simples mistura de um sistema de gestão de relacionamento com o cliente e um banco de dados. Quando eles se unem, você pode gerenciar clientes e leads de maneira simples, com acesso rápido a todos os dados relacionados.

Além disso, além do simples armazenamento de informações de contato, um banco de dados CRM lida com registros de atividades relacionados a cada cliente. Isso significa que você pode rastrear quando foi a última interação, que tipo de interação foi (e-mail, chamada, SMS, etc.) e qual gerente contatou essa pessoa.

Bancos de dados CRM são úteis quando se trata de empresas que começam com 5 ou mais funcionários. Vendedores, gerentes de marketing, contadores e outros funcionários precisam ter acesso rápido às informações sobre os clientes para fornecer os melhores serviços. Quando você precisa passar por várias aplicações para encontrar todos os detalhes de um projeto relacionado ao cliente, isso é um grande problema.

Dados organizados corretamente são o núcleo de todas as automações de vendas e marketing. Se você não pode segmentar seus leads e clientes, como pode identificar propriedades para criar campanhas direcionadas ou construir pipelines automatizados de CRM?

Por Que Você Precisa de Um?

Bancos de dados podem ser criados em muitos tipos de software, não apenas em um CRM. De qualquer forma, um sistema CRM torna muito mais fácil coletar e centralizar dados. Por que isso e por que você precisa de um db CRM?

Nos casos mais comuns, os bancos de dados de gestão de relacionamento com o cliente cobrem as seguintes necessidades:

Gerenciamento de Leads e Clientes

CRMs alimentados por banco de dados podem ajudar a segmentar facilmente tanto leads quanto clientes já existentes. Uma vez que suas informações de contato chegam ao seu software, eles podem ser identificados como leads frios, mornos ou quentes, com base nos critérios retirados do banco de dados. Quando o contato é direcionado e tem prioridade, os gerentes saberão onde contatar essa pessoa e se uma chamada ou e-mail precisa ser feito com urgência.

Automações de Vendas e Marketing

Como mencionado anteriormente, CRM é uma ferramenta não apenas para vendedores. Outros departamentos da empresa também podem usá-lo: profissionais de marketing, analistas, contadores, gerentes de comunidade e muitos outros acham o CRM um sistema muito útil para analisar dados. Quando todas as informações relacionadas ao cliente estão em um só lugar com ferramentas de gestão de clientes e automação, você pode facilmente otimizar tanto as vendas quanto o marketing. Isso inclui linhas do tempo de comunicação para gerentes, lembretes por e-mail, faturamento e campanhas de marketing por e-mail, entre muitas outras tarefas repetitivas.

Análise do Pipeline de Vendas

Como sua equipe de vendas está se saindo? Sabemos que todo chefe se faz essa pergunta. Bancos de dados permitem que as equipes construam seus relatórios com base nos dados reais obtidos dos clientes. Quando combinado com ferramentas de CRM, como pipelines, você pode entender facilmente quantos por cento dos clientes alcançaram a etapa final. Também ajuda a analisar as razões de sucesso e fracasso nas negociações de vendas.

Registro de Interações

Se você quer transformar leads em clientes e reter clientes já existentes, você precisa construir uma estratégia de comunicação. Ninguém quer receber mensagens suas todos os dias. Se você nunca usou um CRM baseado em banco de dados, provavelmente enfrentou o problema de não saber quando enviou a última mensagem para um cliente específico. Não é um problema se você pode ver os registros de interação para cada cliente. Um banco de dados ajudará você a ver quando foi a última chamada ou e-mail e rastrear se foi aberto.

Histórico de Pagamentos

Não importa se você está fornecendo produtos ou serviços, seu negócio visa lucrar de qualquer forma. Então, você precisa não apenas analisar e se comunicar com os clientes, mas também rastrear seus pagamentos e enviar notificações pontuais aos clientes se ainda estiver esperando por seus pagamentos. Isso funciona até para organizações sem fins lucrativos que precisam acompanhar doações. Quando seu CRM está relacionado a aplicações de gestão financeira, o CRM de banco de dados é uma solução de primeira linha.

Benefícios de um Banco de Dados CRM

Bem, agora entendemos o que um banco de dados pode fazer para impulsionar relacionamentos com clientes, mas como exatamente isso beneficia toda a empresa ou cada departamento?

Manterá as informações de contato "limpas"

Todos nós enfrentamos o problema de não conseguir encontrar o contato que precisamos. Ou você precisa encontrar alguns contatos parecidos, mas ainda assim não consegue gerenciar isso. Bancos de dados sempre vêm com filtros, tags e segmentos, para que você possa facilmente classificá-los por nomes, estágios do pipeline, data do último contato e outras propriedades.

Todas as informações armazenadas em um só lugar

Ninguém quer alternar entre diferentes aplicativos para fazer uma ligação, enviar um e-mail, contatar clientes por mensageiros ou procurar outra maneira de alcançar o cliente. A comunicação a partir de um só lugar é muito melhor porque economiza tempo e também ajuda a se manter informado sobre os detalhes da comunicação anterior com essa pessoa. Às vezes acontece que vários gerentes estão relacionados ao cliente, então, em vez de perguntar aos colegas por detalhes, eles podem simplesmente encontrá-los no registro de atividades.

Relatórios ao vivo

Com base nos dados recebidos dos clientes e depois processados com uma ferramenta CRM, os gerentes podem acompanhar a comunicação através de painéis de controle. Quantas receitas foram recebidas para um projeto específico e quantas negociações de vendas foram fechadas? Painéis de controle em tempo real vão livrar você de relatórios e cálculos intermináveis.

Gerenciamento de dados automatizado

Preencher todos os dados manualmente é uma perda total de tempo. Por que não confiar na entrada de dados automatizada? O CRM de banco de dados possui todos os recursos para registrar automaticamente todos os detalhes da comunicação, bem como capturar automaticamente informações de contato de leads por meio de formulários web.

Comunicação contínua

Todos nós entendemos que é mais fácil se comunicar com clientes quando você tem um software CRM. Mas e se dissermos que isso também impulsiona a comunicação interna entre os departamentos? Já que tudo está armazenado em um só lugar e todo o pessoal (ou não todo, porque os sistemas CRM têm direitos de acesso flexíveis) tem acesso a contatos e seus detalhes, não haverá lacunas de comunicação. Chats integrados podem até lidar com o compartilhamento de documentos, então seus colegas de equipe não precisam gastar tempo procurando documentos pelo sistema inteiro.

Tipos de Sistemas de Banco de Dados de Gestão de Relacionamento com o Cliente

Os sistemas de CRM de banco de dados têm muitos tipos diferentes. Em geral, usamos dois parâmetros para definir o tipo de aplicativo de banco de dados: como os dados são classificados e onde os dados são armazenados.

Vamos começar com o armazenamento de dados. Com base nessa variável, definimos três tipos de sistemas:

Código aberto

O software de código aberto está disponível para todos baixarem, mas depois uma empresa armazena esse software em seus próprios servidores. Este tipo é uma boa opção para todas as empresas que precisam personalizar o aplicativo para melhor atender às suas necessidades. Também garante melhor segurança dos dados comerciais, já que todas as informações estão localizadas em seus próprios servidores.

De qualquer forma, esses sistemas têm suas próprias desvantagens. Por exemplo, a maioria deles tem recursos muito básicos, e você precisa personalizar o software para corresponder ao seu negócio. Isso exige tempo, dinheiro e desenvolvedores para trabalhar na melhoria do sistema.

No local

Este é o tipo mais caro de software CRM. Está sempre localizado nos servidores da empresa e requer pessoal para manter o trabalho de tal sistema. Claro, também é a opção mais rica em recursos, mas geralmente se adapta a grandes empresas, que podem encontrar uma boa opção de CRM no mercado. Além da personalização, este tipo de sistema é a melhor opção se você quiser garantir a segurança de ponta para os bancos de dados de seus clientes.

Baseado na nuvem

Para empresas que estão procurando uma solução abrangente e querem começar a trabalhar com um CRM imediatamente, a melhor opção são os sistemas baseados na nuvem, como o Flowlu. Você não precisa baixá-lo e usar seu armazenamento de dados para manter todas as informações, já que tudo está localizado nos servidores em nuvem de um provedor de CRM. Se você acha que isso pode levar a vazamentos de dados, deixe-nos acalmá-lo. Tais sistemas têm um alto nível de proteção. Além disso, você não precisa ter sua própria equipe de TI para manter servidores e comprar hardware para armazenar tudo. Soluções baseadas na nuvem cuidam de todas as questões técnicas para você.

Além disso, CRMs baseados na nuvem geralmente trabalham no modelo SaaS, o que garante a entrega rápida de atualizações e melhorias para os sistemas, bem como correções rápidas de bugs e suporte ao cliente.

Eles também podem ser personalizados. Comumente, tais sistemas podem fornecer a você um gerente de conta e até mesmo desenvolvedores às vezes para executar serviços de implementação para melhor atender às suas necessidades ou criar novos recursos exatamente para sua empresa.

Mas se definirmos tipos de bancos de dados de gestão de relacionamento com o cliente com base em como os dados são classificados, temos mais 3 tipos de CRM a considerar:

Operacional

Este tipo é principalmente voltado para ajudar as equipes de vendas, marketing, suporte e análise a se saírem melhor e se comunicarem com os clientes mais rapidamente. Por exemplo, uma equipe de suporte pode executar um sistema de tickets por meio de um CRM operacional. Este tipo de software também se refere a diferentes automações para fornecer pipelines de vendas e marketing suaves.

Analítico

O CRM analítico obviamente está relacionado à análise. Ajuda as empresas a entender quais estágios dos pipelines estão se saindo pior e o que precisa ser feito para melhorá-los. Em sistemas CRM tudo-em-um, como o Flowlu, os painéis de controle podem ajudá-lo a observar e analisar a situação geral do seu negócio: finanças, pipelines de vendas, retenção de clientes e muitos outros possíveis pontos de crescimento.

Colaborativo

E por último, mas não menos importante, temos os CRMs colaborativos. Como afirmado, ele fornece uma colaboração suave entre diferentes departamentos que estão trabalhando com clientes. Em vez de usar aplicativos externos de compartilhamento de arquivos e mensageiros para se comunicar, o CRM colaborativo oferece chats integrados e armazenamento de dados, para que qualquer departamento possa ter acesso a ele.

Melhores Exemplos de Software de Banco de Dados CRM

Bem, agora você sabe o que é um banco de dados CRM, seus tipos e benefícios. Agora é hora de considerar qual escolher. Claro, existem muitos no mercado, mas vamos mostrar as melhores opções adequadas para empresas de todos os tamanhos e necessidades.

Flowlu

Flowlu é uma escolha perfeita se você precisa de um sistema tudo-em-um com um banco de dados poderoso. Entre informações de contato simples, você pode criar campos e listas personalizados para classificar contatos, negócios de vendas, projetos, etc., com base em seus valores personalizados. Quase cada módulo no Flowlu pode realizar ações manuais automaticamente com base nas regras que você define, então você pode não se preocupar com a entrada de dados ou desempenho geral.

Flowlu combina quatro tipos de banco de dados CRM: operacional, analítico, colaborativo e baseado na nuvem. Isso faz do Flowlu a melhor escolha para todas as pequenas e médias empresas de diferentes indústrias que precisam converter leads em clientes, retê-los e faturá-los, bem como manter e analisar todos os dados dentro de um CRM.

Hubspot

Hubspot é uma boa opção se você precisa armazenar uma grande quantidade de dados. Assim como o Flowlu, ele pode ser integrado com mais de 1.000 aplicativos para transferir facilmente dados entre eles, o que torna o Hubspot um dos bancos de dados CRM mais flexíveis disponíveis no mercado.

Zoho

Zoho oferece ferramentas intuitivas e fáceis de usar adequadas para aqueles que acabaram de iniciar sua jornada CRM. Ajuda não apenas a construir um banco de dados, mas também a automatizá-lo para evitar tarefas repetitivas e construir uma forte colaboração entre equipes.

Salesforce

Salesforce é um dos líderes na indústria de CRM. Não é de admirar, pois oferecem uma ampla gama de ferramentas para gerenciar, colaborar e analisar o desempenho das vendas. Principalmente adequado para equipes que precisam de ferramentas avançadas de CRM, o Salesforce possui um onboarding muito esclarecedor para integrar-se rapidamente ao sistema, mesmo que você não tenha experiência.

Mantenha Seus Dados Organizados Com um Banco de Dados CRM

Não é apenas um software CRM que impulsiona seu negócio, mas as ferramentas dentro dele! CRM alimentado por banco de dados ajuda não apenas a armazenar e organizar informações, mas também a otimizar todos os processos de negócios, desde a colaboração direta com clientes até marketing e análise.

Use bancos de dados, encontre algo comum em seus clientes, segmente-os, construa automações de vendas e marketing poderosas e tome decisões sábias baseadas em dados e estatísticas, em vez de ações cegas.