Um guia completo para a correspondência de 3 vias
- O que é a Conferência em Três Vias em Contas a Pagar?
- Por que Documentos Diferentes Devem Ser Preparados por Pessoas Diferentes?
- Como Funciona a Conferência em Três Vias?
- Exemplos Práticos do Processo de Conferência em Três Vias
- O que é Conferência em Duas Vias e Quatro Vias?
- Vantagens e Desvantagens da Conferência em Três Vias para Empresas
- Automatizando a Conferência em Três Vias
- Riscos da Conferência Manual versus Conferência Automatizada
- Benefícios da Automação da Conferência em Três Vias
- Conclusão
Os profissionais de AP ou Contas a Pagar desempenham um papel crucial nas empresas, evitando problemas ao monitorar e validar cuidadosamente se uma determinada fatura a ser paga existe nos registros da empresa e se há documentos que respaldam o pagamento.
Ouça isso: um relatório da Pesquisa de Fraude e Controle de Pagamentos AFP 2024 indica que 80% das organizações foram vítimas de ataques ou tentativas de fraude de pagamento em 2023. Com esse índice massivo, não é surpresa que cibercriminosos e fraudadores continuamente visem empresas com processos de AP frágeis. É por isso que é fundamental que as empresas examinem a legitimidade das contas a pagar e das faturas por meio de uma técnica chamada conferência em três vias.
Sente-se, pegue suas anotações e vamos falar sobre tudo o que você precisa saber sobre a conferência em três vias, como ela ajuda sua empresa, sua automação e exemplos de suas aplicações práticas em um cenário de negócios real.
O que é a Conferência em Três Vias em Contas a Pagar?
Como um processo de conferência de faturas de AP, a conferência em três vias compara uma fatura com seu pedido de compra (PO) e o recibo de mercadoria. Isso ajuda a determinar se uma fatura é uma transação legítima e deve ser processada para pagamento pelo responsável pelo AP.
Esse processo de verificação cruzada valida a legitimidade da transação em relação ao produto, quantidade solicitada, preço unitário, condições de pagamento, taxas de entrega e detalhes bancários. Para muitas empresas, os detalhes bancários estão incluídos na fatura e no pedido de compra para verificar se os dados de pagamento estão corretos e o pagamento é feito ao fornecedor correto.
A conferência em três vias ajuda a garantir que todos os três documentos reflitam as mesmas informações, tornando-os prontos para o responsável pelo AP pagar total ou parcialmente.
Você precisa que os três documentos—fatura, pedido de compra e recibo de entrega—sejam preparados por pessoas diferentes e independentes para que esse processo seja eficaz.
Por que Documentos Diferentes Devem Ser Preparados por Pessoas Diferentes?
Em um ambiente corporativo, esses três documentos são normalmente preparados por diferentes departamentos e indivíduos; no entanto, isso pode não ser verdade para pequenas e médias empresas, o que pode ser um erro financeiro crítico.
A importância de delegar a criação de pedidos de compra e recibos de entrega, realizar a conferência em três vias e processar pagamentos reside em um conceito simples: conflito de interesses.
Quando um único funcionário é responsável por fazer pedidos, processar pagamentos e recebê-los, os interesses pessoais podem influenciar o julgamento e as ações desse funcionário. Isso aumenta o risco de fraude e roubo, como esquemas de suborno, fraudes de faturamento, cobranças excessivas ou manipulação de pagamentos.
Como Funciona a Conferência em Três Vias?
Como um processo de verificação de pagamento, a conferência em três vias envolve vários documentos e partes interessadas para garantir a independência. Quando um desses documentos não corresponde ou quando uma pessoa prepara dois ou mais documentos, a gestão deve agir rapidamente para descartar possíveis fraudes.
Documentos da conferência em três vias
- Fatura: Um documento que inicia o processo de conferência em três vias. Inicia a solicitação de pagamento do fornecedor ou prestador de serviços pelos bens ou serviços adquiridos, seja em parte ou no todo.
- Pedido de compra: Um documento que contém os detalhes finais do pedido do comprador ao fornecedor. Inclui a descrição completa e especificações, o valor, o número de itens, taxas de entrega e os dados bancários do fornecedor. Também pode incluir cláusulas de penalidade para atrasos ou entregas incorretas.
- Recibo de entrega ou de mercadorias: Dependendo dos termos da compra, este documento confirma que o comprador recebeu ou reconheceu o envio das mercadorias.
Para um PO com termos de pagamento na entrega, uma conferência em três vias deve ser usada para examinar o recibo de entrega com o PO e a fatura.
Para um PO com termos de pagamento no envio, uma conferência em três vias deve ser feita para examinar o conhecimento de embarque com o PO e a fatura. Isso normalmente ocorre para pedidos internacionais que exigem envio por via aérea ou carga.
Ferramentas como Flowlu simplificam o gerenciamento de documentos por meio de seu construtor de documentos, permitindo que empresas criem e personalizem facilmente faturas, pedidos de compra, recibos de entrega ou qualquer outro tipo de documento necessário para processos como a conferência em três vias. Isso garante consistência, precisão e formato profissional em toda a documentação financeira e operacional.
Partes Interessadas na Conferência em Três Vias
| PARTE INTERESSADA | DEPARTAMENTO/AFILIAÇÃO | FUNÇÃO NO PROCESSO DE CONFERÊNCIA EM TRÊS VIAS |
| Fornecedor |
Parte Externa |
Inicia o processo de conferência em três vias emitindo uma fatura para solicitar pagamento pelos bens entregues ou serviços prestados. |
|
Responsável pelo AP |
Departamento de Contabilidade |
Realiza a conferência em três vias examinando os documentos relevantes para verificar a validade e a correção da fatura. Em seguida, processa a solicitação de pagamento. |
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Responsável por compras |
Departamento de Compras |
Responsável por buscar fornecedores e criar pedidos de compra. |
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Responsável pelo gerenciamento de materiais |
Departamento de Materiais |
Responsável por receber os itens solicitados e verificá-los com o PO ao recebê-los. |
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Responsável pelo pagamento |
Departamento Financeiro |
Processa o pagamento ao fornecedor por transferência bancária, cheque ou dinheiro. |
Exemplos Práticos do Processo de Conferência em Três Vias
Considere a seguinte situação que ilustra o processo de conferência em três vias:
A Empresa ABC está no setor de fabricação de açúcar e busca um fornecedor internacional de peças de rolamento de moinhos para a temporada de manutenção fora do período de moagem. O termo do pedido de compra é pagamento na entrega.
- Etapa 1: O departamento relevante da Empresa ABC que necessita das peças de rolamento deve solicitar a compra dos itens ao departamento de compras por meio de um formulário de requisição de materiais.
- Etapa 2: O departamento de compras recebe o formulário de requisição de materiais, busca fornecedores internacionais que possam fornecer as especificações corretas do rolamento e emite um pedido de compra (PO) para confirmar o pedido. O departamento de compras fornece ao fornecedor uma cópia do PO, com cópias também enviadas ao departamento de contabilidade.
- Etapa 3: O fornecedor despacha as mercadorias.
- Etapa 4: O departamento de materiais recebe as mercadorias, verifica as especificações com o PO, aceita a entrega e emite um recibo de entrega.
- Etapa 5: O fornecedor ou prestador de serviços emite uma fatura para solicitar o pagamento pelas peças de rolamento.
- Etapa 6: O responsável pelo AP da Empresa ABC verifica todos os documentos relevantes por meio da conferência em três vias (fatura, PO e recibo de entrega) para confirmar se todas as informações correspondem.
- Etapa 7: Quando o responsável pelo AP não encontra problemas nos documentos, solicita o pagamento da fatura, anexando todos os documentos relevantes.
- Etapa 8: O departamento financeiro processa o pagamento ao fornecedor. A transação é concluída.
O que é Conferência em Duas Vias e Quatro Vias?
A Conferência em Duas Vias
Um processo de conferência em duas vias envolve apenas a fatura e o pedido de compra. Geralmente leva menos tempo que outros tipos de conferência e é normalmente utilizado para compras regulares e recorrentes. Requer menos tempo, esforço e recursos do que os processos de conferência em três e quatro vias.
A Conferência em Quatro Vias
O processo de conferência em quatro vias adiciona outra camada de proteção contra fraudes e desperdício de recursos, considerando o relatório de inspeção de qualidade dos itens recebidos pelo responsável de materiais, além da fatura, pedido de compra e recibo de entrega.
Embora não seja necessário para todos os negócios e transações, os proprietários podem optar por utilizar a conferência em quatro vias para materiais ou mercadorias que devem estar sempre em boas condições. Por exemplo, a Empresa ABC pode realizar uma inspeção de controle de qualidade nas peças de rolamento recebidas antes do pagamento para garantir que estão em bom estado, já que peças defeituosas podem causar falhas no processo de moagem do açúcar.
Quando Usar a Conferência em Três Vias?
Embora a conferência em duas vias careça de controle interno e a conferência em quatro vias seja muito trabalhosa e intensiva em recursos para a maioria das empresas, a conferência em três vias utiliza recursos de forma eficiente, fornecendo controles internos suficientes para proteger a empresa de fraudes e cibercriminosos que tentam explorar processos internos frágeis para roubar dinheiro.
Quando os recursos e a documentação estão disponíveis, o uso da conferência em três vias é a maneira mais eficaz e econômica de validar a legitimidade das transações comerciais com fornecedores externos.
Vantagens e Desvantagens da Conferência em Três Vias para Empresas
Vantagens
- Economia de dinheiro: A conferência em três vias garante a precisão do valor e quantidade pagos a um fornecedor, evitando discrepâncias devido à falta de verificação cruzada.
- Melhora o relacionamento entre fornecedores e empresas: A chave para boas relações comerciais é o esforço mútuo para garantir que recursos sejam corretos, pagos e entregues no prazo. A conferência em três vias transmite confiança aos fornecedores e demonstra que a empresa tem controles internos robustos contra fraudes.
- Fortalece protocolos internos contra fraudes: Fraudes no AP são comuns em empresas com documentação e processos internos frágeis. A conferência em três vias ajuda a mitigar esses riscos.
- Facilita auditorias: Com a conferência em três vias, as empresas estão mais preparadas para auditorias internas e externas, garantindo documentação suficiente para validar as operações.
Desvantagens
- Complexidade e intensivo em trabalho: Comparado à conferência em duas vias, o processo em três vias requer mais documentação e inspeções, aumentando o tempo necessário para cada transação.
- Incapacidade de verificar a qualidade dos bens recebidos: O processo em três vias não avalia a qualidade dos bens antes do pagamento.
- Sujeito a erros humanos: Como o processo é complexo, erros como perda de documentos ou leitura incorreta de informações podem ocorrer, especialmente se feito manualmente.
Automatizando a Conferência em Três Vias
Modernizar processos empresariais, como a automação do sistema de AP, permite que as empresas comparem automaticamente faturas, pedidos de compra e recibos de entrega, garantindo detalhes consistentes e processando pagamentos mais rapidamente. Essa automação reduz erros e libera recursos para tarefas mais estratégicas.
O Flowlu oferece ferramentas que ajudam a simplificar processos de AP, como a conferência em três vias, permitindo que você otimize operações e mantenha sua empresa organizada.
Riscos da Conferência Manual versus Conferência Automatizada
Nem todas as empresas possuem recursos suficientes para implementar tecnologias avançadas e evitar processos manuais de conferência. Esses processos manuais expõem os departamentos de contabilidade e finanças a riscos de erros humanos, como a perda de documentos ou a leitura incorreta de valores, o que pode levar a pagamentos excessivos ou prejudicar relações comerciais.
Abaixo estão algumas desvantagens de manter os processos manuais de conferência:
- Perdas financeiras devido a pagamentos excessivos de faturas.
- Perda de confiança com fornecedores e parceiros devido a pagamentos incorretos e erros administrativos frequentes.
- Os processos manuais de conferência em três vias podem ser demorados, resultando em pagamentos atrasados a fornecedores devido ao grande volume de documentos que poderiam ser automatizados.
- Maior frequência de perda ou extravio de documentos físicos.
- Maior pressão sobre os responsáveis pelo AP, que precisam gerenciar um grande volume de dados físicos, realizar pagamentos no prazo e verificar a precisão de todos os documentos, o que pode levar a uma rotatividade mais alta de funcionários.
Embora seja possível corrigir problemas de pagamento excessivo por meio da emissão de uma nota de crédito ou solicitação de reembolso ao fornecedor, existem casos em que os fornecedores ignoram clientes que pagaram valores a mais por engano. Em tais situações, pode ser necessário entrar com uma reclamação legal, o que pode atrasar ainda mais a recuperação, dependendo da gravidade do caso.
Benefícios da Automação da Conferência em Três Vias
Empresas modernas precisam se adaptar às mudanças tecnológicas. Uma maneira de fazer isso é aproveitar a automação para reatribuir recursos humanos a tarefas mais estratégicas, eliminando processos manuais repetitivos, como a conferência em três vias. Vários programas de automação contábil podem executar essa tarefa de forma eficiente.
Ao optar por automatizar o sistema de AP, a empresa pode comparar automaticamente faturas, pedidos de compra e recibos de entrega, garantindo que todos os detalhes sejam consistentes, identificando rapidamente uma fatura válida para pagamento e processando os pagamentos de forma eficiente. Isso reduz as chances de erro humano e acelera os pagamentos aos fornecedores.
Aqui estão alguns benefícios notáveis da automação da conferência em três vias:
- Redução de atrasos nos pagamentos, evitando juros e taxas por inadimplência em contas.
- Possibilidade de aproveitar descontos por pagamento antecipado.
- Pagamentos antecipados e pontuais podem melhorar os termos de negociação com fornecedores.
- Melhora a eficiência operacional, liberando tempo dos profissionais de AP para tarefas mais estratégicas.
A automação não significa necessariamente a substituição de funcionários. Treinar profissionais de AP para lidar com processos automatizados pode eliminar tarefas repetitivas e demoradas, permitindo que eles se concentrem em atividades de maior valor, como gestão de relatórios de vencimento, análise de discrepâncias e melhoria das relações com fornecedores.
Conclusão
Não há uma resposta definitiva sobre qual processo de conferência de faturas é o mais adequado para uma empresa. Dependendo da escala do negócio, recursos disponíveis, apetite ao risco e motivação para manter controles internos eficazes, o uso de processos como a conferência em três vias pode ajudar a reduzir o risco de fraudes e desperdício de recursos que criminosos poderiam explorar em empresas com controles internos fracos.
Adotar a conferência em três vias, especialmente de forma automatizada, pode ajudar a sua empresa a avançar. Isso permite que você utilize seus recursos financeiros, de tempo e humanos de maneira mais eficiente, concentrando-se em atividades que melhorem as operações e o desempenho geral do negócio.
O Flowlu oferece ferramentas que tornam os processos de AP mais simples, com funcionalidades para automatizar tarefas, criar documentos e gerenciar finanças. Com o Flowlu, você pode simplificar a conferência em três vias, manter a documentação precisa e liberar tempo e energia para se concentrar no que realmente importa. É uma maneira prática de se manter organizado e garantir o funcionamento tranquilo da sua empresa.
A correspondência de 3 vias garante que as facturas, as ordens de compra e os recibos de entrega coincidem. Trata-se de uma forma de detetar erros e de detetar qualquer suspeita antes de efetuar os pagamentos. Este processo ajuda a proteger a sua empresa de erros e actividades desonestas.
As pequenas empresas podem beneficiar muito com a correspondência de 3 vias. Mantém as coisas organizadas e ajuda a evitar erros dispendiosos. Mesmo que não tenha uma grande equipa, a utilização de ferramentas que simplificam o processo - como a criação automática de documentos - pode torná-lo gerível sem muito esforço extra.
A automatização da correspondência de 3 vias elimina uma grande parte do trabalho manual. Em vez de verificar tudo à mão, o software pode comparar documentos por si e assinalar tudo o que não corresponda. Poupa tempo, reduz os erros e torna todo o processo menos stressante.
