Controlando as Despesas Empresariais: O Guia Definitivo
- O Que São Despesas Empresariais?
- O Que Acompanhar em Uma Pequena Empresa?
- 9 Benefícios de Acompanhar as Despesas Empresariais
- Como Controlar as Despesas de uma Pequena Empresa – 6 Etapas
- Como Escolher o Melhor Aplicativo para Controle de Despesas Empresariais
- 5 Melhores Ferramentas para Controlar as Despesas da Empresa
- 3 Dicas para Controlar as Despesas da Empresa
- Resumo
Como dono de uma empresa, você está sempre lidando com várias tarefas ao mesmo tempo. E sabe que algumas são mais importantes que outras. Quando se trata de acompanhar o dinheiro que você conquistou com tanto esforço, é importante priorizar isso.
Uma dessas tarefas é manter o controle das despesas do negócio. Ao fazer isso, você garante que estará preparado para a época do imposto de renda — sem falar que estará por dentro do seu fluxo de caixa.
Agora, não precisa ficar nervoso. Você não precisa ter um diploma em contabilidade. Se está buscando saber mais sobre como organizar e gerenciar as despesas de uma pequena empresa, está no lugar certo. É só continuar lendo.
O Que São Despesas Empresariais?
Antes de explicar como acompanhar as despesas da sua pequena empresa, é importante entender o que são despesas empresariais.
A verdade é que despesas empresariais abrangem muitas coisas. Alguns exemplos incluem:
- Materiais de escritório como computadores, papel, canetas e itens semelhantes
- Custos com softwares, incluindo taxas mensais ou anuais das ferramentas SaaS que você usa na sua pequena empresa
- Despesas com marketing, como promoções, construção de marca e anúncios
- Aluguel
- Serviços essenciais: água, energia elétrica e internet
- Custos com pessoal, como salários, remunerações e benefícios dos seus funcionários
- Despesas com viagens, incluindo passagens, hotéis e aluguel de carros para viagens a trabalho
O Que Acompanhar em Uma Pequena Empresa?
Agora que você já sabe o que são despesas empresariais, é hora de começar a acompanhar as despesas da sua empresa.
O primeiro passo é sempre identificá-las para ter uma visão mais clara da saúde financeira do seu negócio. Além disso, isso ajuda você a estar em conformidade com as leis fiscais e a fazer um orçamento mais eficiente.
Algo muito importante no controle de receitas e despesas é identificar as que são dedutíveis no imposto de renda. Caso você não saiba, essas são as despesas que podem ser subtraídas da sua receita total, de acordo com as regras fiscais. Isso geralmente reduz o valor de imposto a pagar e garante que tudo esteja em conformidade.
9 Benefícios de Acompanhar as Despesas Empresariais
A gente sabe que você provavelmente já conhece alguns dos benefícios de acompanhar as despesas da sua empresa, mas queremos garantir que você tenha uma visão clara das principais vantagens.
#1: Mais Precisão
Quando você tem um registro completo das despesas, não só melhora a precisão — como também evita divergências.
#2: Maior Lucratividade
Se você reduz os gastos e otimiza o orçamento, já está aumentando a lucratividade do seu negócio.
#3: Alocação de Recursos Facilitada
Ao manter o controle das despesas, fica muito mais fácil direcionar os recursos para onde eles são mais necessários — seja para bônus dos funcionários, materiais de escritório ou viagens.
#4: Mais Deduções Fiscais
Como dono de negócio, você sabe que deixar tudo para a última hora na hora de declarar impostos não é uma boa ideia. Acompanhar as despesas ajuda muito nisso. Você pode categorizar rapidamente as dedutíveis e economizar dinheiro — ano após ano.
#5: Controle do Fluxo de Caixa
Ao registrar as despesas, você sabe exatamente para onde vai cada centavo. Nada de achar que tem dinheiro na conta e descobrir que ele já foi usado.
#6: Melhores Decisões Financeiras e Planejamento
Se você acompanha os gastos, consegue identificar padrões que ajudam a tomar decisões mais inteligentes. E, no longo prazo, isso também facilita o planejamento.
#7: Oportunidades de Economia
Como dono de empresa, você sempre está de olho em formas de reduzir custos. Se der para gastar menos nos mesmos itens — ou pagar o mesmo e ter mais qualidade — melhor ainda.
#8: Registros Financeiros Atualizados
A verdade é que você nunca sabe quando um auditor pode pedir para ver os registros. Por isso, é melhor estar sempre preparado.
#9: Previsão de Despesas
Não há nada melhor do que dados anteriores para prever gastos futuros. E você pode fazer isso apenas acompanhando as despesas de forma consistente.
Como Controlar as Despesas de uma Pequena Empresa – 6 Etapas
É normal que, neste momento, você esteja pensando em como acompanhar despesas e lucros. Afinal, esse é o passo mais lógico.
De forma geral, a melhor maneira de controlar as despesas do negócio envolve serviços e softwares, registro de dados e relatórios — tudo funcionando junto. Como dá para imaginar, o uso da tecnologia é essencial e uma grande ajuda.
Etapa #1: Abra uma Conta Bancária Empresarial:
A primeira coisa que você precisa fazer para começar a controlar as despesas é separar as finanças pessoais das empresariais. Abrir uma conta bancária empresarial é o passo natural para isso. Quando as finanças da empresa estão separadas das suas finanças pessoais, você ganha mais credibilidade — e também facilita muito a declaração de impostos, o controle financeiro e o acompanhamento do fluxo de caixa. Você também pode querer ter um cartão de crédito vinculado a essa nova conta. A aprovação costuma ser simples.
Ao abrir sua conta empresarial, verifique se ela oferece rendimento (tesouraria), conta corrente e um cofre para proteger itens que não são em dinheiro.
Se estiver pronto para abrir sua conta, certifique-se de ter em mãos o comprovante de propriedade da empresa, o número de identificação fiscal e a licença comercial.
Etapa #2: Escolha um Sistema de Contabilidade:
A melhor forma de acompanhar as despesas da empresa é escolher o sistema contábil mais adequado para o seu negócio. Assim que sua nova conta estiver criada, é hora de tomar essa decisão.
De modo geral, existem duas opções: regime de competência e regime de caixa. Enquanto o regime de competência registra receitas e despesas no momento em que ocorrem, o regime de caixa só reconhece receitas e despesas quando há movimentação de dinheiro.
Etapa #3: Defina as Categorias:
Como já mencionamos acima, você precisará definir categorias para suas despesas a fim de manter os registros financeiros organizados. Dependendo do seu negócio, pode ser necessário mais ou menos categorias. Aqui estão algumas comuns:
- Aluguel
- Serviços (água, luz, internet)
- Viagens
- Materiais de escritório
- Assinaturas de tecnologia
- Marketing
Etapa #4: Vincule Sua Conta Bancária ao Seu Software de Contabilidade:
A melhor maneira de acompanhar as despesas da empresa para fins fiscais é conectar sua nova conta bancária ao software de contabilidade que você usa. Isso vai facilitar muito sua rotina, pois você poderá importar todas as transações diretamente para o sistema. Assim, você protege seus dados financeiros e ainda obtém insights mais precisos.
Se você está procurando uma solução completa que una controle de despesas, faturamento e gerenciamento de projetos em um só lugar, vale a pena conferir o Flowlu. Ele permite vincular contas, categorizar despesas e manter tudo organizado em tempo real — sem precisar de planilhas.
Etapa #5: Gerencie Seus Comprovantes:
Mesmo que você prefira guardar os recibos em papel, é prudente manter cópias digitais para garantir que nada se perca. Além disso, será muito mais fácil acessá-los depois caso precise comprovar alguma dedução fiscal.
Etapa #6: Registre e Revise Suas Despesas:
Sempre garanta que todas as despesas da empresa estejam registradas corretamente — e revise cada uma delas antes que chegue o período de auditoria.
Uma boa ideia é automatizar esse processo. Mas se preferir fazer manualmente, use um aplicativo ou software que permita registrar despesas com regularidade — por exemplo, ao final de cada mês. Seguir um cronograma facilita manter a consistência e evita esquecimentos.
Como Escolher o Melhor Aplicativo para Controle de Despesas Empresariais
Não importa se você está buscando como controlar as despesas de um MEI ou de uma pequena empresa — o importante é encontrar o melhor aplicativo para esse controle.
A verdade é que, mesmo que esteja considerando fazer isso manualmente, precisamos ser sinceros: é uma tarefa trabalhosa. Além de consumir muito tempo, é sujeita a erros e pode rapidamente se tornar frustrante.
Se você nunca usou um rastreador de lucros e despesas antes, não se preocupe. Mas é essencial escolher o app certo para o seu negócio. Aqui estão alguns recursos que o melhor aplicativo para controle de despesas empresariais deve ter:
#1: Suporte a Múltiplas Moedas:
Se a sua empresa atua em outros países, é importante que o app tenha suporte a múltiplas moedas. Isso facilita sua vida — você não precisará fazer conversões manuais o tempo todo.
#2: Reembolso Rápido:
Reembolsos para funcionários precisam ser rápidos para evitar atrasos e manter o time satisfeito. Com o app certo, o processo pode ser automatizado, garantindo que os colaboradores recebam o reembolso rapidamente.
#3: Personalizável:
Ao procurar o melhor app para controle de despesas, verifique se ele é personalizável. Você deve conseguir criar fluxos que se adaptem à forma como seu negócio funciona. Além disso, escolha uma ferramenta que possa crescer junto com a empresa e se ajustar às mudanças futuras.
#4: Integrações:
Sem dúvida, o melhor app de controle de despesas precisa permitir integrações. Isso oferece mais visibilidade sobre os dados financeiros. As melhores ferramentas também incluem relatórios, extratos e outros insights úteis.
#5: Segurança:
Manter os dados seguros é fundamental. Por isso, escolha um software que armazene recibos automaticamente, tenha autenticação em dois fatores e faça backups regulares das informações.
#6: Preço:
Preço sempre importa — especialmente para pequenos negócios. Mas é bom ficar atento. Existem ferramentas gratuitas para controle de despesas, mas elas costumam ser limitadas. Já as mais caras podem incluir recursos que você nem vai usar. O ideal é escolher uma solução que se encaixe nas suas necessidades e no seu orçamento.
5 Melhores Ferramentas para Controlar as Despesas da Empresa
#1: FreshBooks:
O FreshBooks é um dos melhores softwares para controle de despesas para pequenas empresas. Ele é frequentemente considerado o melhor aplicativo para autônomos, já que foi desenvolvido especialmente para freelancers e empreendedores individuais.
Uma das maiores vantagens do FreshBooks é que ele é muito fácil de configurar e começar a usar — mesmo que você nunca tenha utilizado uma ferramenta desse tipo.
Baseado na nuvem e com uma interface intuitiva, o app não só ajuda a controlar despesas, como também oferece recursos úteis como relatórios e análises completas, controle de tempo, emissão de faturas e processamento de pagamentos. Também é possível integrá-lo com plataformas de e-commerce, ferramentas de gerenciamento de projetos, serviços de folha de pagamento e sistemas de pagamento.
#2: Flowlu:
Se você está procurando uma forma prática de controlar as despesas da empresa, vale a pena conhecer o Flowlu.
O Flowlu é uma plataforma bem completa que permite que pequenos negócios gerenciem suas operações com facilidade. Desde o relacionamento com clientes até a captação de novos negócios, pagamentos online e emissão de faturas, o software é fácil de usar.
Uma das coisas que mais gostamos no Flowlu é a possibilidade de categorizar as despesas assim que você as adiciona. E se você nunca fez essa separação antes, o Flowlu já vem com dezenas de categorias prontas para te ajudar a começar.
Você também pode registrar despesas estimadas por projeto e depois compará-las com os custos reais, o que dá uma visão clara da precisão do orçamento e ajuda no planejamento futuro. Isso faz do Flowlu uma ótima opção para negócios que trabalham com projetos e precisam de mais controle sobre os custos.
O Flowlu também se destaca nas integrações. Ele pode ser conectado a vários aplicativos, incluindo o QuickBooks (usando ferramentas de terceiros como Make ou Pabbly), o que reduz o tempo de gestão e sincronização de dados. Assim, é possível controlar tanto as despesas quanto as receitas em um só lugar.
#3: Brex:
Se você está buscando a melhor forma de acompanhar as despesas do negócio, o Brex merece sua atenção.
De forma simples, o Brex é uma plataforma completa de gerenciamento de despesas, feita especialmente para empresas de maior porte. Ele oferece recursos como gestão de viagens, controle de despesas globais, pagamento de contas, cartões corporativos e reembolsos. Se você lidera uma empresa maior, também pode aproveitar os recursos de IA integrada e automações.
Apesar de ter uma gama extensa de funcionalidades e parecer complexo, o Brex é bastante intuitivo — e muitos donos de negócios o consideram uma das melhores ferramentas para controle de despesas. Com integrações contábeis, digitalização automática de recibos, políticas de despesas personalizáveis, suporte a múltiplas moedas e muito mais, ele certamente vale a análise.
#4: MileIQ:
Desenvolvido especialmente para pequenas empresas, o MileIQ é uma das melhores ferramentas para controle de despesas em 2025.
Seja você um corretor de imóveis, organizador de eventos ou fotógrafo, vai gostar da simplicidade do MileIQ. Apesar de não ter tantos recursos quanto o Brex, ainda é uma ótima opção. Se você procura uma ferramenta simples e eficaz apenas para registrar despesas, o MileIQ cumpre bem esse papel.
#5: Expensify:
Se você está procurando a melhor maneira de registrar a receita e as despesas de uma pequena empresa ao mesmo tempo, vale a pena dar uma olhada no Expensify.
O Expensify é uma plataforma simples, mas poderosa, que ajuda a rastrear com precisão as despesas do negócio e a gerenciar reembolsos.
Um dos recursos que mais gostamos é o SmartScan: é só tirar uma foto e o sistema capta todos os dados do recibo. Além disso, é possível personalizar fluxos de trabalho, conciliar cartões de crédito e fazer pagamentos para mais de 190 países. A plataforma também se integra a apps de viagem, sistemas de RH e softwares de contabilidade.
3 Dicas para Controlar as Despesas da Empresa
Se você está buscando a forma mais prática de acompanhar as despesas do seu negócio, confira essas dicas:
#1: Avalie Seu Nível de Conhecimento Financeiro:
Escolher a melhor ferramenta de controle de despesas depende não só dos recursos do software, mas também do seu conhecimento financeiro. Por exemplo, se você tem poucos gastos, uma solução mais simples pode dar conta. Mas se gerencia muitas despesas e contas empresariais, talvez seja melhor optar por um software com mais opções de categorização.
#2: Considere Contratar um Profissional:
Mesmo que você esteja buscando o melhor programa para controle de despesas, isso não significa que deve descartar a contratação de um contador. Um profissional pode te ajudar a entender melhor suas finanças — e garantir que nada importante fique de fora.
#3: Identifique as Despesas Dedutíveis:
Como já comentamos, identificar as despesas que podem ser deduzidas do imposto ajuda a economizar e melhorar os resultados da empresa. Exemplos comuns incluem aluguel, publicidade, veículos, taxas bancárias, hospedagem, viagens, alimentação e custos com funcionários.
Resumo
Manter o controle das despesas é uma tarefa que precisa ser feita com regularidade. Por isso, a melhor maneira de lidar com isso é contar com um bom software ou aplicativo que te ajude.
Dependendo do seu tipo de negócio, você pode precisar de uma ferramenta mais simples ou mais completa. Se estiver buscando uma solução tudo-em-um — que vá desde o controle de despesas até o orçamento de projetos — o Flowlu é um ótimo ponto de partida.
Não há dúvida de que a melhor forma de acompanhar despesas para fins fiscais é usando um bom rastreador de despesas para pequenas empresas. Os melhores permitem automatizar o processo, facilitando o envio, a aprovação e o reembolso das despesas.
O melhor software para controle de despesas em pequenas empresas é aquele que atende às suas necessidades. Verifique os recursos que cada ferramenta oferece e veja se eles se encaixam no dia a dia da sua empresa. Não é sobre o app mais popular — é sobre o que funciona melhor para o seu jeito de trabalhar.
Sim, o Flowlu é uma ótima opção para controlar as despesas da empresa — especialmente se você quer tudo em um só lugar. Ele permite categorizar os custos, conectar contas bancárias e até comparar os custos estimados com os reais de cada projeto. É uma boa escolha para pequenas empresas que precisam de mais do que apenas uma planilha.
