10 erros comuns de finanças empresariais que podem custar à sua empresa
- 1. Exagero na receita
- 2. Processo de integração de clientes incorreto levando a fraudes
- 3. Não aproveitar serviços que economizam custos
- 4. Não reconciliar contas regularmente
- 5. Classificação incorreta de despesas
- 6. Misturar finanças pessoais com contas comerciais
- 7. Cometer erros de entrada de dados com frequência
- 8. Pessoal sem treinamento para software de contabilidade e finanças
- 9. Classificação incorreta de funcionários
- 10. Ir sem papel sem uma estratégia adequada
Um dos aspectos nos quais as empresas precisam ser perfeitas é a contabilidade. Independentemente da sua renda e tamanho, os números devem se somar, ou você acabará como uma das muitas empresas que faliram por causa da contabilidade.
Manter o controle da documentação, preencher corretamente os relatórios fiscais e ter processos contábeis pode proteger sua empresa agora e minimizar incidentes à medida que você continua a crescer. Este artigo ajudará você a reconhecer e evitar erros financeiros comuns e manter a integridade.
1. Exagero na receita
Um dos erros que levou à ruína de muitas empresas foi o exagero na receita. Existem vários exemplos em que CEOs ou outros tomadores de decisão falsificaram sua receita para deixar uma falsa impressão de sucesso ou para obter um ganho financeiro pessoal com isso.
No entanto, vamos deixar de lado os exemplos mais extremos. O exagero de receita é mais frequentemente causado pela falta de uma política clara sobre o que deve ser contabilizado como receita. Evite declarar algo como receita antes que o negócio seja finalizado.
Por exemplo, uma loja de e-commerce vende um produto e imediatamente o reconhece como receita. Mas, três dias depois, o cliente solicitou um reembolso. Se você não registrar adequadamente este estorno, poderá enfrentar mais problemas no futuro.
Algumas empresas exageram suas receitas porque estão tentando garantir investimentos ou cumprir certos requisitos. Embora isso possa inicialmente parecer que sua empresa é muito bem-sucedida, na verdade é ilegal e pode levar a consequências financeiras e legais.
2. Processo de integração de clientes incorreto levando a fraudes
Nem todos os clientes serão bem-intencionados. Alguns podem até tentar explorar as fraquezas em seus processos, levando a perdas financeiras. No entanto, isso pode ser evitado se você reconhecer vulnerabilidades a tempo.
O processo de integração de clientes deve ajudar você a obter informações suficientes sobre eles, mas também a gerenciar adequadamente suas permissões. Um problema significativo pode ser a falta de verificação de identidade e procedimentos de KYC.
O tipo de dados pessoais que você coleta do cliente depende do seu negócio. Por exemplo, um provedor de saúde e uma loja de e-commerce não exigirão os mesmos dados. Independentemente disso, você deve garantir que a identidade do cliente seja verificada e real e que ele não esteja usando dados roubados.
Isso pode ser alcançado por meio de verificação de reconhecimento facial, documentos pessoais e uma verificação de antecedentes para ver se estão em listas negras.
A maioria das possíveis explorações pode ser corrigida com a implementação de ferramentas que utilizam inteligência de dispositivos e software de pontuação de risco.
Os problemas também podem ocorrer se você não tiver implementado medidas de autenticação adequadas. Sem um processo de autenticação multifatorial, alguém pode facilmente acessar a conta de um cliente e usá-la para fraudes.
3. Não aproveitar serviços que economizam custos
Dependendo da sua região e das leis locais, adicionar despesas pode levar a impostos mais baixos. Por esse motivo, é comum que as empresas inflem suas despesas para pagar menos impostos. Embora possamos discutir a legalidade e a ética dessa prática, é mais importante abordar a importância de fazer suas despesas valerem a pena.
Existem vários serviços online, como ferramentas antivírus e de monitoramento, que podem economizar muito dinheiro a longo prazo por uma taxa mensal. Embora um serviço antifraude possa parecer uma despesa significativa, ser vítima de fraude pode ser muito mais caro.
Investir em serviços que economizam custos e aumentam a produtividade pode trazer benefícios a longo prazo. Plataformas como Flowlu, com recursos para rastreamento de despesas, orçamento de projetos e relatórios financeiros personalizáveis, permitem que as empresas mantenham a supervisão das finanças de forma eficiente. Essas ferramentas também suportam automação, reduzindo ainda mais erros humanos e potenciais falhas.
4. Não reconciliar contas regularmente
Deixar de reconciliar suas contas regularmente pode ter um impacto negativo significativo na saúde da sua empresa. O processo de reconciliação de contas inclui a comparação de demonstrativos financeiros internos e externos, garantindo que não haja discrepâncias.
O objetivo desse processo é fornecer uma visão sobre possíveis erros e gestão financeira que podem causar mais problemas no futuro. Claro, esse processo pode consumir recursos e tempo, mas quanto mais frequentemente você o fizer, menores serão as chances de erros.
As empresas frequentemente falham em reconciliar contas regularmente porque estão com falta de pessoal e não trabalham com contadores, confiam na eficiência dos sistemas automatizados e não possuem a documentação necessária.
Reconciliações adequadas das suas contas podem trazer muitos benefícios. Principalmente, você reconhecerá fraudes rapidamente, melhorando a conformidade e a gestão de fluxo de caixa.
O processo pode ser realizado definindo um horário em uma programação e, em seguida, atribuindo a responsabilidade a um profissional para este processo.
5. Classificação incorreta de despesas
Independentemente da indústria, as empresas têm uma ampla gama de despesas. Uma empresa de transporte pode gastar dinheiro com combustível e motoristas, assim como com equipes de logística. Da mesma forma, uma empresa de TI pagará desenvolvedores de software, mas também investirá em despesas de viagem para conferências.
Em ambos os casos, você deve classificar as despesas como essenciais e não essenciais, além de outros fatores. Classificar incorretamente as despesas pode levar a declarações fiscais incorretas e a um planejamento financeiro deficiente.
As empresas devem padronizar a forma como classificam as despesas, mas também revisar regularmente as classificações e categorizar corretamente despesas novas e exclusivas.
6. Misturar finanças pessoais com contas comerciais
Empreendedores, especialmente aqueles que não são financeiramente educados, têm uma visão confusa sobre finanças pessoais e comerciais. Isso é problemático para o processo contábil quando transações são feitas para necessidades comerciais por contas pessoais dos proprietários e vice-versa.
Essa atividade não apenas leva a registros caóticos e problemas com declarações fiscais, mas também pode ser ilegal. Motivos comuns para isso incluem conveniência, falta de conhecimento e limites financeiros pouco claros. Em algumas ocasiões, os proprietários podem recorrer a esse método devido a problemas de fluxo de caixa.
Misturar contas pessoais e comerciais pode levar a todos os tipos de problemas, embora possa parecer uma solução mais fácil a princípio. No entanto, separá-las pode não apenas ajudá-lo a evitar esses problemas, mas também trazer uma série de benefícios.
7. Cometer erros de entrada de dados com frequência
Assim como pequenas melhorias podem tornar seu negócio significativamente melhor a longo prazo, pequenos erros cometidos regularmente podem causar todos os tipos de problemas. Mas isso é especialmente o caso na contabilidade.
Erros de entrada de dados são geralmente causados por erros humanos. A causa pode ser negligência ou ignorância por parte do indivíduo responsável pela entrada de dados. Independentemente do motivo, é necessário ter um processo claro para garantir que os dados financeiros estejam corretos e atualizados.
Alguns problemas relacionados a erros humanos podem ser resolvidos com a implementação de ferramentas de IA e automação. Outras causas de erros de entrada de dados podem ser resolvidas treinando seu pessoal, padronizando as práticas de entrada de dados e verificando as entradas.
A reconciliação de contas mencionada anteriormente pode ajudar a identificar erros de entrada de dados rapidamente.
Por exemplo, uma agência de SEO possui uma equipe de redatores freelancers que fazem suas próprias faturas. Eles calculam sua contagem de palavras mensal e taxa e enviam a fatura para o departamento financeiro. Embora seja ótimo ter total confiança, eles podem cometer erros acidentalmente.
Então, antes que a fatura chegue à equipe de contabilidade, o editor confirma que os dados da fatura estão corretos, de acordo com sua observação.
8. Pessoal sem treinamento para software de contabilidade e finanças
Com o mais recente software de contabilidade e finanças, muitas pessoas podem pensar que nem precisam de um contador. Embora este software torne muito mais fácil preencher relatórios fiscais, há muito que quem não é educado nesta área pode perder.
Essas ferramentas são eficazes e úteis para os indivíduos que as utilizam. Um erro contábil significativo pode levar todo o seu negócio a desmoronar. Pessoal sem treinamento pode causar problemas em tudo, desde despesas até conformidade.
Mesmo que não consideremos o pior cenário, que é a violação da lei, há muito mais que um contador qualificado pode fazer pelo seu negócio. Mais importante ainda, eles podem ajudar com oportunidades de economia de custos.
O erro humano mencionado anteriormente na entrada de dados pode facilmente ocorrer neste processo se você tiver pessoal não treinado para contabilidade. Eles podem inserir dados incorretos, fazê-lo no campo errado ou falhar em classificar uma despesa corretamente.
A melhor solução para isso é investir em programas de treinamento para seu departamento contábil, capacitando-os a usar o software de contabilidade mais recente, ou encontrar especialistas para o software que você pretende usar.
9. Classificação incorreta de funcionários
Um dos problemas mais comuns, mas sérios, que as empresas enfrentam é a classificação incorreta de funcionários. Esse problema surge quando uma empresa classifica incorretamente um funcionário como um contratado independente ou um empregado.
Essa classificação é uma parte importante das declarações fiscais, pois seu status determina seus direitos, benefícios e elegibilidade para proteções da lei trabalhista. Não classificá-los corretamente também pode levar a consequências financeiras, fiscais e legais.
A razão pela qual esse problema ocorre é a falta de conhecimento das definições legais de contratados e empregados. Com o aumento do trabalho remoto, as empresas precisam entender os direitos e as complexidades de ter trabalhadores de diferentes países como contratados.
Uma dependência excessiva de acordos de contrato pode levar a vários problemas contábeis, mas também pode causar tensão na gestão e nas relações com os trabalhadores. A solução para a classificação incorreta de funcionários é redigir contratos claros e entender os critérios para contratados e funcionários em tempo integral.
10. Ir sem papel sem uma estratégia adequada
Ir sem papel é uma das etapas que muitas empresas tomaram nos últimos anos. As razões para isso incluem melhor eficiência, redução de custos com papel e é mais ecológico. No entanto, dar esse passo é mais complexo do que parece inicialmente.
Antes de ir sem papel, é importante que você reúna adequadamente toda a documentação que acumulou ao longo dos anos e a digitalize. Além disso, é essencial que você entenda todos os diferentes documentos e processos que você deve substituir no mundo digital.
Para cada processo, você precisa encontrar uma maneira alternativa de realizá-lo digitalmente. Os registros digitais devem ser organizados e armazenados em uma estrutura de arquivamento digital clara e consistente. Dessa forma, os indivíduos na contabilidade podem acessá-los facilmente e lidar com as tarefas necessárias.
No entanto, é igualmente importante que você armazene seus documentos digitais de forma segura, garantindo integridade, disponibilidade e confidencialidade. Antes de ir sem papel, você deve garantir que essa mudança esteja em conformidade com suas leis e regulamentos locais.
As consequências negativas de uma transição mal-sucedida para o formato digital são:
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Perda de dados financeiros: Durante o processo de transição, você pode perder documentos financeiros significativos que são insubstituíveis.
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Declarações fiscais incorretas: Sem dados adequados para períodos específicos, é impossível declarar impostos.
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Ineficiências operacionais: O período de transição pode ser bastante ineficiente, e você terá que treinar a equipe no novo software e fazer substituições para todos os processos tradicionais que não terá mais.
Erros contábeis levaram à falência de muitas empresas
Quer você seja um freelancer ou líder de uma pequena empresa, precisará entender contabilidade. Claro, você não precisa ser um contador, pois terá uma equipe interna ou terceirizará serviços contábeis.
No entanto, você deve entender suas responsabilidades quando se trata de preencher relatórios e tomar decisões financeiras. Esta lista de erros comuns está longe de ser completa, mas ajudará você a reconhecer problemas comuns, porém impactantes, que uma empresa pode enfrentar.
Existem muitos erros contábeis que dependem do setor em que você atua e dos serviços que oferece.
Além disso, não negligencie soluções modernas para problemas de contabilidade. Explore novos softwares e encontre indivíduos que estejam acompanhando as últimas tendências e tecnologias.
Ferramentas como a Flowlu oferecem funcionalidades abrangentes de gestão financeira, incluindo o acompanhamento automático de despesas, a faturação e a elaboração de relatórios, que podem ajudar as empresas a reduzir os erros humanos e a manter registos precisos.
Evite contar as receitas até que um negócio esteja totalmente finalizado e certifique-se de que quaisquer reembolsos ou estornos são registados com precisão. A utilização de um software de contabilidade para registar estes detalhes pode evitar uma sobreavaliação acidental das receitas.
Misturar contas pessoais e empresariais pode complicar a contabilidade e os registos fiscais, podendo mesmo dar origem a problemas legais. Manter contas separadas ajuda a manter registos claros e garante o cumprimento da legislação fiscal.
