8 formas eficazes de transportar facturas e pagamentos internacionais

Leah Brooks

Escritor

28 de outubro de 2024

17 min read

Entre eles, o principal é como lidar de forma eficaz com faturas e pagamentos internacionais.

• Faça isso bem, e você estabelecerá relacionamentos com clientes em terras distantes, mantendo o fluxo de caixa no cofre da sua empresa.

• Faça isso mal, e poderá enfrentar atrasos, problemas legais — ou até pior — prejudicar os relacionamentos com parceiros de negócios que você trabalhou tanto para cultivar.

Seja um exportador experiente ou apenas começando a explorar mercados estrangeiros, negociar transações internacionais com sucesso é crucial para o crescimento do seu negócio. Abaixo estão 8 chaves essenciais para gerenciar efetivamente faturas e pagamentos internacionais. Leia mais!

O que é uma fatura internacional?

Uma fatura internacional é um documento usado no comércio internacional para cobrar um comprador (importador) por bens ou serviços vendidos por um vendedor (exportador) em outro país. Faturas internacionais são essenciais para facilitar transações transfronteiriças. Em muitos casos, são úteis para a liberação alfandegária e outras questões comerciais.

Ela possui vários propósitos importantes:

1. Solicitação de pagamento: É assim que você solicita oficialmente ao cliente o pagamento pelos seus produtos ou serviços.

2. Documentação alfandegária: Ajuda os oficiais de alfândega a conhecer o preço exato das mercadorias para calcular tributos e taxas.

3. Prova de venda: Uma fatura e pagamento internacional servem como prova de compra em uma transação comercial global entre comprador e vendedor.

4. Informações de envio: São detalhes gerais que explicam o envio em termos de quantidade, descrição dos bens enviados e condições de remessa.

5. Conformidade legal: Ajuda o comerciante a cumprir leis regulamentares e tributárias devido ao comércio internacional.

Os principais componentes de uma fatura internacional geralmente incluem:

• Informações de contato do vendedor e do comprador

• Número e data da fatura

• Descrição e quantidade de bens ou serviços

• Preço unitário e valor total devido

• Moeda utilizada

• Imposto sobre Valor Agregado (IVA)

• Condições e método de pagamento

• Detalhes do envio (ex.: Incoterms)

• País de origem dos bens

• Quaisquer encargos adicionais (ex.: frete, seguro)

Top 5 Desafios Comuns na Gestão de Faturas e Pagamentos Internacionais

Existem muitos desafios relacionados a faturas e pagamentos internacionais. Isso se deve principalmente a múltiplas moedas, impostos e regulamentações. Vamos abordar alguns dos obstáculos mais comuns:

1. Taxas de câmbio: Flutuações nas taxas de câmbio podem impactar o valor que você recebe ou espera pagar. Com a valorização ou desvalorização da moeda entre a emissão da fatura e o pagamento, o valor final pode ser maior ou menor do que o esperado.

2. Atrasos de pagamento: Faturas e pagamentos internacionais geralmente levam 3-5 dias para liquidação. Depende do país de origem e destino da transferência. Esse tempo prolongado pode afetar o fluxo de caixa e o planejamento financeiro de uma empresa.

3. Múltiplos métodos de pagamento: Alguns clientes preferem transferências bancárias, enquanto outros utilizam métodos de pagamento online. É essencial acomodar a escolha de pagamento preferida do cliente, embora isso possa complicar a reconciliação e o rastreamento de pagamentos.

4. Leis tributárias e regulamentações variáveis: Impostos sobre valor agregado e leis de importação/exportação afetam o sistema de faturamento, diferindo de país para país. O não cumprimento dessas exigências pode acarretar em multas, sanções ou outros problemas legais.

5. Barreiras linguísticas e de comunicação: Ao lidar com faturas internacionais, frequentemente é necessário se comunicar com fornecedores e clientes de diferentes contextos culturais e linguísticos. Barreiras linguísticas e diferenças culturais podem causar mal-entendidos, atrasos no processamento das faturas ou até mesmo impactar negativamente os relacionamentos comerciais.

Além disso, pode ser difícil para os funcionários interpretar faturas em diferentes idiomas, o que aumenta a chance de erros e inconsistências.

Faturas Internacionais: Como Lidar com Elas de Forma Eficaz em 2024

1. Compreender as Exigências de Faturas Internacionais

Gerenciar faturas internacionais requer conhecimento aprofundado de regulamentos que variam significativamente por país.

Aqui está o detalhamento em mais detalhes:

A. Documentação Necessária:

• Fatura Comercial — o principal documento que descreve a transação.

• Lista de Embalagem — uma lista que mostra o conteúdo, peso e dimensões dos pacotes.

• Certificado de Origem — necessário para comprovar o país de origem dos produtos manufaturados ou processados.

• Conhecimento de Embarque — Comprovante de Contrato de Transporte e Recebimento de Bens.

• Declaração de Importação/Exportação — Declaração oficial às autoridades aduaneiras sobre os bens enviados.

B. Implicações Fiscais:

• IVA/GST: Muitos países exigem que esses impostos sejam especificados nas faturas.

• Impostos Retidos na Fonte: Alguns países exigem que o comprador retenha uma porcentagem do pagamento para impostos.

• Acordos de Dupla Tributação: Verifique se algum acordo aplica-se à sua transação.

C. Regulamentações de Moeda:

• Regulamentações de Controle Cambial: Certos países não permitem a movimentação de determinadas moedas.

• Exigências de Moeda Local: Alguns países exigem que a fatura seja feita em sua moeda local.

D. Procedimentos Alfandegários:

• Códigos HS: Garanta o uso correto dos códigos do Sistema Harmonizado para todos os produtos. Como seus bens serão avaliados para fins de tributação?

• Acordos de Livre Comércio: Aproveite os acordos de livre comércio aplicáveis para reduzir tarifas.

2. Use Descrições Claras e Detalhadas

Descrições claras de produtos são essenciais para lidar com faturas e pagamentos internacionais. Veja como aprimorar suas descrições:

• Use códigos padronizados ao lado da descrição escrita (ex.: códigos HS, SKUs).

• Especifique materiais, componentes e processos de fabricação, quando relevante.

• Inclua dimensões, peso e quantidade para bens físicos.

• Para serviços, descreva em detalhes o trabalho, o tempo necessário e a extensão dos serviços.

• Evite abreviações ou jargões que possam confundir os oficiais alfandegários.

• Se aplicável, indique o propósito ou uso final do produto.

3. Escolha a Moeda Certa

A verdade é que a escolha da moeda pode afetar significativamente o resultado financeiro do seu negócio. Portanto, considere alguns fatores:

• Volatilidade da Taxa de Câmbio: Pesquise as tendências anteriores da taxa de câmbio e previsões futuras. Além disso, existem diferentes maneiras de gerenciar o risco de flutuação cambial, como contratos futuros ou opções.

• Taxas Bancárias: Compare as taxas para diferentes moedas e métodos de pagamento.

• Relacionamento com Clientes: Alguns clientes podem preferir negociar em sua moeda local.

4. Invista em um Sistema POS para Comércio Global

Gerenciar as nuances das transações globais pode ser um grande desafio. Para empresas de varejo com abordagens omnichannel e locais em diferentes países, isso é essencial. Muitos fazem uso de sistemas separados, mas isso pode levar a erros e ineficiências.

As complexidades do comércio global são diversas:

• Conversão de moeda

• Conformidade fiscal em diferentes jurisdições

• Visibilidade de inventário em tempo real em vários países

Esses desafios podem se tornar esmagadores à medida que o negócio se expande globalmente.

Para superar esses desafios, você precisa de um sistema de Ponto de Venda (POS) feito para o varejo global. Uma solução é o Adobe Commerce POS, um sistema completo adaptado às necessidades do varejo internacional.

Ao implementar uma solução POS completa, você pode:

• Simplificar suas transações globais

• Garantir conversões de moeda precisas

• Manter conformidade tributária em diferentes países

• Obter visibilidade em tempo real do seu inventário em todos os locais

O resultado? Menos contratempos significam menos aprendizado e mais foco no crescimento do seu negócio. Com o POS certo, você pode transformar a gestão de comércio global em uma vantagem competitiva.

5. Defina Condições de Pagamento

Condições de pagamento práticas são cruciais para a gestão de fluxo de caixa internacional:

• Pagamento Antecipado: Considere solicitar pagamentos parciais antecipados para grandes pedidos.

• Condições de Crédito: Se decidir oferecer crédito, lembre-se de fazer uma verificação de crédito no comprador internacional.

• Descontos: Descontos para pagamento antecipado podem incentivar pagamentos mais rápidos (ex.: 2/10 líquido 30).

• Penalidades por Atraso: Defina juros ou multas para pagamentos atrasados.

• Métodos de Pagamento: Especifique métodos aceitos e quaisquer taxas associadas.

6. Utilize a Faturação Eletrônica

A Faturação Eletrônica (e-fatura) pode eliminar muitos desafios ao lidar com fornecedores internacionais. Ela automatiza e simplifica o processo, reduzindo a entrada manual de dados e, consequentemente, erros humanos.

Além disso, empresas que utilizam e-faturas podem ver uma redução de tempo de processamento de até 80%. Isso permite aprovações e pagamentos mais rápidos. Além disso, as faturas em papel estão sujeitas a atrasos na entrega, enquanto as e-faturas podem ser entregues quase instantaneamente ao destinatário.

Dicas: Para simplificar o processo de faturação, o Flowlu possui um software de gestão financeira robusto que usa faturamento automatizado. Ele oferece:

• Atualizações em tempo real das taxas de câmbio

• Modelos de fatura personalizáveis em vários idiomas

• Integração com diversos métodos de pagamento de forma eficiente.

Essas ferramentas ajudam organizações a simplificar processos de faturação internacional e reduzem o risco de erros caros. Assim, o Flowlu pode economizar tempo e esforço na criação e envio de faturas, especialmente para clientes internacionais.

Leia mais: Melhores Aplicativos de Fatura em 2024: Top 16 de Softwares de Cobrança e Faturamento

7. Contabilize Custos Adicionais

Faturas e pagamentos internacionais podem incluir custos ocultos. Certifique-se de que tudo foi considerado:

A. Envio:

• Compare diferentes métodos e provedores de envio.

• Considere sobretaxas de combustível e tarifas de alta temporada.

B. Seguro:

• Considere cobertura abrangente para envios de alto valor.

• Entenda os diferentes Incoterms e suas implicações para o seguro.

C. Taxas Alfandegárias e Impostos:

• Pesquise as tarifas de sua categoria de produtos nos países-alvo.

• Inclua taxas especiais (como taxas de luxo e ambientais).

8. Ofereça Múltiplas Opções de Pagamento

Diversos métodos de pagamento atendem a diferentes necessidades de mercado. Com uma visão clara do panorama de pagamentos, as empresas podem melhor estruturar seus fluxos de pagamento internacionais.

Transferências bancárias ainda são populares no B2B devido à sua segurança relativa. No entanto, as empresas devem ser transparentes sobre uma coisa: transferências internacionais geralmente possuem taxas de processamento elevadas.

Os cartões de crédito são convenientes para a maioria dos pagamentos, mas os custos de processamento podem ser altos. Contudo, isso pode valer a pena para clientes internacionais. É importante estar ciente de que essas opções costumam ter taxas associadas, como taxas de conversão de moeda, que afetam diretamente o lucro.

Além disso, oferecer métodos de pagamento locais pode melhorar a experiência do cliente. Por exemplo, Alipay é uma excelente opção para clientes chineses.

Conclusão

Navegar por faturas e pagamentos internacionais é uma habilidade essencial para empresas em expansão global. No entanto, ao dominar as regras de cobrança transfronteiriça e utilizar tecnologia, como e-faturação e POS para vendas internacionais, é possível evitar problemas desnecessários e garantir um bom fluxo de caixa internacional.

Para a gestão geral do negócio, o Flowlu é uma solução completa, incluindo CRM, gestão de projetos, rastreamento financeiro e faturação internacional para manter você organizado no mercado global. Por que esperar? Visite o site da Flowlu para saber como eles podem ajudar sua empresa a se expandir globalmente! Obrigado por ler.