Como Enviar uma Fatura por E-mail para Clientes de Forma Profissional (e Receber Mais Rápido)

Ingrid Johansen

Copywriter

Redator

23 min read

Embora você ame o que faz, o dia do pagamento sempre é um dos melhores. Afinal, é quando você vê todo o seu esforço valer a pena.

Se você acabou de concluir um projeto, pode querer enviar uma fatura por e-mail para um cliente. Mas como enviar uma fatura por e-mail? E talvez até tenha uma dúvida anterior: como escrever um e-mail de cobrança?

Bem, a primeira coisa que pode vir à mente é simplesmente enviar um e-mail com a fatura em anexo. Mas, se você seguir esse caminho, é pouco provável que receba rapidamente ou que o cliente volte a comprar. O ideal é aprender, primeiro, a criar um bom e-mail de cobrança. Comece entendendo como escrever um e-mail para cobrança de pagamento e depois como enviar essa fatura ao cliente por e-mail. E se quiser agilizar ainda mais, nada melhor do que usar um modelo de e-mail pronto.

Para garantir que você tenha tudo o que precisa para enviar um e-mail de cobrança, continue lendo.

Por Que Usar um Modelo de E-mail para Enviar Fatura?

Em resumo, um modelo de e-mail para enviar uma fatura economiza muito tempo. Depois que você tem um bom exemplo de mensagem, é só completar com os dados específicos, sem precisar escrever tudo do zero.

Além de acelerar o processo de cobrança, também traz mais consistência—especialmente se você lida com vários clientes. Mas o maior benefício de usar um modelo de mensagem é poder personalizar todo o conteúdo com facilidade.

Como Criar um Modelo de E-mail de Cobrança

A forma como você escreve o e-mail pode aumentar suas chances de receber mais rápido, além de influenciar no tipo de relacionamento que você constrói com seus clientes. Mas, ao criar um modelo de e-mail de cobrança, ele precisa funcionar para todos os clientes. Deve ser genérico e permitir pequenas edições antes do envio.

Ao criar seu modelo de e-mail para envio de fatura, tenha em mente 3 pontos principais:

#1: Seja Simples e Profissional:

Você pode achar que precisa ser formal, mas acima de tudo, é importante manter o profissionalismo e ir direto ao ponto. Como dono de negócio, você quer receber logo. Mas também quer que seus clientes se sintam respeitados.

A melhor forma de garantir isso—e evitar que o e-mail seja ignorado—é escrever uma mensagem clara e objetiva. Evite jargões, palavras difíceis ou informações desnecessárias. Além disso, não se esqueça de incluir instruções de pagamento bem explicadas.

#2: Use o Assunto do E-mail de Forma Estratégica:

Ao enviar uma fatura por e-mail, o assunto precisa trazer as informações principais. Isso evita que o cliente ignore ou perca a mensagem. Por isso, inclua a data de vencimento e o número da fatura no campo de assunto.

#3: Anexe a Fatura:

Pode parecer óbvio, mas como dono de negócio, há muitas coisas na sua cabeça e é fácil esquecer até o que é mais importante.

Na nossa opinião, o ideal é sempre anexar a fatura em vez de colocá-la no corpo do e-mail. E sempre envie o arquivo em PDF, já que esse formato funciona em todos os sistemas operacionais e dispositivos, além de ser bem flexível.

Modelo de E-mail de Cobrança – Elementos Essenciais

Existem alguns elementos-chave que todas as suas faturas devem conter:

• O nome da sua empresa, incluindo o logotipo e as informações de contato
• O número da fatura
• O nome completo do cliente e os dados de contato
• A data de emissão da fatura
• A data de vencimento
• O valor total a pagar
• A lista de produtos ou serviços com todos os preços e taxas detalhados
• Outras informações importantes para o pagamento, como os métodos aceitos e os seus termos e condições.

Exemplo de Formato de E-mail de Cobrança

Ao criar uma mensagem de cobrança, você precisa garantir que ela contenha todas as informações que o cliente precisa saber — o que ele deve pagar e como pode fazer isso.

#1: Assunto do E-mail:

Como já mencionamos acima, o campo de assunto deve conter as informações mais importantes. Você pode usar um dos seguintes formatos:

• Fatura [Número] – Obrigado pelo pagamento rápido!
• Fatura [Número] – [Nome da Empresa]
• [Nome da Empresa] – Fatura [Número] com vencimento em [Data]

#2: Corpo do E-mail e Mensagem:

No e-mail sobre a fatura, inclua todos os detalhes da cobrança. É importante deixar claro quem está enviando a fatura, qual produto ou serviço foi entregue e qualquer outra informação relevante.

Aqui está um exemplo simples de e-mail de cobrança para cliente:

Segue em anexo a fatura [número] de [nome da empresa ou pessoa]. A fatura se refere a [serviços, produtos etc.].

Por favor, confirme o recebimento da fatura. Nosso prazo padrão para pagamento é de 28 dias. Você pode conferir nossos termos e condições aqui: [link ou anexo].

Se tiver qualquer dúvida sobre a fatura ou precisar de esclarecimentos, entre em contato comigo em [inserir dados de contato].

#3: Fechamento do E-mail de Cobrança:

Adicione um lembrete final sobre a expectativa de um pagamento rápido, mas encerre com uma mensagem positiva. Você pode usar algo como:

Agradeço antecipadamente pelo pagamento e espero continuarmos trabalhando juntos no futuro.

Finalize com um “atenciosamente”, “obrigado” ou algo similar e inclua sua assinatura.

Modelos de E-mail de Cobrança Para Diferentes Situações

Se você está procurando o modelo ideal de mensagem de cobrança para incluir no seu e-mail, é importante considerar os diferentes cenários — cada situação exige um tipo de abordagem.

Aqui estão modelos que você pode usar nos casos mais comuns:

Cenário #1: Modelo de E-mail com Fatura Anexada (Cobrança Regular):

Assunto: Fatura [Número] com vencimento em [Data]

Olá [Cliente],

Espero que esteja tudo bem com você.

Segue em anexo a fatura [número] referente ao [projeto concluído], com vencimento em [data].
Se tiver dúvidas ou precisar de alguma informação adicional, fico à disposição para ajudar.

Desde já agradeço e espero trabalharmos juntos novamente em breve.

Atenciosamente,
[Seu nome e assinatura]

Cenário #2: Modelo de E-mail de Cobrança de Fatura Vencida:

A verdade é que isso acontece. Um cliente perde o prazo e você precisa fazer um novo contato. Embora possa parecer desconfortável, é a única forma de garantir o pagamento — mesmo que com atraso.

Uma das armadilhas é tornar a mensagem pessoal demais. Mas não precisa ser assim. Aqui vai um exemplo de mensagem de cobrança que pode ser útil:

Assunto: Re: Fatura [Número] com vencimento em [Data]

Olá [Nome do Destinatário],

Espero que esteja bem. Estou entrando em contato para lembrar da fatura [número] que enviamos na semana passada referente a [produto ou serviço]. Você pode nos informar quando o pagamento será realizado?

Em anexo, seguem os termos e condições para sua referência.

Se houve qualquer problema ou atraso no pagamento, entre em contato comigo — você pode falar comigo em [inserir dados de contato].

Muito obrigado!

Abraços,

[Seu nome]

Cenário #3: Modelo de E-mail de Fatura Não Paga:

Embora este cenário seja parecido com o anterior, aqui mostramos um modelo mais leve. Às vezes, há uma razão válida para o atraso — pode ser um cliente recorrente que sempre pagou em dia até agora, por exemplo.

Assunto: Seguimento: Fatura [Número da Fatura] enviada em [Data]

Olá [Nome],

Você deve ter recebido nossa fatura [número da fatura] enviada em [data]. Pode confirmar se recebeu e se já está sendo processada?

Nossos termos de pagamento são [inserir detalhes], e estou reenviando a fatura em anexo para facilitar.

Se houver qualquer problema com o pagamento, é só me avisar. Caso contrário, espero o pagamento o quanto antes.

Fique à vontade para entrar em contato comigo se quiser conversar sobre a fatura — meus dados são [inserir informações].

Atenciosamente,
[Seu nome]

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Cenário #4: Modelo de E-mail de Cobrança (Follow-up):

Este follow-up é um lembrete gentil que você pode enviar ao cliente informando que a fatura está próxima do vencimento. Tudo bem se você preferir esperar para ver se o pagamento será feito, mas se for um cliente que costuma esquecer das cobranças, vale a pena usar este modelo.

Assunto: Lembrete Amigável: Fatura [Número da Fatura] – Vencimento em [Data]

Olá [Nome],

Espero que este e-mail te encontre bem.

Este é um lembrete amigável sobre a fatura [Número da Fatura], com vencimento previsto para [Data].

Poderia, por gentileza, confirmar o recebimento da fatura e, se possível, informar a data prevista para o pagamento?

Agradecemos a sua atenção, isso nos ajuda a manter um bom relacionamento de trabalho.

Obrigado pelo seu tempo e colaboração.

Atenciosamente,

[Seu Nome]

Cenário #5: Modelo de E-mail de Confirmação de Pagamento:

Embora alguns empreendedores não enviem este tipo de mensagem, muitos acreditam que é essencial para evitar problemas no futuro. Aqui está um modelo simples e cordial que você pode usar quando a fatura for paga.

Assunto: Confirmação de Pagamento – Fatura [Número da Fatura]

Olá [Nome],

Estamos entrando em contato para confirmar que o pagamento da fatura [Número da Fatura] foi realizado no dia [Data] para a conta bancária informada.

Por favor, confirme o recebimento do pagamento assim que possível.

Atenciosamente,

[Seu Nome]

Cenário #6: Pagamento Parcial Recebido:

Se você recebeu um pagamento parcial, é importante reconhecer o valor pago e, ao mesmo tempo, lembrar gentilmente o cliente sobre o saldo restante. Aqui está um modelo simples para isso:

Assunto: Pagamento Parcial Recebido – Fatura [Número da Fatura]

Olá [Nome],

Obrigado pelo pagamento recente de [Valor] referente à fatura [Número da Fatura].

O saldo restante é de [Valor Restante].

Você poderia nos informar quando o restante do valor será pago?

Agradecemos sua atenção — e mais uma vez, obrigado!

Abraços,

[Seu Nome]

Cenário #7: Notificação de Crédito ou Reembolso:

Às vezes, as coisas mudam e um crédito ou reembolso pode ser necessário. Aqui está um modelo simples e profissional para avisar seu cliente:

Assunto: Crédito/Reembolso Emitido – [Número do Crédito/Reembolso]

Olá [Nome],

Mensagem rápida para avisar que emitimos um crédito/reembolso devido a [Motivo do Crédito/Reembolso].

O número de referência é [Número do Crédito/Reembolso], e o valor total é de [Valor].

[Opcional: Adicione uma frase sobre como será aplicado ou quando o cliente pode esperar o reembolso.]

Me avise assim que receber este e-mail.

Abraços,

[Seu Nome]

Cenário #8: Correção ou Ajuste de Fatura:

Erros acontecem — o que importa é corrigi-los de forma rápida e clara. Use este modelo para enviar uma fatura atualizada:

Assunto: Fatura Atualizada [Número da Fatura] – Por Favor, Revise

Olá [Nome],

Fizemos uma correção na fatura [Número da Fatura] e a versão atualizada está em anexo.

Veja o que foi alterado:

[Lista de Alterações]

O novo valor total é de [Valor Corrigido].

Pedimos desculpas por qualquer confusão que isso possa ter causado. Por favor, confirme o recebimento da fatura atualizada.

Obrigado,

[Seu Nome]

Cenário #9: Aviso Final Antes de Ação:

Se os lembretes anteriores não funcionaram e a fatura continua em aberto, é hora de enviar um aviso final. Mantenha o tom profissional, mas firme:

Assunto: Aviso Final: Fatura em Atraso [Número da Fatura] – Ação Necessária

Olá [Nome],

Este é um lembrete final sobre a fatura [Número da Fatura], com vencimento em [Data]. Apesar dos lembretes anteriores, ainda não recebemos o pagamento.

Pedimos que o valor total de [Valor Total] seja quitado em até [Número] dias para evitar ações adicionais.

O pagamento pode ser feito via [Opções de Pagamento].

Se quiser conversar sobre isso, estou à disposição.

Atenciosamente,

[Seu Nome]

Cenário #10: Notificação de Fatura Recorrente:

Faturas recorrentes pedem consistência. Este modelo ajuda a manter tudo simples e direto:

Assunto: Fatura Recorrente [Número da Fatura] – [Mês/Período]

Olá [Nome],

Aqui está sua fatura recorrente [Número da Fatura] referente ao período de [Mês/Período].

O valor total é de [Valor], com vencimento em [Data].

[Opcional: Você pode adicionar uma nota breve sobre os serviços ou produtos incluídos, se necessário.]

Obrigado mais uma vez pela parceria de sempre!

Abraços,

[Seu Nome]

Como Enviar uma Fatura por E-mail

Agora que você já sabe o que escrever ao enviar uma cobrança, é hora de aprender como enviar uma fatura por e-mail.

Embora existam diferentes formas de começar a enviar faturas por e-mail, a mais fácil (e melhor, na nossa opinião) é anexar a fatura diretamente no e-mail. Como mencionamos acima, enviar suas faturas em formato PDF é a melhor opção. Você também pode usar um software externo de faturamento para mais eficiência.

O Flowlu, por exemplo, permite muito mais do que apenas enviar cobranças. Você pode criar modelos de e-mails de cobrança, lembretes de pagamento e até mensagens diretas via chat — assim você não precisa começar do zero toda vez. O Flowlu também oferece variáveis inteligentes para personalizar suas mensagens com apenas alguns cliques. E se você estiver sem tempo, os recursos de automação permitem enviar faturas aprovadas por e-mail automaticamente — sem trabalho manual.

7 Dicas Para Enviar uma Fatura por E-mail

#1: Assunto Claro e Direto:

O assunto do seu e-mail de cobrança precisa ser claro para garantir que o cliente não ignore a mensagem. Dê uma olhada nos exemplos de e-mails de cobrança acima e escolha o melhor tipo de linha de assunto para suas mensagens.

#2: Personalização é Essencial:

Se você observar os exemplos de mensagens de cobrança que mostramos acima, todos permitem adicionar informações personalizadas sobre a fatura e o cliente. Um e-mail personalizado mostra o quanto você valoriza seu cliente.

#3: Inclua Todos os Detalhes:

Para garantir que o cliente pague no prazo, inclua todas as informações necessárias no conteúdo do e-mail de cobrança.

#4: Use o Formato PDF:

Mesmo que você possa escolher outro formato, o PDF é a melhor opção por ser amplamente aceito.

#5: Instruções de Pagamento:

Ao enviar uma fatura por e-mail, inclua instruções completas para o cliente saber como efetuar o pagamento, além das formas de pagamento disponíveis.

#6: Faça Follow-up de Faturas em Atraso:

Embora seja frustrante quando um cliente atrasa o pagamento, isso é bastante comum. Por isso, esteja pronto para enviar um e-mail de lembrete de cobrança. Continue sendo educado, mas firme. Consulte o exemplo de mensagem de cobrança ao cliente acima para te ajudar.

#7: Inclua um Call-to-Action:

Em seu e-mail de cobrança formal, inclua sempre uma chamada para ação (call-to-action) ao final da mensagem.

Resumo

Neste artigo, você aprendeu como criar um e-mail de cobrança e como enviar uma fatura por e-mail.

E como você é um empreendedor com mil tarefas para lidar todos os dias, o ideal é ter agilidade ao escrever e-mails de cobrança. Por isso, o melhor a fazer é usar um dos modelos que disponibilizamos acima. Você pode usar facilmente o modelo de e-mail de envio de fatura que melhor se encaixa para seus clientes. Só não se esqueça de personalizar a mensagem — independentemente do exemplo escolhido.

Se quiser tornar o processo de cobrança mais rápido e prático, sem perder o toque pessoal, o Flowlu pode te ajudar. Experimente e veja como é rápido passar de projeto finalizado para pagamento recebido — sem correria, sem cliques desnecessários.