A faturação na nuvem é o novo normal nas empresas sem contacto?
O software de faturação na nuvem - também conhecido como faturação eletrónica - aloja dados importantes numa nuvem digital segura. Isto permite às empresas compilar e enviar facturas aos clientes automaticamente.
Devido à pandemia de Covid-19, muitas empresas tiveram de procurar formas criativas mas eficientes de enviar e receber facturas. Esta crise global sem precedentes deu origem a uma nova era de transacções B2B.
A nuvem tornou-se uma parte essencial da infraestrutura empresarial. É capaz de automatizar e aperfeiçoar processos que, tradicionalmente, teriam consumido mais tempo e energia dos funcionários.
A faturação na nuvem traz consigo uma grande variedade de benefícios e vantagens. Vamos mergulhar de cabeça e explicar quais são.
As vantagens da faturação na nuvem
Como as nuvens existem em uma esfera digital, elas são muito mais programadas para melhorar a velocidade, a eficiência e a precisão do que os métodos manuais permitem.
Mesmo as pequenas empresas podem ficar sobrecarregadas com a papelada envolvida no envio contínuo de facturas. Mas uma estratégia de administração centrada na nuvem pode ajudar todos os tipos de empresas a minimizar os seus esforços e a maximizar os seus sucessos.
As nuvens digitais funcionam como um espaço de armazenamento de todos os dados empresariais relevantes, completamente organizados e seguros. O software por detrás das nuvens também está programado para realizar tarefas específicas, como compor facturas individuais e enviá-las sem qualquer intervenção direta dos empregados.
As facturas na nuvem não requerem quaisquer materiais físicos especiais e podem ser facilmente partilhadas entre trabalhadores remotos. Flexível, preciso e altamente seguro, todas as empresas podem beneficiar do software de faturação na nuvem.
Eis porquê:
1. Aumenta a eficiência do processo
Os pagamentos sem contacto são muito mais rápidos e eficientes do que outros métodos de pagamento. Os pagamentos com cheques são dispendiosos e podem ser demorados, o que pode atrasar a realização de um pagamento. Quando se trata de pagamentos B2B, a faturação na nuvem é uma clara vencedora.
Particularmente para as empresas que recebem regularmente expedições ou entregas, a faturação na nuvem pode simplificar o processo de pagamento e eliminar a necessidade de administração adicional. Um sistema de faturação automatizado só precisa de ser configurado uma vez antes de funcionar por si só.
A faturação eletrónica também leva as empresas a terem uma maior consciência ambiental. O papel utilizado na faturação é eliminado quando as empresas passam a utilizar um sistema de faturação digital. Isto reduz drasticamente o desperdício.
2. Melhora a segurança e o controlo
As medidas de segurança em torno da tecnologia baseada na nuvem só se aceleraram nos últimos anos. Sim, significa abdicar de algum controlo para os fornecedores de serviços. Mas eles terão feito da segurança uma prioridade máxima para os dados da sua empresa.
As nuvens estão protegidas com camadas de encriptação que impedem os piratas informáticos de entrarem, e muitas têm medidas de segurança personalizáveis que a sua empresa pode decidir por si própria.
As palavras-passe contribuem para uma segurança adicional. Mas, em suma, um sistema de faturação baseado na nuvem é considerado muito mais seguro do que os métodos manuais de alojamento de dados. Como o número de ciberataques em 2021 continua a aumentar, nenhuma empresa se pode dar ao luxo de correr riscos.
3. Melhor gestão do fluxo de caixa
A gestão do fluxo de caixa e a contabilidade são um espinho no lado de muitas empresas trabalhadoras. A eliminação do papel pode aumentar o seu fluxo de caixa e tornar a gestão das finanças um processo significativamente mais suave e menos moroso.
Muitos programas de software de faturação na nuvem oferecem serviços de simplificação adicionais, como uma opção de ligação "pagar agora" adicionada a todas as facturas emitidas, bem como lembretes de acompanhamento para os clientes que têm pagamentos pendentes. Quanto mais fácil for para os clientes pagarem-lhe, mais rapidamente o farão. Por exemplo, a Flowlu oferece integrações nativas com gateways de pagamento como PayPal, Stripe, Square e CloudPayments para permitir que os seus clientes paguem diretamente a partir da fatura. Também pode enviar lembretes de pagamento profissionais e e-mails de agradecimento pelo pagamento.
4. Melhora a precisão
Os sistemas de faturação manuais ou em papel dependem do cérebro humano, que é propenso a erros subconscientes. Um pequeno erro de cálculo pode causar o caos, e muitos erros evitáveis são cometidos sem intenção.
Um sistema de faturação baseado na nuvem, por outro lado, é cirurgicamente preciso e matematicamente exato em todas as ocasiões. Uma vez introduzidos os dados, o sistema pode ordenar, armazenar e enviar facturas sempre exactas e fiáveis.
5. Personalização e flexibilidade
Ao configurar um sistema de faturação na nuvem para a sua empresa, pode personalizar o processo de carregamento e faturação de acordo com as suas necessidades exactas. Pode controlar quais os membros da equipa que têm acesso a que informação, e programar facturas automatizadas de acordo com o estilo e padrão da sua preferência.
As empresas também podem definir comportamentos fiscais personalizados, configurar períodos de teste, criar condições de faturação complexas e até automatizar respostas a mensagens com base em determinados accionadores personalizáveis.
Este aspeto da faturação na nuvem permite às empresas um nível de flexibilidade muito mais elevado do que um processo de faturação manual permitiria. É particularmente vantajoso para as empresas que lidam com vários serviços diferentes que exigem respostas e termos personalizados.
6. Redução do contacto físico
Apesar dos progressos na luta contra a Covid-19, existe ainda um razoável cansaço em relação às interacções físicas. Muitas pessoas estão a tomar precauções com métodos manuais de pagamento e faturação para reduzir a propagação do vírus.
A faturação baseada na nuvem não poderia ter surgido em melhor altura, facilitando os processos de faturação internacional a partir da segurança de uma posição remota. Com as vacinas ainda a serem aplicadas em todo o mundo e muitas pessoas ainda a contrair a Covid-19, a faturação na nuvem pode muito bem ser o novo normal para as empresas.
7. Aumento da satisfação dos clientes
Outro elemento da faturação na nuvem que poderá contribuir para a continuação deste sistema é o facto de manter os clientes sorridentes e satisfeitos. Quer estejam a entrar ou a sair, todos preferem que as facturas cheguem prontamente e sem complicações.
As empresas podem melhorar a taxa de satisfação dos seus clientes com a faturação baseada na nuvem. O aspeto da automatização evita a ocorrência de atrasos e não é necessário que os funcionários enviem resmas de papel todos os meses, quando poderiam estar a concentrar-se em tarefas mais importantes.
Faturação na nuvem - moda passageira ou norma futura?
No fim de contas, ninguém pode saber o que o futuro nos reserva. No entanto, a faturação baseada na nuvem provou ser uma ferramenta extremamente útil e poderosa para empresas de todo o mundo que pretendem manter os padrões elevados. Independentemente dos danos causados pela pandemia.
Mesmo quando a Covid-19 se tiver dissipado e já não houver necessidade de distanciamento social, é muito provável que as empresas se tenham adaptado a esta nova e melhorada forma de faturação. Especialmente tendo em conta o número de vantagens que a faturação na nuvem oferece.
A faturação na nuvem é um sistema que permite às empresas criar e enviar facturas eletronicamente. Os sistemas de faturação na nuvem estão alojados na Internet, pelo que as empresas não necessitam de instalar qualquer software ou hardware. Isto torna a faturação na nuvem uma opção conveniente e económica para empresas de todas as dimensões.
Há muitas vantagens em utilizar a faturação na nuvem, incluindo:
- Conveniência.
- Rentabilidade.
- Segurança.
- Eficiência.
- Sustentabilidade.
A faturação em nuvem está a tornar-se cada vez mais popular à medida que as empresas procuram formas de reduzir o seu contacto com os clientes. A faturação na nuvem é uma forma sem contacto de enviar facturas, o que pode ajudar as empresas a proteger os seus empregados e clientes da propagação de germes.
Ao escolher um sistema de faturação na nuvem, é importante ter em conta os seguintes factores:
- As suas necessidades: Que características são importantes para si num sistema de faturação na nuvem?
- O seu orçamento: Quanto está disposto a gastar num sistema de faturação na nuvem?
- A sua base de utilizadores: Quantos utilizadores irão utilizar o sistema de faturação na nuvem?
- O seu sector: Há alguma caraterística específica do sector que necessite num sistema de faturação na nuvem?
