Como gerir as finanças das pequenas empresas na era digital
O ponto crucial: Os Estados Unidos têm 33,3 milhões de pequenas empresas, representando 99,9% de todas as empresas em todo o país. No entanto, pesquisas revelam que uma em cada cinco falha no primeiro ano, 30% no segundo ano e 50% no quinto ano.
Como proprietário de uma pequena empresa, você deve gerenciar suas finanças de forma eficaz. Que maneira melhor de garantir isso do que aproveitar as ferramentas e tecnologias online no cenário digital de hoje?
Não se preocupe; esta página foca no gerenciamento financeiro para startups e pequenas empresas. Continue lendo para aprender como navegar nas finanças da sua pequena empresa na era digital.
O Impacto da Digitalização nas Finanças de Pequenas Empresas
Não há como negar como as empresas operam e os consumidores realizam transações no cenário digital de hoje. Pense no aumento do comércio eletrônico desencadeado pela pandemia e projetado para atingir US$ 6,3 trilhões este ano. Até mesmo as lojas físicas devem estabelecer sua presença online e fazer a transição para lojas de clique e compre.
A transformação digital é crucial em várias indústrias, especialmente na gestão financeira. E isso se aplica ainda mais às pequenas empresas que buscam crescer e ter sucesso. Quase metade já adotou uma estratégia de transformação digital.
Como o nome sugere, a transformação digital trata de transformar como sua empresa opera aproveitando ferramentas online e recursos tecnológicos. No entanto, não se trata apenas de investir em tecnologias; também se trata de assumir o controle do futuro de sua empresa.
De acordo com a McKinsey, a transformação digital é um "esforço de longo prazo para reorganizar como uma organização melhora e muda continuamente", uma vez que a tecnologia está agora integrada aos negócios e está em constante evolução.
Geralmente, os benefícios da adoção de um modelo digital são múltiplos, como melhoria da eficiência operacional, atendimento às expectativas do cliente e melhoria da qualidade do produto:
Portanto, considere investir em tecnologia financeira (FinTech). Aqui está o motivo pelo qual você deve aproveitar a digitalização para as finanças de sua pequena empresa:
- Aumento da eficiência no trabalho: A FinTech automatiza vários processos financeiros e elimina tarefas manuais. Pense na folha de pagamento automatizada para o cálculo do salário dos funcionários e na faturação na nuvem para a cobrança de fornecedores. Eles podem aumentar sua eficiência, resultando em um impulso na produtividade.
- Precisão dos dados garantida: A gestão financeira não deve ter espaço para erros e enganos. A FinTech, como automação e inteligência artificial (IA), ajuda a garantir a contabilidade completa e a análise financeira precisa. Dessa forma, você pode evitar erros contábeis e disputas salariais.
- Satisfação do cliente aprimorada: A FinTech ajuda na gestão de dados do consumidor e no acompanhamento das finanças. Considere o uso de sistemas CRM para manter informações e relacionamentos com clientes. Enquanto isso, você pode gerenciar perfeitamente os lucros que recebe deles.
- Fluxo de caixa mantido: A gestão financeira tem como objetivo alcançar essas metas: despesas reduzidas e receitas aumentadas. A FinTech ajuda a monitorar e gerenciar seus gastos e vendas para um fluxo de caixa consistente. Pense em usar o Flowlu para evitar lacunas de caixa em seu calendário de pagamentos.
- Adesão legal garantida: A FinTech ajuda as pequenas empresas a cumprirem leis e regulamentos. Automação de software e análise de dados, por exemplo, permitem otimizar sua contabilidade e análise de impostos, respectivamente. Isso ajuda a evitar implicações legais e perdas financeiras.
Aprenda maneiras práticas de gerenciar as finanças de sua pequena empresa na era digital.
Como Gerenciar as Finanças de Sua Pequena Empresa no Cenário Digital
Empresas e organizações devem considerar os elementos-chave para o gerenciamento financeiro de curto e longo prazo. Ferramentas digitais e soluções FinTech podem ajudar, o que também se aplica às pequenas empresas. Eles podem otimizar fluxos de trabalho financeiros e operações financeiras.
A Fortune Business Insights prevê que o mercado global de FinTech crescerá de US$ 340,10 bilhões em 2024 para US$ 1,152 trilhão até 2030, a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 16,5,0%.
As empresas de FinTech fornecem soluções financeiras, ferramentas e plataformas para empresas. Como pequena empresa, capitalize no crescimento do mercado da indústria e invista em ferramentas e tecnologias digitais para o gerenciamento financeiro. Aqui está como:
1. Investir em ferramentas e tecnologias digitais para gerenciamento financeiro
Você sabia que algumas pequenas empresas ainda carecem de recursos de contabilidade? Cerca de um quarto ainda usa caneta e papel para contabilidade e contabilidade em vez de usar computadores. O que eles não percebem é como as tecnologias podem ajudar a otimizar suas operações financeiras.
Schwartz sugere as seguintes soluções de FinTech:
- Automação de software: Automatize várias funções financeiras, como contabilidade, contabilidade, relatórios fiscais e muito mais. O software automatizado pode ajudar a eliminar tarefas manuais e acelerar processos para sua pequena empresa. No final das contas, a automação simplificará as operações financeiras, impulsionando sua eficiência e produtividade geral.
- Inteligência artificial: Aproveite o poder da IA, a simulação da inteligência humana em ferramentas e plataformas online. Você pode aproveitar chatbots de IA e assistentes virtuais para o cumprimento de pedidos de sua pequena empresa e atendimento ao cliente. Da mesma forma, você pode usar IA para análise financeira.
- Gestão de relacionamento com o cliente: Considere a utilização de sistemas CRM mais adequados para startups e pequenas empresas. As plataformas CRM são ideais para gerenciar relacionamentos com clientes. Mas enquanto isso, eles podem ajudá-lo a registrar, organizar e analisar suas transações financeiras.
- Análise de dados: Aproveite as ferramentas analíticas alimentadas por IA para o gerenciamento financeiro. Eles usam aprendizado de máquina (ML) e aprendizado profundo (DL) para aprender com conjuntos de dados e tomar decisões com intervenção humana limitada. Eles podem ajudar no planejamento financeiro, previsão de vendas e relatórios de negócios para sua pequena empresa.
- Blockchain: Esta tecnologia é um livro digital capaz de registrar dados financeiros conhecidos por sua criptografia, segurança, imutabilidade e descentralização. Use contratos inteligentes para colaborar com empreiteiros, fornecedores e parceiros. Enquanto isso, use software de revisão de contrato de IA para sua pequena empresa.
2. Aproveite a FinTech para transações financeiras dos consumidores
O uso de ferramentas digitais e soluções FinTech não se aplica apenas aos seus funcionários. Você pode aproveitá-los para seus consumidores muito valorizados. A maioria dos clientes agora paga usando vários métodos de pagamento, pois estamos indo para uma sociedade sem dinheiro.
Jim Pendergast, vice-presidente sênior da altLINE Sobanco, sugere oferecer ferramentas digitais e soluções FinTech aos consumidores. "Essas tecnologias não apenas ajudam seus profissionais a gerenciar as finanças, mas também ajudam os clientes a fazer compras. Elas tornam as transações financeiras dos clientes muito mais fáceis, rápidas e convenientes."
Pendergast recomenda fornecer as opções de pagamento abaixo:
- Opções bancárias online: É melhor não limitar os métodos de pagamento de sua pequena empresa. Aceite opções de pagamento como cartões de crédito, cartões de débito, transferências bancárias, cheques eletrônicos, carteiras móveis e criptomoedas dos clientes. No entanto, proteja seus portais de pagamento para proteção financeira.
- Aplicativos de pagamento móvel: Como a maioria dos clientes depende muito de seus dispositivos móveis, permita o uso de aplicativos, como PayPal, Block (Square) e Cash App, para transações de consumidores. Eles permitem que seus clientes façam negócios e transações com você online usando seus celulares e outros dispositivos.
- Carteiras digitais: Elas são exatamente o que parecem—carteiras para guardar dinheiro, mas online. Permita que seus stakeholders, sejam clientes ou funcionários, usem carteiras digitais para transações financeiras. Eles permitem que eles recebam salários, façam pagamentos e transações online de maneira contínua e eficiente.
- Aplicativos de criptografia: Empresas, incluindo startups e PMEs, não podem mais ignorar o aumento das moedas digitais. Como tal, comece a aceitar criptomoedas para sua pequena empresa no mundo digital de hoje. Permita que os clientes usem aplicativos de criptomoedas para gerenciar criptomoedas como Bitcoin (BTC) e Ethereum (ETC). Eles podem manter seus ativos digitais e fazer transações com você por meio da tecnologia blockchain.
3. Mantenha-se atualizado com a segurança cibernética para proteção financeira
A segurança cibernética tornou-se uma preocupação crescente nos negócios. No entanto, startups online e pequenas empresas podem ser as mais vulneráveis a ataques cibernéticos. Cerca de 43% dos ataques cibernéticos visam pequenas empresas, mas apenas 14% estão prontas para se proteger.
Infelizmente, os ataques cibernéticos podem levar a perdas financeiras. Abaixo estão formas de ataques cibernéticos para se ter cuidado:
- Ataque de senha - senha roubada para acesso a sistemas, redes e dados
- Ataque de phishing - enganar pessoas para fornecer dados sensíveis, geralmente por e-mail
- Ataque de malware - software malicioso usado para danificar computadores, sistemas ou redes
- Ataque de negação de serviço - interrupção deliberada de sistemas ou redes
- Ataque de homem no meio - roubo de dados interceptando comunicação entre duas partes
Como tal, as pequenas empresas devem priorizar a segurança cibernética para evitar perdas financeiras e implicações legais. Elas devem fazer o que for necessário para prevenir e se proteger de ataques cibernéticos. Aqui está como:
- Escolha ferramentas ou plataformas confiáveis. Ao procurar soluções de FinTech, opte por sites seguros ou trabalhe com provedores de serviços confiáveis. Eles podem tornar seus sistemas e redes menos suscetíveis a ataques cibernéticos.
- Proteja portais de pagamento. Não apenas invista em portais de pagamento confiáveis, mas também os audite regularmente. Dessa forma, você pode identificar pontos vulneráveis e protegê-los por completo.
- Configure HTTPS e SSL. Incorpore o Protocolo de Transferência de Hipertexto Seguro (HTTPS) e a Camada de Soquetes Seguros (SSL) em recursos de processamento de pagamento. Esses protocolos de website promovem a segurança de rede e a privacidade de dados entre a plataforma de sua pequena empresa e os clientes.
- Exija autenticação forte. Configurar autenticação multifator (MFA) para clientes e funcionários que acessam o banco de dados é o ideal. Por exemplo, solicite o valor de verificação do cartão (CVV), senha única (OTP) e dados biométricos dos clientes para regular o acesso.
- Aproveite ferramentas de monitoramento e detecção. Recursos e ferramentas gratuitas de detecção de fraudes estão disponíveis para startups e pequenas empresas. Aproveite-os para monitorar seus sistemas e identificar possíveis ameaças cibernéticas para que você possa agir imediatamente sobre elas.
4. Trabalhe com profissionais financeiros usando plataformas digitais
A maioria dos empreendedores não vê a necessidade de empregar profissionais financeiros para suas pequenas empresas. O mesmo relatório da Clutch revela que quase metade deles (45%) não contratam um contador ou um contador. Eles não percebem que os especialistas em finanças podem ajudá-los a gerenciar as finanças e fazer o dinheiro crescer.
Gerald Lombardo, Chefe de Crescimento da Popl, no entanto, sugere contratar profissionais financeiros hábeis em usar soluções FinTech. "Alguns dos melhores contadores usam ferramentas e aplicativos de software para lidar com o trabalho financeiro rotineiro e repetitivo. Dessa forma, eles podem se concentrar em funções principais, como manter o fluxo de caixa, reduzir impostos e fazer o dinheiro crescer."
Ao contratar profissionais financeiros para sua pequena empresa, você tem a opção de terceirizar ou empregar o seguinte:
- Contadores: Eles são responsáveis por registrar todas as transações financeiras de sua empresa. O objetivo é garantir registros financeiros precisos, completos e atualizados. Ferramentas digitais podem ajudar no registro automático e relatórios.
- Contadores: Eles não apenas registram suas transações financeiras, mas também as gerenciam e analisam. O objetivo é manter seu fluxo de caixa e gerenciar a saúde financeira de sua pequena empresa. Como citado, a automação de software pode ajudar no planejamento, análise e gerenciamento financeiros.
- Especialistas em impostos: Eles lidam com os impostos de sua pequena empresa, desde impostos federais e estaduais sobre a renda até impostos sobre vendas. Eles buscam cumprir suas obrigações fiscais para garantir total adesão legal. Soluções FinTech podem ajudá-lo a ficar por dentro do registro e apresentação de impostos.
5. Mantenha-se atualizado com as leis por meio de pesquisas online
Os empreendedores devem aderir às leis e regulamentos que regem suas pequenas empresas. A conformidade total é uma maneira de manter sua saúde financeira. Pelo contrário, a não adesão pode levar a multas pesadas e até mesmo ao fechamento do negócio.
Anthony Martin, Fundador e CEO da Choice Mutual, destaca o valor das soluções FinTech para conformidade legal e regulatória. "Ferramentas e tecnologias digitais, por exemplo, podem proteger a rede de sua empresa e garantir a segurança dos dados do consumidor. É por isso que até mesmo pequenas empresas devem considerar investir nessas tecnologias."
Martin destaca algumas das leis e regulamentos a serem considerados para pequenas empresas:
- Leis de proteção ao consumidor: Como pequena empresa, você deve sempre proteger os dados do consumidor e promover os direitos do cliente. Por exemplo, considere a conformidade com o padrão de segurança de dados da indústria de cartões de pagamento (PCI DSS). O PCI DSS é um conjunto de regras para lidar com transações de pagamento para mantê-las o mais seguras possível.
- Leis trabalhistas: Como empreendedor, você pode empregar alguns trabalhadores para sua pequena empresa. Priorize questões legais, como a Lei de Normas Trabalhistas Justas (FLSA), a Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) e o Seguro de Acidentes de Trabalho. As soluções FinTech podem ajudá-lo a gerenciar folha de pagamento e funções relacionadas a finanças.
- Regulamentos fiscais: Os impostos são vitais nos negócios, mesmo para startups e pequenas empresas. Fique por dentro do seu imposto sobre vendas, imposto de renda federal e estadual, entre outros. Aproveite ferramentas ou aplicativos de software para registro, apresentação e relatórios de impostos de maneira eficaz e eficiente.
Palavras Finais
Um gerenciamento financeiro robusto é crucial para o crescimento e o sucesso a longo prazo dos negócios. Mas no cenário digital de hoje, há a necessidade de capitalizar a FinTech. Como tal, considere as dicas práticas para navegar nas finanças de sua pequena empresa.
Invista em ferramentas e tecnologias digitais para gerenciamento financeiro e transações de consumidores. Da mesma forma, promova a segurança cibernética para garantir proteção financeira. Finalmente, contrate profissionais financeiros e cumpra leis e regulamentos.
Com tudo isso, você pode navegar nas finanças de sua pequena empresa na direção certa—ultimamente em direção ao crescimento e sucesso dos negócios!
Uma gestão financeira sólida é crucial para as empresas em fase de arranque e para as pequenas empresas, uma vez que assegura a estabilidade financeira, facilita o crescimento e reduz o risco de fracasso.
Os estudos indicam que uma em cada cinco pequenas empresas fracassa durante o seu primeiro ano de atividade.
A adoção de uma estratégia de transformação digital para as pequenas empresas pode conduzir a uma maior eficiência operacional, a uma maior satisfação dos clientes e a uma melhor qualidade dos produtos.
A FinTech pode beneficiar as pequenas empresas aumentando a eficiência do trabalho, assegurando a exatidão dos dados, melhorando a satisfação do cliente, mantendo o fluxo de caixa e garantindo o cumprimento da legislação.
As pequenas empresas podem proteger as suas finanças escolhendo ferramentas fiáveis, protegendo os gateways de pagamento, implementando protocolos HTTPS e SSL, exigindo uma autenticação forte e tirando partido de ferramentas de monitorização e deteção.
