12 dicas sobre como aumentar a produtividade do seu Flowlu

Flowlu Team

29 de setembro de 2022

14 min read

Escolher entre diferentes softwares de CRM baseados na nuvem não é tão fácil. Alguns deles são caros demais, outros complicados demais, enquanto outros têm recursos insuficientes. A Flowlu oferece uma solução tudo-em-um para empresas de qualquer tamanho, mas para aproveitá-la ao máximo, ainda é necessário aprender algumas dicas e truques.

Como a Flowlu é fácil de usar e sua base de conhecimento está cheia de artigos úteis, diretrizes e manuais, você pode explorar tudo e atingir o topo da sua produtividade por conta própria. Mas para todos os buscadores de conhecimento que querem alcançar o próximo nível de uso da Flowlu, aqui está uma lista de dicas incrivelmente úteis para aproveitar mais a Flowlu.

No artigo de hoje, vamos cobrir os recursos mais práticos e dicas sobre como usá-los. Esses recursos são extremamente úteis tanto para iniciantes quanto para usuários já experientes. Pronto para ver o que temos para hoje?

#1: Economize Tempo com Regras de Automação

A maioria dos usuários de CRM considera as regras de automação como uma ferramenta apenas para a gestão de vendas, mas não é completamente verdade. Na Flowlu, você pode configurar tanto os pipelines de vendas quanto os fluxos de trabalho de tarefas.

Os pipelines são uma ferramenta típica em cada CRM, mas alguns usuários ainda têm medo de tal ferramenta porque parece muito complicada de implementar. Na Flowlu, as regras de automação não são mais uma ferramenta emaranhada. Você pode criar um pipeline para cada projeto individual ou criar um campo de trabalho específico, anexar oportunidades a este campo de trabalho e usar um pipeline para todos os projetos semelhantes.

Quanto à automação de tarefas, tal ferramenta pode ajudar a economizar tempo na criação de tarefas regulares recorrentes. Além de tarefas, as regras de automação podem realizar notificações, comentários, emails, atualizações de campos, eventos e outras atividades. Cada regra é totalmente personalizável com condições, então você pode definir o conteúdo e o momento em que a regra será executada.

Enquanto a Flowlu possui uma navegação avançada e UI, você não terá problemas para configurá-la por conta própria. Além disso, temos muitas diretrizes com capturas de tela de acompanhamento sobre como configurar automações.

#2: Organize o Quadro Kanban

É difícil manter tudo em mente, então a Flowlu oferece muitas ferramentas para gestão de projetos e tarefas. Uma dessas ferramentas é o quadro Kanban.

O quadro Kanban ajuda a visualizar o fluxo de trabalho e rastrear com precisão o progresso, mas para aproveitar ao máximo, é melhor personalizar o seu quadro Kanban. Por padrão, o quadro Kanban consiste em quatro colunas com os nomes "A Fazer", "Em Progresso", "Aprovação" e "Aprovado". Para atender às suas necessidades, você pode adicionar algumas colunas extras ou mudar o nome de uma já existente. Como mencionado antes, todos os estágios podem ser coloridos de acordo com suas necessidades.

Enquanto o quadro Kanban é parte de um projeto Ágil, é extremamente útil dividir seu projeto em sprints. Você pode definir o prazo de um sprint, mas geralmente dura uma ou duas semanas. Os sprints ajudarão você a fornecer melhores resultados, porque como o projeto inteiro é dividido em pequenos estágios, a equipe pode avançar em direção ao objetivo principal passo a passo sem distrações.

#3: Traga Codificação por Cores para o Fluxo de Trabalho

A codificação por cores é um método bem conhecido e popular usado por muitas soluções de software, incluindo a Flowlu. As cores nos ajudam a identificar a prioridade e o estágio de um projeto. A Flowlu usa codificação por cores em alguns casos.

Primeiramente, cada estágio de um projeto Ágil tem sua própria cor. Com a Flowlu, você pode personalizar seu fluxo de trabalho e definir as cores que deseja para cada estágio. Isso ajudará você a visualizar seu fluxo de trabalho e navegar rapidamente pelas etapas do projeto.

O próximo exemplo de codificação por cores na Flowlu são as etiquetas coloridas. Com as etiquetas, você pode definir a prioridade de tarefas, projetos ou oportunidades de CRM. Etiquetas coloridas podem adicionar mais contexto ao bilhete de tarefa, então você não precisa gastar tempo em um exame profundo do bilhete por dentro. Uma cor específica pode ser anexada à etiqueta que define o campo de trabalho do projeto. Em oportunidades, você pode marcar negócios quentes com uma etiqueta vermelha, para que eles estejam sempre sob revisão.

#4: Crie uma Estrutura Analítica do Projeto

Alguns usuários de software preferem usar métodos bem conhecidos ao criar e gerenciar projetos. É um caminho seguro, mas para alcançar melhores resultados, você sempre tem que implementar algo novo em seu fluxo de trabalho.

Na Flowlu, você pode encontrar inúmeras ferramentas para refrescar sua etapa de planejamento de projeto. Uma dessas ferramentas é a Estrutura Analítica do Projeto ou WBS. É uma ferramenta simples para dividir seu projeto em estágios. Cada estágio tem suas próprias tarefas e prazos, então você pode gerenciar seu projeto de forma inteligente.

#5: Use Formulários da Web para Criar Novas Oportunidades

Os formulários da web são um dos recursos mais subestimados na Flowlu. Mas não é apenas uma ferramenta que economiza seu tempo na coleta de contatos de seus clientes, mas também uma solução poderosa para transformar leads em oportunidades.

Na Flowlu, você pode encontrar formulários da web pré-fabricados. Tudo que você precisa é configurar o cabeçalho, adicionar textos de botão, fonte e anexá-lo ao pipeline. Um script será criado automaticamente, então você pode facilmente colocá-lo em seu site e coletar todas as informações sobre seus clientes na Flowlu.

Como um formulário da web é o primeiro estágio de um pipeline, você pode conduzir seu cliente através dele passo a passo. Tal ferramenta ajudará você a economizar tempo na coleta de contatos, criação de oportunidades, envio de emails de acompanhamento, faturamento e criação de tarefas.

#6: Mantenha Espaços de Trabalho Separados

Para ajudar os funcionários a manter seu fluxo de trabalho organizado, é melhor dividi-los em departamentos. Cada departamento usa seu próprio espaço de trabalho. Você pode permitir acesso a projetos específicos, tarefas e documentos para o departamento.

Outra ferramenta útil para manter o fluxo de trabalho separado é o chat em grupo. Você pode subestimá-los, mas os chats em grupo são muito úteis quando se trata de discussão de um campo específico. Além dos chats privados e em grupo, há um chat de projeto, onde você pode adicionar cada pessoa relacionada ao projeto.

#7: Integre seus Funcionários e Clientes

Quando se trata de ajudar funcionários ou clientes a se adaptarem, alguns gestores simplesmente deixam acontecer. Tal abordagem é totalmente errada, porque tanto novos contratados quanto clientes precisam ser orientados. A Flowlu possui integrações internas e externas, então você pode seguir o caminho de seus contratados e clientes pouco a pouco.

Para integrar novos contratados e clientes, você pode usar um módulo de integração específico. O módulo de integração permite criar listas de verificação. Por exemplo, uma lista de verificação pode conter documentos com o planejamento do escritório e guia da cultura corporativa, tarefas iniciais do primeiro dia e outras coisas importantes para familiarizar seu funcionário com o fluxo de trabalho.

Para usuários externos, você pode integrá-los através de um portal do cliente totalmente personalizável. Listas de verificação também podem ser criadas para usuários externos. Você também pode implementar seu próprio design no módulo de integração para se tornar reconhecível.

#8: Mantenha o Conhecimento em Um Lugar

Há um módulo de base de conhecimento na Flowlu que ajuda você a criar artigos apoiados por algumas informações visuais. Como a base de conhecimento pode beneficiar seu negócio?

Primeiramente, uma base de conhecimento pode ser uma parte importante do processo de integração. Como pode ser tanto interna quanto externa, você pode armazenar todos os documentos relacionados ao seu trabalho em um lugar e criar guias para novos contratados. Uma base de conhecimento externa pode ser transformada em um centro de ajuda para ajudar seus novos clientes ou consumidores a aprenderem o básico do seu produto ou serviços.

A base de conhecimento pode ser atualizada e compartilhada em qualquer lugar. Você pode até colocá-la em seu próprio site através de um link externo. Além disso, você pode configurar o acesso e manter alguns artigos privados.

#9: Use Modelos

Criar modelos pode parecer uma perda de tempo, mas na verdade é uma ferramenta importante que economiza muito tempo na criação manual de atividades regulares.

Na Flowlu, você pode configurar modelos para tarefas, projetos, emails e faturas. Com modelos, você pode criar atividades recorrentes. Por exemplo, se você precisa criar um relatório todo mês, você pode configurar uma tarefa recorrente que será criada todo mês em uma data específica.

Mesmo que criar modelos leve algum tempo no início, você verá a diferença a longo prazo, quando todas as atividades regulares serão realizadas automaticamente.

#10: Adicione Mais Contexto

A Flowlu permite criar campos personalizados e listas. Tal recurso pode ajudar a adicionar mais conteúdo. Campos personalizados são extremamente úteis quando se trata de gestão de clientes. Às vezes não há um campo padrão para adicionar informações específicas, mas você não precisa mudar para outro aplicativo ou usar notas. Basta adicionar um campo personalizado e preenchê-lo com informações extras.

Falando de listas personalizadas, é outra ferramenta útil, mas às vezes inconspícua. Listas personalizadas podem economizar seu tempo de usar outro aplicativo para manter dados. Por exemplo, se você precisa criar listas de senhas, você pode usar uma personalizada para armazenar todos os seus dados em um lugar.

#11: Solicite uma Resposta

Tempo é dinheiro, e às vezes você precisa obter uma resposta da sua equipe rapidamente. Se você precisa obter alguma informação adicional sobre a tarefa, projeto, oportunidade ou qualquer outra atividade, você pode usar o recurso "solicitar uma resposta" na seção de comentários.

Nesse caso, o usuário de quem você solicitou uma resposta receberá uma notificação e poderá responder com urgência. Uma vez recebido o comentário, ele será destacado.

#12: Integrações

Às vezes, há necessidade de integração com outros aplicativos. Está tudo bem se seus funcionários usam diferentes aplicativos para gerenciar seu fluxo de trabalho, mas para garantir uma conexão suave entre soluções separadas, há um recurso de integração.

Mesmo que você use apenas a Flowlu para gestão de projetos, CRM, contabilidade e outras atividades relacionadas ao trabalho, você ainda pode receber emails e chamadas telefônicas através de outros aplicativos. Para manter todos os dados juntos, você pode configurar integrações de email e telefonia, que ajudam você a rastrear com precisão toda a comunicação com clientes e parceiros.

Configurar integrações pode parecer muito complicado no início, mas uma vez configurado, você ficará surpreso com uma sincronização bidirecional perfeita.

A integração de telefonia é extremamente útil quando se trata de vendas, porque na Flowlu você pode gravar chamadas e repeti-las a qualquer momento para construir uma compreensão mais forte das necessidades do cliente.

Considerações Finais

Está tudo bem em estar satisfeito com suas ferramentas e métodos atuais, mas um dia você começará a procurar novas maneiras de melhorar seu fluxo de trabalho. A chave para o sucesso é analisar e revisar regularmente suas ações. Os caminhos antigos são seguros, mas para alcançar o próximo nível, você sempre tem que tentar algo novo para atualizar sua equipe e a si mesmo.

Isso vale para o software também. Usar ferramentas e métodos simples está bem, mas há muitas outras dicas e truques para dar um passo adiante. Eleve sua experiência com a Flowlu a um nível mais alto, experimentando novas ferramentas e encontrando diferentes caminhos.