Automatizando o trabalho que importa: Guia para processos de negócios mais inteligentes com Flowlu

Equipa de produtos

08 de outubro de 2024

32 min read

Primeiro, um processo de negócios é mais do que uma única ação—é uma sequência de etapas. Por exemplo, fazer uma xícara de café? Isso é uma ação única, não um processo de negócios. Mas lançar um novo produto—seja um vaso de barro ou um aplicativo móvel—exige uma série de ações que se unem para atingir um objetivo maior.

Em segundo lugar, processos de negócios acontecem regularmente. Se você organizar uma conferência uma vez e nunca mais fizer isso, é apenas um evento, não um processo de negócios. Mas integrar novos funcionários? Isso é um processo que se repete toda vez que você contrata alguém.

Em terceiro lugar, os processos de negócios geram resultados significativos. Isso pode ser qualquer coisa, desde a conclusão de um documento interno até a organização completa de um evento.

Por Que Automatizar Processos de Negócios É Importante

Vamos a um exemplo: Um gerente de RH publica uma vaga, seleciona candidatos e realiza entrevistas. Após as entrevistas, a papelada do candidato escolhido vai para o setor financeiro, e uma vez que ele é integrado, começa o treinamento com o novo supervisor. Esta é uma cadeia de tarefas, cada uma aproximando-se do objetivo final: contratar um novo membro da equipe.

Muitas vezes, processos como este envolvem vários departamentos e pessoas. E quanto mais complexos se tornam, mais oportunidades surgem para que algo passe despercebido—talvez alguém se esqueça de atribuir uma tarefa ou uma aprovação fique presa em algum lugar.

É aí que entra o módulo de processos de negócios do Flowlu. Ele automatiza essas sequências de ações, conectando os pontos entre diferentes tarefas e pessoas, para que nada se perca no caminho.

No Flowlu, processos de negócios são mais do que apenas uma lista de tarefas—são fluxos de trabalho automatizados que podem ser integrados a outras partes da plataforma. Por exemplo, um gerente poderia enviar uma fatura para o setor financeiro, automaticamente atribuir uma tarefa de pagamento e receber o documento de pagamento, tudo sem levantar um dedo.

Os processos de negócios do Flowlu ajudam você a:

• Padronizar fluxos de trabalho

• Automatizar tarefas rotineiras

• Coordenar o trabalho entre departamentos

• Reduzir erros

• Economizar tempo na comunicação

• Aumentar a transparência na sua equipe

Como Configurar Processos de Negócios no Flowlu

Agora, vamos explorar como configurar esses processos no Flowlu.

O módulo de processos de negócios foi projetado para conectar diferentes áreas da sua empresa. Tecnicamente falando, ele se integra a outros módulos do Flowlu e aos dados contidos neles.

Você encontrará o módulo na lista de aplicativos sob a sua foto de perfil ou no menu à esquerda. Depois de instalado, você pode começar a construir o seu primeiro processo.

Veja como funciona: Ao criar um processo, você decide quantas etapas ele terá, e para cada etapa, pode automatizar ações e definir condições para quando essas ações serão acionadas. Também pode adicionar campos personalizados para qualquer informação específica que precise ser armazenada.

Quando você lança um processo de negócios, uma nova instância é criada e, à medida que avança em cada etapa, as ações automatizadas que você configurou serão acionadas.

Principais Seções para Configurar Seu Processo de Negócios

No módulo, todos os seus processos são armazenados sob “Cartões” e “Lista.” Para iniciar um novo, basta clicar em “Novo Processo.” A partir daí, adicione o básico—como o nome e uma breve descrição.

Em seguida, configure o seu processo usando cinco seções principais:

Campos: Pense neles como áreas de entrada personalizadas onde os usuários podem fornecer os detalhes necessários para iniciar e executar um processo. Você pode rotular os campos como preferir, adicionar quantos forem necessários e escolher entre diferentes tipos (texto, links, caixas de seleção ou uploads de arquivos, etc). Por exemplo, se um funcionário estiver enviando feedback, ele preencheria campos com seu nome, departamento, e-mail de contato e o conteúdo do feedback.

Você pode personalizar os campos necessários para o seu processo de negócios. Por exemplo, pode criar um campo como “Chefe de Departamento” e preenchê-lo com um usuário logo no início do processo.

Dessa forma, qualquer tarefa futura usará esse campo como fonte de informação.

Claro, você sempre pode ter um usuário específico atribuído a um processo. Por exemplo, se todas as aprovações de pagamento precisarem passar pelo Diretor Financeiro, você pode facilmente configurar esse usuário como o padrão.

Usuários: Decida quem pode acessar e gerenciar o processo. Atribua usuários individuais ou departamentos inteiros, usando funções predefinidas para simplificar. As permissões são flexíveis, e vamos nos aprofundar mais tarde em como configurá-las.

Etapas: Mapeie as etapas do seu processo para guiá-lo do início ao fim. Cada processo tem duas etapas finais obrigatórias: uma para um resultado bem-sucedido e outra para um resultado malsucedido. Em cada etapa, você pode configurar regras de automação para manter as coisas funcionando eficientemente.

Configurações: Configure como cada instância do seu processo será visualizada. Use variáveis para personalizar os nomes dos templates e especifique quais campos os usuários devem preencher ao iniciar uma nova instância de processo—capturando apenas o essencial desde o início.

Configurações de Quadro: Personalize como cada instância de processo aparece no quadro. Selecione e exiba os campos-chave para manter a visualização do cartão limpa e focada, para que você veja exatamente o que importa em um piscar de olhos.

Opções Avançadas de Automação no Flowlu

Depois de configurar a estrutura do seu processo, é hora de dar vida a ele com automação. Embora você possa estar familiarizado com regras padrão, o Flowlu oferece três opções avançadas para levar seus processos ainda mais longe—cada uma projetada para lidar com aprovações, coletar informações e manter tudo funcionando sem problemas.

Aprovar ou Rejeitar:

Na aba Principal, você pode personalizar esta ação dando um nome, adicionando uma descrição, configurando um atraso e definindo as condições que irão acionar o processo de aprovação. Atribua membros da equipe responsáveis por aprovar ou rejeitar a solicitação. Com base em sua decisão, o sistema tomará ações específicas com o cartão da instância—seja movê-lo para a próxima etapa, marcá-lo como concluído (com sucesso ou não), ou deixá-lo na etapa atual se for necessária automação adicional.

A aba Campos Exibidos permite que você selecione quais campos o aprovador verá na tarefa gerada por essa automação, garantindo que ele tenha todo o contexto necessário para tomar uma decisão.
Se forem necessárias mais informações, a aba Solicitar Informações Adicionais permite que você defina quem deve fornecer as informações extras, destacando os campos que precisam de atualizações.

Solicitar Informações:

Às vezes, tudo o que é necessário de um funcionário é fornecer uma informação. Por exemplo, ao integrar um novo membro à equipe, um especialista em TI pode precisar criar seu endereço de e-mail. Para avançar no processo, você pode simplesmente solicitar essa informação ao usuário.

Essa automação agiliza o processo de coleta dos detalhes necessários da pessoa responsável. Você pode configurar quais campos são visíveis na tarefa e marcar os que precisam de esclarecimento, facilitando para a pessoa responsável fornecer as atualizações.

Familiarizar-se com Informações:

Use esta ação para destacar campos importantes dentro da instância para que a pessoa responsável os revise. Após revisar as informações, ela pode facilmente marcar a tarefa como concluída clicando no botão “Confirmar” diretamente no cartão da tarefa.

Atribuir um Substituto: Garantir Progresso Ininterrupto

Todo líder precisa de uma pausa, assim como todo membro crucial da equipe! É por isso que você pode atribuir um substituto nos seus processos de negócios para manter as coisas funcionando sem problemas quando a pessoa responsável principal não estiver disponível.

Veja como funciona: Juntamente com o responsável principal, você pode designar um substituto que só entrará em ação se a pessoa principal estiver de férias ou licença. O substituto não recebe tarefas a menos que a pessoa principal seja marcada como indisponível. Esta funcionalidade aplica-se a tarefas-chave como “Aprovar ou Rejeitar”, “Solicitar Informações” e “Familiarizar-se com Informações”.

O Flowlu torna isso fácil, puxando os dados de ausência diretamente do módulo “Licenças e Ausências”—assim você não precisa atualizar a disponibilidade manualmente. Você pode até configurar um processo de negócios de "Aprovação de Ausência" para automatizar ainda mais.

E se tanto a pessoa responsável quanto o substituto estiverem indisponíveis, a tarefa será enviada para ambos, garantindo que quem estiver disponível possa lidar com ela sem atrasos.

Gerenciamento de Tarefas no Módulo de Processos de Negócios

A aba Tarefas é o seu ponto de referência para todas as tarefas vinculadas ao processo de negócios atual. Aqui está o que você encontrará:

• Todas as tarefas atribuídas a você.

• Uma lista completa de todas as tarefas dentro do processo.

• Tarefas arquivadas que já foram concluídas.

Cada cartão de tarefa apresenta um botão para concluí-la, permitindo que você finalize rapidamente as tarefas conforme necessário. Logo abaixo, você verá todos os detalhes principais dos campos da instância—adaptados às configurações de automação para esse tipo específico de tarefa. É uma maneira direta de se manter no controle de todas as suas tarefas e manter seu processo funcionando sem problemas.

Permissões: Quem Tem Acesso a Quê?

As permissões no módulo de processos de negócios do Flowlu seguem uma estrutura semelhante a outras partes da plataforma. No entanto, existem algumas permissões exclusivas específicas para este módulo:

• Pode executar processos: Os usuários podem iniciar processos, mas só gerenciam os seus próprios.

• Pode visualizar todos os processos: Os usuários podem ver todas as instâncias, mas não podem criar novas.

• Pode executar e visualizar processos: Uma mistura das duas primeiras.

• Pode configurar processos de negócios: Acesso total para modificar configurações, editar instâncias e movê-las através das etapas.

7 Casos de Uso para Automação de Processos de Negócios

Pronto para mergulhar em casos de uso específicos e exemplos de automação de negócios? Vamos explorar como os processos de negócios do Flowlu podem funcionar para você.

1. Solicitação de Licença

Obter tempo de folga não deve parecer uma tarefa árdua. Com o Flowlu, os funcionários podem facilmente enviar solicitações de licença, e os gerentes podem aprová-las com apenas alguns cliques—nada de trocas intermináveis de e-mails.

• Etapa 1: Envie Sua Solicitação de Licença
  O funcionário inicia um processo de negócios simples ao enviar uma solicitação de licença pelo Flowlu, selecionando suas datas e compartilhando o motivo da ausência.
• Etapa 2: Revise a Política de Licenças
  O funcionário é solicitado a verificar a política de licenças da empresa e confirmar que entende as diretrizes antes de prosseguir.
• Etapa 3: Gerente é Notificado
  A solicitação é imediatamente enviada ao gerente do funcionário para revisão.
• Etapa 4: Gerente Aprova ou Rejeita
  O gerente toma uma decisão—aprovar ou rejeitar a solicitação. Se for um não, o funcionário recebe uma notificação com o motivo.
• Etapa 5: RH Atualiza os Registros
  Depois de aprovada, o RH é notificado para atualizar os registros de ausências da empresa, mantendo tudo preciso e atualizado.
• Etapa 6: Calendário da Equipe é Atualizado
  O Flowlu adiciona automaticamente a ausência ao calendário da equipe, garantindo que todos estejam cientes. O funcionário também recebe uma confirmação de que sua licença foi aprovada.

Resultado: Um processo de aprovação de licença rápido e claro, onde os funcionários sabem exatamente quando podem tirar folga, e os gerentes podem gerenciar as solicitações com apenas alguns cliques.

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2. Aprovação de Contrato

Aprovar contratos não precisa envolver intermináveis trocas de e-mails. O Flowlu automatiza cada etapa, fazendo com que os contratos passem sem problemas pelas equipes certas sem ficarem presos.

• Etapa 1: Iniciar a Revisão do Contrato
  Um gerente ou membro da equipe inicia o processo enviando o contrato para aprovação no Flowlu.
• Etapa 2: Revisão Jurídica
  O contrato é automaticamente enviado para a equipe jurídica para revisão. Eles adicionam comentários ou fazem edições conforme necessário.
• Etapa 3: Revisão Financeira
  Depois que a equipe jurídica dá o sinal verde, o contrato vai para o departamento financeiro para verificar os termos financeiros.
• Etapa 4: Aprovação Final
  Depois que as equipes jurídica e financeira revisaram e aprovaram o contrato, ele segue para a alta gestão ou uma parte interessada designada para a assinatura final.
• Etapa 5: Contrato Aprovado
  Com todas as partes de acordo, o contrato é oficialmente aprovado. O funcionário que iniciou o processo recebe uma notificação e o processo é marcado como concluído.

Resultado: Um processo de revisão de contrato simplificado, onde as aprovações são rápidas, organizadas e todos os envolvidos permanecem informados do início ao fim.

3. Aquisição de Equipamentos

Precisa de novos equipamentos? O Flowlu facilita a submissão, aprovação e rastreamento de solicitações—para que sua equipe obtenha as ferramentas necessárias sem atrasos desnecessários.

• Etapa 1: Enviar Solicitação de Aquisição
  Um chefe de departamento ou funcionário inicia o processo enviando uma solicitação para o novo equipamento necessário.
• Etapa 2: Revisão do Orçamento
  A solicitação é automaticamente enviada ao departamento financeiro para verificar se há orçamento disponível para a compra.
• Etapa 3: Aprovação do Gerente
  Depois que o orçamento é confirmado, a solicitação segue para o gerente do departamento para aprovação.
• Etapa 4: Ação da Equipe de Aquisição
  Após a aprovação, a equipe de aquisições recebe a solicitação, o Flowlu gera tarefas para realizar o pedido, e a equipe acompanha a entrega para garantir que tudo chegue a tempo.
• Etapa 5: Entrega e Atualização do Inventário
  Quando o equipamento é entregue, o Flowlu cria uma despesa estimada, notifica o funcionário sobre onde retirar seu novo equipamento e encerra o processo.

Resultado: Um processo de aquisição suave e eficiente, onde sua equipe obtém as ferramentas necessárias sem idas e vindas. Tudo é rastreado desde a solicitação inicial até a entrega, garantindo que nada passe despercebido.

4. Reembolso de Despesas

Submeter despesas não precisa ser complicado. O Flowlu simplifica o processo, garantindo que os funcionários sejam reembolsados rapidamente enquanto mantém tudo organizado para os gerentes.

• Etapa 1: Enviar Solicitação de Reembolso
  O funcionário inicia um processo de negócios enviando sua solicitação de reembolso de despesas, juntamente com recibos e detalhes das despesas.
• Etapa 2: Aprovação do Gerente
  A solicitação é automaticamente enviada ao gerente do funcionário para revisão e aprovação.
• Etapa 3: Revisão Financeira
  Após a aprovação do gerente, a equipe financeira verifica a solicitação para garantir que segue as políticas da empresa.
• Etapa 4: Reembolso Processado
  Depois que a equipe financeira dá a aprovação final, o reembolso é processado, tarefas são geradas conforme necessário, e o funcionário recebe uma notificação confirmando o pagamento.

Resultado: Um processo de reembolso mais rápido e sem complicações, que mantém tudo organizado. Os funcionários são reembolsados rapidamente e os gerentes podem facilmente revisar e aprovar despesas, tornando o processo todo suave e transparente.

5. Contratação de Funcionários

Contratar pode parecer uma tarefa complexa, com muitas etapas simultâneas. O Flowlu simplifica cada etapa, desde a postagem da vaga até a integração do novo funcionário, para que você possa se concentrar em encontrar o talento certo sem toda a burocracia.

• Etapa 1: Iniciar o Processo de Novo Contratado
  O chefe de departamento inicia o processo de integração ao carregar documentos importantes como contratos, identidades e certificações.
• Etapa 2: Configuração de Equipamentos e Acesso de TI
  O TI é notificado para preparar todo o equipamento necessário—como laptop e telefone. Eles instalam o software necessário e criam contas de usuário em plataformas essenciais (por exemplo, ferramentas de gerenciamento de projetos, CRM, e-mail).
• Etapa 3: Acesso ao Portal e Atribuição de Funções
  O Flowlu adiciona automaticamente o novo contratado ao portal da empresa, atribuindo-o ao seu papel e departamento.
• Etapa 4: Acesso à Base de Conhecimento
  O Flowlu gera uma tarefa para conceder ao novo membro da equipe acesso à base de conhecimento interna, com políticas, procedimentos e boas práticas da empresa.
• Etapa 5: Preparação para o Primeiro Dia
  Um dia antes de o novo contratado começar, o Flowlu envia um lembrete ao chefe de departamento para revisar ou preparar uma lista de tarefas para o primeiro dia. Quando ele chega, todo o equipamento está configurado, o software instalado, e ele é calorosamente recebido pela equipe.
• Etapa 6: Boas-Vindas no Feed de Atividades
  O Flowlu gera automaticamente uma postagem no feed de atividades da empresa para apresentar e dar boas-vindas ao novo membro da equipe.

Dica Pro: Se, por algum motivo, um processo permanecer em uma etapa por mais de 3 dias, o iniciador do processo receberá uma notificação.

Resultado: Uma experiência de integração suave e eficiente, onde tudo está pronto para o novo contratado, ajudando-o a se estabelecer e começar a contribuir desde o primeiro dia.

6. Aprovação de Viagem de Negócios

Planejando uma viagem de negócios? O Flowlu automatiza o processo de aprovação, garantindo que os planos de viagem sejam aprovados rapidamente e que nada passe despercebido.

• Etapa 1: Enviar Solicitação de Viagem
  O funcionário inicia o processo enviando uma solicitação de viagem com todos os detalhes—propósito, datas e locais.
• Etapa 2: Revisão do Gerente
  A solicitação é imediatamente enviada ao gerente do funcionário para uma rápida revisão e aprovação.
• Etapa 3: Revisão Financeira
  Depois de aprovada pelo gerente, a solicitação vai para o departamento financeiro para verificar o orçamento da viagem e aprovar as despesas relacionadas.
• Etapa 4: Reserva pela Equipe de RH ou Administração
  Após a aprovação final, o Flowlu gera tarefas para que a equipe de RH ou administração reserve voos, acomodações e quaisquer outros arranjos de viagem necessários. Despesas estimadas são criadas automaticamente, e a ausência do funcionário é marcada no calendário.
• Etapa 5: Acompanhamento e Submissão de Despesas
  Após a viagem, o Flowlu ajuda a acompanhar as despesas gerando tarefas para que o funcionário envie todos os recibos para reembolso.

Resultado: Viagens de negócios são aprovadas e reservadas de forma tranquila, permitindo que os funcionários se concentrem em suas viagens sem preocupações. As equipes de RH, finanças e administração permanecem alinhadas com atualizações automáticas ao longo do processo.

7. Workflow de Suporte de TI

Precisa de suporte de TI? O Flowlu garante que as solicitações sejam automaticamente atribuídas e acompanhadas, para que os funcionários recebam ajuda rapidamente e os técnicos tenham tudo o que precisam para resolver os problemas.

• Etapa 1: Enviar Solicitação de Suporte de TI
  O funcionário inicia um ticket de suporte no Flowlu, detalhando o problema, sua prioridade, e adicionando quaisquer anexos úteis, como capturas de tela.
• Etapa 2: Atribuição de Suporte
  O sistema gera uma tarefa para que o chefe de departamento atribua o ticket ao técnico ou equipe de TI certo, com base no tipo de problema e prioridade.
• Etapa 3: Revisão do Técnico
  O técnico designado revisa o ticket e, se necessário, entra em contato com o funcionário para obter mais informações.
• Etapa 4: Resolução do Problema
  O técnico trabalha na resolução do problema, seja remotamente ou no local, e atualiza o ticket com todos os detalhes da resolução.
• Etapa 5: Notificação ao Funcionário
  Assim que o problema é resolvido, o sistema envia uma notificação ao funcionário, informando que o problema foi resolvido e o ticket fechado.
• Etapa 6: Compartilhe seu Feedback
  Para finalizar, o funcionário recebe uma solicitação rápida para fornecer feedback sobre a experiência de suporte.

Resultado: Problemas de TI são resolvidos mais rapidamente, com comunicação clara entre funcionários e técnicos. Os tickets são acompanhados em todas as etapas, para que todos saibam o status, e nada seja negligenciado.

Conclusão: Processos Mais Inteligentes, Melhor Trabalho em Equipe

Os processos de negócios não precisam ser uma confusão de e-mails, aprovações e etapas perdidas. Com o Flowlu, você pode transformar essas tarefas repetitivas em fluxos de trabalho perfeitos que mantêm tudo nos trilhos. Seja aprovando folgas, contratando novos talentos ou gerenciando contratos, o Flowlu ajuda você a simplificar cada etapa, para que nada seja negligenciado. Não é apenas sobre trabalhar de maneira mais inteligente—é sobre criar espaço para sua equipe focar no que realmente importa. Simplifique seus processos e recupere seu tempo—comece a criar seu primeiro fluxo de trabalho hoje!