O que é um Quadro Kanban e Como Usar o Flowlu para Isso?

Flowlu Team

20 de janeiro de 2021

13 min read

Um Quadro Kanban é uma ferramenta Ágil prática para uma representação visual clara do progresso do seu trabalho. Faz parte do método Kanban e é projetado para ajudar as equipes a gerenciar tarefas facilmente e identificar possíveis obstáculos. O quadro Kanban clássico consiste em cartões dispostos em colunas. Cada coluna indica um determinado estado da tarefa que, juntos, criam um ciclo de produção ou qualquer outro processo específico.

Em japonês, a palavra “Kanban” é traduzida como “sinal visível”.

O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido pelo engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, no final dos anos 1940. A metodologia Kanban tornou-se uma parte essencial dos sistemas de controle de produção just-in-time (JIT) da Toyota. Este sistema ajuda a eliminar o excesso de estoque de materiais em cada estágio da produção. A Toyota queria maximizar a eficiência do fluxo de trabalho de produção reduzindo gargalos que poderiam causar atrasos.

Com base na experiência da Toyota, outras empresas começaram a usar o Kanban para a produção de bens, e gradualmente o Kanban começou a ser usado em todos os tipos de áreas também. Hoje, a metodologia Kanban é adaptada para indústrias completamente diferentes — agências de TI, empresas de construção, consultoria de negócios, entrega de produtos, organizações educacionais, você escolhe.

Por que usar o quadro Kanban

O quadro Kanban é uma ferramenta eficaz que pode ser aplicada a quase qualquer processo. Aqui estão os benefícios mais comuns de usar um quadro Kanban:

Identificação de Gargalos. O quadro Kanban permite determinar os obstáculos em seus processos. Os limites de WIP (Trabalho em Andamento) permitem encontrar tais gargalos no quadro — esses seriam os estágios onde as tarefas estão acumuladas. Os limites tornam esses pontos problemáticos imediatamente visíveis e ajudam a conduzir tarefas que estão “presas” no caminho para a conclusão.

Visibilidade e Transparência. Com o quadro Kanban, cada membro da equipe pode obter uma visão geral de todo o projeto. Dando uma olhada, todos podem obter rapidamente respostas para as perguntas mais cruciais: o que cada membro da equipe está fazendo, o que farão a seguir, quais tarefas já levaram mais tempo do que o planejado, etc. Os processos de trabalho tornam-se absolutamente transparentes, pois qualquer funcionário pode ver facilmente os estágios atuais e o status da tarefa.

Foco Afiado. Multitarefa é uma coisa boa, mas o Kanban implica que há um limite para as tarefas que podem ser realizadas simultaneamente. Isso significa que um membro da equipe pode trabalhar em apenas 2-4 tarefas por vez, o que permite que eles se concentrem melhor no trabalho crucial e façam o máximo esforço para concluir a tarefa.

Gerenciamento de Carga de Trabalho. O líder da equipe pode avaliar rapidamente a carga de trabalho e avaliar a produtividade de cada membro da equipe, bem como determinar quando uma tarefa específica será concluída e quem precisa de uma nova atribuição. O quadro Kanban é especialmente útil ao trabalhar com trabalhadores remotos e freelancers — o quadro indicará rapidamente com o que eles estão ocupados e quão rápido as tarefas estão sendo concluídas.

Mover Cartões Traz Alegria. Uma vez que você concluiu uma tarefa, você vai ao quadro e a move para a próxima coluna. Notamos que este ritual geralmente traz emoções positivas e uma sensação de conclusão para a equipe do projeto.

Scrum vs. Kanban: Qual é a diferença?

Kanban é frequentemente confundido com a metodologia Scrum. Muitas vezes são definidos como frameworks equivalentes, mas isso não é totalmente verdade. Ambas as metodologias são baseadas em Agile, e é por isso que tanto o Scrum quanto o Kanban compreendem equipes pequenas independentes de 5-9 pessoas. Nessas equipes, ninguém de fora impõe como organizar o trabalho no produto. Como a equipe é independente e auto-gerenciada, todos os membros são responsáveis tanto pelo sucesso quanto pelo fracasso. Ambas as metodologias sugerem que a equipe trabalhe em um único espaço, ou uma sala comum para incentivar a colaboração entre os membros da equipe e é aí que as semelhanças terminam.

Como usar Kanban no Flowlu

O Flowlu é uma ferramenta perfeita para implementar a metodologia Kanban em sua empresa, pois suporta quadros Kanban tanto para gerenciamento de projetos quanto de tarefas.

Projetos

Cada projeto tem um padrão específico de como as coisas são feitas. No Flowlu, chamamos tais padrões de fluxo de trabalho do projeto. Você pode gerenciar vários projetos criados pelo mesmo fluxo de trabalho em um único quadro. As colunas no quadro refletem os estágios do projeto, e cada cartão Kanban representa um projeto. O quadro de fluxo de trabalho do projeto é uma solução confiável para lidar com projetos semelhantes com a mesma estrutura simultaneamente. Vamos mergulhar em um guia passo a passo para gerenciar vários projetos em um quadro Kanban.

Passo 1. Visualize processos

Esboce todos os principais estágios, marcos e tarefas para um tipo específico de projeto. Em seguida, crie um quadro de fluxo de trabalho do projeto com estágios predefinidos, marcos e um conjunto de tarefas. Você pode aprender mais sobre como fazer isso no nosso guia sobre fluxos de trabalho de projetos Flowlu.

Passo 2. Crie um projeto

Crie um projeto a partir do quadro de fluxo de trabalho do projeto. Especifique o orçamento, equipe, prazos, estágios e tarefas. Marque os marcos concluídos uma vez que todas as tarefas incluídas estejam feitas.

Passo 3. Limite o trabalho incompleto

O próximo passo no caminho para implementar o Kanban é o limite de WIP, o que significa limitar o trabalho inacabado em cada estágio da entrega do projeto. Defina um limite no número de projetos assumidos ao mesmo tempo. Por exemplo, cada equipe pode liderar até dois projetos por vez. Uma vez que o trabalho é concluído, uma equipe pode iniciar um novo projeto. Se algo impedir a entrega do projeto (por exemplo, pagamentos atrasados), então o cartão do projeto é retornado à primeira etapa, e a equipe seleciona um novo projeto.

Na primeira etapa, onde novos pedidos são colocados, você pode concordar em adicionar até 8 cartões. E se o número de cartões se tornar menor que 4, então você provavelmente precisa impulsionar as vendas e aumentar as atividades de marketing. Você pode escolher qualquer número que seja verdadeiro para o seu negócio específico.

Após limitar a quantidade de trabalho inacabado, a equipe se esforça para atingir as metas definidas e criar um fluxo de trabalho contínuo. Exceder ou reduzir o número permitido de projetos em cada estágio indica que há problemas no processo e precisa ser revisado.

Ao verificar os marcos no cartão do projeto, o gerente entende a quantidade de trabalho concluída em cada estágio e quão logo ele passará para o próximo estágio.

Passo 4. Priorize os projetos

Apenas os projetos mais críticos e importantes devem ser movidos da primeira coluna. E a prioridade dos projetos, até que sejam assumidos para trabalho, pode ser alterada a qualquer momento, dependendo das necessidades dos clientes.

Passo 5. Implemente mudanças

Os processos de negócios estão mudando o tempo todo. Seus colegas de equipe podem constantemente remover as tarefas desnecessárias ou adicionar novas tarefas necessárias para completar um projeto específico. No Flowlu, você pode modificar o quadro de fluxo de trabalho do projeto a qualquer momento — adicionar novas etapas ou excluir as redundantes. O novo padrão pode ser aplicado automaticamente a todos os projetos existentes ou apenas aos novos.

Se você realizar vários tipos de projetos, pode criar qualquer número de quadros de fluxo de trabalho para cada tipo de projeto.

Tarefas

Cada projeto suporta várias visualizações de tarefas, incluindo a visualização do quadro Kanban. O quadro Kanban é uma das melhores ferramentas para planejar tarefas e acompanhar o progresso do projeto. Vamos dar uma olhada nos passos principais:

Passo 1. Selecione o fluxo de trabalho da tarefa

Uma coluna indica o estado atual do trabalho. Cada empresa ou departamento adapta o quadro às suas necessidades, então as colunas podem variar. O Flowlu permite personalizar os fluxos de trabalho das tarefas e criar seus próprios status. Em vez de categorias básicas como "A Fazer", "Em Andamento" e "Concluído", você pode configurar seus próprios estados para as tarefas para corresponder às necessidades do seu projeto.

Passo 2. Defina as tarefas

Uma vez que você especificou os estágios, você precisa criar as tarefas. Em um quadro Kanban, cada cartão representa uma tarefa que a equipe precisa completar para um projeto específico. Cada cartão de tarefa exibe prioridade, tempo planejado e real, data de prazo, tags, proprietário da tarefa e responsável.

Passo 3. Gerencie o fluxo

Quando você olha para o quadro, pode ver de relance qual é o progresso do projeto. Você pode mover os cartões de tarefas ao longo do quadro e acompanhar facilmente o status deles. Você também pode mover as tarefas de alta prioridade para o topo — isso ajudará a indicar quais delas precisam ser concluídas primeiro.

Passo 4. Limite o trabalho em andamento

O princípio básico do Kanban é que a quantidade de trabalho inacabado deve ser limitada para evitar o "acúmulo". Discuta com a equipe quantas tarefas totais podem ser trabalhadas simultaneamente em cada estágio. Por exemplo, se a primeira coluna (backlog) estiver acumulada com um grande número de tarefas, a coluna "Em andamento" estiver cheia e a coluna "Concluído" estiver principalmente vazia, você pode ver que a equipe está sobrecarregada. Então, é aconselhável limitar o número de tarefas atribuídas.

Passo 5. Colete feedback

Reúna-se regularmente com sua equipe e discuta os desafios que enfrentam, bem como seus sucessos e fracassos. Não há regras estritas para isso — você pode se reunir semanalmente ou toda manhã, uma vez por mês ou até mesmo online, se isso for mais confortável para sua equipe. A escolha é sua. O mais importante é que cada reunião deve incluir um brainstorming de pensamentos e ideias sobre como otimizar o fluxo de trabalho atual.

Passo 6. Melhore os processos

Cada equipe Kanban está sempre em busca contínua de alcançar processos perfeitos. O objetivo principal é acelerar a jornada do cartão pelo quadro. Para fazer isso, eles estão constantemente experimentando: mudando o limite, re-priorizando, e assim por diante. No entanto, você deve lembrar que se quiser mudar o sistema, você tem que fazer as mudanças para toda a equipe. Implemente uma inovação, monitore o efeito e só então passe para o próximo experimento.

Considerações Finais

O quadro Kanban é uma ferramenta poderosa, mas simples, que ajuda a otimizar o gerenciamento de tarefas e oferece uma visibilidade completa do progresso do seu projeto. Com os quadros, sua equipe pode ser mais produtiva e sempre ver sua contribuição e valor para o projeto devido à visualização das tarefas. Isso garante que ninguém esteja sobrecarregado ou subutilizado e ajuda você a melhorar seus processos.