Como criar uma base de conhecimentos eficaz para a empresa
A informação é um ativo extremamente valioso para qualquer empresa. Com o tempo, no entanto, à medida que a empresa cresce e acumula conhecimento, torna-se cada vez mais desafiador gerenciá-la. Além disso, se os dados estiverem mal estruturados e dispersos em vários recursos, em vez de serem úteis, a informação se torna um grande fardo para a empresa.
Uma base de conhecimento interna é um banco de dados que captura as informações mais valiosas da sua equipe e serve como um repositório onde todos os dados estão bem organizados e estruturados. Pode incluir regulamentos e políticas internas, diretrizes, um arquivo de projetos implementados, uma coleção de artigos úteis — qualquer coisa que você considere importante.
Por Que Você Precisa de Uma?
Local centralizado. Se não houver um único repositório onde toda a informação da empresa esteja armazenada, os funcionários podem gastar mais de 30% do seu tempo procurando pelos documentos certos. Digamos que um vendedor precise enviar uma apresentação de produto para um cliente em potencial. Ele tenta encontrar informações atualizadas, mas não consegue obter a resposta para sua pergunta. Ele pede ajuda a um colega, o que também a distrai de seu trabalho principal.
Se esse vendedor não encontrar as informações necessárias, ele precisará preparar tudo do zero, o que resulta não apenas no consumo excessivo de tempo, mas também na duplicação de informações dentro da empresa. Uma boa base de conhecimento ajuda a preservar o conhecimento interno, garantindo que todas as informações vitais sejam facilmente pesquisáveis e acessíveis. Isso evita que você perca tempo procurando por documentos e permite que dedique mais tempo a tarefas significativas.
Adquirindo Novas Habilidades. O número de novas ferramentas e abordagens, métodos e técnicas está aumentando exponencialmente. Portanto, para que sua empresa seja competitiva, os funcionários precisam adquirir constantemente novas habilidades. Em muitas empresas, é comum que um funcionário aprenda algo novo ou faça um curso, mas não compartilhe seu conhecimento com os outros. O restante da equipe terá que aprender a mesma informação por tentativa e erro.
A situação se agrava quando os funcionários saem da empresa e levam com eles seus conhecimentos valiosos. A base de conhecimento permite armazenar essas informações e expertise, compartilhando-as com sua equipe, ajudando seu negócio a aumentar a eficiência e a crescer em termos de ativos de conhecimento. Assim, informações importantes nunca serão limitadas a uma única pessoa.
Onboarding Mais Rápido. Quando um novo funcionário é contratado, alguém precisa integrá-lo e orientá-lo. Isso significa que um dos seus colegas de equipe precisa mostrar ao novo contratado como usar os equipamentos ou explicar como resolver este ou aquele problema, ou qualquer outra coisa pertinente às operações diárias. Além de gastar tempo sempre que um novo funcionário é contratado, também há o risco de deixar passar algo no processo.
Os novatos precisam de acesso instantâneo ao conhecimento da empresa para começar a agregar valor o mais rápido possível, sem supervisão. Com uma base de conhecimento, não há necessidade de desviar a atenção dos colegas de trabalho. Ela oferece fácil acesso ao conhecimento para os novos funcionários, fornece treinamento padronizado e acelera o tempo de integração.
Como Criar uma Base de Conhecimento
Decida o Que Incluir
Você precisa identificar todos os recursos disponíveis na empresa e reuni-los em um único lugar. Isso pode incluir cursos, bem como várias instruções, conjuntos de regras, perguntas frequentes, diretrizes, dicas e recomendações, vídeos de treinamento, guias para novos funcionários, melhores práticas, etc. Muito provavelmente, você encontrará várias fontes do mesmo conhecimento, e algumas informações duplicadas em diferentes recursos. Criar um banco de dados único é uma grande oportunidade para eliminar o "lixo", organizar todo o conteúdo e padronizar as informações.
Em seguida, pergunte ao maior número possível de colegas que informações eles precisam diariamente, analise seus fluxos de trabalho e os problemas comuns. Identifique quanto dessa informação já está disponível e o que precisa ser criado do zero. Faça uma lista de todas as suas observações e determine os principais tópicos que você pode cobrir na sua base de conhecimento.
Escolha o Software
Hoje, você pode encontrar várias opções excelentes para a gestão de conhecimento nas empresas. O principal objetivo de qualquer base de conhecimento é reduzir o tempo de busca por informações e obter respostas para perguntas comuns a qualquer momento. Ao escolher o melhor software para sua equipe, você deve considerar algumas coisas. Ele deve fornecer um editor de texto prático, categorias e tags para estruturar suas informações, uma barra de pesquisa para responder às perguntas rapidamente, comentários para colaboração e opções de personalização.
A base de conhecimento do Flowlu é fácil de configurar e usar, e inclui uma ampla gama de recursos para criar conteúdos úteis. Você pode organizar seus artigos em vários níveis com uma árvore de páginas estruturada para ajudar seus colegas a encontrar facilmente o que precisam. O Flowlu também permite personalizar a base de conhecimento e oferece opções de SEO para criar centros de ajuda externos.
Pense na Estrutura e no Design
Uma estrutura simples e um design inteligente ajudarão você a economizar tempo e a encontrar o artigo certo em menos tempo. Tenha em mente as necessidades da sua equipe e determine a estrutura da sua futura base de conhecimento. Considere adicionar uma categoria separada para cada um dos seus papéis ou departamentos. Essas serão as categorias gerais. Você também pode criar uma base de conhecimento diferente para cada departamento.
Em seguida, divida todo o seu conteúdo em subcategorias. Decida sobre o número de níveis de artigos, mas tome cuidado para não ser muito específico, pois isso pode acabar tornando confusa a organização da base de conhecimento. Crie tags para facilitar a navegação pelo repositório e melhorar os resultados de pesquisa. Por fim, defina o design da página inicial — cores da marca, logo, imagens de cabeçalho.
Designe Autores e Editores
Se você quiser manter sua base de conhecimento relevante e cheia de informações valiosas, defina quem escreverá novos posts e editará os artigos existentes. Incentive seus colegas a contribuir publicando os primeiros artigos na base de conhecimento você mesmo e mostrando como eles devem ser e o que devem conter. Seus colegas gradualmente se envolverão e começarão a escrever artigos de acordo com o exemplo que você estabeleceu.
Motivar os funcionários a compartilhar seus conhecimentos pode ser feito incluindo um incentivo. Por exemplo, quando seus colegas atingem um determinado número de artigos publicados, eles recebem um bônus. Ou, você pode sempre tornar obrigatório para os chefes de equipe escreverem pelo menos um artigo por semana ????
Estimule a Colaboração
Permita que seus colegas sugiram correções e deem feedback por meio de comentários nas páginas. Seus funcionários podem ajudar uns aos outros, identificando o que está faltando nos artigos ou o que deve ser removido ou adicionado. Ouvir o feedback da equipe e fazer alterações é uma excelente maneira de aumentar o engajamento dos colegas de trabalho.
No Flowlu, você pode avaliar o trabalho dos outros classificando o quão útil o conteúdo realmente é ou deixar um comentário para um colega para melhorar a qualidade dos materiais escritos. Imagine que um de seus vendedores lê o artigo recém-publicado por um novo funcionário e percebe que algumas informações importantes sobre técnicas de negociação estão faltando. Ele o menciona em um comentário e deixa suas sugestões. Dessa forma, seus funcionários trabalham como uma comunidade e contribuem para o crescimento da empresa.
Melhores Práticas
Mantenha Sua Base de Conhecimento Simples
Com uma base de conhecimento sólida, você precisa garantir que seu conteúdo seja fácil de entender. Ao redigir um novo artigo, sempre tenha em mente para quem o conteúdo é direcionado e qual é o objetivo. Além disso, a maioria dos softwares de base de conhecimento oferece um editor intuitivo para incluir imagens, tabelas, listas, vídeos e muito mais, para tornar seu artigo o mais simples e claro possível.
Integre Com Seu CRM
Se você estiver usando uma Intranet, CRM ou qualquer outro software, em vez de alternar entre programas, você pode integrar sua base de conhecimento e visualizar todas as informações em um único lugar. Se você é usuário do Flowlu, não precisa configurar nenhuma integração. A base de conhecimento já está integrada em sua conta, permitindo que você crie uma base de conhecimento fácil de navegar, específica para suas necessidades. O Flowlu facilita o armazenamento e a manutenção de qualquer tipo de dado em um único local para usuários não técnicos.
Crie um Manual de Estilo
Oriente seus colegas e deixe-os saber o que publicar criando um guia de estilo. Inclua notas sobre tom e voz, explique como formatar seus artigos, que tipo de títulos devem usar, como as capturas de tela devem ser apresentadas, etc. Você também pode incluir alguns links úteis para diretrizes de gramática e pontuação ou um post de blog sobre como escrever um artigo eficaz. O guia de estilo deve ser simples e fácil de acessar de qualquer lugar na sua base de conhecimento.
Conclusão
O principal objetivo de criar e usar a base de conhecimento da empresa é reduzir o tempo e o esforço para resolver problemas comuns, como o treinamento de funcionários ou a integração de novos contratados. Se sua empresa já utiliza um software de gestão empresarial, como o Flowlu, é mais conveniente gerenciar sua base de conhecimento também no portal corporativo. Nesse caso, todas as informações para seus funcionários estarão estruturadas e disponíveis em um único local.
A base de conhecimentos de uma empresa é uma coleção de informações utilizada para ajudar os colaboradores a encontrar respostas para as suas perguntas e problemas. Pode incluir artigos, documentos, vídeos e outros recursos.
Há muitas vantagens em criar uma base de conhecimentos da empresa, incluindo
- Aumento da produtividade dos funcionários: Os funcionários podem encontrar respostas às suas perguntas de forma rápida e fácil, sem terem de interromper o seu trabalho para pedir ajuda.
- Redução dos custos de formação: Os funcionários podem aprender sobre novos produtos, serviços e procedimentos por si próprios, sem terem de participar em sessões de formação.
- Maior satisfação dos colaboradores: Os colaboradores apreciam o facto de poderem encontrar as informações de que necessitam quando precisam, sem terem de pedir ajuda.
- Melhoria do serviço ao cliente: Os colaboradores podem prestar um melhor serviço ao cliente quando têm acesso à informação de que necessitam.
Há muitas formas de criar uma base de conhecimentos para uma empresa. Pode utilizar um software de base de conhecimentos específico ou pode utilizar um sistema de gestão de conteúdos (CMS) como o WordPress ou o Drupal. Se não sabe bem por onde começar, existem muitos recursos disponíveis online que o podem ajudar a criar uma base de conhecimentos.
Eis algumas dicas para criar uma base de conhecimentos empresarial de sucesso:
- Certifique-se de que a sua base de conhecimentos é fácil de utilizar. A navegação deve ser clara e fácil de seguir, e os artigos devem ser bem escritos e fáceis de compreender.
- Mantenha a sua base de conhecimentos actualizada. À medida que os seus produtos e serviços mudam, a sua base de conhecimentos também deve mudar. Certifique-se de que actualiza os seus artigos regularmente para garantir que fornecem informações precisas e actualizadas.
- Promova a sua base de conhecimentos junto dos seus funcionários. Informe-os de que existe e de como a podem utilizar. Pode promover a sua base de conhecimentos na intranet, no manual do funcionário e nos seus materiais de formação.
