5 Desafios da Automação de Fluxo de Trabalho
A automação de fluxo de trabalho deve estar na lista de prioridades das empresas que desejam eliminar o caos no local de trabalho.
Um sistema de gestão de fluxo de trabalho adequado oferece múltiplos benefícios, incluindo:
- Aumento da produtividade
- Eliminação de tarefas redundantes
- Maior transparência e confiança dentro da organização
- Melhor atendimento ao cliente
- Melhoria da qualidade do produto
- Cultura de trabalho geral mais saudável
No entanto, alcançar um ponto em que uma empresa possa tirar o máximo proveito da automação de fluxo de trabalho não é tão fácil quanto se poderia pensar.
Há vários desafios e riscos que as empresas devem esperar ao trabalhar na automação de fluxo de trabalho, especialmente se for uma grande organização com vários departamentos.
Vamos dar uma olhada no que são esses desafios e como superá-los.
Privacidade e Segurança
Processos automatizados minimizam ou eliminam completamente a interferência humana. Quando se trata de processamento, segurança e armazenamento de dados, a automação não elimina completamente os erros.
Fluxos de trabalho manuais frequentemente envolvem armazenamento físico de dados. Por exemplo, manutenção de registros em forma de documentos em papel.
Enquanto isso, a automação de fluxo de trabalho envolve software que oferece uma solução digital para gestão de dados.
Os riscos vêm de ameaças de cibersegurança, levando a acessos não autorizados, exposição de dados, assim como destruição.
Solução:
Criptografia e outros meios para bloquear o acesso não autorizado aos dados são a primeira coisa na agenda. Em seguida, é crucial cuidar do backup de dados. O armazenamento na nuvem é a opção preferida nos dias de hoje.
É uma coisa confiar em software de recuperação de dados para Mac para uso pessoal, por exemplo, e outra armazenar e gerenciar vastas quantidades de dados. Uma solução de backup adequada é imperativa.
As organizações também devem educar os funcionários sobre os riscos associados à gestão de dados e como identificar e superar ameaças potenciais.
Compatibilidade com a Tecnologia
A compatibilidade tecnológica é outro exemplo de um desafio que se apresenta ao automatizar o fluxo de trabalho.
Ajuda quando uma empresa equipa todos com o mesmo sistema operacional e encontra uma automação de fluxo de trabalho compatível com o dito SO.
O problema é quando diferentes trabalhadores têm diferentes dispositivos e sistemas operacionais em vários departamentos.
Tentar executar uma ferramenta em um ambiente incompatível leva à frustração. Algumas pessoas menos experientes em tecnologia podem nem mesmo perceber qual é a raiz do problema, perdendo ainda mais tempo tentando descobrir como superá-lo.
Solução:
Experiências negativas com tecnologia são mais ou menos inevitáveis a longo prazo, mas lidar com a incompatibilidade não é tão difícil. De fato, as empresas podem evitá-las agindo de maneira inteligente.
Antes de se comprometer com uma solução específica de fluxo de trabalho, verifique duas vezes qual é a situação do seu dispositivo em toda a organização. Certifique-se de estar ciente não apenas dos trabalhadores internos, mas também daqueles que trabalham de casa.
Uma vez que os responsáveis determinem qual é o melhor sistema de gestão de fluxo de trabalho em termos de compatibilidade, a empresa pode então se comprometer a gastar dinheiro.
Preocupações da Alta Direção
Automatizar todo um processo de negócios pode vir com alguns superiores mostrando dúvidas. Não é segredo que muitas empresas são impulsionadas por lucros nos dias de hoje. Eles querem ganhar o máximo possível o mais rápido possível. Alguém pode não ver o valor do ROI e resistir à implementação da automação de fluxo de trabalho, particularmente se a solução for cara sem resultados imediatos para mostrar pelo dinheiro gasto.
Solução:
Convencer os superiores não é tão difícil nos dias de hoje. Deve-se ao fato de que as empresas não precisam gastar demais em soluções que cobrem cada processo.
Convencer a gerência com a ajuda de dados factuais é outro excelente conselho. Mostrar-lhes quais departamentos carecem de eficiência e demonstrar como uma solução de fluxo de trabalho resolve o problema deve mudar sua opinião.
Se necessário, envolva alguém do departamento de TI como intermediário que possa entrar nos detalhes técnicos mais complicados.
No final do dia, trata-se de apresentar seu caso com argumentos sólidos para que até aqueles em dúvida possam perceber o valor da automação de fluxo de trabalho.
Escalabilidade e Flexibilidade
A escalabilidade e a flexibilidade podem não parecer um desafio óbvio, mas existem não obstante. Seria tolo esperar uma solução definitiva que durará para sempre.
O ambiente de trabalho muda constantemente, por isso é crucial identificar quando uma nova mudança afeta sua automação de fluxo de trabalho.
Não se adaptar leva à rigidez e dependência excessiva dos sistemas atuais.
Solução:
Dado que a escalabilidade e a flexibilidade não são desafios imediatos, preparar-se para eles com antecedência é possivelmente a estratégia mais prudente.
Ou, pelo menos, quando ficar claro que um aspecto do fluxo de trabalho está ficando para trás e a solução atual não está funcionando, identificar e implementar uma substituição adequada que aprimore a configuração atual.
Escolha do Software Correto
Seguindo o último ponto sobre a escalabilidade e quão crítico é escolher a solução certa, o mesmo se aplica além da flexibilidade e escalabilidade.
Muitos desenvolvedores de software anunciam seus produtos como os melhores, mas geralmente é um truque de marketing para gerar mais vendas.
A automação de fluxo de trabalho já apresenta vários desafios. Erros, falhas, malfuncionamentos e vários erros de software são a última coisa que as empresas querem experimentar.
Solução:
Uma das melhores maneiras de evitar esse desafio é uma pesquisa minuciosa. Com a devida diligência, os riscos de acabar com um software deficiente são mínimos.
Colete o máximo de feedback de outros usuários e ignore as palavras de moda e outras técnicas de marketing que os desenvolvedores usam para promover seu software. Foque no que realmente importa para que haja menos problemas mais adiante com a automação de fluxo de trabalho.
Como precaução adicional, tenha funcionários responsáveis pelo suporte e manutenção para que possam reagir a possíveis problemas técnicos e resolvê-los. Ou, se o problema for muito difícil do lado do usuário, saiba a quem recorrer para obter ajuda.
Conclusão
Em suma, os obstáculos da automação de fluxo de trabalho não são muito complicados. Superar os desafios permite que as empresas se beneficiem de todas as coisas positivas que as soluções de automação de fluxo de trabalho oferecem.
Esperamos que as soluções mencionadas no artigo ajudem você a se preparar para superar os obstáculos que se interpõem no caminho de estabelecer e manter a automação de fluxo de trabalho.
Desafios mais comuns da automação de fluxos de trabalho:
- Resistência à mudança. Os funcionários podem hesitar em adotar novas maneiras de trabalhar, especialmente se sentirem que a automação ameaçará seus empregos.
- Complexidades de integração. Integrar ferramentas de automação com sistemas existentes pode ser um processo complexo e demorado.
- Preocupações com a segurança. As empresas precisam garantir que seus fluxos de trabalho automatizados sejam seguros e que os dados estejam protegidos contra acesso não autorizado.
- Problemas de escalabilidade. À medida que as empresas crescem, suas necessidades de automação também aumentam. É importante escolher uma plataforma de automação que possa escalar com o negócio.
- Falta de análises e insights. Sem visibilidade de como os fluxos de trabalho automatizados estão se desempenhando, é difícil identificar áreas para melhorias.
A melhor maneira de superar a resistência à mudança é envolver os funcionários no processo de automação desde o início. Explique os benefícios da automação e como ela tornará o trabalho deles mais fácil. Forneça treinamento sobre as novas ferramentas e processos de automação. E tenha paciência - pode levar algum tempo para os funcionários se ajustarem à nova forma de trabalho.
Ao escolher uma plataforma de automação, certifique-se de selecionar uma que ofereça recursos de segurança robustos. Isso inclui recursos como controle de acesso baseado em função, criptografia de dados e registro de auditoria. Também é importante implementar as melhores práticas de segurança em seus fluxos de trabalho automatizados, como o uso de senhas fortes e autenticação de dois fatores.
Ao escolher uma plataforma de automação, considere os seguintes fatores:
- Facilidade de uso: A plataforma deve ser fácil de usar tanto para usuários de negócios quanto para profissionais de TI.
- Flexibilidade: A plataforma deve ser flexível o suficiente para automatizar uma ampla gama de fluxos de trabalho.
- Escalabilidade: A plataforma deve ser capaz de escalar com o seu negócio à medida que ele cresce.
- Também é importante escolher uma plataforma que ofereça uma variedade de opções de suporte, como treinamento, documentação e suporte ao cliente.
