5 Piores Práticas em Gestão de Projetos [TI]

Kelly Richardson

Copywriter

4 de Fevereiro de 2021

9 min read

A gestão de projetos de TI é um campo onde os resultados são imprevisíveis e é extremamente complicado planejar com antecedência. Como regra, uma vez que uma tarefa é concluída, ela gera algumas novas, empurrando os prazos para trás. É de conhecimento comum que você só pode ter sucesso em tais projetos por tentativa e erro. No entanto, hoje você não precisa começar do zero. Você pode melhorar suas habilidades de gestão de projetos aprendendo a evitar passos imprudentes comuns tomados por outros gerentes de projeto.

Sem mais delongas, aqui estão os cenários ruins da vida real de gestão de projetos ineficaz na indústria de TI. Embora as dicas a seguir se refiram ao TI, elas podem ser úteis na gestão de qualquer projeto.

1. Tentar planejar tudo com antecedência

Na Flowlu, uma vez planejamos desenvolver toneladas de recursos para os quatro meses seguintes. Elaboramos um plano detalhado e estabelecemos metas específicas e mensuráveis. No entanto, eventualmente conseguimos cumprir menos de 30% das tarefas esperadas. E isso aconteceu não apenas devido a obstáculos técnicos que não reconhecemos durante o planejamento. Havia outra razão. Quando completamos algumas tarefas e recebemos o primeiro feedback, tivemos uma visão completamente nova de como avançar e quais tarefas precisavam ser realizadas em primeiro lugar.

Também descobrimos que o planejamento de longo prazo teve um impacto adverso na produtividade dos funcionários. As pessoas tendem a estabelecer prazos irrealistas ao planejar tarefas complexas por um longo período de tempo. Isso muitas vezes desgasta e frustra os membros da equipe do projeto. Nesse caso, os colegas de trabalho geralmente completam tarefas apenas para cumprir prazos e não aplicam criatividade para realizar tarefas mais complexas.

Desde então, temos praticado o planejamento detalhado apenas para o mês seguinte. Para isso, nossa equipe prefere usar as ferramentas Agile da Flowlu. Eles podem ajustar a prioridade da tarefa, as etapas e a descrição detalhada no backlog se uma tarefa não estiver incluída no sprint atual. Quando os recursos são limitados e o número de tarefas, ao contrário, é ilimitado, é crítico concentrar-se nas coisas mais importantes e realizá-las primeiro.

2. Não definir prazos para tarefas

A regra de Westheimer diz: para estimar o tempo que leva para fazer uma tarefa, estime o tempo que você acha que deve levar, multiplique por dois e mude a unidade de medida para a próxima unidade mais alta. Portanto, se você acha que para completar uma tarefa, levará 2 horas, multiplique por dois e converta em dias — você precisará alocar 4 dias.

Outra evidência mostra que 80% dos resultados vêm de 20% de todas as atividades. E os outros 80% das ações são responsáveis pela conclusão de 20% do trabalho. Então, por que isso acontece? Uma vez que a parte mais difícil da tarefa é finalmente concluída, alguns defeitos podem ocorrer repetidamente levando a melhorias e correções contínuas. E sabemos, esse processo pode ser interminável. No entanto, sem definir prazos, tarefas complexas levarão uma eternidade para serem concluídas. A chave aqui é definir prazos de forma razoável.

Técnicas ágeis de estimativa podem ser benéficas ao definir prazos para tarefas complexas. O poker de planejamento permite que equipes ágeis estimem o tempo necessário para realizar cada tarefa em seu backlog. Os colegas de equipe utilizam cartões físicos para estimar o número de pontos de história (esforços gerais) para cada tarefa do backlog. Todos os participantes mostram seus cartões e, se os cartões forem diferentes, eles continuam a discutir essa tarefa até chegarem a um consenso.

Cumprir os prazos também ajuda a realizar as tarefas mais importantes e complicadas primeiro. A maioria das pessoas tende a procrastinar e deixar as tarefasmais difíceis para depois. Em vez disso, muitas vezes ficamos presos em coisas mais triviais, como reescrever texto, refatorar código, etc.

É por isso que nossa equipe deixa pequenos erros e melhorias para o final do sprint. Mesmo que não tenhamos tempo para eles, não há mal nenhum, porque as tarefas mais importantes ainda serão concluídas. É importante planejar a maior parte do trabalho no início do sprint e esvaziar o resto do tempo até o final do sprint. Também recomendamos definir o prazo alguns dias antes do prazo real. Isso ajudará você a evitar completar tarefas complexas "às pressas" quando o prazo chegar.

3. Manter a equipe no escuro

Os gerentes devem manter suas equipes informadas, garantindo que cada membro da equipe saiba o progresso do projeto e o desempenho atual. Os funcionários precisam ver o quadro geral e sentir seu envolvimento em todo o processo. É por isso que nossa equipe realiza reuniões diárias de 15 minutos em pé. Cada participante conta a toda a equipe o que conseguiu alcançar ontem, quais dificuldades encontrou e quais resultados planeja alcançar hoje. Isso dá a toda a sua equipe total transparência sobre as operações do projeto.

Nas reuniões de pé, é importante compartilhar os resultados, em vez de falar sobre o processo. Em vez de dizer "Ontem passei o dia todo criando layouts", deve ser o seguinte: "Fiz 8 layouts ontem". Isso ajuda a equipe a se concentrar no resultado. Além disso, quando você promete fazer algo hoje em público, isso o encoraja a manter o ritmo de trabalho.

4. Não dividir grandes projetos

Ao dividir o projeto em partes menores, você pode entender melhor o escopo do trabalho e ter mais clareza sobre como realizá-lo e qual deve ser o resultado. Grandes projetos sempre levam à procrastinação, ansiedade e exaustão. Quando as pessoas não têm uma compreensão clara de quanto tempo e esforços esse projeto específico leva, elas se sentem sobrecarregadas. Uma vez que você divide um projeto em unidades mais gerenciáveis, você tem melhores insights sobre o progresso do projeto, o que aumenta significativamente a motivação.

Ao decompor projetos, você deve encontrar um equilíbrio entre fazer uma estrutura muito geral ou, ao contrário, muito detalhada. Como isso eventualmente pode se tornar muito desafiador para gerenciar tal projeto. Idealmente, ele deve incluir até 5 estágios com marcos e tarefas específicos.

5. Criar o melhor ambiente de trabalho possível

Não, nós não misturamos o título ???? Muitos acreditam que, se você alocar tempo suficiente, planejar cada etapa de forma clara, evitar distrações externas e pressão, então o projeto seria concluído no prazo e tudo estaria impecável.

No entanto, quando tudo está em ordem, na verdade é mais complicado para muitas pessoas se manterem organizadas e concentradas no trabalho. Além disso, muitas pessoas tendem a prosperar em condições estressantes. Então, quando o projeto chega a um impasse, pode ser benéfico criar um ambiente mais agitado. Vários estudos mostram que isso ajuda a alimentar a mente das pessoas devido à liberação de adrenalina. Isso permite aumentar o processamento de informações e até mesmo melhorar a memória.

Ainda assim, é importante não exagerar e aplicar esse princípio excessivamente. Não deixe que essa técnica produza apatia. Você deve tentar manter continuamente um ambiente positivo no local de trabalho. Apoie os membros da sua equipe, incentive a comunicação honesta, dê a eles mais responsabilidade e lembre-se de introduzir tarefas mais desafiadoras para permitir que eles alcancem resultados maiores.