5 razões pelas quais um controlador de tempo melhora o seu fluxo de trabalho
As 5 razões pelas quais um rastreador de tempo melhora seu fluxo de trabalho incluem:
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Melhora a responsabilidade do funcionário
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Aprimora a comunicação
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Mantém as prioridades em ordem
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Mostra maneiras pelas quais os funcionários podem melhorar
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Impede o esgotamento
À medida que os funcionários melhoram seus fluxos de trabalho, isso pode aumentar a lucratividade da empresa, a moral dos funcionários e a produtividade geral como equipe.
1. Melhora a Responsabilidade do Funcionário
A responsabilidade do funcionário é crucial para o funcionamento de um negócio. Certamente, um chefe pode cobrar dos funcionários para que façam seu trabalho, mas tudo funciona melhor se os funcionários forem responsáveis por suas ações e se saberem se estão ou não fazendo seu trabalho afeta a empresa.
O funcionário deve verificar o rastreador de tempo e conhecer seus limites em relação aos prazos. Se eles têm um projeto para concluir que sabem que levará exatamente 2 horas para ser concluído, não devem esperar até o último minuto para começá-lo se ainda restarem 5 horas antes do prazo final.
Os funcionários que são naturalmente procrastinadores podem se tornar mais responsáveis quando são encarregados de utilizar um rastreador de tempo. O rastreador ajudará os funcionários e a alta administração a descobrir quanto tempo levou para concluir cada tarefa para o projeto geral.
2. Melhora a Comunicação
Dependendo da empresa, alguns gerentes de projeto/produto administrarão eventos que atuem como impulsionadores de comunicação ao trabalhar virtualmente com seus funcionários.
Digamos que um projeto deva ser entregue nas próximas 48 horas. O funcionário e o gerente de projeto poderiam ter uma reunião virtual em vídeo individual, onde podem comunicar as expectativas do projeto, responder a quaisquer perguntas que o funcionário tenha e abordar os parâmetros específicos para concluir o projeto corretamente na primeira vez.
Além disso, se alguém regularmente superar seus objetivos de tempo, os gerentes podem oferecer alguns incentivos a esses membros da equipe e encorajar outros a se aprimorarem durante tais reuniões.
Quando os funcionários concluem seus projetos ou precisam de uma pausa para aumentar a produtividade e o moral, alguns gerentes de projeto ou produto organizam happy hours virtuais no Google Hangouts. Este tempo é para os funcionários conversarem, fazerem piadas leves uns com os outros ou simplesmente falarem sobre qualquer assunto que os deixe felizes.
3. Mantenha as Prioridades em Ordem
Um projeto às vezes pode parecer assustador quando muitas tarefas são necessárias para concluí-lo. O rastreamento de tempo ajuda a manter as prioridades em ordem e um projeto seguindo uma sequência.
Em vez de esperar até mais tarde no dia, quando sua energia e motivação se esgotaram, as pessoas gostariam de concluir os projetos mais cedo no dia, quando estão mais energéticas e mais capazes de concluir as tarefas.
À medida que os funcionários registram suas tarefas em um rastreador de tempo, eles verão quanto tempo está sendo dedicado a cada uma. As tarefas de maior prioridade devem ser colocadas à frente das outras para que o que precisa ser feito com um prazo anterior seja alcançado primeiro, e os prazos posteriores sejam salvos por último. Esse processo garante que os funcionários não estejam se esforçando para concluir várias tarefas e perdendo prazos devido à falta de priorização.
Priorizar projetos é vital para manter um fluxo de trabalho impecável e permite transições suaves entre tarefas. Mesmo que haja três tarefas que precisem ser feitas nas próximas horas, dar importância à tarefa que precisa ser feita na próxima hora aumentará a motivação para concluí-la, para que você possa passar para as outras duas.
4. Mostre Maneiras de os Funcionários Melhorarem
Utilizar um rastreador de tempo pode ajudar a mostrar maneiras pelas quais os funcionários podem melhorar, olhando para seus relatórios de rastreador de tempo anteriores. Se uma pessoa da equipe for melhor em uma tarefa do que outra pessoa, mas esta pessoa está demorando para concluir uma tarefa específica, reatribua esta tarefa à pessoa que possa concluí-la mais rapidamente e eficientemente. A pessoa que teve dificuldade com essa tarefa deve ser designada para algo que esteja alinhado com seus pontos fortes para ajudar a equipe.
Digamos que o rastreador de tempo mostre muitas tarefas, incluindo e-mail, processamento de texto e rastreamento de projetos para aplicativos como PowerPoint, estatísticas de tempo de tela, etc. Se uma equipe ou um indivíduo que utiliza o rastreador de tempo demora para fazer uma parte de processamento de texto de um projeto, talvez possam se beneficiar de um curso de digitação online.
5. Evite o Esgotamento
O esgotamento pode ocorrer quando as tarefas não são distribuídas uniformemente ao longo da semana, se o funcionário tiver uma carga de trabalho muito grande de uma vez e se não houver tempo de inatividade entre os projetos, entre outros motivos.
Um rastreador de tempo mostrará as tarefas que foram concluídas e quando os funcionários fazem pausas. Parece natural querer passar por um projeto do início ao fim, mas às vezes uma pausa é necessária, mesmo que seja de 15 minutos, durante um pequeno projeto para redefinir a mente e aumentar o foco geral. Dessa forma, o funcionário pode concluir o projeto de forma eficiente para entregá-lo no prazo.
A produtividade diminui à medida que o tempo de trabalho prolongado continua. Certifique-se de permitir algum tempo de inatividade para que você faça apenas seu melhor trabalho sem se sentir sobrecarregado.
Pensamentos Finais sobre Rastreadores de Tempo e Fluxo de Trabalho Melhorado
Os rastreadores de tempo ajudam os funcionários a navegar um pouco melhor no mundo do trabalho, aumentando a produtividade e a responsabilidade, o que se reflete no sucesso da empresa para aumentar a lucratividade e oferecer um melhor serviço ao cliente. Os funcionários mantêm seu moral mantendo-se focados durante o horário de trabalho e tendo um tempo designado para reiniciar.
Coloque-se no caminho certo - o caminho do tempo, é claro. Considere o software de rastreamento de tempo, como o Flowlu, para acompanhar o tempo gasto em atividades e projetos. Avalie e avalie o tempo gasto em cada atividade para aumentar sua eficiência de desempenho e gerenciamento de tempo!
Um controlador de tempo é uma aplicação de software que o ajuda a controlar a forma como gasta o seu tempo. Os controladores de tempo podem ser utilizados para controlar tarefas individuais, projectos ou mesmo dias de trabalho inteiros.
Os controladores de tempo podem melhorar o seu fluxo de trabalho de várias formas, incluindo
- Ajudando-o a identificar os desperdiçadores de tempo.
- Ajudando-o a definir prazos realistas.
- Ajudando-o a estabelecer prioridades no seu trabalho.
- Ajudando-o a faturar os clientes com precisão.
Os benefícios da utilização de um registador de tempo incluem
- Aumento da produtividade: Os controladores de tempo podem ajudá-lo a identificar os desperdiçadores de tempo e a eliminá-los, o que pode levar a um aumento da produtividade.
- Melhoria da gestão do tempo: Os controladores de tempo podem ajudá-lo a definir prazos realistas e a dar prioridade ao seu trabalho, o que pode levar a uma melhor gestão do tempo.
- Maior precisão: Os controladores de tempo podem ajudá-lo a faturar os clientes com precisão, o que pode levar a uma maior satisfação do cliente.
- Maior visibilidade: Os controladores de tempo podem fornecer-lhe informações sobre a forma como gasta o seu tempo, o que o pode ajudar a tomar decisões informadas sobre a forma de o afetar no futuro.
Os desafios da utilização de um registador de tempo incluem:
- Compromisso de tempo: Os controladores de tempo requerem um compromisso de tempo para serem configurados e utilizados.
- Exatidão: Os controladores de tempo só podem ser tão exactos como os dados introduzidos.
- Privacidade: Os monitores de tempo podem recolher muitos dados sobre a forma como gasta o seu tempo, o que pode suscitar preocupações em termos de privacidade.
