7 formas de melhorar a colaboração entre equipas remotas
Nestes tempos desafiadores, cada vez mais pessoas adotam a crescente tendência de trabalhar remotamente. Mas a transição para o trabalho remoto traz seus próprios prós e contras. Por um lado, seus funcionários economizam tempo em longos deslocamentos e têm menos interrupções, além de mais flexibilidade. Por outro lado, cada escritório cria um ambiente altamente colaborativo para seus trabalhadores. E se as pessoas se juntam e trocam novas e inovadoras ideias, isso ajuda sua empresa a oferecer os melhores resultados possíveis.
Claramente, algumas empresas abraçarão o novo estilo de vida e continuarão a operar remotamente (pelo menos parcialmente) mesmo depois que esses eventos incertos chegarem ao fim. No entanto, para promover uma colaboração eficaz ao trabalhar remotamente, você precisa desenvolver uma estratégia para criar um ambiente de trabalho produtivo. Neste artigo, vamos explorar dicas e truques para cultivar e manter um trabalho eficiente entre equipes distribuídas.
1. Crie guias passo a passo
A transição para um novo ambiente de trabalho pode ser uma experiência difícil e estressante para cada membro da equipe. Ajude sua equipe a se adaptar rapidamente e economize tempo de seus funcionários eliminando a necessidade de responder repetidamente às mesmas perguntas. Crie e compartilhe um guia detalhado passo a passo com toda a sua equipe. Ele deve abranger todas as perguntas comuns, como quando a equipe deve realizar reuniões diárias ou retrospectivas mensais, quais ferramentas seus colegas precisam, onde podem acessar senhas ou números de telefone de colegas, etc.
Use o Google Docs ou sua base de conhecimento interna para organizar um diretório de conhecimento eficaz para sua equipe. Mantenha-o atualizado, bem organizado e revise seus artigos regularmente.
2. Determine um cronograma de trabalho
Muitos acreditam que um funcionário remoto é semelhante a freelancers que determinam suas próprias horas de trabalho e trabalham no seu próprio ritmo. Assim como os funcionários remotos, os freelancers podem operar de qualquer lugar do mundo. Mas é exatamente aqui que as semelhanças terminam. Ao contrário dos freelancers, um funcionário remoto deve trabalhar de acordo com o cronograma definido pela empresa.
Além disso, ao trabalhar remotamente, é difícil se desconectar das tarefas porque não há limites entre a vida pessoal e o trabalho. Portanto, o ponto crucial aqui é estabelecer horários rígidos de trabalho para sua equipe, para que todos possam segui-los. Se suas linhas do tempo de trabalho estiverem desorganizadas, pode parecer que você está trabalhando o tempo todo, o que pode eventualmente levar ao esgotamento.
3. Atribua tarefas de forma eficaz
Defina e aloque tarefas claramente, estabeleça prazos adequados e metas detalhadas para que seus colegas saibam o que se espera deles. Use software de gerenciamento de tarefas como Flowlu para distribuir tarefas entre os funcionários, discutir o trabalho em contexto e acompanhar o progresso com facilidade. Lembre-se de que não é necessário fazer chamadas para cada problema que surgir. A maioria das perguntas pode ser resolvida via mensageiro. Todos nós estamos ocupados, então não espere uma resposta imediata. Quando você precisa de uma resposta instantânea de um colega, mostre isso usando a função de solicitação de resposta em vez de mencionar com @.
4. Selecione as ferramentas certas
Enumere as ferramentas que sua equipe pode precisar ao trabalhar remotamente. Existem duas áreas principais que essas soluções devem abranger: comunicação da equipe e desempenho real do trabalho. Para uma comunicação eficaz da equipe e reuniões produtivas, você precisa de um software para videoconferência (Zoom, Microsoft Teams), um software de compartilhamento de desktop (TeamViewer), um quadro branco virtual (Miro). Depois, dependendo das necessidades do seu negócio, selecione ferramentas para gerenciamento de tarefas, vendas ou rastreamento de projetos, contabilidade — tudo para ajudar seus colegas a alcançar suas metas.
Além disso, você pode querer considerar economizar dinheiro e selecionar um software que inclua todas as ferramentas em um único lugar, especialmente se você for uma pequena ou média empresa. Por exemplo, no Flowlu, seus colegas podem dividir projetos em etapas, marcos e tarefas, e estimar claramente o que é esperado deles todos os dias. Eles podem facilmente rastrear o tempo gasto e emitir faturas pelo trabalho realizado para cada cliente. Também oferece soluções para um trabalho colaborativo prático, como mapas mentais ou mensageiro integrado.
5. Elabore atividades em comum
Os humanos são seres sociais, precisamos nos comunicar uns com os outros. Utilizar soluções tecnológicas não pode substituir a ausência de comunicação real e emocional. Seus trabalhadores podem se sentir isolados e excluídos. Peça ao seu departamento de RH que elabore uma lista de possíveis atividades em equipe voltadas para cultivar a cultura da sua empresa e o trabalho em equipe. Mantenha as atividades informais e divertidas. Por exemplo, organize almoços virtuais, anuncie desafios fotográficos (melhor local de trabalho remoto), assista a concertos ou filmes online e depois discuta-os em um canal separado para compartilhar informações não relacionadas ao trabalho.
6. Mostre que você se importa com seus colegas
Como já mencionado, a transição para um novo ambiente de trabalho pode impactar a produtividade geral de seus colegas e causar ansiedade. À medida que você avança em seu dia, lembre-se de pedir ideias e feedback de seus funcionários, discutir os objetivos alcançados por eles. Explique a cada colega como seu trabalho diário ajuda a empresa a atingir suas metas, para que eles se sintam mais valorizados. Mantenha sua equipe informada sobre como as prioridades e metas da sua empresa estão mudando. Você também pode enviar questionários a seus colegas pelo menos uma vez por semana para saber sobre problemas que ocorreram durante seu trabalho. A comunicação contínua é a chave para uma adaptação bem-sucedida.
7. Demonstre sua confiança
Enquanto trabalha em um escritório tradicional, alguns gerentes estão acostumados a acompanhar as horas de trabalho da seguinte maneira: se um funcionário está no escritório, então o trabalho está sendo realizado. Quando sua equipe trabalha remotamente, você não tem visibilidade imediata sobre o que todos estão fazendo. Verifique regularmente, mas não seja muito persuasivo. O trabalho remoto requer um alto nível de confiança. Adaptar-se ao trabalho remoto pode ser uma luta; seus colegas precisam de tempo para se ajustar a essa nova forma de trabalhar. E as pessoas são mais eficazes quando confiamos nelas. Observe os resultados e use ferramentas digitais para acompanhar o progresso do trabalho; o mais importante é estabelecer os princípios fundamentais para o fluxo de trabalho remoto e segui-los constantemente.
