7 formas de a automatização do fluxo de trabalho beneficiar a sua empresa
Um dos maiores erros que as empresas cometem é perder tempo completando manualmente tarefas repetitivas. Cada departamento de cada empresa tem tarefas tediosas. Mas, em vez de sobrecarregar seus funcionários e arriscar erros humanos, você deve se concentrar em automatizar seus fluxos de trabalho.
O que é Automação de Fluxo de Trabalho?
Existem inúmeros benefícios na automação de fluxo de trabalho. Usar lógica baseada em regras para criar um processo que funcione automaticamente liberará significativamente sua força de trabalho e recursos. Isso permitirá que seus funcionários trabalhem em projetos mais interessantes, economizem tempo e energia, evitem erros e aumentem a produtividade geral.
Mas, para isso, você precisará projetar, simplificar e executar uma série de tarefas com base nas regras que substituirão o trabalho manual de preenchimento de dados, envio de e-mails e notificações ou agendamento de tarefas sem que você mova um dedo.
Você também pode direcionar dados e arquivos entre pessoas ou sistemas usando software de automação de fluxo de trabalho. As maiores melhorias podem ser feitas em eficiência, precisão, relatórios, responsabilidade e satisfação no trabalho em geral.
Afinal, por que alguém deveria se preocupar com tarefas tão tediosas quando há tantas soluções econômicas disponíveis?
Tipos de Automação de Fluxo de Trabalho
A automação de fluxo de trabalho pode ser dividida em dois tipos básicos: Gestão de Processos de Negócios (BPM) e Automação de Processos Robóticos (RPA). Ambos têm seus próprios aspectos distintos e casos de uso, que discutiremos nesta seção.
Fluxos de Trabalho de Processos de Negócios
A Gestão de Processos de Negócios (BPM) é uma metodologia que otimiza processos e estruturas de negócios. Softwares com foco na filosofia BPM substituirão tarefas manuais por um fluxo de trabalho automatizado para ajudá-lo a alcançar seus objetivos de negócios mais importantes, reduzindo custos e aumentando a eficiência no processo.
É semelhante à gestão de projetos, mas a diferença é que a gestão de projetos foca em um escopo de trabalho pontual. Por outro lado, fluxos de trabalho de processos de negócios se concentram em processos repetíveis. O software BPM pode ser dividido em três tipos: integração, humano ou centrado em documentos.
Automação de Processos Robóticos
A Automação de Processos Robóticos (RPA) é projetada para que robôs realizem tarefas semelhantes às dos funcionários e suportem seus processos. Eles podem ajudá-lo a identificar e resolver erros de processamento, mitigar solicitações de suporte técnico e agilizar outros trabalhos, como preenchimento de formulários, extração de dados e movimentação de arquivos.
Ferramentas RPA executam várias atividades de forma autônoma em diferentes sistemas de software. Seguindo um conjunto de regras, uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho RPA realizará atividades de processo de negócios em grande volume e gerará um retorno sobre investimento (ROI) mais alto. Essas formas de automação de fluxo de trabalho automatizam tarefas que eram realizadas de forma penosa por humanos.
Veja também: Fluxo de Trabalho VS Processo: Diferenças e Semelhanças
Benefícios da Automação de Fluxo de Trabalho
Como mencionado anteriormente, os principais benefícios da automação de fluxo de trabalho são eficiência e economia de tempo. Automatizar tarefas repetitivas e entediantes economizará uma tonelada de esforços desmotivadores necessários para finalizar tarefas simples e demoradas, como entrada de dados. Isso o protegerá de qualquer possível caos e o ajudará a alcançar seus objetivos mais rapidamente.
1. Criar processos que reduzem custos
De acordo com um relatório WorkMarket de 2020, um terço dos líderes de mercado atuais já usa automação para reduzir custos trabalhistas. Faz sentido, já que a automação de fluxo de trabalho economizará dezenas de horas por mês. Reduzir tarefas administrativas e repetitivas é um dos benefícios da automação de fluxo de trabalho que trará mais valor.
2. Acelerar a gestão e conclusão de tarefas
Funcionários que têm a sorte de trabalhar com automação de fluxo de trabalho sentem a diferença. Imagine quão mais rápido é atribuir e finalizar tarefas para eles. Por exemplo, como o envio de e-mails é automatizado, eles podem apenas acompanhar o progresso no sistema de fluxo de trabalho e gastar seu tempo em outros trabalhos mais desejáveis.
3. Reduzir erros de entradas manuais ou supervisão
Todos nós somos humanos, então todos nós cometemos erros. Especialmente ao trabalhar em tarefas longas e repetitivas. Tendemos a perder o foco após alguns minutos, o que pode se tornar muito exaustivo. Evitar erros também previne atrasos no processamento.
4. Reduzir o tempo no ciclo de processo
A validação automática garante que dados incorretos não entrem no fluxo de trabalho. Isso leva a uma redução no tempo que os funcionários têm que gastar corrigindo isso. Equipes menores podem realizar mais usando automação de fluxo de trabalho. Eles não precisam mais gastar tempo entregando papelada ou buscando aprovações.
5. Agilizar o processo de aprovação
A maioria das pessoas já vivenciou a frustração de buscar aprovações em toda a empresa. Isso pode atrasar o processo de trabalho em horas ou até dias. A automação de fluxo de trabalho agiliza o processo de aprovação e evita atrasos desnecessários. O encaminhamento automático envia o documento para a pessoa certa imediatamente. Notificações automáticas também alertarão o destinatário.
6. Aumentar a escalabilidade dos fluxos de trabalho
Enquanto a única maneira de escalar processos manuais é contratar mais funcionários (ou aumentar a carga de trabalho deles, o que provavelmente não será apreciado), você pode usar a automação de fluxo de trabalho para escalar facilmente. Não apenas evitará qualquer possível aumento de erros, mas a escalabilidade também será feita sem incorrer em saltos de custos.
7. Melhorar a conectividade
A conectividade em toda a empresa e sistemas e a comunicação fluida são cruciais para a eficiência e a infraestrutura de TI. Uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho conecta todos esses diferentes aspectos do seu negócio e permite que todos os seus dados fluam livremente.
Exemplos de Automação de Fluxo de Trabalho
Os benefícios da automação de fluxo de trabalho formam uma longa lista. Aqui estão alguns exemplos de como isso pode facilitar sua vida em muitas partes do seu negócio.
RH: Proporcionar uma experiência de integração impressionante
Todo departamento de recursos humanos vai acolher os benefícios da automação de fluxo de trabalho, como a drástica redução de papelada, a garantia de conformidade em todos os processos ou a melhoria da experiência de integração/desligamento. Dê uma boa impressão aos seus funcionários e faça-os saber que trabalham para um parceiro confiável.
A automação de fluxo de trabalho também pode ajudar a buscar, verificar e recrutar candidatos mais rapidamente. Gestão de ausências e solicitações de contratação são outro excelente exemplo de software de automação de fluxo de trabalho bem implementado. Acelere os processos importantes.
Veja também: Como Automatizar o Fluxo de Trabalho de Integração: O Guia Definitivo
Finanças: Integrar dados com software de contabilidade
A gestão simplificada de documentos é atraente para os departamentos financeiros. Economize tempo no processamento de aprovações e agende pagamentos automáticos para faturas recorrentes. Crie um pequeno sistema de gestão de folha de pagamento usando automação de fluxo de trabalho. Emita faturas ou envie-as para diferentes e-mails e locais.
Escrever documentos legais como acordos de confidencialidade (NDA) ou contratos de venda é um dos melhores benefícios da automação de fluxo de trabalho. Como ele apenas preencherá os dados em um modelo preparado, não há necessidade de criar um novo documento toda vez.
Marketing: Rastrear seus leads e aumentar a CRO
O software de automação de fluxo de trabalho usado no marketing ajudará você a rastrear leads ou re-alvo seus visitantes para aumentar sua otimização de taxa de conversão (CRO). Use-o para aprovar qualquer conteúdo e colaborar com membros da equipe. A lista continua, mas um dos principais usos é também o piloto automático e monitoramento de diferentes campanhas.
Prepare uma estratégia de marketing personalizada e direcione seu público em vários canais. Uma vez que a automação transforme seus visitantes em leads, você pode categorizá-los com base em seu comportamento e características.
Vendas: Tratar todos os leads com a mesma abordagem de qualidade
Cada cliente deve ser tratado corretamente e se sentir como se estivesse em um tapete vermelho. A automação de fluxo de trabalho garantirá que todos tenham a mesma primeira impressão que os surpreenderá. Envie e-mails promocionais e obtenha relatórios perspicazes sobre processos em andamento. Evite qualquer deslize com leads e dados importantes. Você também pode simplificar sua construção de listas padronizando o processo.
Suporte ao cliente: Atribuir tickets aos funcionários certos
Outro grande benefício da automação de fluxo de trabalho é criar e escalar tickets para os membros da equipe certos. Tickets de suporte duplicados são uma ocorrência comum que custa tempo precioso à sua equipe. Como sabemos, tempo é tudo quando você visa fornecer a melhor experiência de suporte.
TI: Confirmar atualizações agendadas
Gerencie ativos, rastreie tendências de uso e controle a mitigação de TI “sombra”. A automação de fluxo de trabalho é comum para muitas tarefas em TI que ajudarão você a evitar qualquer possível problema e tempo de inatividade. Use-a para gestão de incidentes, rastreamento de bugs e solicitações de suporte. Um fluxo de trabalho automatizado o alertará imediatamente quando algo acontecer. Você também pode usá-lo para gerenciar e compartilhar seu roadmap facilmente.
Conclusão
Os benefícios da automação de fluxo de trabalho são infinitos. Ela pode tornar suas atividades diárias mais fáceis e permitir que você gerencie seu negócio de forma eficiente e econômica. Graças às impressionantes vantagens tanto para empresas quanto para indivíduos, é claro que a automação de fluxo de trabalho é o futuro.
Todas as empresas podem se beneficiar da automação de fluxo de trabalho e simplificar suas operações e processos. Cada negócio que deseja se manter competitivo deve considerar rapidamente a obtenção de uma ferramenta confiável de automação de fluxo de trabalho. Você não precisa ser um especialista para aproveitar os benefícios quase imediatamente e com uma relação custo-benefício agradável.
Veja também: Melhores Ferramentas para Considerar para Sua Automação de Fluxo de Trabalho
