8 dicas para seguir na colaboração de uma equipa virtual
O trabalho remoto é uma das transformações digitais mais significativas que ocorreram durante o período da pandemia. Muitas organizações permitiram que seus funcionários trabalhassem de casa nesse período. No entanto, ficou evidente que o trabalho remoto veio para ficar, embora muitas empresas tenham reaberto.
Existem vários benefícios que organizações e funcionários obtêm ao trabalhar de locais remotos. No entanto, o trabalho remoto também pode ser um desafio, especialmente quando se trata de colaboração em equipe. Cada colaborador precisa saber como contribuir para uma colaboração virtual eficaz.
Aqui estão algumas dicas a seguir:
1. Planeje Reuniões Regularmente
Mesmo trabalhando de locais diferentes, há várias decisões a serem tomadas como equipe. Pode ser necessário fazer brainstorming, alinhar metas ou concordar sobre objetivos regularmente. Isso ajuda a garantir o sucesso de cada tarefa colaborativa. No entanto, isso não é possível sem o planejamento de reuniões virtuais frequentes.
Você deve garantir um número razoável de reuniões dentro de um determinado período. Por exemplo, uma reunião mensal focada em estratégia, em vez de tática, é ideal. Crie um plano para a reunião, designe alguém para facilitar e certifique-se de que todos os pontos da pauta sejam discutidos.
2. Treine Sua Equipe para Colaborar
A colaboração é uma habilidade que precisa ser aprendida e aprimorada. Nem todos conseguem colaborar bem, especialmente ao trabalhar remotamente. Por isso, a colaboração eficaz exige treinamento da equipe para garantir que eles aproveitem essa habilidade em seus locais de trabalho.
Além disso, o treinamento não deve ser uma ação isolada. Treine sua equipe regularmente para mantê-los atualizados, especialmente em novas tecnologias. Isso ajudará a garantir que a produtividade da equipe se mantenha a mesma nos ambientes de trabalho virtual.
3. Use Mensagens Instantâneas com a Equipe
As mensagens instantâneas são uma das melhores formas de comunicação em equipe. Você pode usar várias ferramentas de colaboração que permitem enviar mensagens de forma rápida. Alguns bons exemplos são Slack, Teams e Flock. No entanto, as mensagens podem consumir muito tempo se não forem moderadas.
Verifique e responda as mensagens mais urgentes imediatamente ao abrir o aplicativo. Isso ajuda a controlar o tempo e evitar que ele seja desperdiçado com mensagens sem importância. Além disso, algumas questões podem ser resolvidas por chamada se parecerem difíceis de solucionar via chat.
4. Use Software de Gerenciamento de Equipe
Líderes de equipe têm várias tarefas, incluindo a integração de novos membros, às vezes remotamente. Uma forma de garantir que isso funcione bem é usar software de gerenciamento de membros online. Felizmente, o software de gerenciamento de equipes está amplamente disponível hoje. Flowlu permite gerenciar facilmente sua equipe, as cargas de trabalho e a comunicação, criando um hub centralizado para toda a colaboração da equipe.
O principal desafio para os gestores é encontrar o melhor software de gerenciamento. Com a grande variedade de opções disponíveis, pode ser difícil encontrar um que atenda às necessidades de RH da sua empresa. O bom é que revisar avaliações de softwares de gerenciamento de associações online pode ajudar a encontrar a melhor opção.
5. Mantenha Contato por Vídeo
Existem várias maneiras de se comunicar trabalhando remotamente, mas o vídeo emergiu como uma das melhores para colaborar com outros membros. Isso se deve ao fato de que ele permite o uso da linguagem corporal e demonstra a urgência da sua mensagem para os destinatários.
Existem várias ferramentas de colaboração online que permitem comunicação por vídeo. Dependendo da ferramenta, você pode realizar videoconferências com até 50 membros da equipe, facilitando a comunicação e mantendo todos atualizados para que cada projeto avance sem problemas.
6. Compartilhe Documentos
Outra prática essencial é garantir que os documentos sejam compartilhados entre a equipe. Ferramentas de colaboração como Slack, Google Docs e Teams permitem que equipes virtuais compartilhem documentos. Certifique-se de que cada documento seja autoexplicativo para que outros membros não precisem de esclarecimentos desnecessários.
Além disso, a maioria das ferramentas de colaboração permite definir prazos para a revisão de documentos compartilhados. Indicar prazos ajuda as equipes a tomar decisões rapidamente. Ative a opção de “controlar alterações” para permitir que as pessoas façam modificações ou deixem comentários no documento.
7. Centralize seu Conteúdo
Uma das melhores maneiras de colaborar é centralizar tudo. Ter a comunicação, as tarefas, os documentos, etc., em um único local facilita a colaboração para você e sua equipe. Isso evita que os membros tenham que alternar entre aplicativos para encontrar conteúdo, já que tudo está centralizado.
Centralizar seu conteúdo facilita o brainstorming em equipe e ajuda a chegar a conclusões e tomar decisões de forma mais rápida. A maioria das ferramentas de colaboração possui um recurso que permite aos líderes de equipe centralizar tudo o que usam no fluxo de trabalho diário.
8. Mantenha as Equipes Pequenas
Ao optar pelo trabalho remoto, pode ser tentador montar uma equipe grande. No entanto, pesquisas mostram que equipes remotas colaboram melhor quando são pequenas. Por isso, os gerentes devem manter suas equipes com até 20 membros para garantir a máxima colaboração e produtividade.
Um problema comum em equipes grandes é a falta de responsabilidade. Com uma equipe de 100 pessoas, pode ser difícil manter todos responsáveis. Além disso, a comunicação e o agendamento de reuniões também podem ser afetados em organizações com equipes grandes.
Conclusão
A colaboração é um fator essencial ao trabalhar com uma equipe virtual. É fácil para pessoas que trabalham no mesmo projeto a partir de locais diferentes perderem o foco, ao contrário do que ocorre no mesmo ambiente de escritório. Isso torna essencial que os gerentes de equipe garantam que todos possuam as habilidades e ferramentas de colaboração adequadas.
Você nunca conseguirá colaborar bem sem ferramentas ou habilidades. As ferramentas, por exemplo, facilitam os processos e reduzem o tempo que seria gasto em tarefas específicas. As habilidades ajudam os membros da equipe a aproveitar ao máximo as ferramentas e a manter a mesma produtividade de um escritório físico.
Sobre o Autor
Dan possui experiência prática em marketing digital desde 2007. Ele constrói equipes e orienta outras pessoas para promover inovação e resolver problemas em tempo real. Dan também gosta de fotografia e viagens.
