7 Distrações Perturbando Seu Fluxo de Trabalho
Identificar distrações é o primeiro passo para melhorar o fluxo de trabalho de alguém. Este artigo cobrirá 7 distrações comuns que interrompem o fluxo de trabalho e como as empresas podem melhorar isso.
Ferramentas de Trabalho Desatualizadas
Vamos começar com ferramentas de trabalho desatualizadas. Por exemplo, você não quer que seus funcionáriosfiquem presos em computadores lentos. A maior parte do trabalho é realizada em computadores. Imagine um designer gráfico ou um editor de vídeo trabalhando em um dispositivo lento quando precisam usar software que exige muitos recursos.
Um computador mal otimizado também é mais propenso a ameaças de cibersegurança. Colocar dados sensíveis em risco ou potencialmente perder dados para um ataque de malware pode atrasar o trabalho de alguém por dias, se não semanas.
Além de computadores, também é crucial acompanhar as últimas tendências de software de trabalho. Se houver um software melhor com novos recursos que possam ajudar no trabalho, investir em tal software é uma consideração valiosa.
Má Gestão da Caixa de Entrada de Email
Se a maior parte da comunicação de trabalho é realizada via emails, não demora muito para que a frequência de emails recebidos atinja massa crítica, especialmente quando estamos falando de um funcionário que tem que gerenciar várias caixas de entrada para consultas gerais.
Muitos emails provavelmente são irrelevantes, resultado de spam. No entanto, ainda é necessário olhar tudo, para não perder uma mensagem importante.
Para melhorar a eficiência na gestão de emails, tente desativar as notificações de desktop ou smartphone, para que você não se distraia. Dedique tempo para verificar emails. Talvez você tenha certas horas do dia em que não é tão produtivo. Se for o caso, faz sentido verificar emails no início da manhã, após o almoço ou no final do seu trabalho.
Por fim, se as comunicações internas na empresa também são feitas via emails, seria muito melhor usar o Flowlu ou plataformas de comunicação alternativas que permitem que os usuários enviem e recebam mensagens instantaneamente.
Tempo Gasto Navegando na Internet Sem Propósito
A procrastinação é frequentemente uma assassina da produtividade. Na era da informação digital, as pessoas estão ansiosas para passar tempo na internet, mesmo quando estão trabalhando.
Será que um curto intervalo de 5 minutos navegando na internet realmente faria mal? O problema é que esses 5 minutos podem de repente se transformar em 10 ou 15 minutos. E se esses casos de procrastinação ocorrerem várias vezes ao longo do dia, fica bastante claro o quão prejudiciais eles são para o fluxo de trabalho de alguém.
Demonstrar confiança em seus funcionários é louvável, mas se a navegação sem propósito na internet estiver claramente afetando a produtividade do funcionário, é imperativo introduzir algumas mudanças.
A solução óbvia é bloquear sites que atrapalham a produtividade do funcionário. Os navegadores de internet geralmente têm o recurso de bloquear sites, mas os departamentos de TI também podem utilizar ferramentas de terceiros para impedir o acesso a sites distrativos.
Presença de Tecnologia Pessoal
Infelizmente, bloquear completamente o acesso à navegação inútil na internet não é realmente possível por causa das tecnologias pessoais.
A maioria, se não todos, os funcionários traz smartphones para o trabalho, e não é como se os empregadores tivessem o direito de tirar pertences pessoais dos funcionários. Tais práticas não seriam bem vistas e se voltariam contra imediatamente.
A coisa complicada é descobrir uma estratégia que faça ambas as partes felizes — os funcionários mantêm seus pertences pessoais e os empregadores não sentem a necessidade de se preocupar com distrações e fluxo de trabalho.
É compreensível que você possa ter uma emergência ou um compromisso importante não relacionado ao trabalho, e manter um smartphone com você para tais casos é necessário. No entanto, se você passa tempo verificando as redes sociais ou reagindo a notificações aleatórias de aplicativos de smartphone em vez de se concentrar no seu trabalho, essas coisas precisam parar.
Falta de Comunicação
A má comunicação interna ou entre diferentes departamentos pode ser bastante distrativa. De fato, pode deixar alguns funcionários atônitos, sem saber o que devem fazer.
Imagine uma situação em que você precisa de instruções claras da alta gerência, mas recebe detalhes insatisfatórios porque alguém decidiu fazer seu trabalho pela metade. E que tal casos em que você precisa de informações de um colega de trabalho, mas não consegue alcançá-lo porque eles não se incomodam em responder às suas mensagens ou chamadas telefônicas?
Claro, tais casos não estão necessariamente relacionados a uma atitude ruim, mas se o comportamento se repete e se espalha em diferentes ambientes, a atmosfera geral da empresa sofrerá.
Problemas de comunicação devem ser relatados aos departamentos certos que, esperançosamente, possam resolvê-los. Se necessário, deveria haver programas de treinamento em diferentes departamentos para ajudar a melhorar a comunicação e construir uma cultura empresarial mais forte.
Colegas de Trabalho Falantes
Colegas de trabalho falantes podem aparecer aleatoriamente perto da sua mesa e começar a conversar com você. Eles podem estar em um intervalo ou a caminho de outro departamento e decidem parar para uma conversa rápida.
O problema pode não parecer tão grande se houver apenas algumas instâncias de conversas curtas entre funcionários. No entanto, se alguém claramente passa mais tempo fofocando do que trabalhando, eles estão colocando em risco não apenas o próprio trabalho. Eles também estão afetando a produtividade dos outros.
Algumas pessoas gostam de trabalhar em casa justamente porque não precisam lidar com colegas de trabalho falantes. No entanto, se você tem que estar no escritório, não fique parado e aborde o problema se seus colegas de trabalho estiverem distraindo você demais.
Deficiências no Bem-Estar Pessoal
Deficiências no bem-estar pessoal são complicadas porque você não pode encontrar uma solução universal para pessoas que têm problemas diferentes.
Uma coisa é certa, no entanto. Se os funcionários lutam com sono, saúde, carga de trabalho, vida pessoal e assim por diante, é natural que tenham dificuldades em permanecer produtivos no trabalho.
Mesmo que o progresso seja lento, é crucial dar pequenos passos e melhorar diferentes aspectos da sua vida para que você não tenha que sofrer no trabalho. Se um funcionário precisa de ajuda para encontrar o equilíbrio certo entre trabalho e vida pessoal, ele não deve hesitar em buscar ajuda profissional.
O artigo identifica ferramentas de trabalho desatualizadas, má gestão da caixa de entrada de email, navegação sem propósito na Internet, presença de tecnologia pessoal, falta de comunicação, colegas de trabalho falantes e deficiências no bem-estar pessoal como distrações-chave.
Ferramentas de trabalho desatualizadas, como computadores lentos, podem prejudicar significativamente a eficiência das tarefas, especialmente para trabalhos que exigem software que demanda muitos recursos, levando a uma diminuição da produtividade geral.
A má comunicação pode levar à confusão e falta de direção, afetando a moral e a produtividade dos funcionários e potencialmente causando atrasos significativos na conclusão de projetos.
Sim, dispositivos pessoais como smartphones podem ser uma grande distração, especialmente quando usados para atividades não relacionadas ao trabalho, como redes sociais e notificações aleatórias durante o horário de trabalho.
