5 dicas de produtividade de e-mail para melhorar o seu dia
O e-mail é uma ferramenta consolidada para a comunicação empresarial. É um dos canais mais eficazes para conectar-se com pessoas internas e externas essenciais para as operações de qualquer negócio.
Embora usar o e-mail tenha o objetivo de simplificar nossa comunicação e torná-la mais produtiva, ele também pode ser potencialmente prejudicial, considerando o tempo necessário para gerenciá-lo. Segundo uma análise da McKinsey, o profissional médio passa 28% ou 2,6 horas de um dia de trabalho apenas lendo e respondendo e-mails. Isso pode ser muito desgastante, especialmente quando se recebe centenas de novos e-mails todos os dias.
Como os e-mails continuam chegando diariamente, é necessário concentrar-se em como aumentar sua produtividade para receber, organizar e responder a eles. Aqui estão cinco dicas para melhorar sua eficiência com e-mails e otimizar o seu dia.
1. Agende Horários Específicos para Processar E-mails
Embora não seja errado verificar seus e-mails algumas vezes ao dia para se manter atualizado sobre questões importantes, não é necessário processá-los imediatamente. E-mails que não exigem uma resposta imediata podem esperar até que você possa respondê-los, seja no início ou no final do seu expediente.
Mesmo em ambientes de trabalho que exigem respostas rápidas a e-mails, você ainda pode fazer isso reservando um tempo específico a cada hora para verificar e responder às mensagens.
Lembre-se de que, se optar por adiar um e-mail, não deixe ele simplesmente parado. Em vez disso, crie uma tarefa ou lembrete com uma data de vencimento. Para e-mails que exigem um ou dois dias para responder, acuse o recebimento no mesmo dia dizendo que responderá mais tarde e cumpra o prometido.
2. Desative as Notificações de E-mail
Estudos mostram que perdemos uma quantidade significativa de tempo permitindo que notificações interrompam e desviem nossa atenção. Apenas ler a mensagem da notificação prejudica nossa produtividade, pois leva cerca de 23 minutos para retomar o foco e voltar ao trabalho no mesmo ritmo de antes da interrupção.
Se você não pretende verificar seu e-mail em breve, não precisa dos constantes alertas sonoros.
3. Use a Regra dos 2 Minutos
A regra aplica-se a qualquer e-mail que leve apenas um ou dois minutos para ser respondido. Se um e-mail pode ser respondido em menos de dois minutos, faça isso imediatamente em vez de adiá-lo e evite acumulá-lo em sua lista de tarefas. O objetivo disso é manter sua caixa de entrada organizada e sua lista de tarefas focada no que é realmente importante.
4. Use Ferramentas de Produtividade para E-mail
Existem centenas de ferramentas de produtividade para e-mail disponíveis online para ajudar você a gerenciar seus e-mails. Uma das mais populares é o agendador de e-mails. É uma extensão que permite controlar quando você envia os e-mails. Com ela, é possível redigir um e-mail e programá-lo para ser enviado dois dias depois, por exemplo. Você também pode configurar um e-mail para reaparecer no topo de sua caixa de entrada uma semana depois, para que ele não se perca caso você não consiga respondê-lo imediatamente. E, se desejar ser notificado caso alguém não responda após x dias, também é possível.
Além disso, a integração de e-mail da Flowlu embutida foi projetada para simplificar o gerenciamento de e-mails para que você não precise alternar entre aplicativos. Todos os seus e-mails estarão disponíveis em uma única interface e vinculados aos contatos, projetos e tarefas relevantes. Você pode facilmente definir quais pastas devem ser sincronizadas para que sua caixa de entrada nunca fique desorganizada novamente.
5. Organize sua Caixa de Entrada e Suas Assinaturas
As assinaturas de e-mail podem ser extremamente sobrecarregantes. Com o tempo, e-mails de marketing e newsletters começam a lotar sua caixa de entrada e podem reduzir sua produtividade.
Existem algumas abordagens para lidar com isso — primeiro, cancele a assinatura de tudo o que não for essencial para você em vez de apenas excluí-los; segundo, use filtros automáticos para newsletters que você usa; e terceiro, bloqueie e-mails que continuam chegando após você tentar cancelar a assinatura. Limitar as newsletters e outras mensagens automáticas apenas às que você realmente lê é uma maneira simples de reduzir o excesso de e-mails.
Outra maneira eficiente e básica de organizar sua caixa de entrada é excluir e-mails com base no remetente e no assunto. Se o remetente ou a linha de assunto não te interessam, exclua sem abrir e siga em frente. O tempo é precioso demais para ser desperdiçado com e-mails irrelevantes.
Em resumo, o e-mail é uma ferramenta simples para ajudar você a se comunicar e realizar tarefas, mas sem uma rotina eficaz ele pode se tornar uma ferramenta opressora. Melhorar a produtividade com e-mails pode ajudá-lo a manter o foco e a se concentrar nas coisas mais importantes. Reavaliar sua abordagem ao e-mail e praticar essas dicas de produtividade certamente lhe poupará muito tempo.
