Como integrar as novas contratações de forma eficiente: O guia definitivo
Quando você finalmente encontrou e contratou um candidato perfeito, não deve deixar a adaptação dele na empresa acontecer por si só. É essencial construir adequadamente um processo para introduzir novos funcionários na organização, ou, em outras palavras, integrá-los.
A integração é o processo de incorporar novos trabalhadores a uma empresa, o que envolve apresentá-los a novas responsabilidades e membros da equipe, aprender sobre os objetivos e a estrutura da empresa, receber treinamento profissional e outras atividades iniciais.
A integração é fundamental para ajudar os novos funcionários a se adaptarem mais rapidamente e incentivá-los a desempenhar de maneira mais eficiente. Muitos estudos enfatizam a relevância da adaptação de novos funcionários, especialmente quando se trata de uma perspectiva de longo prazo. Assim, de acordo com dados da Society for Human Resource Management (SHRM), até 20% da rotatividade de pessoal ocorre nos primeiros 45 dias de trabalho.
No entanto, se os novos funcionários passarem com sucesso pela fase de adaptação, até 69% deles têm mais chances de permanecer na empresa. Neste post do blog, vamos descobrir como construir uma integração adequada e melhorar a retenção de novas contratações.
Especialistas da SHRM identificaram quatro níveis principais que compõem uma integração bem-sucedida, ou os Quatro Cs:
- Compliance é o treinamento de novos funcionários sobre a política da empresa.
- Clarificação significa que os funcionários devem saber quais são suas responsabilidades e como desempenhá-las corretamente.
- Cultura refere-se à integração do novo funcionário nas normas formais e informais da organização.
- Conexão é o relacionamento com colegas e o sentimento de fazer parte da equipe.
Em média, a integração pode levar de várias semanas a três meses. Durante esse período, os novos trabalhadores se familiarizam com seus papéis, preparam-se para cumprir suas responsabilidades e adquirem os conhecimentos e habilidades necessários para ter sucesso.
Como Usar o Flowlu para a Integração de Novos Funcionários
Com a introdução de ferramentas online e aplicativos de colaboração, o processo de adaptação pode se tornar mais direto e estruturado, tanto para o empregador quanto para o novo membro da equipe. Além disso, uma integração bem projetada pode ajudar você a economizar recursos — financeiros, humanos e de tempo — no treinamento de funcionários. Vamos dar uma olhada em várias maneiras de integrar com sucesso novos membros da equipe com o Flowlu.
Passo 1: Construir um Processo de Orientação
Para economizar tempo em atividades rotineiras como preenchimento de documentos e fornecimento de informações organizacionais básicas, faça um guia passo a passo para os novos membros da equipe. No Flowlu, você pode fazer isso usando um módulo dedicado — Integração. Registre todas as etapas na lista de verificação e forneça informações adicionais sobre cada uma delas. Depois de criar essa lista uma vez, você pode voltar a ela sempre que contratar novos funcionários.
Sinta-se à vontade para editar a lista de verificação ou adicionar novas etapas sempre que necessário. Acompanhe sua integração com vídeos e documentos. Uma integração bem construída pode minimizar a carga de trabalho da equipe de RH e aumentar a transparência de suas operações.
Saiba mais: Como criar uma integração
Passo 2: Atribuir Tarefas Iniciais
Além disso, você pode criar um fluxo de trabalho do projeto para novos recrutas que conterá tarefas para os primeiros 30/60/90 dias no trabalho. Complemente suas tarefas com descrições extensas, arquivos e links para sites importantes para facilitar a transição deles para um novo papel.
E quando um novo funcionário se junta à empresa, você pode criar rapidamente um projeto usando um modelo predefinido. Assim que essa pessoa concluir sua lista de verificação de integração do Passo 1, ela pode começar a realizar tarefas mais relacionadas ao seu papel, indicadas em seu projeto.
Descubra mais: Como adicionar um fluxo de trabalho do projeto
Passo 3: Criar Manuais e Diretrizes
Usar a base de conhecimento da empresa permite armazenar todos os seus dados acumulados e criar uma seção separada de procedimentos operacionais padrão e documentação de treinamento para novos trabalhadores. Você pode incluir as Perguntas Frequentes sobre deveres do trabalho, política de seguro, telefones importantes, um resumo da empresa, membros-chave da equipe, etc.
Em uma base de conhecimento, você pode anexar quaisquer fotos ou vídeos, criar tabelas, links, bem como alterar o layout do texto usando um editor. E graças à estrutura hierárquica dos artigos, o conteúdo sempre parecerá bem estruturado e lógico. Artigos que precisam de atenção especial podem ser marcados como importantes para fácil acesso.
Saiba mais: Como criar uma base de conhecimento
Siga estas dicas fáceis para escrever conteúdo ao publicar artigos na KB:
- Divida as informações em pedaços menores e mais gerenciáveis. Isso é especialmente relevante para grandes quantidades de dados. Simplifique a leitura para uma pessoa nova e divida todas as informações em três ou quatro seções principais. Dê artigos essenciais para aprender nos primeiros 2-3 dias, depois adicione mais para ampliar o entendimento do novo funcionário sobre seu papel e sua organização.
- Use infográficos, gráficos e tabelas. Assim, será mais fácil para o leitor navegar pelo conteúdo.
- Faça uma lista de perguntas para ajudar na compreensão do leitor. Quando o funcionário ler os artigos, a lista de perguntas o trará de volta ao conteúdo. Ao respondê-las, o novo membro da equipe pode melhorar sua compreensão.
Passo 4: Configurar Permissões
Se você não quiser sobrecarregar um novo funcionário com informações, você pode configurar seus direitos de acesso de acordo com suas necessidades. As permissões podem ser expandidas com o crescimento da competência do novo contratado. Por exemplo, no Flowlu, você pode ocultar módulos dos trabalhadores, concedendo-lhes acesso às informações iniciais de que precisam.
Descubra mais: Como configurar permissões para os membros da equipe
Passo 5: Criar um Chat ou Espaço de Trabalho Separado
Se a sua empresa tende a contratar vários novos funcionários de uma vez, você pode criar um chat especial para eles para incentivar a colaboração entre os novos funcionários e facilitar sua adaptação. Você pode até adicionar um novo espaço de trabalho dedicado a eles para anunciar notícias relevantes ou postar qualquer informação para eles usando o Feed.
Passo 6: Utilizar Listas de Registros
Com as listas, você pode organizar informações, como detalhes de login para cursos e ferramentas úteis. Você pode adicionar rapidamente recursos adicionais, armazená-los de forma segura em um só lugar e protegê-los com direitos de acesso personalizáveis. Sempre que precisar, dê ao novo funcionário acesso às listas personalizadas necessárias. Assim, todos os recursos estarão sempre ao alcance deles, reunidos em uma plataforma.
Mais Dicas para uma Adaptação Bem-Sucedida
Forneça Feedback Prontamente
Críticas construtivas e apreciação das conquistas podem ajudá-lo a estabelecer confiança com novas contratações e dar-lhes a oportunidade de melhorar. Lembre-se de realizar uma avaliação de desempenho no final dos primeiros 90 dias do novo funcionário para avaliar seu desenvolvimento e fornecer sugestões sobre como eles podem continuar a crescer em sua posição.
Identificar um Mentor
Considere um programa de mentoria como parte do processo de integração. Escolha alguns trabalhadores proativos que possam orientar novos membros da equipe. Tenha em mente que é preferível que o mentor não seja um supervisor direto. Ao fazer isso, o novo funcionário se sentirá muito mais à vontade para fazer perguntas, especialmente as rotineiras que eles não gostariam de incomodar ninguém. Para discutir o progresso atual e estabelecer metas futuras, os mentores devem agendar check-ins regulares com novos membros da equipe.
Definir Metas Mensuráveis
Suas metas incentivarão o engajamento do funcionário no processo de trabalho e atuarão como benchmarks para avaliar a eficácia de sua adaptação. Dê a cada novo contratado uma lista de objetivos a serem alcançados, por exemplo, ler toda a base de conhecimento até uma determinada data ou completar uma tarefa com sucesso por conta própria.
Mantenha-os Atualizados com as Notícias
Para se sentir parte da equipe, um novo funcionário deve estar familiarizado com a agenda de notícias da empresa. Informe-os sobre eventos futuros, reuniões, conquistas da empresa ou vitórias recentes. Você pode conseguir isso com o Flowlu usando um chat ou feed para que cada usuário esteja ciente dos eventos atuais.
Peça a Opinião Deles
Ao adotar a integração no local de trabalho pela primeira vez, o feedback será extremamente útil para ajustar e melhorar esse processo. Uma vez concluída a integração, descubra o que o novo recruta sentiu falta, o que mais gostou e o que achou que poderia ser melhorado. Você pode agendar uma sessão de feedback de 15 minutos ou utilizar softwares para coletar feedback como o Google Forms, ou ferramentas profissionais de engajamento de funcionários, como 15five, Officevibe ou Culture Amp.
Conclusão
Uma integração eficaz é essencial para um recrutamento bem-sucedido e uma aclimatação efetiva do funcionário. Se você implementar procedimentos de integração eficientes em sua empresa, seu negócio reduzirá o custo de atrair talentos e melhorará a retenção de novos funcionários a longo prazo.
Seja utilizando uma, algumas ou todas as ferramentas de integração de uma vez, todas elas ajudarão os novos membros da equipe a se adaptarem mais sucesso
O objetivo do onboarding é integrar os novos trabalhadores na empresa, apresentando-lhes as suas responsabilidades, os membros da equipa, os objectivos e a estrutura da empresa e proporcionando-lhes a formação e as actividades iniciais necessárias. Este processo é fundamental para ajudar os novos trabalhadores a adaptarem-se mais rapidamente e encorajá-los a ter um desempenho mais eficiente.
Em média, o processo de integração pode demorar várias semanas a três meses. Este período permite que os novos trabalhadores se familiarizem com as suas funções, se preparem para cumprir as suas responsabilidades e adquiram os conhecimentos e competências necessários para serem bem sucedidos no seu novo cargo.
O Flowlu pode ser utilizado para o onboarding, criando um processo de orientação através de um guia passo-a-passo no módulo Onboarding, atribuindo tarefas iniciais com descrições detalhadas, criando manuais e directrizes numa base de conhecimentos, definindo permissões, criando um chat ou espaço de trabalho separado para os novos funcionários e utilizando listas de registos para organizar informações importantes.
