Como otimizar o desempenho do seu projeto através da gestão do fluxo de trabalho
As pessoas em uma equipe sempre terão uma ampla gama de diferentes talentos e habilidades. As equipes de trabalho são diversas, e diferentes pessoas precisam ser gerenciadas de maneira diferente. Gerenciar um grupo de pessoas com talentos e inclinações pessoais diversas pode ser extremamente complexo. Quando diferentes pessoas são colocadas em uma situação em que não estão confortáveis ou não têm total controle da situação em que estão trabalhando, elas frequentemente lutam para desempenhar seu máximo potencial.
Três problemas podem surgir nesse cenário. Às vezes, as pessoas podem não ter habilidades suficientes e se sentirem inadequadas, sofrendo de ansiedade ou estresse extra. Outras vezes, as pessoas podem ter habilidades demais e não serem desafiadas o suficiente pelo trabalho, o que pode levar a uma apatia e tédio generalizado na equipe.
O último problema pode ocorrer quando as pessoas não trabalham bem juntas e têm dificuldade em chegar a compromissos. Chefes que procuram maneiras fáceis de otimizar o gerenciamento de fluxo de trabalho precisarão garantir que seus funcionários se encaixem não apenas entre si, mas também com o próprio projeto. Neste artigo, exploraremos maneiras de melhorar o gerenciamento do fluxo de trabalho em seu negócio.
Como Otimizar o Gerenciamento do Fluxo de Trabalho
Para garantir que o fluxo de trabalho de seu projeto esteja avançando na velocidade necessária para garantir a produtividade e a produção de trabalho ideais, isso só pode ser feito inicialmente avaliando as forças, fraquezas, habilidades e talentos de sua equipe. Você não pode fazer um trabalho produtivo a menos que entenda sua equipe. Entender uma equipe significa não apenas conhecer seus pontos fortes e fracos no local de trabalho, mas também compreender suas personalidades, a forma como trabalham melhor com outras pessoas e o que os motiva.
Comece garantindo que seus próprios relacionamentos com sua equipe estejam na melhor forma possível. Você não será capaz de entender seus funcionários se não tiver um relacionamento produtivo com eles. Avalie as forças e fraquezas de cada funcionário e, por sua vez, crie tarefas adequadas que se ajustem perfeitamente a cada um, otimizando a produtividade. Descubra qual funcionário trabalha melhor em cada função, com quem trabalha melhor e quais habilidades ele possui para otimizar o gerenciamento do fluxo de trabalho.
A próxima parte importante é buscar constantemente melhorar o gerenciamento do fluxo de trabalho, para que as pessoas não fiquem complacentes em suas funções ou entediadas com seu trabalho diário. A complacência pode surgir facilmente do tédio no trabalho diário e terá um impacto significativo na produtividade. O desempenho do projeto será sempre negativo se os trabalhadores forem complacentes. Os melhores funcionários são aqueles que estão constantemente sendo desafiados a melhorar e aprimorar seu trabalho cotidiano com o gerenciamento de fluxo de trabalho. Se os funcionários realizarem constantemente a mesma tarefa, eles ficarão entediados e não darão o mesmo nível de cuidado e esforço em suas respectivas funções.
Por causa disso, é importante garantir que as pessoas não fiquem excessivamente confortáveis ou presas em suas rotinas de trabalho. Todos os dias, tente adicionar mudanças ou variações nas funções de todos para manter as coisas interessantes. A 'atração pelo conforto' é um fenômeno perigoso e pode ser evitada com mudanças constantes na vida profissional cotidiana. Incentive seus funcionários a correr riscos e a serem criativos todos os dias enquanto trabalham para você.
Então, por que o Gerenciamento do Fluxo de Trabalho é tão Crucial para o Seu Negócio e sua Produtividade?
O gerenciamento do fluxo de trabalho é importante para os negócios por muitas razões. Uma delas é o fato de que envolve automação. A automação, combinada com a gestão eficiente de documentos e comunicação eficaz, é importante para o fluxo natural da produção no local de trabalho. Todos esses fatores são cruciais para a produtividade do negócio, pois, juntos, reduzem o erro humano natural. O erro humano é uma das coisas mais difíceis de eliminar em um local de trabalho, simplesmente porque faz parte do ambiente! Humanos cometem erros; é apenas o curso natural das coisas.
Se esses processos não forem seguidos e o gerenciamento do local de trabalho não for implementado, tanto tempo quanto dinheiro serão desperdiçados, e o erro humano continuará indefinidamente até que algo seja feito a respeito. Se a automação estiver em falta ou não for implementada corretamente, os funcionários ficarão presos na burocracia desnecessária de trabalho de escritório, em vez de se concentrarem no que realmente importa e pelo que são pagos. A falta de automação fará com que decisões importantes sejam abandonadas em favor de pequenas decisões que poderiam ser resolvidas com automação.
14 Dicas Rápidas e Fáceis para Otimizar o Fluxo de Trabalho de Sua Empresa
- Crie cartões com etapas que descrevam os processos necessários para novos procedimentos. Você deve garantir que as listas incluam ingredientes necessários, etapas dos processos, ferramentas exigidas e outras instruções.
- Crie uma lista de hábitos e regras importantes que devem ser seguidas para alcançar os objetivos da empresa.
- Elabore um manual da empresa que ajude seus funcionários a entender sua marca.
- Revise constantemente cada processo e programa diário que são importantes para o seu negócio.
- Use tecnologia moderna para otimizar a colaboração dos trabalhadores utilizando ferramentas de desempenho de projetos.
- Certifique-se de que sua comunicação represente sua marca e mantenha-a consistente e alinhada.
- Fique de olho nos aspectos básicos do seu negócio. Identifique seu público-alvo e defina metas empresariais.
- Otimize a automação e simplifique os processos para ajudar seus funcionários e sua empresa a economizarem tempo.
- Utilize ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho e certifique-se de empregar gerentes de projeto produtivos.
- Use software baseado em nuvem para otimizar a produtividade.
- Crie um sistema eficiente com especialistas em sua área que você possa contratar para especializar e treinar novos trabalhadores.
- Mantenha uma lista de pessoas locais e experientes que você pode contatar quando necessário.
- Certifique-se de que seus funcionários estão praticando processos de trabalho complexos.
- Use automação de fluxo de trabalho para economizar tempo e dinheiro para seus funcionários.
Sobre a Autora: Elizabeth Hines é gerente de projetos na Big Assignments. Ela gosta de viajar enquanto trabalha e ler no seu tempo livre.
