Como redigir um plano de ação de gestão do tempo para uma equipa remota
Manter sua equipe remota dentro de um cronograma e aumentar sua produtividade será mais fácil se você tiver um plano de ação eficiente para a gestão do tempo. Planejar o seu trabalho pode eliminar a falácia de planejamento, ajudar a priorizar os recursos e o tempo por projeto, e auxiliá-lo a respeitar os prazos.
Habilidades de organização e planejamento estão no topo da lista de habilidades essenciais para uma gestão de tempo bem-sucedida. Agora é hora de colocar essas habilidades em prática e garantir que sua equipe esteja no caminho certo durante o projeto. Escreva um plano de ação para a gestão do tempo, e você poderá ajudar sua equipe remota a estar no auge de seu desempenho.
Aqui estão as dicas que ajudarão você a escrever um plano de ação eficiente e realizável para a gestão do tempo. Vamos começar!
Anote seus objetivos
Objetivos são a base da gestão do tempo. Você precisa saber o que deve ser alcançado para que isso aconteça.
Por isso, o primeiro passo deve ser definir os objetivos do projeto. Considere tanto os objetivos de curto quanto de longo prazo. Ambos afetarão a forma como você planeja as responsabilidades de sua equipe.
Consulte sua equipe remota para definir metas e prazos realistas. Segundo relatos, Elon Musk tende a definir prazos irreais, que depois precisam ser alterados. Para evitar esse inconveniente, discuta com sua equipe seus planos e defina metas alcançáveis.
Divida seus marcos
Depois de planejar seus objetivos, é hora de dividi-los. O plano será mais realizável se você anotar marcos, e não apenas o objetivo final.
As atividades que sua equipe enfrentará devem ser divididas nos níveis mensal, semanal e diário.
Não é necessário fazer tudo de uma vez. Planeje suas metas mensais e, à medida que o fim do mês se aproxima, concentre-se nos marcos semanais. No final da semana, você pode definir as tarefas diárias.
Faça isso passo a passo, mas certifique-se de ter suas tarefas anotadas com antecedência. Ter uma visão geral do que o aguarda no próximo dia/semana/mês manterá sua equipe motivada a respeitar todos os prazos.
Fornecer à equipe remota apenas o objetivo final pode facilmente sair de controle. É por isso que os marcos são um salva-vidas.
Desenvolva uma lista de verificação
Uma lista de verificação útil ajudará sua equipe a seguir o plano.
Listas de verificação são ótimas para acompanhar as tarefas concluídas. Mas esse não é seu único poder. Ao ter uma visão geral do que foi feito até agora, o moral da equipe será elevado.
Ao escrever seu plano de ação de gestão do tempo, certifique-se de que ele esteja no formato de uma lista de verificação. Pelo menos para seus cronogramas diários.
Se quiser criar um modelo que possa ser reutilizado várias vezes, serviços de redação como BestEssayEducation e TopEssayWriting podem ajudá-lo com isso. Um plano de gestão do tempo bem escrito e abrangente, que incorpore uma lista de verificação, pode economizar tempo no futuro. Você não precisará criar o plano do zero toda vez. Simplesmente use o modelo e comece a planejar.
Ajude sua equipe a priorizar
Priorizar é uma técnica de gestão do tempo muito útil. Por quê? Porque ajuda a organizar suas tarefas para aproveitar ao máximo cada dia de trabalho.
De acordo com uma pesquisa, quando lidamos com tarefas mais difíceis primeiro, tendemos a ser mais produtivos. Lembre-se disso ao planejar as tarefas diárias de sua equipe.
Escreva as tarefas de acordo com a prioridade. Ou use cores para sinalizar a importância de cada tarefa. A tarefa menos importante e a que demanda menos tempo pode ser adiada para o dia seguinte, se não houver tempo suficiente hoje.
O valor de priorizar é que pode eliminar horas extras, pois as tarefas mais exigentes serão abordadas primeiro.
Agrupe tarefas semelhantes
Agrupar tarefas que podem ser realizadas simultaneamente pode ser um fator importante para melhorar a produtividade da equipe. Se você deseja aumentar a eficiência de seus esforços de gestão do tempo, deve tentar este método.
Por exemplo, se há várias tarefas de envio de e-mails que um membro da equipe pode realizar ao mesmo tempo, agrupe essas tarefas. Assim, eles podem usar uma automação de e-mail para concluí-las de uma só vez.
Você pode economizar muito tempo valioso da equipe se eles tiverem instruções claras para lidar com tarefas agrupadas.
Além de organizar o trabalho da equipe, agrupar tarefas também pode ter um efeito psicológico positivo. Como as tarefas estarão agrupadas e não individualizadas, parecerá que há menos a fazer.
Reserve tempo para planejamento e revisão
Reserve um espaço na sua agenda para a revisão semanal. Não há certeza no trabalho. Planos mudam, pessoas adoecem ou surgem mais tarefas. Muita coisa pode mudar. Por isso, é importante verificar regularmente se há atualizações.
O ideal é fazer suas revisões semanais no final da semana para que você possa refletir sobre o que foi feito e discutir os planos futuros.
Diana Adjadj, chefe do departamento de conteúdo dos serviços de redação TrustMyPaper, compartilhou por que as reuniões são uma parte importante da gestão do tempo para equipes remotas. “Como não conseguimos acompanhar o trabalho uns dos outros diariamente, minha equipe remota e eu nos reunimos toda sexta-feira. Refletimos sobre as conquistas da semana e discutimos como planejaremos a próxima semana para obter a máxima eficiência”, diz Emily.
Torne o plano facilmente acessível
Cada membro da sua equipe deve poder acessar o plano sempre que quiser. Compartilhe o plano de ação de gestão do tempo em uma plataforma baseada na nuvem. Isso permitirá que sua equipe acompanhe quaisquer mudanças.
Há outro motivo pelo qual você deve usar uma plataforma online para exibir seu plano de ação de gestão do tempo. Se o trabalho de seus membros estiver interligado, eles poderão se manter informados sobre o que os outros estão fazendo e informá-los sobre quaisquer acréscimos relevantes.
Por exemplo, se o designer de um site ainda não tem certeza de qual abordagem seguir para a página Sobre Nós, ele pode verificar quando o redator de conteúdo estará trabalhando naquele conteúdo e garantir que seja avisado com antecedência.
Considerações finais
Ajude sua equipe a alcançar seu potencial máximo em termos de produtividade escrevendo um plano de ação de gestão do tempo. Tê-lo por escrito garantirá que ninguém se perca no caminho. Além disso, garantirá que vocês trabalhem como uma equipe e usem seu tempo de forma inteligente. Lembre-se do que dizem – tempo é dinheiro.
Sobre a autora: Nicole D.Garrison é escritora freelancer, colaboradora e estrategista de conteúdo. Às vezes, atua como gerente de projetos para empresas de redação de conteúdo. É uma autora dedicada e experiente que dá particular atenção à pesquisa de qualidade. Nicole participa regularmente de cursos, seminários e conferências para manter seus conhecimentos atualizados. Nas horas vagas, Nicole é uma corredora e viajante apaixonada. Além disso, mantém seu próprio blog.
