Como tomar notas de reuniões de forma eficaz (e realmente usá-las)
Infelizmente, na maioria (se não em todos) os casos, isso não é verdade. Por isso, é importante dar a devida atenção à tomada de notas. E é exatamente isso em que decidimos focar hoje.
Antes de mergulharmos em diferentes técnicas, métodos e dicas para tomar notas, é fundamental entender o que são as notas de reunião.
O Que São Notas de Reunião?
De maneira simples, notas de reunião são os pontos específicos que você anota durante uma reunião. Elas podem incluir decisões, conclusões importantes, itens de ação ou discussões principais que ocorreram.
Quando a tomada de notas em uma reunião é feita de forma eficaz, todos saberão o que precisam fazer a seguir — mesmo que não tenham participado da reunião.
Boas notas de reunião geralmente incluem:
- Visão geral dos tópicos da reunião e resultados
- Tarefas e responsabilidades atribuídas a equipes ou indivíduos, incluindo prazos
- Pontos de discussão a serem considerados para reuniões futuras
- Perguntas levantadas durante a reunião, junto com suas respostas
- Questões não resolvidas, especificando quem é responsável pelo acompanhamento
- Principais conclusões, insights chave e planos de ação
A Importância das Notas de Reunião
As reuniões são um ótimo lugar e forma de compartilhar diferentes opiniões e encontrar soluções. Várias mentes estão trabalhando juntas, ansiosas para encontrar as melhores soluções para os problemas. No entanto, se ninguém tomar o tempo para anotar, alguns pontos chave, ideias, tarefas, detalhes, prazos e outros aspectos podem ser esquecidos.
Como você sabe, o objetivo de uma reunião é manter todos na mesma página. Então, ao final de uma reunião, cada membro da equipe deve estar bem ciente do que precisa fazer, porque anotou suas notas. Se não o fizerem, junto com os outros membros da equipe, não serão capazes de elaborar um plano apenas com base na memória. É por isso que é crucial tomar boas notas durante as reuniões. Com o Flowlu, as notas podem ser armazenadas centralmente, compartilhadas instantaneamente nos comentários ou criadas como tarefas — garantindo que nada seja esquecido.
12 Vantagens de Tomar Notas de Reunião
- Captura discussões essenciais e preserva detalhes chave de uma reunião.
- Resume conversas para facilitar a consulta e servir como um lembrete de memória.
- Garante transparência organizacional, mantendo todos informados.
- Designa responsabilidades e descreve etapas de ação claras.
- Aumenta a eficiência ao garantir o acompanhamento dos pontos-chave.
- Documenta todas as decisões estratégicas para planejamento futuro.
- Monitora o progresso e registra marcos importantes do projeto.
- Revisa reuniões e atualiza os ausentes.
- Confirma fatos e resolve desacordos de forma eficaz.
- Inclui citações diretas dos participantes quando necessário.
- Serve como documentação legal para resolver disputas rapidamente.
- Compila insights úteis para feedback e melhorias.
Como Tomar Melhores Notas em Reuniões – O Que Você Precisa Cobrir
Quando a maioria das pessoas pensa em tomar notas em uma reunião, elas imediatamente assumem que precisam escrever tudo, quase palavra por palavra. O principal objetivo é lembrar de tudo o que foi dito, não apenas por uma pessoa, mas por todos. No entanto, essa não é a abordagem certa. Em vez disso, você deve se concentrar apenas nos aspectos mais cruciais de uma reunião. A verdade é que nem tudo o que é discutido em uma reunião é essencial para o futuro.
Abaixo, você pode encontrar os itens que realmente importam e que devem ser anotados. Isso também ajudará você a se manter organizado.
#1: A Agenda da Reunião
Isso pode ser visto como o índice de um livro. Você deve garantir que anote todos os pontos discutidos e qualquer resultado alcançado. Pense na agenda como o primeiro ponto — a introdução. Isso significa que cada ponto que você incluir deve ser breve.
#2: Itens de Ação
Como o nome sugere, itens de ação são o que torna uma reunião produtiva. Você poderá atribuir cada ponto de ação a alguém responsável por concluí-lo dentro do prazo.
#3: Ideias da Equipe
A verdade é que ideias da equipe não estarão presentes em todas as reuniões. Isso depende não apenas do tipo de reunião, mas, mais importante, de quem está presente. Se diferentes departamentos da empresa estiverem presentes, é mais provável que as ideias da equipe surjam. Nesse caso, você deve garantir que crie espaço para elas e anotar as melhores.
#4: Questões Chave
Em reuniões, sempre há espaço para discussões, e é quando surgem as perguntas mais pertinentes. Este é outro aspecto que você deve anotar, juntamente com as respostas fornecidas.
#5: Decisões Importantes
Assim como as questões chave surgem em uma reunião, decisões importantes também surgem. Ao tomar notas, certifique-se de detalhar exatamente o que foi decidido, o que precisa ser feito a seguir e quais podem ser os resultados. Se uma pergunta ficou sem resposta, faça uma anotação para referência futura.
3 Métodos de Notas de Reunião
Como você pode entender facilmente, não existe apenas um método ou maneira de tomar notas de reunião. Como você toma notas depende do que funciona melhor para você. Se um método não lhe agradar, não há razão para continuar usá-lo.
A verdade é que todos processamos informações de uma maneira única, e não há certo ou errado nisso.
Aqui estão alguns dos tipos mais populares de notas de reunião:
#1: O Método Cornell
Se você é um aprendiz linear, esse método pode ser uma boa opção para você. Ao seguir esse método, você dividirá sua folha de papel em três seções: a primeira seção refere-se a notas e pensamentos, a segunda seção cobre perguntas e conclusões, e a terceira seção é para o resumo. Dessa forma, você poderá ver todas as informações claramente.
Se você quiser usar o Método Cornell, precisará seguir cinco etapas:
- Passo #1: Registrar – Anote as informações mais importantes.
- Passo #2: Resumir – Use palavras-chave para resumir os pontos mais essenciais.
- Passo #3: Recitar – Reescreva os detalhes chave com suas próprias palavras.
- Passo #4: Refletir – Pense sobre como aplicar essa informação.
- Passo #5: Revisar – Revise periodicamente suas notas após a reunião.
#2: O Método dos Quadrantes
Como o nome sugere, você dividirá sua folha de papel em quatro seções, garantindo que todas as seções sejam claramente visíveis:
- Seção #1: Perguntas que surgem durante a reunião.
- Seção #2: Ideias geradas durante as discussões.
- Seção #3: Tarefas atribuídas a você, incluindo prazos e marcos.
- Seção #4: Tarefas atribuídas a outros.
#3: O Método de Mapeamento Mental
Enquanto os métodos anteriores são mais adequados para aprendizes lineares, algumas pessoas precisam visualizar as informações. Se esse for o seu caso, esse método pode ser a melhor maneira de registrar notas de reunião.
De forma simples, você criará um diagrama que conecta diferentes peças de informação à medida que surgem durante a reunião.
7 Dicas para Tomar as Melhores Notas de Reunião
Quando se trata de notas tomadas durante uma reunião, cobrimos quase todos os aspectos, exceto um fator realmente importante — como tomar as melhores notas de reunião. Então, vamos lá:
#1: Use as Melhores Ferramentas de Tomada de Notas
Quando se pensa em tomar notas, muitas pessoas ainda imaginam escrevê-las à mão. No entanto, a tomada de notas evoluiu. Agora você pode usar ferramentas baseadas em IA para ajudá-lo. Embora você ainda precise editar as notas para garantir precisão e confiabilidade, essas ferramentas podem economizar muito tempo.
Se você estiver interessado nesse tipo de tecnologia, aqui estão algumas ferramentas que você pode querer experimentar.
- Rewatch: Essa ferramenta grava reuniões, gera resumos usando IA e os compartilha com sua equipe.
- Fireflies: Oferece transcrição em tempo real e cria textos pesquisáveis.
- Otter: Produz automaticamente transcrições de tudo o que é dito em uma reunião.
- Rev: Gera transcrições de alta qualidade com excelente precisão.
Se você está procurando uma maneira de manter as notas de reunião estruturadas e acionáveis, o Flowlu é uma ótima opção. Ele ajuda as equipes a armazenar notas, atribuir tarefas e colaborar de forma integrada.
#2: Tome Notas à Mão
Embora haja muita tecnologia disponível, você pode preferir uma abordagem mais tradicional e tomar notas à mão — e está tudo bem se isso funcionar para você. No entanto, "à mão" também pode significar digitar. Se você digitar rápido, isso pode ser uma solução melhor.
Alguns dos principais benefícios de tomar notas à mão incluem maior precisão e melhor memorização. Além disso, notas manuscritas ou digitadas manualmente tendem a ser mais concisas e priorizadas, o que pode lhe dar uma vantagem.
#3: Gravação das Reuniões
Você pode estar se perguntando por que ainda não mencionamos a gravação de reuniões. Afinal, parece ser a maneira mais fácil de garantir que os detalhes não sejam esquecidos. A razão pela qual não recomendamos isso é que não exige que você pense. Você simplesmente ouvirá a gravação e digitará o que ela disser, em vez de anotar ativamente os aspectos mais importantes. Em vez disso, você acabará transcrevendo a reunião inteira.
Portanto, se você quiser usar um gravador para reuniões, deve tentar registrar apenas os itens-chave. Esses devem incluir o nome da reunião e seu objetivo, quando e onde foi realizada, os itens da agenda e suas respostas, as perguntas discutidas e os próximos passos a serem seguidos.
#4: Use um Modelo de Tomada de Notas
Pode ser difícil para alguns se concentrar na reunião enquanto simultaneamente registram os momentos mais cruciais. Se isso soa como você, considere usar um modelo de tomada de notas.
Simplesmente, essa ferramenta ajudará a lembrá-lo das diferentes peças de informação que você precisa reunir e anotar, garantindo que nenhum detalhe seja esquecido.
#5: Permita que Outros Membros da Equipe Acessem as Notas
Não importa qual método você escolha para tomar notas de reunião, provavelmente precisará compartilhá-las com outros, especialmente com sua equipe. Portanto, você deve trabalhar com as ferramentas que sua empresa fornece.
Por exemplo, se sua empresa usa o Flowlu, você pode sempre compartilhar a gravação ou suas notas pelo chat com sua equipe. Todos terão acesso instantâneo, mantendo-os na mesma página. Você pode atribuir tarefas, definir prazos e garantir que todos estejam alinhados nos próximos passos — sem precisar de ferramentas adicionais ou atualizações manuais.
#6: Faça suas Notas Se Tornarem Recursos Importantes
Em algumas ocasiões, suas notas podem se transformar em recursos valiosos. Você pode usá-las para modificar certos processos ou fornecer soluções para problemas criando materiais de treinamento.
#7: Comece a Tomar Notas Antes da Reunião Começar
Você deve tirar alguns minutos antes da reunião começar para anotar o horário e o local, os participantes e quaisquer outras informações relevantes que você acha que são necessárias.
Conclusões
Tomar notas de reunião é essencial e, felizmente, cada vez mais pessoas reconhecem sua importância. Embora não seja difícil tomar boas notas de reunião, é crucial que você não perca nenhum detalhe importante. Pode levar algum tempo e prática para melhorar, mas com o método certo, estamos confiantes de que você se tornará um especialista em tomar notas.
Fazer as melhores notas de reuniões depende da escolha do melhor método para si. Pode preferir fazer anotações à mão ou gravá-las durante uma reunião. Não existe uma forma certa ou errada: desde que funcione para si, é eficaz.
Há cinco pontos principais nos quais se deve concentrar numa reunião: a agenda, os itens de ação, as ideias da equipa, as questões-chave e as decisões importantes.
A melhor forma de organizar as notas das reuniões é armazená-las num local central e de fácil acesso. As ferramentas digitais como o Flowlu permitem-lhe manter notas estruturadas, ligá-las a projetos ou tarefas e partilhá-las com a sua equipa instantaneamente. Se preferir uma abordagem manual, utilize um formato consistente, como marcadores ou categorias, e guarde todas as notas num caderno ou numa pasta de documentos dedicada para consulta rápida.
