11 erros que diminuem a produtividade no seu escritório
- 1. Falta de Expectativas Claras
- 2. Comunicação Deficiente
- 3. Burocracia Desnecessária
- 4. Condições de Trabalho Inadequadas
- 5. Distrações Frequentes
- 6. Defesas Cibernéticas Mal Configuradas
- 7. Má Gestão do Tempo
- 8. Fluxos de Trabalho Ineficientes
- 9. Micromanagement
- 10. Negligência com o Engajamento dos Funcionários
- 11. Falta de Colaboração Entre Equipes
- Conclusão
No entanto, alcançar esse objetivo pode ser desafiador. Embora os funcionários devam atender às expectativas estabelecidas, criar um ambiente de trabalho onde eles possam prosperar é responsabilidade dos líderes de equipe e tomadores de decisão.
Fazer isso não é nada simples. Pequenas falhas podem atrapalhar até mesmo as equipes mais produtivas. Também é necessário uma cultura que fomente a inovação e a comunicação aberta para superar as barreiras persistentes de produtividade.
A seguir estão os onze erros mais frequentes e impactantes que líderes e suas organizações devem superar para aumentar a produtividade.
1. Falta de Expectativas Claras
Vamos começar com uma estatística instigante: quase metade dos trabalhadores americanos hoje não sabe o que é esperado deles no trabalho, e essa tendência está piorando. Milhares de horas são desperdiçadas a cada ano devido à má gestão de funcionários qualificados que estão incertos sobre o escopo de sua posição, sobrecarregados de trabalho ou sem uma responsabilização estabelecida.
Definir as expectativas corretas só é possível com as políticas adequadas no nível da empresa e uma gestão competente para aplicá-las. Isso começa com a definição de papéis e a criação de uma política de contratação que enfatize descrições claras de cargos e um processo rigoroso de seleção.
Funcionários que se encaixam no cargo precisam estar cientes de sua posição e expectativas dentro de uma equipe, bem como em projetos específicos. Além disso, os projetos em que trabalham precisam de metas específicas e acionáveis. Essas metas tendem a ser grandiosas e, às vezes, vagas em projetos de grande escala. É por isso que criar e acompanhar marcos atingíveis que impulsionem a conclusão geral é importante.
O Flowlu ajuda as equipes a trabalharem melhor juntas, facilitando a definição de papéis, o estabelecimento de metas claras e o acompanhamento do progresso. Com recursos como uma base de conhecimento, rastreamento de projetos e uma estrutura organizacional, todos sabem do que são responsáveis e como seu trabalho se encaixa no panorama geral. É uma maneira prática de evitar confusões e manter os projetos fluindo sem problemas.
2. Comunicação Deficiente
Já perdeu um prazo devido a um mal-entendido ou esperou em vão por um documento importante de um colega remoto cujo fuso horário foi confundido? A comunicação deficiente é a inimiga natural da produtividade, tanto que as empresas perdem uma impressionante estimativa de US$ 1,2 trilhão por ano como resultado.
Vários problemas podem ser culpados pela má comunicação. A gestão pode adotar um estilo passivo, deixando os funcionários no escuro sobre expectativas e sem ser transparente sobre metas e resultados. Por outro lado, as equipes podem não ter acesso a ferramentas mais adequadas para a comunicação assíncrona necessária no trabalho híbrido e remoto.
Se os problemas forem pessoais, será necessário abordá-los com prática e engajamento contínuo com seus colegas. Incentive-os a expressar suas opiniões, seja aberto com suas respostas e deixe-os saber que estão sendo ouvidos, mesmo que você não possa oferecer uma solução no momento.
Muitas ferramentas foram criadas para melhorar a comunicação colaborativa nas empresas. Mas, ao escolher uma, certifique-se de que atenda às necessidades da sua empresa, como escalabilidade, facilidade de uso e excelente segurança, oferecendo criptografia e autenticação multifator. O Flowlu reúne as pessoas com ferramentas que simplificam e tornam a comunicação clara. Espaços de projetos compartilhados e tópicos de discussão focados ajudam todos a permanecer conectados e alinhados, seja trabalhando remotamente ou no escritório. É uma maneira direta de reduzir mal-entendidos e manter o trabalho em equipe fluindo suavemente.
3. Burocracia Desnecessária
Ter constantemente funcionários pedindo aprovação de superiores para tarefas simples pode retardar a produtividade e criar gargalos desnecessários. É igualmente frustrante para os funcionários quando suas sugestões para melhoria no ambiente de trabalho acabam no limbo da burocracia. Decisões que poderiam ser tomadas pelos funcionários ou líderes de equipe se arrastam, e todos perdem tempo com burocracias em vez de se concentrar em tarefas significativas.
A burocracia é uma necessidade no local de trabalho, especialmente ao aplicar corretamente padrões da indústria e legislações que protegem os direitos das pessoas, a privacidade de dados, etc. Mas isso não significa que funcione para todas as pequenas tarefas e não deva ser ajustada.
Comece examinando as políticas atuais da empresa e abordando suas ineficiências. Reduza o número de etapas que os colegas precisam realizar para obter aprovação e empodere-os para tomar decisões impactantes por conta própria. Incentive os membros da equipe a apontar gargalos e aborde ou escale suas preocupações se parecerem promissoras.
Observe que você deve evitar deixar as preocupações dos funcionários acumularem por muito tempo. Aborde-as proativamente e envolva-os no processo. Isso não apenas aumentará a produtividade, mas também mostrará aos funcionários que suas preocupações são ouvidas—algo que muitas vezes eles valorizam mais.
4. Condições de Trabalho Inadequadas
É desafiador manter o foco e atingir uma alta produtividade se o ambiente em que você está trabalhando for limitante. Tudo, desde dores nas costas causadas por cadeiras de baixa qualidade até a falta de isolamento acústico em uma sala de reuniões próxima, pode causar falta de concentração e desconforto.
A disposição dos escritórios é difícil de alterar, mas, se possível, opte por uma mistura de espaços colaborativos abertos e áreas para trabalho individual sem distrações. Outras mudanças são mais fáceis de implementar, como investir em mesas ajustáveis e cadeiras ergonômicas para conforto físico a longo prazo. Você também pode usar a psicologia das cores para promover calma ou aumentar o foco em um escritório, tudo por um preço acessível com uma nova camada de tinta.
Incentive os membros da equipe a organizarem seus espaços físicos de trabalho e, ao mesmo tempo, personalizá-los para criar uma atmosfera mais acolhedora e significativa.
5. Distrações Frequentes
Quantas vezes você se encontrou em um estado de fluxo, navegando por planilhas com facilidade, apenas para ser interrompido por alguém do departamento financeiro discutindo seu último time de fantasy football? A interrupção em si já é um grande desperdício, sem mencionar o tempo adicional necessário para voltar ao ritmo.
Infelizmente, a maioria das reuniões também se enquadra na categoria de distrações, especialmente se envolverem a apresentação de informações que o organizador poderia ter transmitido de forma mais eficaz por e-mail ou uma chamada curta.
Agora, não há nada de errado em socializar no trabalho, desde que isso seja feito de maneira que beneficie a todos. Pausas programadas podem ajudar os colegas a planejar o dia e a se atualizarem ao mesmo tempo. Crie um chat de "ponto de encontro" no seu aplicativo de comunicação corporativa para conversas informais que as pessoas possam verificar quando estiverem livres. Por fim, organize atividades casuais após o expediente para que todos possam relaxar e fortalecer os laços sem culpa ou ressentimento.
As reuniões continuam a ter uma função importante, desde que sejam conduzidas de forma inteligente. Planeje o fluxo com antecedência, introduzindo os principais pontos de discussão e resultados específicos. Mantenha-as curtas, produtivas e baseadas na necessidade de participação, para interromper o mínimo possível de colegas.
6. Defesas Cibernéticas Mal Configuradas
A segurança cibernética deve ser uma prioridade em qualquer escritório. As pessoas muitas vezes são o elo mais fraco na sua defesa, pois podem ser enganadas por ataques de phishing, cair em golpes ou cometer erros simples, como usar senhas fracas. Esses erros humanos criam oportunidades fáceis para ameaças cibernéticas. Um vazamento de dados pode ser incrivelmente caro, sem contar os problemas de conformidade ou o impacto na reputação.
A solução óbvia é reforçar a segurança usando firewalls, sistemas de detecção de intrusão e outras ferramentas de proteção. Empregar bloqueadores de sites maliciosos e restringir o acesso a fontes conhecidas de malware promove a segurança do usuário e aumenta a produtividade, mas também pode ser excessivo.
Por exemplo, sistemas de segurança podem sinalizar erroneamente ferramentas de desktop remoto, soluções de armazenamento em nuvem ou plataformas de gerenciamento de projetos que interagem com aplicativos de terceiros como ameaças. Perder o acesso a ferramentas que ajudam os funcionários a trabalhar pode ser um grande obstáculo à produtividade, e corrigir isso pode levar tempo.
Uma solução temporária seria incentivar os funcionários a transformarem seus smartphones em hotspots móveis e usarem essa conexão para acessar sites bloqueados por engano. Os cartões eSIM integrados aos telefones modernos e os serviços que os suportam permitem escolher a rede com as melhores tarifas de dados móveis e sinal local, simplificando o uso provisório. No entanto, a longo prazo, é melhor comunicar suas preocupações à equipe de TI e solicitar que autorizem os serviços indispensáveis.
7. Má Gestão do Tempo
Estar constantemente sob pressão de tempo é um dos estados mais prejudiciais quando se trata de gerenciar a produtividade em nível pessoal. O estresse aumenta, o julgamento sofre, e os prazos passam sem que o trabalho crítico seja concluído. A má colaboração e a delegação de papéis também podem contribuir para atrasos. Os membros da equipe podem saber que o trabalho precisa ser feito, mas ficam esperando pela aprovação ou se sobrecarregam com questões menos urgentes.
Desenvolver habilidades de gestão do tempo é essencial para manter o controle da carga de trabalho e evitar o esgotamento. Não faltam estratégias eficazes, desde planejar e dividir seu dia com antecedência até a regra dos cinco minutos e a técnica Pomodoro.
Rastreadores de tempo podem ajudar a avaliar suas rotinas diárias e semanais. Eles são ótimos para identificar padrões e tarefas que ocupam seu tempo, mas pouco contribuem para o avanço de suas metas.
Os líderes devem dominar a arte da priorização e delegação. Ferramentas como a Matriz de Eisenhower podem ajudar a colocar tarefas cruciais em perspectiva, enquanto garantem que subordinados competentes assumam tarefas importantes, mas de baixa prioridade.
8. Fluxos de Trabalho Ineficientes
Sem uma reavaliação periódica, é fácil que os fluxos de trabalho se tornem rígidos. Eles podem ter sido ideais em algum momento, mas o desenvolvimento constante de novas ferramentas e processos praticamente garante que você pode melhorar se analisar mais de perto.
Os documentos da sua equipe podem estar espalhados por diferentes repositórios, ou você pode estar se comunicando por quatro canais diferentes em vez de apenas um. Existe um procedimento operacional padrão para os funcionários seguirem? Tarefas repetitivas consomem muito do tempo de todos?
Adotar uma abordagem lean ajudará a resolver a maioria dessas deficiências. Ser lean significa examinar seus processos atuais e introduzir mudanças positivas para maximizar os resultados sem investimentos ou alocação de recursos desnecessários.
Exemplos incluem padronizar métodos de comunicação e desenvolver procedimentos operacionais que os membros da equipe possam aplicar para agilizar tarefas semelhantes. A automação também desempenha um papel importante. Ela libera os funcionários para se dedicarem a trabalhos de alto valor enquanto cuida de tarefas tediosas, mas necessárias, como coleta e entrada manual de dados ou criação de relatórios.
O Flowlu torna o trabalho mais fácil ao reunir tudo em um só lugar e automatizar tarefas repetitivas. Com ferramentas para gerenciar projetos, automatizar processos e criar relatórios, ele ajuda as equipes a passarem menos tempo com trabalhos rotineiros e mais tempo nas tarefas que realmente importam.
9. Micromanagement
Desde que o processo de contratação seja criterioso e alinhado aos objetivos da empresa, você deve estar trabalhando com indivíduos competentes e motivados, capazes de trabalhar de forma autônoma após o período de integração. No entanto, alguns gerentes sentem que estão justificando sua existência e aumentando a produtividade ao interferir em todos os aspectos da vida profissional de seus subordinados.
Acompanhar os funcionários é aceitável para garantir que as metas sejam cumpridas. No entanto, impor a "maneira certa" de fazer as coisas e ser uma presença constante não beneficia ninguém. Os membros da equipe se sentem subestimados e sufocados, ficando mais propensos a cometer erros e menos inclinados a resolver problemas de maneira inovadora. Os micromanagers também não ficam em melhor situação, pois perdem o foco nos objetivos de longo prazo e não desfrutam da confiança necessária para um relacionamento de trabalho saudável.
Concentrar-se nos resultados em vez de nos detalhes minuciosos é o primeiro passo para abandonar os hábitos de micromanagement. Você ainda pode pedir relatórios aos membros da equipe, mas concentre-se em feedback construtivo e em uma comunicação de mão dupla em vez de palestras unilaterais. Equilibre a delegação com uma responsabilidade clara para que todos possam assumir o controle de seu trabalho. Defina os papéis e, em seguida, deixe que eles ajam de forma autônoma dentro dos limites desses papéis.
10. Negligência com o Engajamento dos Funcionários
Sem surpresa, funcionários sobrecarregados e desvalorizados com perspectivas incertas não são exatamente o exemplo de produtividade. Alguns podem não se adequar ao cargo, enquanto outros podem sofrer com uma cultura organizacional hostil e falta de oportunidades de crescimento.
Transformar um local de trabalho problemático em um ambiente desejável é desafiador, mas não impossível. Você pode fazer a diferença ao alinhar responsabilidades com os pontos fortes das pessoas e oferecer tanto críticas construtivas quanto elogios quando necessário.
Oportunidades de progresso podem fazer maravilhas para o moral dos funcionários. Um indivíduo cujo potencial você ajuda a realizar será menos propenso a sair e agregará valor a longo prazo à sua equipe, além de estar melhor preparado para ajudar se outros estiverem indisponíveis.
11. Falta de Colaboração Entre Equipes
O isolamento das equipes pode levar a uma alta produtividade desalinhada com os objetivos gerais da empresa. Por exemplo, imagine que a equipe de P&D está trabalhando na nova versão de um produto popular. Eles estão implementando novos recursos, então, claramente, estão sendo produtivos. No entanto, eles não saberão quais recursos priorizar ou corrigir se não consultarem regularmente o atendimento ao cliente.
Sair da sua zona restrita de especialização e colaborar com outras equipes é fundamental para um resultado de qualidade. Comece configurando um canal na sua plataforma de comunicação para trocas regulares de informações. Comunique-se de forma transparente sobre os problemas enfrentados e esteja receptivo a conselhos de colegas com uma perspectiva diferente. Envolva múltiplos departamentos em reuniões quando houver razão para isso e permita que membros de outras equipes se familiarizem com a sua.
O Flowlu facilita o trabalho conjunto das equipes com dashboards compartilhados, atualizações em tempo real e um chat integrado. Ele ajuda todos a permanecerem alinhados, compartilharem feedbacks e se concentrarem em tarefas que equilibram as necessidades dos usuários com os objetivos da empresa.
Conclusão
A busca pela produtividade é sobre equilibrar carga de trabalho e tempo, segurança e acesso a recursos, ou metas pessoais e objetivos da empresa. Cometer erros ao longo do caminho é esperado, mas, uma vez que você aprende a reconhecê-los precocemente, eles deixam de ser destruidores de produtividade para se tornarem oportunidades valiosas de aprendizado. Esperamos que este guia o ajude a fazer isso e a criar um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
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Uma comunicação clara é complicada em configurações remotas ou híbridas, mas não é impossível. Comece por garantir que todos sabem onde encontrar informações importantes e como partilhar actualizações. Ferramentas como o Flowlu ajudam, oferecendo espaços de projeto partilhados e tópicos de discussão, para que as pessoas não percam tempo à procura de respostas ou a repetir trabalho. Os check-ins regulares e a atenção aos fusos horários também podem ajudar muito a manter as coisas em ordem.
Analise os seus fluxos de trabalho actuais e veja onde é que as coisas ficam bloqueadas. Algumas decisões não precisam de ser sempre aprovadas pelos superiores hierárquicos. Dar às equipas mais liberdade para agir dentro de diretrizes claras pode poupar muito tempo. Utilizar algo como o Flowlu para organizar tarefas e simplificar as aprovações pode tornar todo o processo mais rápido e menos frustrante para todos.
A Flowlu mantém as coisas organizadas, colocando tudo num só lugar. Ajuda-o a acompanhar projectos, a tratar automaticamente tarefas repetitivas e a manter uma comunicação clara. Com funcionalidades como painéis de controlo e actualizações em tempo real, é mais fácil para as equipas concentrarem-se no que é importante, em vez de ficarem presas em trabalho ocupado ou à procura de actualizações. Também é simples de experimentar - pode explorar o seu funcionamento com uma avaliação gratuita de 14 dias.
