Como otimizar a sua gestão do tempo com OKR

Sasi Dharan

Copywriter

3 de abril de 2024

21 min read

OKRs são altamente eficazes porque fazem exatamente isso. Essas ferramentas inestimáveis nos ajudam a identificar metas importantes e medir o progresso em direção a elas.

Os OKRs transformam metas e aspirações em resultados mensuráveis e reais. Com os OKRs, as equipes podem gerenciar o tempo e permanecer no curso em direção aos seus objetivos gerais.

Este guia visa nos ajudar a entender melhor os OKRs na gestão do tempo.

Vamos aprender a estabelecer objetivos realistas à medida que discutimos as ferramentas e recursos necessários para implementar OKRs para a gestão do tempo.

Entendendo OKR

Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) são indicadores de progresso em direção a metas gerais. Os OKRs vêm da divisão dos principais objetivos em tarefas menores e acionáveis.

Este framework de definição de metas é uma ferramenta eficaz de gestão do tempo para equipes enquanto trabalham em direção a metas alcançáveis e ambiciosas. Alguns exemplos práticos de OKR incluem:

• Aumentar o envolvimento dos funcionários

• Impulsionar o tráfego orgânico para o seu site

• Crescer a conscientização da marca

• Impulsionar o crescimento da receita

Tenha OKRs em toda a empresa para guiar todos em direção aos mesmos objetivos. Diferentes equipes podem dividi-los em etapas menores, contribuindo para os objetivos primários.

Portanto, os OKRs são flexíveis e adequados para qualquer negócio, empresa ou organização. Quando se trata de gestão do tempo, todos podem se beneficiar dos OKRs. Se estamos em uma equipe ou simplesmente procurando gerenciar melhor o tempo, este framework é uma maneira certa de aumentar a produtividade.

A Conexão entre OKR e Gestão do Tempo

A gestão do tempo durante o horário de trabalho é vital em qualquer função. Como gerenciamos o tempo limitado disponível determina como e quando alcançamos nossas metas.

Uma gestão do tempo eficiente nos permite fazer mais em menos tempo. Temos mais flexibilidade para priorizar outras tarefas, reduzindo o estresse enquanto aumentamos a produtividade.

É uma boa ideia incorporar gestão do tempo e OKRs. Isso nos ajudará a esclarecer como usar melhor nosso tempo, mantendo-nos focados e mais produtivos. A gestão do tempo facilita a identificação de tarefas que consomem muito tempo ou áreas onde perdemos tempo, permitindo-nos iterar e ajustar de acordo.

Estabelecendo Objetivos Eficazes com OKR

Não existe um processo único para estabelecer objetivos alcançáveis. A adoção de um framework de OKR requer planejamento adequado antes, durante e após decidir os OKRs certos.

Os OKRs têm duas partes: o objetivo e o(s) resultado(s) chave. Um objetivo é "o que" queremos alcançar ou nosso objetivo final. Inicialmente, pode não ser quantificável, mas deve ser aspiracional, realista e preciso. Como isso agregará valor ao seu negócio deve estar claro.

Os resultados-chave andam de mãos dadas com os objetivos. Eles dividem os principais objetivos em tarefas mensuráveis, mais realistas e tangíveis.

Os resultados-chave nos dão uma visão de como estamos nos saindo. É mais fácil determinar se alcançaremos o objetivo se continuarmos no caminho atual.

Ao definir objetivos práticos, deixe que a visão guie os OKRs na seleção deles. Por exemplo, divida estratégias de longo prazo em metas menores alcançáveis ​​dentro de 30–90 dias.

Tenha um processo estruturado com perguntas específicas como o que o sucesso significa para o seu negócio ou empresa. Pense nas etapas mais eficazes que você deve tomar para fazer o maior progresso em direção à visão ou objetivo.

1. Defina Resultados-Chave Claros

Cada objetivo deve ter de três a cinco resultados-chave. Esses resultados servem como pontos de controle ou marcos para motivar e guiar nossas equipes com progresso real.

Os resultados-chave devem ser:

• Realistas

• Mensuráveis

• Específicos

• Ambiciosos ou agressivos

• Limitados no tempo

2. Especifique a Estratégia, Missão, Visão e Metas

A melhor maneira de otimizar os benefícios dos OKRs é entender claramente nossas metas de negócios, estratégias, visão e missão. Nossos OKRs devem estar em sincronia com nossas metas, pois servem como um roteiro para alcançá-las.

3. Tenha OKRs Simples

Os OKRs só podem ser alcançáveis se forem fáceis de entender. Ter vários objetivos torna desafiador implementar e priorizá-los. À medida que definimos metas, devemos começar com OKRs organizacionais e depois dividi-los em OKRs focados na equipe.

É ótimo manter cinco ou menos objetivos, cada um acompanhado por três resultados-chave.

4. Analise Elementos-chave do Negócio

Os métodos que usamos para alcançar nossos objetivos dependem do ambiente de negócios. É essencial avaliar vários aspectos de nossas operações diárias, como os processos de negócios e a estrutura de gestão.

5. Incentive a Participação dos Funcionários

Às vezes, pode ser desafiador incluir todos os membros da equipe no processo de definição de objetivos. Nesse caso, cada funcionário deve estar claro sobre quem é responsável por rastrear e definir OKRs em todos os níveis. Eles devem saber quais resultados-chave ou projetos priorizar e como cada pessoa contribui para o objetivo final. Os benefícios da implementação do OKR também devem ser claros.

6. Permita que os Membros da Equipe Participem na Definição de Objetivos

Permitir que os funcionários participem ativamente na definição de objetivos promove um senso de propriedade e responsabilidade.

Os membros individuais da equipe podem se concentrar em iniciativas que envolvam habilidades específicas.

7. Determine OKRs Antes de Cada Trimestre

O melhor momento para definir objetivos organizacionais ou empresariais é pelo menos duas semanas antes de cada trimestre começar. Fazer isso permite tempo suficiente para implementar OKRs e alcançar os resultados-chave antes de iniciar um novo ciclo de OKR.

8. Integre OKRs Organizacionais e Departamentais

Os objetivos departamentais variam dos objetivos de negócios ou da empresa. No entanto, ambos devem se alinhar para apoiar as metas gerais e ter os melhores resultados. Integrar uma plataforma de gestão de OKR é uma ótima maneira de acessar ferramentas que ajudarão a criar objetivos alcançáveis.

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Criando Resultados-Chave que Impulsionam a Produtividade

Os resultados-chave no framework de OKR delineiam as medidas que usamos para avaliar o desempenho de cada objetivo. Esses resultados definem exatamente o que queremos alcançar e servem como marcos no caminho para o sucesso. Portanto, devem ser numéricos, limitados no tempo e ter uma base de dados.

Ao delinear OKRs, resultados-chave e objetivos devem se alinhar, complementar e equilibrar para alcançar resultados significativos. Se houver um desequilíbrio em uma extremidade, a outra inevitavelmente falhará.

Enquanto os objetivos são inspiradores e aspiracionais, os resultados-chave devem ser desafiadores, acionáveis e mensuráveis. Considere perguntas como:

• Os resultados-chave são independentes de consequências não intencionais?

• Eles são muito fáceis ou muito difíceis de alcançar?

• Os resultados serão qualitativos e quantitativos?

Implementando OKR para Gestão do Tempo

Muitas vezes nos tornamos mais focados e produtivos se entendermos como usar melhor nosso tempo disponível. Se gerenciarmos efetivamente nosso tempo, podemos aumentar a produtividade e alcançar nossas metas mais rapidamente.

Reganhamos controle total sobre como gastamos o tempo e como isso afeta nosso progresso em direção aos objetivos. Também é uma excelente maneira de prevenir a procrastinação enquanto aumenta a eficiência.

Os três principais objetivos da gestão do tempo são executar, priorizar e planejar. Esses objetivos visam otimizar o trabalho e aumentar a produtividade. Ao implementar OKRs para a gestão do tempo, é vital ter esses objetivos em mente para garantir o sucesso.

Enquanto não há uma maneira universal de implementar OKRs, a gestão do tempo se torna mais gerenciável quando:

1. Atribuímos ou Delegamos Tarefas

Uma gestão do tempo eficaz requer saber como e quando atribuir tarefas. Delegar tarefas a outros membros da equipe deve depender de áreas de especialização, capacidades e habilidades.

Os OKRs são limitados no tempo, o que ajuda ao decidir as tarefas a delegar. Fazer isso libera tempo valioso, que pode ser investido na avaliação de estratégias e outras tarefas intensivas em tempo ou desafiadoras.

Antes de atribuir tarefas, defina expectativas claras, compartilhe feedback e aprecie a conclusão pontual.

2. Priorize Diferentes Tarefas

A maioria das pessoas aborda a gestão do tempo com uma lista de tarefas para guiar o dia. Embora as listas de tarefas sejam eficazes em algumas áreas, a melhor jogada é considerar quais tarefas devem vir primeiro. Organizar tarefas por ordem de importância economiza tempo enquanto aumenta a eficiência.

Incorporar o framework de OKR ao priorizar tarefas é uma jogada inteligente. Cada resultado-chave tem um prazo específico, facilitando a gestão do tempo.

3. Estabeleça Prazos Realistas

Uma gestão do tempo eficaz requer um bom entendimento de quanto tempo cada tarefa leva. Esse conhecimento é valioso ao estabelecer prazos realistas para essas tarefas. Embora seja bom ter prazos ambiciosos, seja realista com suas expectativas.

Os OKRs podem ser ferramentas inestimáveis, pois nos ajudam a aderir aos prazos. Dividir objetivos em tarefas menores facilita a obtenção dos resultados-chave no tempo.

4. Defina Metas SMART

Definir metas SMART é outra excelente maneira de gerenciar o tempo efetivamente. SMART significa específico, mensurável, alcançável, relevante e limitado no tempo.

Tais metas são fáceis de definir e agir, principalmente se usarmos OKRs para gerenciar o tempo.

5. Lide com as Tarefas Mais Desafiadoras Primeiro

Podemos melhorar significativamente a gestão do tempo priorizando tarefas difíceis. Podemos usar menos tempo e energia lidando primeiro com as tarefas desafiadoras antes de abordar as mais simples.

Há uma técnica popular referida como "Coma o Sapo". A base deste conceito é completar primeiro as tarefas que mais tememos. É uma ferramenta útil para aqueles com o hábito de procrastinar.

Os OKRs podem ser úteis ao decidir como priorizar tarefas difíceis. Ter prazos realistas não apenas aprimora as habilidades de gestão do tempo, mas também aumenta a produtividade.

6. Não Faça Multitarefas

Fazer multitarefas muitas vezes vai contra uma boa gestão do tempo. Trabalhar em várias tarefas simultaneamente significa perder tempo ao mudar de uma para outra. Esse tempo perdido pode acumular, levando a prazos perdidos.

Em vez de fazer multitarefas, integre OKRs para ajudar a gerenciar o tempo e cumprir os prazos.

7. Remova Distrações

Para a maioria de nós, a vontade de verificar as redes sociais, mensagens de texto e ligações é frequentemente uma distração. Essas distrações regulares afetam a gestão do tempo, pois desviam a atenção das tarefas principais.

Quando usados da maneira certa, os OKRs podem nos ajudar a permanecer focados. Defina prazos específicos para várias tarefas e tente completá-las antes de fazer pausas para se atualizar no seu dispositivo.

Monitorando e Adaptando Sua Gestão do Tempo com OKR

O sucesso do framework de OKR depende em grande parte de nossa capacidade de rastrear ou monitorar o progresso. O rastreamento envolve medir o progresso em direção à realização dos objetivos e metas que delineamos.

Após o monitoramento, vem a atualização e alinhamento de processos com base em dados em tempo real.

Quando se trata de gestão do tempo, monitorar OKRs e compartilhar o progresso aumenta as chances de sucesso. Como o autor de The Gap and The Gain, Dan Sullivan, ressoa, você só pode alcançar o progresso que mede.

Garanta Transparência

Ao monitorar OKRs, é essencial garantir que todos tenham acesso a dados-chave de OKR, incluindo:

• Atualizações de OKR sobre o progresso para incentivar feedback e motivar a equipe

• Propriedade de OKR onde todos sabem quem é responsável por OKRs e quem está liderando para garantir trabalho em equipe e responsabilidade

• Explicação dos objetivos e resultados-chave onde os objetivos de negócios, equipe, departamentais e individuais estão claros.

• OKRs relevantes em cada ciclo, prazos iminentes e marcos importantes

Alinhamento visual de OKR destaca como os OKRs contribuem para os objetivos gerais. Garanta que cada pessoa entenda como seus esforços se vinculam ao quadro maior.

Agende Reuniões Regulares de Check-in

Check-ins regulares garantem progresso consistente, feedback eficaz e revisão de desempenho. Essas reuniões podem ser semanais ou quinzenais, durante as quais as equipes avaliam o progresso do OKR e o que aprenderam. Avalie as pontuações do OKR e como elas afetam a confiança e destaque o que priorizar nas próximas semanas.

Essas discussões mantêm todos alinhados e oferecem a oportunidade de abordar quaisquer problemas antes que se tornem um problema.

Defina Pontuação de OKR e Benchmarks

Os resultados-chave são diferentes, e alguns são mais fáceis de alcançar do que outros. Precisamos de pontuação e benchmarks percentuais para esses resultados-chave para permanecer atualizados sobre o progresso.

A pontuação do OKR define como sabemos que alcançamos o resultado-chave. Pode ser um método binário com respostas de sim e não ou uma escala de classificação com um e zero. Calculamos a conclusão obtendo a nota média dos resultados-chave.

Ferramentas e Recursos para Implementar Gestão do Tempo OKR

Diferentes ferramentas de gestão de OKR estão disponíveis para garantir uma integração perfeita. Essas ferramentas nos ajudam a quantificar o sucesso na gestão do tempo, monitorar o progresso, alinhar equipes e estabelecer metas ambiciosas.

Plataformas avançadas, como o Flowlu, vêm com recursos inovadores, como painéis de acompanhamento de progresso, relatórios e análises e ferramentas de colaboração. Com ampla personalização, é fácil definir detalhes e valores específicos para acompanhar objetivos e metas específicos.

Obtemos uma plataforma simplificada para garantir alinhamento e clareza. O rastreamento de desempenho em tempo real traz transparência e responsabilidade para o sucesso final.

Conclusão

Temos tempo limitado todos os dias, e devemos aprender a gastar cada minuto com sabedoria. Ao adotar OKRs, podemos aprimorar com sucesso nossas habilidades de gestão do tempo e nos tornar mais produtivos.

Podemos fazer mais e alcançar nossas metas de forma mais eficiente com a ferramenta robusta de gestão de OKR da Profi.co. O painel personalizável é fácil de usar, permitindo-nos monitorar o progresso. Além disso, mapas de calor em tempo real ajudam a identificar possíveis problemas antes que afetem o progresso.

Sobre o Autor

Sasi Dharan é Gerente de Marketing na Profit.co. Ele tem uma década de experiência em Gestão de Projetos, Consultoria em Excelência Operacional e Marketing Digital. Ele é apaixonado por criar novas abordagens para conscientização da marca e geração de demanda. Ele adora aprender novas tecnologias e estratégias em marketing e implantá-las em sua organização. Ele também é um viajante ávido e um motociclista que viajou quase 7000 milhas em um ano.