Como otimizar a produtividade da sua equipa remota de 7 formas simples
Agora vemos empresas que são primeiramente remotas, o que significa que elas nem mesmo possuem um escritório. Muitos especulam se trabalhadores remotos ou presenciais são mais produtivos, mas qualquer um que já não precisou enfrentar um trajeto sabe o que é melhor.
Se você está gerenciando uma empresa com funcionários remotos ou se é completamente remoto, precisará implementar certas estratégias para aproveitar os benefícios do trabalho remoto. Este artigo explora métodos básicos e avançados para maximizar a produtividade dos seus funcionários.
Diferenças Entre Trabalho Remoto e Trabalho no Escritório
Como gerente, você perceberá que existem muitas diferenças entre trabalhar no escritório e trabalhar remotamente. Antes de tudo, aquela sensação de conexão com os funcionários pode parecer fraca. Isso é totalmente compreensível, já que as pessoas são animais sociais.
Há muitas maneiras de resolver isso, desde reuniões regulares por vídeo até encontros periódicos presenciais. Outra diferença importante é que você não precisa pagar por espaço de escritório e utilidades. Isso pode ser um grande benefício para o seu orçamento.
Além disso, você estará economizando tempo, energia e dinheiro para seus funcionários. Eles não precisarão acordar mais cedo, se preparar e viajar até o trabalho. O trajeto pode ser tanto caro quanto cansativo.
Alugar espaço de escritório também pode representar uma parte significativa do seu orçamento, especialmente se você opera em uma grande cidade ou centro de negócios. Os laços entre os funcionários também serão mais fracos em ambientes remotos, o que às vezes pode causar problemas.
O trabalho remoto transfere a colaboração de reuniões presenciais e conversas para plataformas de comunicação e colaboração. Isso pode ser ótimo para alguns, mas também problemático para outros. No entanto, isso é algo que pode ser resolvido com políticas e ferramentas adequadas.
Outra questão que pode ser problemática no trabalho remoto é a falta de regulamentações e políticas de cibersegurança. Como todos trabalharão em seus próprios dispositivos, isso pode representar uma vulnerabilidade potencial que pode ser explorada. Seus funcionários, de qualquer forma, devem ter algum tipo de treinamento em cibersegurança.
O Trabalho Remoto é Melhor?
Se o trabalho remoto é melhor do que o trabalho no escritório depende de quem você pergunta. É como escolher entre Metallica e Megadeth, depende da preferência pessoal do funcionário para o ambiente de trabalho.
No entanto, os proprietários de empresas podem reduzir significativamente seus custos enquanto perdem apenas uma parte da produtividade ou até mesmo a melhoram. Além das habilidades que seus funcionários devem ter para suas funções, espera-se que eles tenham senso de organização do tempo e responsabilidade.
O conjunto de habilidades deles também deve incluir boas habilidades em inglês, já que empresas remotas são frequentemente multiculturais, com o inglês sendo o idioma principal para comunicação. A afinidade com tecnologia de cada funcionário também pode ser uma ótima adição, já que algumas resoluções de problemas podem exigir habilidades técnicas.
O trabalho remoto remove muito do estresse que os funcionários têm, especialmente relacionado ao trajeto e à vida familiar. Algumas pessoas perdem o dia inteiro viajando, o que significa que estarão estressadas tanto para o trabalho quanto ao chegar em casa.
Trabalhar remotamente também exige que o funcionário entenda seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Algumas pessoas são workaholics e teriam dificuldade se pudessem trabalhar a qualquer hora. Isso pode afetar sua saúde mental e reduzir a produtividade a longo prazo.
Estratégias para Otimizar a Produtividade de Trabalhadores Remotos
Existem várias estratégias que você pode implementar para melhorar a produtividade de sua força de trabalho. Algumas delas são mais eficientes do que outras, mas as soluções para seus problemas dependem da natureza do seu negócio e dos seus funcionários.
As estratégias delineadas aqui são apenas uma parte do que você pode fazer para otimizar a produtividade dos seus funcionários. Se você não tem certeza sobre o que é mais útil, deve conduzir pesquisas internas ou consultar especialistas em produtividade online.
1. Comunicação Assíncrona
Ao trabalhar em um negócio remoto, é imprevisível quando seus funcionários irão trabalhar. Não é incomum que alguém evite trabalhar das 14h às 16h devido a tarefas pessoais, mas compense isso das 17h às 19h.
É totalmente compreensível que isso aconteça, mas é importante definir políticas claras sobre comunicação e horários de trabalho. Algumas empresas implementam uma política que exige que os funcionários respondam dentro de 4 horas.
Outras estendem esse período para até 2 dias. Independentemente do que você acha que é a melhor escolha, os funcionários devem estar cientes de que não receberão uma resposta imediatamente. Algumas empresas têm cronogramas para funcionários individuais.
Se você é um redator colaborando com um designer gráfico, poderá ver os horários de trabalho dele e saber quando esperar uma resposta. No geral, é importante que seus funcionários sejam transparentes e diretos sobre isso.
2. Ferramentas de Onboarding e RH
Algumas das melhores maneiras de melhorar a produtividade dos seus funcionários é através da implementação de ferramentas de RH. Muitas delas possuem recursos de onboarding que permitem que seus recém-contratados comecem devagar e depois ganhem impulso.
Por exemplo, você pode atribuir a eles tarefas para organizar sua primeira reunião individual, fazer login em todas as ferramentas necessárias e concluir suas primeiras tarefas. Ferramentas de RH também podem ajudar na comunicação com o departamento de RH e a gestão.
Flowlu é uma ferramenta útil que torna o onboarding muito mais fácil. Ela mantém tudo—tarefas, comunicação e fluxos de trabalho—em um só lugar. Gerentes podem atribuir tarefas, acompanhar o progresso e ajudar os novos contratados a se adaptarem rapidamente sem perder tempo. É uma maneira simples de manter as coisas funcionando sem problemas.
Existem também várias ferramentas de IA que podem ajudar seu negócio a analisar o desempenho dos trabalhadores e, em seguida, recompensá-los adequadamente ou ajudá-los a melhorar seu desempenho. Além disso, são uma adição útil para períodos de férias, com todos na empresa podendo ver e entender que estarão offline durante o período.
3. Base de Conhecimento
Os funcionários precisam de certos conjuntos de habilidades e habilidades de resolução de problemas. Para evitar ter que realizar reuniões sobre o mesmo problema várias vezes, criar uma base de conhecimento centralizada para todos os departamentos pode economizar muito tempo e dinheiro.
O Flowlu possui uma base de conhecimento integrada onde você pode armazenar todos os seus recursos importantes e políticas da empresa em um só lugar. Sua equipe pode encontrar rapidamente respostas para perguntas comuns ou verificar como as coisas são feitas em seu departamento sem precisar esperar por uma reunião. É uma maneira simples de economizar tempo e manter todos na mesma página.
Você também pode combinar arquivos PDF para criar um documento único que aborda todos os problemas e soluções potenciais. Por outro lado, você pode criar uma seção estilo blog em seu site que cobrirá tudo o que os funcionários precisam saber.
O conhecimento pode girar em torno das políticas da empresa, mas também pode ser direcionado a habilidades específicas de departamentos. Assim, em vez de um gerente de SEO ensinar a um funcionário como encontrar palavras-chave, ele só precisará olhar para o documento que explica o processo.
4. Reuniões Regulares
Como mencionamos várias vezes ao longo do artigo, um ambiente remoto pode ser problemático em termos de contato social e vínculos entre os funcionários. Uma maneira de superar essa lacuna é realizando reuniões regulares para as equipes, bem como no nível da empresa.
Por meio de reuniões regulares, os funcionários poderão se conhecer melhor e ter um senso de comunidade. Reuniões também podem ser úteis para a produtividade, já que os gerentes poderão abordar certos problemas na frente de todos os seus funcionários, ajudando-os a atingir seus objetivos.
Você pode usar uma ferramenta como o Flowlu para manter suas reuniões organizadas e produtivas. Ele ajuda a agendar reuniões, acompanhar o que foi discutido e garantir que todos saibam o que precisam fazer a seguir. Além disso, é útil para acompanhar as tarefas, garantindo que nada passe despercebido. É como ter um assistente digital para manter sua equipe na mesma página.
5. Comunicação Aberta
Qualquer que seja o setor em que sua empresa opere, fomentar uma comunicação aberta entre os funcionários é importante. Os funcionários devem ser capazes de explicar seus problemas e obter suporte adequado quando necessário.
Evitar conversas difíceis pode levar à toxicidade e ao burnout. Mesmo em um ambiente remoto, os funcionários devem ser capazes de compartilhar seus problemas e tê-los resolvidos.
6. Políticas de Produtividade
Muitas empresas para as quais trabalhei tinham algum tipo de aplicativo de rastreamento de funcionários. Isso é frequentemente considerado intrusivo à privacidade do funcionário. Por outro lado, muitos consideram desnecessário.
Desde que os resultados sejam visíveis, não há necessidade de micromanagear o dia de trabalho do funcionário. Para atingir as metas de produtividade da sua empresa, é importante implementar indicadores-chave de desempenho, nos quais você poderá analisar o desempenho do funcionário.
O Trabalho Remoto é o Futuro e as Empresas Devem Aprender a Otimizá-lo
Não há uma resposta exata sobre se o trabalho remoto é mais produtivo. No entanto, com as estratégias mencionadas ao longo do artigo, não há dúvida de que seus funcionários trabalharão de forma eficaz e produtiva.
Empresas de TI, por exemplo, têm uma força de trabalho já preparada para trabalhar no espaço digital. Por outro lado, algumas empresas podem ter problemas com comunicação e produtividade.
Seja implementando políticas sobre comunicação e produtividade ou utilizando ferramentas avançadas de colaboração, o objetivo final é atingir os objetivos da sua empresa e entregar os resultados. Não há necessidade de micromanagear ou se preocupar com o tempo gasto pelos funcionários no trabalho, desde que os resultados sejam entregues.
Uma das coisas mais complicadas é manter todos ligados e na mesma página. É fácil que a comunicação pareça dispersa e os laços de equipa podem tornar-se mais fracos. Check-ins regulares, políticas claras e ferramentas para manter tudo organizado podem fazer uma grande diferença.
Manter-se motivado pode ser difícil quando todos trabalham em casa. Incentivar a comunicação aberta, dar crédito às pessoas pelo seu trabalho e estabelecer chats regulares em equipa pode ajudar. Pequenas coisas, como reconhecer o esforço ou fazer um check-in rápido, ajudam muito.
Definitivamente. As ferramentas que permitem gerir tarefas, partilhar conhecimento e acompanhar o progresso são muito úteis. Por exemplo, usar algo como o Flowlu pode ajudar a manter todos no caminho certo, sem tornar as coisas cansativas. É tudo uma questão de descobrir o que funciona para a sua equipa.
