Selecionar o software de gestão da construção adequado: Um guia rápido

Kelly Richardson

Copywriter

01 de julho de 2024

22 min read

Em resumo, a construção é sobre transformar uma visão em realidade. Abrange muitos processos para levar cada projeto desde a fase de ideia até transformá-lo em um edifício ou espaço deslumbrante que esteja alinhado com sua visão. O segredo do sucesso é a gestão impecável da construção, que torna cada etapa e processo do projeto coerentes e alinhados.

A gestão da construção envolve um labirinto de planejamento, alocação de tarefas, coordenação e execução de projetos. Sempre implica lidar com muitos materiais brutos, dados e outros detalhes intrincados. Nem é preciso dizer que, se houver um erro no gerenciamento do projeto, a conclusão oportuna e eficiente do projeto pode se tornar quase impossível.

Felizmente, os dias em que a gestão da construção era um processo tedioso e rudimentar, realizado manualmente, já se foram há muito tempo. Agora, existem ferramentas abrangentes projetadas para simplificar projetos de construção desafiadores. Se escolhidos com sabedoria, os softwares de gestão de construção assimilam todos os detalhes minuciosos dos seus projetos, desde os horários dos trabalhadores e a divisão do orçamento até o rastreamento de progresso em tempo real e análises.

Por que esse software é importante para cada projeto de construção e como escolher um para você? Vamos responder a isso agora!

Principais Benefícios da Adoção de Software de Gestão de Construção de Ponta

No mundo digitalizado de hoje, é difícil duvidar do papel das soluções digitais inteligentes, independentemente de quem você é e do que você faz. Os estudantes precisam usar soluções como plataformas de serviços de redação de ensaios para passar pela faculdade facilmente e equilibrar suas vidas. Os profissionais de saúde precisam de soluções como registros eletrônicos de saúde para melhorar a coordenação dos cuidados. E a mesma lógica se aplica a todos.

O setor de construção também não pode prescindir das soluções digitais certas no mundo de hoje, especialmente se você deseja crescer e superar a concorrência. Portanto, se você ainda não adotou, aqui estão os principais benefícios do software de gestão de construção que devem convencê-lo de sua importância:

• Aumento da eficiência: O software de gestão de construção fornece um espaço de trabalho digital unificado e produtivo que permite a colaboração em tempo real, armazenamento centralizado de dados, análises preditivas e outras ferramentas para aprimorar seus fluxos de trabalho diários. Simplificando os processos do dia a dia, essas soluções podem aumentar significativamente a eficiência de toda a equipe.

• Economia de custos: Aproveitar as soluções digitais pode ajudar a reduzir despesas desnecessárias em seus projetos. Especificamente, elas ajudam a economizar acelerando seus projetos, minimizando o desperdício por meio da alocação eficaz de recursos, reduzindo a possibilidade de erros e oferecendo acesso a um controle financeiro rigoroso.

• Acesso a dados em tempo real: Os projetos de construção geralmente evoluem rapidamente e exigem que você tome decisões rápidas. Ao fornecer acesso a todos os dados do projeto em um único lugar e apoiá-los com análises eficientes, o software de gestão de construção pode ajudar a garantir uma tomada de decisão mais informada.

• Melhor gerenciamento de riscos: O software de gestão eficaz desbloqueia uma supervisão orçamentária rigorosa, análises preditivas, alocação sábia de recursos, protocolos de segurança simplificados, consistência na documentação e comunicação eficaz com as partes interessadas. Como resultado, pode ajudar a mitigar os riscos potenciais em seus projetos.

• Comunicação eficaz: O software de gestão de construção certo fornece uma plataforma eficaz para comunicação com as partes interessadas, gestão e executores. Quando todas as partes envolvidas têm acesso a ciclos de feedback, atualizações em tempo real, compartilhamento conveniente de documentos, agendamento e gerenciamento de tarefas, isso pode melhorar significativamente a produtividade.

Esses são apenas alguns dos muitos benefícios ocultos de aproveitar o software de gestão de construção em seus projetos. Em resumo, essas soluções estão aí para tornar cada etapa do processo mais simples e garantir eficiência. E cada equipe de construção precisa disso para ter sucesso.

Escolhendo a Melhor Solução de Gestão de Construção para Você

Agora que você sabe por que precisa dela e como ela pode redefinir seus projetos, deve estar se perguntando como encontrar o software perfeito para você. Embora possa ser uma tarefa bastante desafiadora, dada a grande quantidade de opções disponíveis, você pode fazer a escolha certa mais rapidamente seguindo este guia rápido:

Passo 1: Avalie as Necessidades da Sua Empresa

Antes de selecionar qualquer tipo de solução digital, você deve primeiro analisar suas operações e metas comerciais atuais. Fazer isso ajudará a definir os recursos principais a serem procurados em seu futuro software.

• Qual é o escopo da sua empresa e projetos?
• Qual é o orçamento que você pode alocar para integrar e manter seu software?
• Qual é a curva de aprendizado da sua equipe?
• Quais são os objetivos principais que você deseja alcançar com seu software? Por exemplo, você pode querer melhorar a comunicação, obter mais controle sobre os orçamentos dos seus projetos ou tudo isso junto.

Depois de analisar tudo minuciosamente, liste os recursos e especificações que você deseja integrar em seu software. Mantenha essa lista em mãos ao comparar suas opções e fazer a escolha.

Passo 2: Defina Seu Atual Conjunto de Ferramentas Tecnológicas

Após avaliar suas necessidades gerais, você deve conduzir uma auditoria das soluções digitais que sua equipe já está usando. Esta é uma etapa importante, embora muitas vezes negligenciada, que pode fazer ou quebrar sua experiência com o novo software, então leve-a a sério.

O software de gestão de construção moderno vem com muitas oportunidades de integração. Algumas das integrações mais populares incluem:

• CRM;
• Gestão de tarefas;
• Rastreamento de tempo;
• Faturamento e cobrança;
• Gestão de documentos;
• Ferramentas de comunicação;
• Automação de tarefas;
• Calendário;
• Ferramentas de feedback;
• Relatórios e análises;
• Gestão de riscos.

Se sua equipe já estiver usando ferramentas específicas desta lista e estiver bem acostumada com elas, provavelmente desejará que seu software de gestão de construção seja compatível com elas. Então, reserve um tempo para analisar seu atual conjunto de ferramentas tecnológicas e faça uma lista das soluções de terceiros que deseja integrar.

Para uma integração perfeita e para melhorar as suas capacidades de gestão de projectos, considere a utilização da Flowlu. A Flowlu oferece um conjunto abrangente de ferramentas que podem ser facilmente integradas com o seu software existente, garantindo uma transição suave e aumentando a eficiência da sua equipa.

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Passo 3: Avalie as Opções

Uma vez que você passou por todas as etapas preparatórias, pode explorar as soluções disponíveis. Esta deve ser a etapa mais responsável, então certifique-se de estar incrivelmente atento aos detalhes.

Como pesquisar as opções? A maneira tradicional de lidar com essa tarefa é pesquisar opções de software no Google. Se você inserir a consulta "Software de gestão de construção" na barra de pesquisa, encontrará muitos resultados que pode comparar.

Se decidir fazer isso, precisará estudar os sites de diferentes provedores de software separadamente e compará-los manualmente.

Claro, fazer toda essa pesquisa pode levar bastante tempo. Para simplificar um pouco o processo, você pode considerar um método alternativo—recorrer a plataformas de revisão de software confiáveis. Essas plataformas avaliam diferentes soluções com base em fatores-chave e muitas vezes as classificam de acordo com seu desempenho e avaliações de usuários. Usar sites de revisão pode tornar a escolha muito mais fácil. Algumas plataformas que podem ajudá-lo são:

• Capterra;

• G2;

• PCMag;

• GetApp;

• TrustRadius;

• Software Advice;

• TechRadar.

Passo 4: Adote e Integre no Fluxo de Trabalho

Depois de encontrar uma ferramenta que atenda plenamente às necessidades e objetivos da sua empresa, seu trabalho não termina aí. A etapa final do processo envolve a adoção da solução e a integração eficaz no seu fluxo de trabalho.

Aqui está uma pequena lista de verificação para ajudá-lo a lidar com esta etapa corretamente e garantir que a adoção do software ocorra sem problemas:

Preparação para Adoção

Para adotar novas soluções rapidamente e sem problemas, você deve se preparar bem. Aqui estão os passos preparatórios principais que você deve seguir:

1. Notifique todas as partes interessadas sobre a mudança iminente e forneça instruções detalhadas sobre o uso das novas soluções para minimizar a curva de aprendizado.
2. Identifique quem, como e quando usará seu novo software para comunicar suas responsabilidades e minimizar atritos.
3. Faça uma lista de todas as integrações de terceiros que serão usadas com seu software de gestão para garantir que todas as partes interessadas saibam como usá-las efetivamente.
4. Desenhe uma estratégia de implantação detalhada, incluindo todos os testes e KPIs que devem ajudá-lo a avaliar a eficácia da nova solução.
5. Certifique-se de criar um plano de reversão para o caso de haver problemas com o novo software ou se a sua eficiência não corresponder às suas necessidades e você precisar mudar para uma solução diferente.

Adoção e Testes Iniciais

Toda empresa normalmente tem os primeiros adotantes de software e os retardatários. Os primeiros são verdadeiros entusiastas de tecnologia que estão sempre procurando novas soluções que possam beneficiar seu fluxo de trabalho e estão prontos para adotá-las num piscar de olhos. Por outro lado, os últimos geralmente se sentem muito desconfortáveis usando novas ferramentas e resistem ao progresso.

Para adotar suas soluções sem problemas, você deve identificar seus primeiros adotantes e permitir que eles se familiarizem com o novo software e testem seu funcionamento. Veja o que você deve fazer:

1. Encontre os inovadores em sua equipe.
2. Comunique claramente os objetivos de adoção do software de gestão de construção a eles.
3. Deixe-os experimentar a nova solução.
4. Incentive seus primeiros adotantes a espalhar a informação sobre a nova solução na equipe e estimular seus colegas mais relutantes a experimentar.

Treinamento

Enquanto alguns membros da sua equipe podem adotar o novo software facilmente, outros podem ter uma curva de aprendizado muito mais íngreme. Você precisa reconhecer isso e perceber que está tudo bem. Em seguida, você precisa implementar um treinamento eficaz para ajudar todas as partes interessadas a adotar a solução:

1. Comunique claramente os objetivos e benefícios da sua nova solução.
2. Forneça a todos materiais e guias úteis para autoaprendizagem.
3. Realize eventos de treinamento formal, durante os quais você compartilhará dicas práticas sobre como usar o software de gestão de construção e responderá a todas as perguntas.
4. Não hesite em deixar seus primeiros adotantes participarem ativamente do processo de treinamento para que outros funcionários saibam que têm alguém a quem podem recorrer se tiverem mais perguntas ou desafios.

Avaliando o Desempenho

Finalmente, depois que todos os membros da sua equipe começarem a adotar a nova solução, você precisa observar suas atividades de perto para avaliar o desempenho, benefícios e erros.

Aqui estão alguns passos que você deve seguir:

1. Use os KPIs predeterminados para ver como o fluxo de trabalho e os resultados mudam após a adoção do software.
2. Acompanhe as atividades dos usuários para identificar desafios existentes e potenciais precocemente e fornecer orientações adicionais para mitigar a curva de aprendizado.

Principais Coisas a Considerar ao Escolher um Software de Gestão de Construção

Agora que você sabe tudo sobre por que precisa de um software de gestão de construção, onde procurá-lo e como adotá-lo efetivamente, deixamos algumas dicas extras para garantir o sucesso.

Abaixo está uma lista das coisas mais cruciais que você deve considerar ao escolher uma solução para sua equipe:

• Facilidade de uso: Adotar novas soluções é sempre difícil, assim como treinar seus funcionários para começarem a usá-las. Para minimizar a curva de aprendizado e tornar esse processo mais suave, você deve optar por um software fácil de usar que tenha uma interface intuitiva.
• Personalizabilidade: Cada projeto de construção é único e tem objetivos e requisitos específicos. Portanto, você precisa que seu software seja flexível e personalizável o suficiente para atender às demandas de cada projeto em particular.
• Suporte ao cliente: Às vezes, mesmo o software mais avançado e confiável pode apresentar problemas. Para enfrentar potenciais problemas, você quer saber que há um suporte ao cliente eficiente e oportuno pronto para responder às suas perguntas e ajudá-lo a resolver seus problemas em tempo real.
• Compatibilidade com ferramentas de terceiros: Como mencionado anteriormente, você pode querer integrar as ferramentas que já está usando com seu software de gestão de construção para aumentar a produtividade. Para fazer isso, você precisa procurar um software com amplas capacidades de integração.
• Segurança: Para proteger seu negócio de vazamentos de dados e outras ameaças, você deve selecionar soluções que estejam em conformidade com os padrões mais recentes de cibersegurança e regulamentos da indústria.
• Escalabilidade: Mesmo que sua empresa de construção seja bastante pequena hoje, provavelmente crescerá no futuro. Você precisa encontrar uma solução escalável que seja capaz de acompanhar o crescente tamanho e complexidade dos seus projetos.
• Custo: Sempre mantenha seu orçamento em mente ao procurar soluções de software. No entanto, certifique-se de escolher opções com o melhor custo-benefício, em vez de comprometer a qualidade ou os recursos essenciais por um preço mais baixo.
• Período de teste e demonstração: Devido ao grande número de soluções digitais disponíveis, os provedores de software confiáveis e confiáveis sempre oferecem demonstrações ou períodos de teste para seus produtos. Certifique-se de escolher uma opção que forneça isso. Pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro testando soluções para determinar se elas atendem às suas necessidades ou não.
• Avaliações de clientes: Por fim, sempre pesquise a reputação online de cada fornecedor de software e seus produtos. Depoimentos de clientes existentes podem ajudá-lo a fazer a escolha certa e evitar muitos problemas.

Use as dicas e etapas descritas neste guia para encontrar o melhor software de gestão de construção que ajudará a simplificar suas operações e expandir seus negócios!