Como melhorar a gestão do tempo no trabalho de equipa

Ingrid Johansen

Copywriter

January 25, 2025

19 min read

No entanto, a gestão do tempo para indivíduos e equipes é diferente; você precisa adotar uma abordagem e mentalidade distintas. Uma das coisas importantes a ter em mente é que estratégias de gestão do tempo e trabalho em equipe não são apenas importantes para ajudar a trabalhar de forma mais eficiente e rápida, mas também de forma mais inteligente.

Ao usar diferentes estratégias e ferramentas, você pode evitar distrações e focar nas tarefas mais importantes para a equipe. Além disso, essa é uma maneira eficaz de organizar a carga de trabalho regular e verificar seu progresso.

Desenvolvendo Estratégias: A Importância da Gestão do Tempo no Trabalho em Equipe

Quando você não faz o melhor uso do seu tempo, seu trabalho pode ser mais difícil e a eficiência se perde. Mas isso não é tudo. Quando você simplesmente não consegue concluir suas tarefas a tempo, seus níveis de estresse começam a aumentar e você pode perder o controle do trabalho que está realizando. A verdade é que você tem horas limitadas para concluir suas tarefas. Entre reuniões, listas de tarefas e outros horários, é essencial acessar diferentes técnicas. É por isso que as estratégias de gestão do tempo são tão importantes.

Mas a gestão do tempo não deve ser vista apenas do ponto de vista individual, mas também da equipe. Cada vez mais proprietários e líderes de negócios começam a concordar que influenciam a maneira como seus colaboradores gerenciam o tempo. Os líderes precisam dar um passo à frente e treinar suas equipes para desenvolver estratégias de gestão do tempo. Em última análise, quando você pensa na gestão do tempo em grupo, precisa pensar em como um líder gerencia um projeto e como os diferentes membros da equipe executam as tarefas. O objetivo principal é garantir que todos tenham tempo para concluir suas tarefas, mas, ao mesmo tempo, desencorajar o trabalho externo e a procrastinação.

4 Habilidades para Manter a Gestão de Equipe e Tempo no Ambiente de Trabalho

#1: Comunicação

A comunicação entre líderes e equipes é crucial e precisa ser bidirecional. É importante que os líderes possam se comunicar facilmente com os membros da equipe e fazê-los se sentir confortáveis ao tirar dúvidas, e os participantes precisam ser capazes de informar os líderes sobre o andamento do projeto.

#2: Definição de Metas

Quando o líder define uma meta, os membros da equipe sabem exatamente o que se espera deles. Em última análise, os líderes criam expectativas reais e, mais do que isso, terão um trabalho mais fácil ao alocar recursos.

#3: Priorização de Tarefas

A priorização é sempre importante para garantir que os projetos sejam concluídos no prazo. Essa é principalmente uma função do líder. No entanto, os trabalhadores da equipe podem ajudar a definir a lista de tarefas, bem como determinar quem é o melhor para assumir cada responsabilidade.

#4: Responsabilidade

No mundo dos negócios, a responsabilidade é indispensável. Todos precisam ser responsáveis por sua parte no projeto. A responsabilidade também ajuda a evitar desentendimentos e garante que todos estejam engajados.

6 Benefícios do Trabalho em Equipe e da Gestão do Tempo

#1: Melhor Eficiência da Equipe

Quando você usa estratégias de gestão do tempo para equipes, perceberá que os atrasos nos projetos serão substancialmente reduzidos ou até desaparecerão. Com um plano detalhado e cada membro da equipe sabendo o que precisa fazer e quanto tempo tem, as tarefas começarão a ser concluídas às vezes antes do esperado.

Com o Flowlu, todos na equipe podem facilmente ver os cronogramas do projeto e quem está trabalhando em quê. Essa transparência ajuda o grupo a permanecer alinhado, reduzir atrasos e concluir tarefas mais rapidamente.

#2: Cumprimento de Prazos

Os projetos sempre serão concluídos dentro do prazo ou até antes. Com as técnicas e estratégias certas de gestão do tempo ou uma ferramenta semelhante, todos os colegas saberão como priorizar suas tarefas e concluí-las a tempo.

#3: Qualidade de Trabalho Melhorada

As tarefas não serão apenas concluídas mais rapidamente, mas também com mais qualidade. A atenção aos detalhes que as pessoas podem ter definitivamente melhorará a qualidade do trabalho entregue e reduzirá os prazos perdidos. Esse é um grande benefício.

#4: Menos Estresse

Quando não há estratégias de gestão do tempo, é normal que os membros da equipe se sintam um pouco perdidos sobre o que têm que fazer e quando precisam concluir suas tarefas. Eles não sabem o que precisa ser realizado por quem e tudo isso pode ser incrivelmente estressante. Como você pode imaginar, isso pode levar a problemas com a qualidade das tarefas concluídas e até mesmo com os prazos de entrega.

Quando você utiliza estratégias de gestão do tempo, todos sabem o que precisa ser feito, por quem e quando deve ser concluído. Todos são responsáveis. Portanto, também é mais fácil para o líder manter os projetos em andamento. Não importa se você anota o que precisa fazer, recorre a alguém para ajudar ou reduz as pausas, você será mais produtivo.

#5: Melhoria na Colaboração

A colaboração é fundamental para garantir que um grupo funcione bem. Quando os colegas confiam uns nos outros, quando sabem que podem contar com o trabalho dos outros, tudo funciona sem problemas. Além disso, quando uma equipe aprende a gerenciar seu tempo em conjunto, cria-se um vínculo extra e os membros podem até aprender com os erros uns dos outros.

#6: Redução da Procrastinação

Estamos certos de que você concorda que a procrastinação é um dos resultados de uma má gestão do tempo em equipe. Afinal, quando não há metas claras, é fácil se distrair ou nem mesmo saber como priorizar tarefas.

Com uma boa gestão do tempo, você será capaz de criar rotinas que podem melhorar a qualidade do trabalho e diminuir o tempo gasto em cada tarefa.

Como Implementar Estratégias Eficazes de Gestão do Tempo

Resumidamente, a gestão do tempo pode ser definida como uma combinação de técnicas e estratégias que você utiliza para ajudar a definir prioridades, eliminar distrações e se concentrar no que precisa ser feito. Então, como colocar isso em prática?

Passo #1: Comece com um plano

Não há dúvidas de que ter um plano torna as coisas muito mais fáceis. Usar um planejador diário ou semanal de tarefas pode aumentar muito a produtividade. Afinal, você terá uma ideia clara do que precisa ser feito e de quando precisa ser concluído. Isso vale tanto para indivíduos quanto para equipes.

Como líder de equipe, é sua responsabilidade garantir que todos estejam na mesma página e saibam o que precisam fazer dentro de um prazo específico. Além disso, você pode considerar o uso de diferentes canais de comunicação para que todos os participantes saibam o que se espera deles e quando. É importante entregar expectativas e instruções claras.

Você pode identificar o melhor horário para reuniões, por exemplo, garantindo que sua equipe se torne mais produtiva e que os membros da equipe continuem a se ajudar. Este também é um bom momento para discutir e compartilhar os diferentes recursos da plataforma de gestão do tempo que você está utilizando. Em vez de reuniões tradicionais, você notará que os colaboradores terão mais energia. Eles até esquecerão como faziam as coisas antes.

Usar uma ferramenta como o Flowlu ajuda a manter seu plano claro e organizado. Ele permite visualizar todas as tarefas, atribuir quem está fazendo o quê e definir prazos. Assim, toda a equipe pode se manter alinhada e gerenciar bem o tempo. Além disso, ele conta com recursos como chat, calendário e visualização de tarefas estilo GTD para facilitar ainda mais o gerenciamento.

Passo #2: Use uma agenda de equipe

Manter uma agenda de equipe de forma consistente é uma ótima maneira de garantir que cada membro saiba o que precisa fazer em cada momento do dia. Como líder, você pode ser uma grande ajuda nesse processo. Afinal, você conhece os membros da sua equipe e saberá identificar áreas onde cada um se destaca e onde há oportunidades de melhoria. Com essas informações em mãos, será mais fácil avançar.

Você pode começar identificando colaboradores que tendem a trabalhar bem juntos ou cujas habilidades se complementam. Pode também pedir opiniões dos colegas sobre a agenda de equipe que você elaborou, além de criar gráficos de disponibilidade para que todos saibam quem está disponível em determinado momento. Para garantir que todos tenham o suporte necessário para concluir suas tarefas, considere adicionar apoio e backup para funções específicas.

Certifique-se de responder aos e-mails de seus membros e resolver qualquer problema que eles possam ter. Isso fará com que se sintam confortáveis em compartilhar opiniões e visões, aumentando a motivação.

Com o calendário e o gerenciamento de tarefas do Flowlu, você pode configurar uma agenda compartilhada de grupo que exibe prazos, tarefas e marcos importantes. Isso mantém todos na mesma página e ajuda a priorizar o que precisa ser feito.

Passo #3: Use uma estrutura, mas mantenha a flexibilidade

Embora ter uma estrutura seja fundamental, é importante permitir alguma flexibilidade. Afinal, as coisas mudam constantemente e você pode precisar se adaptar. O mais importante é encontrar um plano ou processo que funcione tanto para os líderes quanto para os membros da equipe.

Por exemplo, escute o que seus colegas têm a dizer sobre como podem priorizar tarefas para alcançar os resultados esperados. Se conseguirem, por que não permitir que definam seu próprio plano ou processo?

Uma prática comum é estabelecer prazos claros. No entanto, em vez de focar apenas em "entregar projetos" em determinado período, incentive a definição de expectativas claras. Isso cria mais autonomia e engajamento na equipe.

Passo #4: Cultive apoio e trabalho em equipe

Algumas empresas não utilizam estratégias de gestão do tempo adequadas. Muitas vezes, isso é atribuído aos colaboradores, mas, em alguns casos, o problema vem da alta gestão, que pode criar um ambiente improdutivo sem perceber.

Por exemplo, exigir que os funcionários respondam a e-mails ou telefonemas imediatamente, mesmo fora do horário de trabalho, pode ser contraproducente. Em vez disso, a alta gestão deve criar um ambiente de suporte, onde haja flexibilidade e planejamento para imprevistos, como a ausência de um colaborador.

Passo #5: Ensine a priorização

A priorização é essencial no ambiente de trabalho. Capacitar sua equipe para que priorize as tarefas de forma eficaz é um ótimo caminho para melhorar a qualidade do trabalho e reduzir o tempo necessário para concluí-lo. No início, ofereça ajuda, mas forneça também as ferramentas adequadas para que aprendam a priorizar de forma autônoma.

Passo #6: Transmita os objetivos gerais do negócio

Tratar os colaboradores com respeito e fazer com que se sintam parte importante da empresa aumenta o engajamento. Ao compartilhar os objetivos gerais do negócio com sua equipe, você reforça o senso de pertencimento e, consequentemente, melhora a produtividade.

Passo #7: Documente as tarefas

Melhorar a gestão do tempo para equipes pode incluir a documentação das tarefas. Isso significa que os colaboradores devem comunicar sempre que concluírem uma atividade. Quando todos fazem isso, fica mais fácil identificar pontos de melhoria e processos que já estão funcionando bem.

Passo #8: Dê liberdade à sua equipe

Como líder, você conhece as forças e fraquezas de cada membro da equipe. Uma das principais dificuldades de muitos colaboradores é a incapacidade de dizer não a tarefas de baixa prioridade quando sua agenda já está cheia. Permitir que eles recusem essas tarefas é essencial para melhorar a produtividade e o foco.

Conclusão

A gestão do tempo em equipe é crucial no ambiente de trabalho. Como muitas empresas dependem de equipes, é fundamental que elas funcionem bem. Sem uma gestão de tempo adequada, os prazos não serão cumpridos, e os colaboradores podem ficar desmotivados e perder o foco.

Existem muitas ferramentas de gestão do tempo disponíveis, como o Flowlu, que oferece versões gratuitas e pagas. Com recursos como atribuição de tarefas, rastreamento de projetos e chat de equipe, o Flowlu ajuda a gerenciar o tempo e os recursos de forma eficaz, mantendo os colaboradores alinhados.

Ao usar as estratégias, ferramentas e técnicas corretas, você verá um aumento na produtividade de seus colaboradores e uma melhor colaboração entre eles. Mas, para que isso aconteça, é importante ter uma liderança forte. O líder da equipe deve estar presente para oferecer o suporte necessário e fornecer as ferramentas que permitam aos membros trabalharem de forma mais independente.