Controle de Tempo para Equipes Criativas: 5 Dicas para o Sucesso
Ter uma equipe de pessoas criativas é incrível. Elas sempre apresentam as soluções mais inesperadas e surpreendentes para os problemas. Além disso, seus talentos contribuem valiosamente para o crescimento do seu negócio.
No entanto, onde há pessoas criativas, sempre há um caos criativo. Quando envolvidas no processo de criação, tais pessoas têm dificuldade em controlar o tempo. Como resultado, podem atrasar projetos e frequentemente perder prazos, o que pode ter consequências sérias.
É por isso que, se você deseja que sua equipe seja criativa e produtiva, é essencial ajudá-las a rastrear o tempo efetivamente. E aqui estão algumas sugestões de como fazer isso com sucesso.
1. Torne o Gerenciamento de Tempo um Hábito desde o Primeiro Dia
O rastreamento de tempo começa ao envolver toda a sua equipe. É crucial comunicar a importância do gerenciamento de tempo desde o início, logo após contratar cada membro da equipe.
Dedicar seu pessoal ao gerenciamento de tempo desde o primeiro dia também afeta positivamente a satisfação no trabalho e a motivação. Uma pesquisa com 40 professores escolares relatou que 88% deles desempenharam suas funções com mais eficiência graças ao pré-planejamento e agendamento.
O que você deve fazer para tornar o rastreamento de tempo um hábito desde o primeiro dia?
Estas recomendações podem ajudar:
- criar um guia abrangente sobre como rastrear o tempo no trabalho
- incentivar sua equipe criativa a relatar seu desempenho
- criar uma agenda diária para sua equipe
Também é uma ótima ideia comunicar o compromisso da sua empresa com o gerenciamento de tempo na fase de recrutamento. Dessa forma, você atrairá apenas candidatos que compartilham seu respeito por prazos e rastreamento de tempo.
2. Converse com Cada Membro da Equipe sobre Suas Necessidades de Rastreamento de Tempo
O truque para ensinar sua equipe criativa sobre gerenciamento de tempo não é forçá-lo a eles. Certamente, você os introduzirá a algumas regras de rastreamento de tempo desde o início, mas é melhor dar-lhes espaço e tempo para aprender.
Enquanto eles melhoram no rastreamento de tempo, você precisa mostrar seu apoio aos esforços deles. Você pode convidar cada membro da equipe para discutir suas necessidades de rastreamento de tempo e permitir que eles expressem suas preocupações. Regras gerais de rastreamento de tempo são boas, mas podem não funcionar para todos. Você não quer privar seus funcionários criativos de sua liberdade - é o que alimenta sua criatividade.
3. Defina Projetos com Prazos em Mente
Para ajudar seus funcionários criativos a melhorar no rastreamento de tempo, você também deve reconsiderar como planeja seus projetos. O problema com muitas equipes é que elas se concentram no objetivo final e negligenciam a importância dos prazos. Mas para o sucesso do projeto, ambos os fatores são cruciais.
Portanto, tente planejar seus projetos com prazos em mente e criar uma programação de projeto mais detalhada. Aqui estão algumas recomendações:
- Comece com os objetivos do projeto. Divida todo o seu projeto em objetivos significativos e atribua-os aos membros da sua equipe.
- Defina o prazo final. Determine a data/hora em que o resultado final do projeto deve ser entregue. Discuta com sua equipe se o atraso é permitido e quanto tempo extra eles têm em caso de emergência.
- Crie a linha do tempo do projeto. Crie um prazo separado para cada objetivo do projeto e envolva sua equipe.
Se você tiver que gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, priorize aqueles que são mais urgentes. Também é importante se comunicar com sua equipe ao longo do projeto. Eles devem ter todas as oportunidades de discutir prazos com você e obter ajuda, se necessário. Afinal, os prazos dos projetos muitas vezes são ignorados devido à má comunicação.
4. Forneça Educação e Treinamento
Se você deseja que sua equipe criativa aprenda a gerenciar o tempo corretamente, a edu
cação é sempre a melhor opção. Eles devem ter acesso a vários recursos para rastreamento de tempo para obter as habilidades necessárias e entender a importância do gerenciamento de tempo.
Primeiro, conversas regulares com os membros da sua equipe que mencionamos anteriormente podem ajudar a preparar suas mentes para melhorar suas habilidades de rastreamento de tempo. Você também pode ajudá-los a encontrar as ferramentas e técnicas necessárias que funcionariam para eles.
Em seguida, forneça à sua equipe os recursos necessários para leitura adicional. Você pode enviar esses recursos via um chat no Slack ou como um boletim informativo semanal. Também é uma ótima ideia incentivar sua equipe a compartilhar os recursos sobre rastreamento de tempo que encontrarem inspiradores.
Por último, organize treinamentos corporativos. Convide um treinador de gerenciamento de tempo que daria uma palestra sobre a importância do agendamento e compartilharia estratégias valiosas de rastreamento de tempo. Você também pode configurar uma oficina durante a qual sua equipe poderá praticar seus conhecimentos.
Durante a pandemia, você também pode comprar um curso online sobre gerenciamento de tempo para sua equipe. Assim, eles podem adquirir essa habilidade importante no seu próprio ritmo e no conforto de suas próprias casas.
5. Introduza Ferramentas de Rastreamento de Tempo
O rastreamento de tempo só se torna eficaz quando você tem as ferramentas para isso. Sua equipe criativa pode ser a melhor em gerenciamento de tempo, mas se eles tiverem que fazer muitas tarefas que poderiam ser automatizadas, eles perdem o tempo que poderiam gastar em outra coisa.
É por isso que, se você deseja que os membros da sua equipe melhorem no gerenciamento de tempo, você deve fornecer-lhes diferentes ferramentas que os ajudariam a planejar seu dia. Este conjunto de ferramentas pode incluir as seguintes soluções:
- software de gerenciamento de projetos
- ferramentas de gerenciamento de tarefas
- ferramentas de colaboração
- mapas mentais
- rastreadores e calendários
Pergunte à sua equipe quais ferramentas eles gostariam de ter para gerenciar melhor o tempo. Analise as tarefas que eles fazem diariamente e selecione aquelas que podem ser simplificadas. Afinal, gerenciamento de tempo é sobre trabalhar de maneira inteligente, não difícil.
O Flowlu permite que você rastreie o tempo por cada tarefa, defina uma taxa horária personalizada e fature os clientes com base no tempo gasto.
Conclusão
Pode ser bastante difícil para uma equipe criativa aprender rastreamento de tempo, e você deve permitir que eles façam isso no próprio ritmo. Enquanto isso, certifique-se de que eles tenham todas as ferramentas e recursos necessários para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo.
Se você estiver com pressa, aqui está um resumo do que abordamos neste artigo:
- torne o gerenciamento de tempo um hábito desde o primeiro dia
- ajude cada membro a encontrar a melhor maneira de aprender gerenciamento de tempo
- defina projetos com prazos em mente
- forneça oportunidades de educação e treinamento
- garanta que sua equipe tenha acesso a ferramentas que economizem tempo
Sua principal tarefa é envolver todos os membros da sua equipe criativa sobre a importância do rastreamento de tempo. É por isso que a comunicação é essencial. Quando cada membro da equipe entender o impacto dos prazos, eles estarão mais comprometidos em melhorar seus hábitos de rastreamento de tempo e se tornarem mais eficientes em seu trabalho.
O controle de tempo é crucial para equipes criativas para garantir que os projetos permaneçam dentro do cronograma, otimizar a produtividade e cumprir prazos. Ajuda a identificar tarefas que consomem muito tempo e a realocar recursos de forma eficiente.
Equipes criativas podem tornar o controle de tempo um hábito integrando-o à sua rotina diária desde o primeiro dia, usando guias abrangentes, incentivando o relatório de desempenho e estabelecendo uma agenda diária que inclua tempo para tarefas criativas e controle de tempo.
Se um membro da equipe tiver dificuldades com o controle de tempo, é importante ter uma discussão individual para entender seus desafios e necessidades. Personalizar abordagens de controle de tempo para se adequar às preferências individuais pode ajudar, sem reprimir sua liberdade criativa.
Os prazos dos projetos podem ser gerenciados efetivamente planejando projetos com prazos em mente, dividindo projetos em objetivos menores com seus próprios prazos e garantindo uma comunicação constante sobre esses prazos dentro da equipe.
