Formas de melhorar a gestão de documentos e aumentar a sua produtividade

Paul Burke

Escritor sénior

27 de janeiro de 2022

6 min read

Muitas empresas ainda mantêm documentos em computadores de escritório ou em mídias removíveis. No entanto, existe uma maneira muito melhor de aprimorar a gestão de documentos e, ao mesmo tempo, dobrar o desempenho. Aprenda algumas dicas úteis para ajudar sua empresa a gerenciar seus documentos de forma mais eficaz enquanto aumenta a produtividade.

Como podemos melhorar o processo de controle de documentos?

Devido aos avanços tecnológicos, agora é possível gerenciar os dados necessários usando sistemas de gestão de documentos (DMS). Para fazer isso de forma eficaz, siga estas diretrizes.

Mantenha seu software atualizado

Você provavelmente já está usando um sistema de gestão de documentos em seu trabalho diário. No entanto, se seus documentos continuam a dificultar as tarefas diárias, é hora de atualizar ou até mudar para um programa diferente.

Se você nunca ouviu falar disso antes, é hora de otimizar seu trabalho diário, pois este software acelera muito suas tarefas e tem inúmeros benefícios. Uma vez que tenha tomado sua decisão, você precisará informar seus funcionários sobre as “mudanças futuras” e treiná-los para usar o novo DMS.

Selecione um administrador da comunidade

Escolher uma pessoa para ser responsável por todos os assuntos relacionados ao DMS é uma das tarefas mais complexas. No entanto, com a organização adequada, a integração de um novo software trará resultados positivos:

• Melhorar o desempenho;
• Economizar tempo;
• Acelerar tarefas;
• Resolver uma variedade de problemas relacionados à gestão de documentos.

Ter um especialista assim garante que, quando surgirem problemas, seus funcionários sempre receberão a orientação adequada. O administrador deve ser alguém que conheça bem todos os aspectos do novo DMS.

Desenvolva uma estratégia de etiquetagem

É impossível gerenciar um DMS sem melhorar a estratégia de etiquetagem. Isso ajudará você a organizar todos os seus dados e facilitar as operações.

Mantenha todas as cópias dos documentos

Às vezes, o processo de elaboração de esquemas e redação de relatórios pode ser extremamente difícil. Nem todo mundo consegue produzir um bom texto. Felizmente, existem sites de resenhas de serviços de escrita que podem ajudá-lo a resolver o problema.

A probabilidade de perder dados críticos aumenta ao editar um documento. Como resultado, mantenha todas as versões de um único documento. Um bom DMS permite que você faça isso com o mínimo esforço e forneça os dados ou números necessários quando necessário.

A versionamento é um recurso encontrado em alguns DMSs. Ele permite que você faça alterações no documento sem precisar criar um novo.

Determine os direitos de acesso para diferentes equipes

Uma variedade de questões pode complicar a gestão de documentos dentro da mesma empresa. Por exemplo, duas equipes diferentes podem ter documentos com o mesmo título, o que pode causar confusão ao fazer alterações.

Quando os documentos necessários incluem números necessários para a contabilidade financeira, a situação se torna ainda mais desastrosa. Ao conceder direitos de acesso apenas a uma equipe específica, um DMS moderno permite que você evite esse problema e reduza os riscos a um nível mínimo.

Invista em treinamento de equipe

Desenvolvimento e treinamento sempre são benéficos para cada membro da equipe. Como resultado, eles veem seu progresso e acreditam que a gestão está interessada no desenvolvimento de suas habilidades profissionais.

O treinamento sobre a metodologia de trabalho com o novo DMS fornecerá aos seus funcionários conhecimento sobre como gerenciar diferentes tarefas dentro do sistema. Você também pode criar pequenas colas com todas as informações necessárias para garantir que todos os funcionários tenham aprendido o material.

Se você achar difícil criar qualquer peça de escrita ou precisar de ajuda, visite sites de resenhas de escrita personalizada, como Best Writers Online.

Melhore a comunicação no local de trabalho

Mesmo que você não tenha um DMS e não pretenda usá-lo em breve devido à falta de grandes quantidades de informações, isso não significa que você não possa melhorar o desempenho geral da sua empresa. Existem desacordos em cada equipe que fazem o trabalho desacelerar devido à falta de vontade de se comunicar com o ofensor.

Para evitar isso, incentive seus funcionários a se comunicarem uns com os outros. Em primeiro lugar, avalie a atmosfera dentro da sua equipe. Se tudo não estiver tão claro, comece a realizar treinamentos regulares onde você discute como sair de uma situação de conflito e lidar com as emoções sem causar danos à empresa.

Como verificar se a comunicação melhorou? Tudo é simples: seus funcionários começarão a se entender com meia palavra, e as taxas de desempenho da empresa passarão para um novo nível qualitativo.

Conclusão

Implementar um sistema centralizado de gestão de documentos, seja baseado na nuvem ou local, melhorará significativamente o desempenho do escritório. Sua aplicação adequada por todos os participantes permitirá que você processe documentos corretamente e forneça os cálculos necessários em tempo hábil.

Sobre o autor

Frank Hamilton é um blogueiro e tradutor de Manchester. Ele é um especialista em escrita profissional em tópicos como blogs, marketing digital e autoeducação. Ele também adora viajar e fala espanhol, francês, alemão e inglês.