O que é o GTD e como utilizar o Flowlu para o efeito?

Paul Burke

Escritor sénior

19 de outubro de 2020

15 min read

GTD® (Getting Things Done) é um sistema de produtividade concebido pelo famoso consultor David Allen que tem como objetivo ajudá-lo a sistematizar todas as suas ideias e a realizá-las com menos esforço. É um conjunto de regras que lhe permite eliminar da sua mente pensamentos inúteis e concentrar-se imediatamente no que é importante.

Visão geral

Quando acumulamos toda a informação complexa na nossa cabeça, tratamos o nosso cérebro como um caderno. Ao enchermos a nossa cabeça com pensamentos sobre tarefas inacabadas, reuniões futuras e outros compromissos, desperdiçamos de forma imprudente a capacidade do nosso cérebro para pensar, o que nos impede de nos concentrarmos no trabalho real.

Para trabalhar da forma mais eficiente possível, temos de libertar a nossa mente de tudo o que não está relacionado com a tarefa que realizamos num determinado momento. Com o GTD, todas as informações sobre todas as suas tarefas são armazenadas num único local, pelo que pode passar de uma tarefa para outra sem qualquer hesitação.

O sistema Getting Things Done baseia-se nos 5 princípios seguintes:

#1: Captura

Um dos principais princípios do GTD é anotar tudo. Desta forma, pode libertar mais espaço mental e utilizar todos os seus recursos para trabalhar. Tudo o que requer a sua atenção, todas as pequenas e grandes tarefas, mensagens importantes e insignificantes, documentos e outras coisas que nos distraem e preocupam devem ser registados. Retire tudo da sua cabeça e coloque-o onde o possa encontrar facilmente para tornar a sua consciência mais limpa.

#2: Esclarecer

Depois de ter recolhido toda a informação necessária, é altura de a analisar e processar. Não deve haver tarefas como "Organizar a conferência". Divida-as em partes geríveis, por exemplo, reunir uma equipa, preparar um orçamento, reservar o local, etc. Com uma lista vaga de tarefas, passamos mais tempo a descobrir o que fazer do que a executar efetivamente.

#3: Organizar

Depois de ter processado todas as tarefas, precisa de as organizar em listas. Isto significa agrupá-las por diferentes categorias e prioridades. Por exemplo, se há tarefas que só podem ser feitas num determinado local, organize-as em categorias separadas como "Casa", "Escritório", etc. Se há algo que pode ser feito em dois minutos - faça-o imediatamente e esqueça-o.

#4: Refletir

A metodologia GTD dá grande importância ao passo "Refletir". É crucial revisitar constantemente a sua lista de tarefas e optimizá-la. Determine para onde está a ir, reveja os seus próximos passos e os resultados desejados. Verifique se estes são consistentes com a sua estratégia como um todo. As listas de tarefas rapidamente se tornam desactualizadas: algo perde a sua relevância, algo é adiado para tempos melhores. Durante a sua revisão, deve analisar cuidadosamente cada lista. As suas tarefas ainda estão actualizadas? Talvez algumas delas já estejam concluídas.

#5: Envolver-se

A última fase é a execução efectiva das tarefas. Quando tudo estiver organizado, pode começar a cumprir os seus planos. Escolha uma tarefa da categoria que precisa, veja quais as acções específicas que lhe são exigidas e comece a trabalhar nela.

Como utilizar o Flowlu para fazer as coisas

Para recolher e organizar todas as suas tarefas e pensamentos, precisa de um caderno, notas post-it, agenda ou qualquer outra ferramenta que utilize habitualmente para recolher informação. Mas lembre-se que esta ferramenta deve ser facilmente acessível para registar todas as ideias o mais rapidamente possível. O gestor de tarefas Flowlu é inspirado na metodologia "Getting Things Done" e permite-lhe converter as suas ideias em tarefas instantaneamente para que se possa concentrar no que tem de ser feito no momento. É uma ferramenta perfeita se quiser simplificar a sua vida, passar menos tempo a pensar no que deve fazer a seguir e mais tempo a fazer um trabalho significativo. Vamos descobrir como fazer as coisas no Flowlu.

Passo 1: Registar tudo

Muitas vezes, as pessoas escrevem apenas as tarefas mais importantes e guardam o resto na memória de trabalho. Mas é exatamente assim que sobrecarregamos o nosso cérebro - mesmo que esses planos sejam insignificantes e que o cérebro não consiga guardar tanta coisa, ele continua a tentar armazená-la. Para retirar esta informação da sua mente, tem de registar absolutamente todas as novas tarefas sempre que estas lhe vierem à cabeça.

Para tal, dirija-se à secção "Tarefas" no Flowlu e utilize a opção "Adicionar tarefa rapidamente" para introduzir tudo o que precisa de fazer na Caixa de entrada. Assim que o nome da tarefa for introduzido, prima enter e a tarefa será automaticamente guardada.

Se uma tarefa necessitar de uma descrição adicional ou de anexos relacionados, abra a tarefa e adicione essa informação. Utilize as listas de verificação para garantir que nada é esquecido. Também pode ligar uma tarefa a um projeto ou espaço de trabalho.

Passo 2: Estruture as suas tarefas

Agora, precisa de definir categorias para as tarefas, com base nas quais as poderá organizar. Desta forma, pode concentrar-se apenas nas tarefas necessárias, tendo em conta as suas circunstâncias actuais.

Com o Gestor de Tarefas da Flowlu, pode criar qualquer lista de tarefas personalizada. Certifique-se apenas de que se adequam perfeitamente a si e de que as utiliza realmente. Para personalizar as listas, vá a "Tarefas" e clique no botão "Mais".

Aqui estão vários tipos de organização de tarefas para o ajudar a definir as suas listas:

• Atividade. Neste tipo, cada lista de tarefas é uma área de atividade específica, por exemplo, marketing, vendas, eventos, desenvolvimento, formação, pessoal, etc. Por exemplo, as tarefas da lista "Desenvolvimento" serão sempre as mais prioritárias para mim, pelo que as executarei logo pela manhã.
• Local. Estas são as tarefas a realizar num determinado local - escritório, casa, qualquer lugar. Por exemplo, ver um tutorial é melhor em casa, num ambiente mais relaxado e calmo.
• Estado. Este tipo inclui as tarefas que são executadas numa determinada disposição ou estado de espírito. As listas de tarefas podem ter nomes como "Complicado", "Inspiração", "Cansado". As tarefas da lista "Complicado" devem ser executadas com a mente fresca e em total silêncio. Por outro lado, as tarefas mais pequenas e mundanas da pasta "Cansado" podem ser realizadas no final do dia de trabalho.
• Tempo. Este tipo é perfeito para pessoas que valorizam cada segundo do seu tempo de trabalho. Os nomes das pastas podem incluir "5 minutos", "30 minutos", "3 horas", etc. Por exemplo, quando todas as coisas importantes para o dia de hoje estiverem concluídas e faltarem 15 minutos para o final do dia de trabalho, pode executar tarefas a partir da pasta "15 minutos".
• Ação. Mudar de uma atividade para outra consome muito do seu tempo e energia. Pode dar nomes às suas pastas como "A enviar", "A ler", "A discutir" e realizar o mesmo tipo de tarefas em sequência. Assim, não tem de pensar se enviou ou discutiu tudo, só tem de ver a pasta correcta.

Agora precisa de distribuir todas as tarefas pelas listas criadas. Para o fazer, basta mover as tarefas para a lista pretendida utilizando a função arrastar e largar.

Passo 3: Decidir quando realizar as tarefas

Quando tudo estiver registado e organizado por listas, pode passar à etapa seguinte. Já respondeu à pergunta "O que devo fazer?". Agora é altura de responder à pergunta "Quando? Algumas tarefas não podem ser definidas por tempo, e outras têm de ser feitas em determinadas datas, por exemplo, conferências, reuniões, apresentações de produtos. Para facilitar a concentração nas datas, o Flowlu inclui as seguintes pastas de tarefas:

• Hoje: Estas são as tarefas que devem ser concluídas ou iniciadas hoje.
• Amanhã: Estas são as tarefas que devem ser concluídas ou iniciadas amanhã.
• Próximos 7 dias: Estas são as tarefas a realizar no prazo de 7 dias a partir da data atual.
• Mais tarde: Estas são as tarefas que devem ser concluídas no prazo máximo de 7 dias.
• Seguinte: Estas são as tarefas que não têm um prazo específico, nem data de início, nem data de fim. Isto significa que têm de ser feitas assim que for possível fazê-las. Seguindo o GTD, estas são as Próximas Acções.

O Flowlu também não o deixa esquecer-se das tarefas em atraso. Estas são sempre apresentadas no topo da lista de tarefas para o dia de hoje. Isto permite-lhe concentrar-se no que precisa de fazer agora e não se preocupar mais com a possibilidade de falhar um prazo.

Passo 4: Delegar tarefas

A melhor maneira de fazer mais é delegar. Pode atribuir facilmente uma tarefa a um colega de equipa na pasta "Atribuído a". Todas as tarefas delegadas são automaticamente colocadas nessa pasta.

Quando um responsável conclui uma tarefa, esta passa automaticamente para a pasta "Preciso da minha aprovação" na sua conta. Pode aprová-la ou rejeitá-la para solicitar determinadas alterações com um clique.

Quando a tarefa tiver sido concluída e aprovada, será apresentada como concluída. Na pasta "Tarefas concluídas", poderá sempre encontrar rapidamente qualquer tarefa que lhe tenha sido atribuída utilizando a pesquisa.

Passo 5: Rever regularmente as listas de tarefas

Hurra, fez um ótimo trabalho! Mas também é importante rever regularmente as suas listas de tarefas, por exemplo, numa base semanal. Com Flowlu, manter as suas listas actualizadas não o deixará stressado, uma vez que o sistema envia notificações instantâneas sobre actualizações de tarefas importantes. Tornar-se-á mais flexível na gestão do seu tempo e realizará mais tarefas com menos esforço.

Resumindo

Ao aplicar os princípios do Getting Things Done, pode eliminar a confusão sobre o que tem de fazer a seguir e libertar a sua mente para novas ideias. É uma óptima ferramenta que o ajuda a livrar-se do stress e a nunca perder nada. Mas é preciso lembrar que nenhum sistema será capaz de fazer todo o trabalho por si, por isso não se empenhe demasiado em fazer listas. Lembre-se de agir.

Se alguma vez seguiu os princípios da GTD, partilhe a sua experiência nos comentários. O que conseguiu realizar e que objectivos o GTD lhe permitiu alcançar? Se está a seguir outros métodos para organizar o seu trabalho, também gostaríamos de saber mais sobre eles.

Getting Things Done® e GTD® são marcas registadas da David Allen Company.