Como o software de gestão do trabalho beneficia a sua empresa

Abby Gilmore

Escritor

7 de dezembro de 2022

15 min read

A gestão do trabalho é um processo que ajuda a gerir o fluxo de trabalho e o volume de trabalho. Enquanto na gestão de projectos se concentra nas actividades relacionadas apenas com os projectos em curso, a gestão do trabalho inclui todas as actividades, até mesmo a autogestão.

Gerir tudo isto é impossível, a menos que tenha o superpoder de conseguir gerir várias coisas ao mesmo tempo, mantendo tudo na sua mente. Pode tentar, mas acredite em nós, isso levá-lo-á ao esgotamento total. Nesse caso, o software de gestão do trabalho será o seu assistente pessoal, ligando todas as actividades.

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O que é um software de gestão do trabalho

O software de gestão do trabalho é uma ferramenta baseada na nuvem que o ajuda a gerir actividades de projectos e não-projectos. Inclui agendamento, gestão de tarefas, comunicação entre equipas, delegação, controlo de tempo e outras tarefas organizacionais.

Muitas pessoas confundem software de gestão do trabalho com software de gestão de projectos. Por vezes, isso também leva a que o software de gestão do trabalho seja considerado como mais uma palavra-chave para chamar a atenção.

O software de gestão do trabalho é uma ferramenta mais abrangente do que o software de gestão de projectos. Por exemplo, em vez de planear cada projeto (o que é extremamente cansativo), pode criar um fluxo de trabalho único uma vez e esquecer o planeamento de um novo projeto a partir do zero. Mesmo que seja necessário tornar o novo projeto mais exclusivo, pode acrescentar-lhe apenas pequenos acréscimos sem ter de reinventar a roda.

Principais características do software de gestão do trabalho

O software de gestão do trabalho centra-se sobretudo em ferramentas que ajudam a controlar os recursos, as tarefas, os horários, as finanças e os prazos. Outro aspeto importante a ter em conta é que, na maioria dos casos, o software de gestão do trabalho é adequado a cada sector. Por exemplo, um software de gestão de projectos funciona normalmente apenas num sector específico, como o imobiliário ou a educação. Dispõe de ferramentas que correspondem às necessidades das empresas exatamente nesse sector. Caso contrário, o software de gestão do trabalho cobre as necessidades de qualquer sector.

Um bom software de gestão do trabalho tem as seguintes características

• Gestão de tarefas poderosa - quadro Kanban, etiquetas, prioridade, delegação flexível, listas de verificação, prazos, ferramentas de gestão do tempo e rastreadores.
• Ferramentas de colaboração - mensageiro incorporado, ferramentas de partilha de ficheiros, secções de comentários, funcionalidade de pedido de resposta.
• Armazenamento de ficheiros baseado na nuvem - armazenamento para qualquer tipo de ficheiros, pastas e pré-visualizações de ficheiros.
• Sistema de relatórios personalizável e personalizado - relatórios de fluxo de caixa, monitorização do desempenho dos funcionários e controlo do tempo para qualquer tipo de atividade.
• Agendamento - calendários individuais e de equipa, notificação de eventos futuros, compromissos, tarefas e reuniões.

Estas são as características mais importantes de qualquer software de gestão do trabalho. De qualquer forma, pode haver muitas mais, mas depende das suas necessidades e do sector. Por exemplo, alguns softwares podem incluir funcionalidades de faturação, ferramentas de gestão das relações com os clientes, automatizações ou integrações com terceiros.

Software de gestão do trabalho vs. software de gestão de projectos

Como já foi referido, muitas pessoas continuam a confundir software de gestão do trabalho com software de gestão de projectos. Para falar francamente, essas pessoas não estão realmente erradas. O software de gestão de projectos e o software de gestão do trabalho têm essencialmente as mesmas funções. A principal diferença é que o software de gestão do trabalho também executa actividades não relacionadas com o projeto.

O software de gestão de projectos não é tão flexível como as ferramentas de gestão do trabalho. O software de gestão de projectos baseia-se principalmente em metodologias de gestão de projectos, como Agile, Scrum, Lean e outras. Isto significa que este tipo de software tem as suas próprias estruturas que não podem ser quebradas. Por outro lado, há software de gestão do trabalho que não tem estruturas ou ferramentas ligadas a metodologias.

A gestão de projectos exige um plano e prazos rigorosos, o que se reflecte claramente no software de gestão de projectos, onde é necessário criar um plano rigoroso, definir marcos, estabelecer prazos e objectivos claros. No entanto, quando se trata de gestão do trabalho, não é possível prever alguns acontecimentos ou interrupções e enquadrar-se em quadros.

Embora o software de gestão de projectos abranja as actividades diretamente relacionadas com o projeto em curso, não ajuda a gerir as actividades pessoais ou o fluxo de trabalho normal. Pode levar à procrastinação ou a uma má gestão do tempo. Nesse caso, o software de gestão do trabalho ajuda a criar o seu fluxo de trabalho individual e a planear o seu horário.

Porque é que precisa de um software de gestão do trabalho

Já discutimos a caraterística mais vital do software de gestão do trabalho, por isso é altura de descobrir como pode beneficiar a sua empresa.

A principal vantagem é que não precisa de gastar tempo e dinheiro a alternar entre diferentes aplicações de gestão. Todas as ferramentas de que necessita para gerir o seu fluxo de trabalho estão num único local: gestão de tarefas e projectos, agendamento, messenger e outras ferramentas. Nesse caso, também é importante que esse software seja baseado na nuvem, pelo que não precisa de se preocupar com o armazenamento físico de dados, desde que todos os seus dados estejam na nuvem.

Eis como o software de gestão do trabalho pode beneficiar a sua empresa:

• Ajuda a eliminar a microgestão. É importante não controlar demasiado os seus empregados, porque isso leva a uma falta de motivação e de auto-gestão. Mais do que isso, é também uma perda do seu próprio tempo. Em vez de controlar cada funcionário, pode acompanhar o volume de trabalho das tarefas, programar os funcionários e observar as métricas dos relatórios. Isto ajudá-lo-á não só a deixar de pressionar demasiado os seus empregados, mas também a tornar-se uma ferramenta poderosa para a delegação de tarefas.
• Visão geral do fluxo de vida. Por vezes, não tem tempo para um relatório exaustivo, mas precisa de monitorizar a situação atual do fluxo de caixa ou do volume de trabalho das tarefas. Nesse caso, o painel de controlo é imprescindível, uma vez que mostra as principais métricas.
• Criar um agendamento mais transparente. Um bom software de gestão do trabalho tem de ter o seu próprio sistema de agendamento, de preferência com integrações laterais para ligar outras ferramentas de agendamento, como o Google Calendar, à sua aplicação de gestão do trabalho.
• Controlo de tempo. Se pretende criar um melhor fluxo de trabalho, é importante estimar não só o tempo gasto em cada tarefa, mas também o tempo gasto em actividades de gestão regulares. Isso ajudará a organizar melhor a carga de trabalho de um dia e a concentrar-se em actividades mais importantes.
• Gestão de tarefas visualizada. Sabemos como pode ser aborrecido olhar para uma lista enorme de tarefas. Porque não gerir as suas tarefas no quadro Kanban ou criar listas, mas de uma forma mais detalhada e amigável? Não só pode monitorizar o seu próprio volume de trabalho e o dos seus empregados, como também pode delegar melhor as tarefas. Se vir que um funcionário está quase a ficar esgotado, basta delegar algumas das tarefas a outra pessoa.
• Melhorar a colaboração da equipa. Como já foi referido, o software de gestão do trabalho tem de ser um armazenamento de dados baseado na nuvem. Isso significa que pode comunicar com a sua equipa e partilhar quaisquer ficheiros de uma só vez, sem utilizar outras ferramentas ou aplicações para armazenar ficheiros. Alguns softwares de gestão do trabalho têm integrações com ferramentas como o Google Drive, pelo que pode anexar ficheiros da sua conta Google com apenas alguns cliques.

Como escolher um software de gestão do trabalho

Decidiu que o software de gestão do trabalho é imprescindível e está na altura de começar a utilizá-lo. O que se segue? O próximo passo é encontrar um que corresponda melhor às suas necessidades. A melhor maneira de o fazer é identificar o seu negócio e encontrar os factores-chave que podem ser importantes na escolha de um novo software de gestão.

Vamos ficar atentos aos seguintes pontos:

• Encontre as suas pedras de tropeço. É melhor não só analisar as métricas, mas também ter conversas directas com os chefes de cada departamento.
• Se a sua equipa trabalha maioritariamente à distância, pode experimentar um software de gestão do trabalho com uma aplicação móvel bem concebida. Nesse caso, pode gerir a sua equipa mesmo que esteja fora do escritório.
• Quanto maior for a sua equipa, maior será o software necessário para gerir tudo. Analise a dimensão do armazenamento de que necessita e o número de empregados que tem de gerir no âmbito do software de gestão do trabalho.
• Estabeleça as principais prioridades. Precisa de software para uma melhor gestão do volume de trabalho? Ou precisa dele para aumentar as suas vendas? Se tiver um objetivo, pode encontrar uma ferramenta adequada para o atingir.

Resumo rápido

Resumindo os resultados, o software de gestão do trabalho é uma ferramenta digital que ajuda a organizar as actividades de projeto e não-projeto, bem como a criar uma comunicação forte dentro da equipa. Na sua forma mais avançada, também mostra as principais métricas ou ajuda com relatórios e pode incluir ferramentas de PM ou de faturação ao mesmo tempo.

Esperamos que este artigo o tenha ajudado a compreender melhor o que é um software de gestão do trabalho e como pode beneficiar a sua empresa.