Como criar um horário de trabalho a partir de casa que realmente funcione
Nos últimos anos, o trabalho remoto se tornou a norma para milhões de pessoas em todo o mundo. Seja você um freelancer, um empreendedor solo ou um funcionário, é possível aproveitar a tecnologia para trabalhar de qualquer lugar. O desafio está em criar um cronograma que se ajuste ao seu estilo de vida e às suas horas de maior produtividade.
Vamos supor que você queira começar um trabalho paralelo em casa, como vender eBooks ou materiais imprimíveis. Você pode usar um criador de sites para montar e personalizar sua loja. Depois disso, você fará o upload de seus produtos, criará conteúdo, interagirá com potenciais compradores e assim por diante.
Esses passos exigem total atenção, e você não conseguirá concluir as tarefas se estiver constantemente distraído.
Embora não exista uma abordagem única para trabalho remoto, é fundamental ter algum tipo de rotina. Aqui está o motivo pelo qual isso importa e como começar.
Por que você precisa de um cronograma de trabalho em casa
Quando você trabalha em casa, as distrações estão por toda parte. Talvez o telefone toque ou um membro da família precise de sua ajuda na cozinha. Ou talvez você queira ir à academia ou sair com um amigo. Essas coisas podem interferir no seu cronograma, dificultando o foco.
Em uma pesquisa de 2020 com 2.038 funcionários que trabalharam remotamente durante a pandemia de coronavírus, mais de 60% dos entrevistados disseram que as redes sociais eram sua maior distração.
Cerca de 53% admitiram que eram distraídos por seus smartphones, e 42% relataram assistir a vídeos compulsivamente durante o horário de trabalho. Outras distrações comuns incluíam jogos, notícias, animais de estimação, compras online e membros da família.
Esses fatores podem prejudicar a produtividade, a atenção e o foco mental, resultando em um desempenho profissional reduzido. Segundo a Universidade da Califórnia, Berkeley, a maioria das pessoas precisa de oito a 25 minutos ou mais para retomar o foco após uma interrupção, dependendo da complexidade da tarefa.
Um cronograma de trabalho em casa pode facilitar a eliminação de distrações e aumentar sua produtividade. Esse aspecto, por si só, pode reduzir seus níveis de estresse, aumentar sua confiança e deixar mais tempo para as coisas que você gosta de fazer.
Outros benefícios potenciais incluem:
- Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
- Maior autoconhecimento
- Maior eficiência
- Prazos de entrega mais rápidos
- Menos erros
- Motivação aprimorada
Adicionar estrutura aos seus dias de trabalho também pode melhorar sua saúde mental. Por exemplo, você não ficará mais preocupado com prazos apertados ou projetos complexos que se estendem por semanas ou até meses.
Crie um cronograma saudável para trabalho remoto em 10 etapas
Um cronograma bem estruturado deve delinear as tarefas que você deseja concluir em um dia de trabalho. Melhor ainda, pense a longo prazo e planeje suas atividades para toda a semana, mês ou trimestre, dependendo dos projetos que você está gerenciando.
Por exemplo, criar e administrar um negócio online exige esforço contínuo. Mas, se você estiver trabalhando em projetos de curto prazo, como escrever cinco artigos para um cliente, pode planejar as atividades dia a dia.
Como regra geral, deixe um tempo de reserva para eventos não planejados. Se você estiver com a agenda cheia e algo inesperado surgir, ficará atrasado e terá que lidar com várias tarefas ao mesmo tempo. Essa situação pode gerar muito estresse, aumentando o risco de erros e prazos perdidos.
Não sabe por onde começar? Siga estas etapas para criar um cronograma saudável de trabalho em casa.
1. Identifique seus horários de maior produtividade
O CEO da Apple, Tim Cook, a CMO do Pinterest, Andréa Mallard, a estrela do tênis Naomi Osaka e outras pessoas bem-sucedidas começam o dia por volta das 6:00 da manhã ou mais cedo. Esse hábito permite que aproveitem sua rotina matinal e planejem as coisas sem se sentirem apressados.
Embora não haja problema em acordar cedo, isso simplesmente não funciona para todos.
Nosso ciclo de sono e vigília e a produtividade são determinados pelo ritmo circadiano, ou relógio biológico, que varia de pessoa para pessoa. É por isso que algumas pessoas se sentem energizadas e produtivas pela manhã, enquanto outras são notívagas.
Com isso em mente, tente identificar seus horários de pico e planeje seu trabalho ao redor deles.
Primeiro, monitore seus níveis de energia em vários momentos do dia durante uma semana ou mais. Anote como você se sente às 7:00, 9:00, 11:00, 13:00 e assim por diante. Considere usar um aplicativo como Memtime, Emphasis ou Energy Level Tracker para obter insights mais precisos.
Em seguida, agende tarefas mentalmente exigentes durante seus horários de maior produtividade. Se, por exemplo, você for mais produtivo entre 16:00 e 19:00, use esse intervalo para concluir tarefas de alta prioridade ou projetos que exijam criatividade e foco mental.
Também é uma boa ideia identificar o horário do dia em que você é menos produtivo, como entre 13:00 e 15:00. Dedique essas horas a tarefas de baixa prioridade, trabalho administrativo, tarefas domésticas ou coisas que você goste de fazer, como tirar uma soneca ou tomar um café.
2. Minimize distrações
Embora seja impossível eliminar completamente as distrações, é possível evitá-las e minimizá-las fazendo pequenas mudanças no estilo de vida.
Por exemplo, considere usar ferramentas online como Freedom, AppBlock ou Stay Focused para bloquear sites e aplicativos distrativos durante o seu horário de pico de produtividade. Vá um passo além e coloque seu telefone no modo avião enquanto estiver trabalhando.
Outra estratégia é verificar seu e-mail em horários definidos ao longo do dia. Faça o mesmo com suas redes sociais, a menos que precise usá-las para negócios.
Se você mora com sua família ou outras pessoas, avise quando estiver indisponível. Idealmente, tenha um "escritório" designado, separado da cozinha e da sala de estar.
O mais importante é reservar seu horário de pico para um trabalho profundo. Isso significa sem telefones, sem tarefas domésticas, sem conversas e sem interrupções por um determinado número de horas por dia.
3. Experimente a Técnica Pomodoro
Se você se distrai com facilidade, use um cronômetro Pomodoro para dividir suas sessões de trabalho em intervalos menores.
Com este método, você trabalhará por 25 minutos seguidos, seguido por uma pausa de cinco minutos. Isso é um Pomodoro. Após completar quatro Pomodoros, faça uma pausa de 15 minutos.
O objetivo é limitar distrações, superar a procrastinação e trabalhar de forma mais eficiente. Esta técnica também pode melhorar seu foco e motivação enquanto reduz a fadiga mental.
4. Comece pelas tarefas mais desafiadoras
Já ouviu a expressão "Coma o sapo"? Ela se refere a uma dica de produtividade que consiste em enfrentar a tarefa mais difícil da sua lista de afazeres antes de passar para a próxima.
Suponha que suas tarefas do dia incluam escrever um artigo de 3.000 palavras, fazer uma pesquisa para um projeto e entrar em contato com um cliente.
Comece com o artigo, pois ele exige mais tempo e energia do que as outras tarefas. Para melhores resultados, escreva durante seu horário de maior desempenho. Quando terminar, faça uma pausa e continue com a pesquisa e o contato com o cliente.
Esse método de produtividade pode ajudá-lo a vencer a procrastinação e aproveitar ao máximo suas horas de pico. Enfrentar a tarefa mais desafiadora primeiro também tornará as outras tarefas mais fáceis, aumentando sua confiança e motivação.
5. Organize seu espaço de trabalho
O ambiente em que você trabalha tem um impacto direto em seu humor, produtividade e foco mental.
A bagunça, em particular, pode afetar sua capacidade de concentração, aumentar os níveis de estresse e causar exaustão emocional. Em alguns casos, pode até levar a sentimentos de ansiedade e depressão.
Diante disso, é importante organizar e manter seu espaço de trabalho regularmente.
Primeiro, categorize seus materiais, como canetas, papéis e outros itens. Decida o que deseja manter, o que descartar e o que armazenar em outro local. Mantenha apenas os itens essenciais, como seu laptop, monitor de PC e carregador de telefone.
Se possível, digitalize suas anotações e documentos. Esse passo, por si só, pode liberar espaço e reduzir a desordem visual. Por exemplo, você pode usar aplicativos como CamScanner, AdobeScan ou Microsoft Office Lens para escanear documentos com seu smartphone. Guarde as cópias físicas em um armário ou gaveta.
Da mesma forma, substitua post-its e listas de tarefas por aplicativos de anotações como Google Keep, Evernote ou OneNote. Esses aplicativos sincronizam suas anotações entre vários dispositivos, facilitando encontrar o que você precisa quando necessário.
Por fim, limpe sua mesa e os móveis de seu escritório regularmente. Faça isso pelo menos uma vez por semana para manter tudo limpo.
6. Evite multitarefas
Realizar várias tarefas ao mesmo tempo pode reduzir a produtividade em até 40% e aumentar a probabilidade de erros. Isso ocorre porque nosso cérebro precisa de tempo extra para alternar entre as tarefas, o que pode prejudicar a função executiva.
Além de comprometer a produtividade, a multitarefa pode afetar a qualidade do trabalho. A longo prazo, ela pode levar ao estresse e ao esgotamento, dificultando ainda mais a realização de tarefas.
Uma solução é priorizar tarefas com base em sua urgência ou importância. Defina prazos realistas e use o método Pomodoro para manter o foco na tarefa em andamento. Alternativamente, agrupe tarefas semelhantes e defina um horário para concluí-las.
7. Comece seu dia com o pé direito
A forma como você começa o dia define o tom para tudo o que vem a seguir, incluindo seu trabalho e atividades pessoais. Por isso, crie uma rotina matinal que o faça se sentir bem.
Por exemplo, a CEO do Thrive Global, Arianna Huffington, medita por 20 a 30 minutos todas as manhãs. O cofundador da Microsoft, Bill Gates, começa o dia lendo livros, enquanto o autor americano Tony Robbins pratica terapia de água fria ao acordar.
O objetivo é reservar um tempo para si mesmo antes de mergulhar no trabalho. Acorde 30 a 60 minutos mais cedo do que o normal e faça algo que você goste. Saia para uma corrida, faça uma sessão rápida de yoga ou desfrute do seu smoothie favorito.
Evite pegar no telefone logo ao acordar. Em vez disso, tome uma xícara de café ou chá, tome seu café da manhã e mantenha sua rotina matinal.
8. Faça pausas regulares
Muitas pessoas acreditam que pausas são improdutivas, mas isso não poderia estar mais longe da verdade. Fazer pausas regulares pode, na verdade, aumentar a produtividade e o bem-estar mental, levando a um desempenho geral melhor.
Por exemplo, adicionar pausas curtas para exercícios à sua jornada de trabalho melhora a atenção, a motivação e a função executiva. Pausas criativas, por outro lado, podem melhorar a memória e elevar seu humor.
Faça uma pausa para meditar ou comer um lanche saudável, e você se sentirá menos estressado quando voltar ao trabalho. Ou ligue para um amigo durante sua pausa para recarregar as energias.
De maneira geral, é melhor fazer pequenas pausas a cada hora ou algo assim. Se estiver muito ocupado, dê a si mesmo uma pausa de 10 minutos após concluir uma tarefa ou parte de um projeto. Pense nisso como uma maneira de recarregar as energias e manter sua motivação em alta.
9. Planeje seu dia na noite anterior
Como mencionado anteriormente, é ideal planejar seu trabalho com antecedência. No entanto, há situações em que faz sentido elaborar sua lista de tarefas para o dia na noite anterior.
Suponha que você precise fazer o upload de mais de 50 produtos em seu site. Essa tarefa pode parecer esmagadora à primeira vista, mas ficará mais gerenciável se você dividi-la em partes.
Na noite anterior, pense em como deseja abordá-la. Por exemplo, você pode fazer o upload de 30 produtos pela manhã, tirar a tarde de folga e retomar o trabalho mais tarde.
Sempre leve em consideração suas horas fora do trabalho. Se, por exemplo, precisar levar um amigo ao aeroporto às 15h, planeje seu trabalho ao redor desse compromisso no dia anterior. Escreva tudo, imagine diferentes cenários e escolha um cronograma que permita cumprir suas obrigações sem se sentir esgotado.
Essa abordagem pode ajudá-lo a alocar seu tempo de forma mais eficaz. Quando você acordar, já saberá exatamente o que precisa fazer. Além disso, sua mente ainda estará no "modo de trabalho" ao final do dia, facilitando o planejamento.
10. Use ferramentas para se organizar
Manter um cronograma de trabalho em casa pode parecer opressor, especialmente quando você está lidando com várias tarefas e tentando manter o foco. É aqui que ferramentas como o Flowlu podem fazer uma grande diferença. Elas ajudam a centralizar suas tarefas, projetos e prazos em um só lugar, evitando que você tenha que se lembrar de tudo.
O Flowlu permite mapear seu trabalho, acompanhar o progresso e organizar tudo sem complicações. Você pode dividir grandes projetos em etapas menores, configurar lembretes e até colaborar com outras pessoas, se necessário. É como adicionar uma camada extra de estrutura para ajudá-lo a focar no que realmente importa, sem complicar demais.
Se planejar seu dia ou semana parece um caos, experimente essas ferramentas — elas podem poupar muita energia mental.
Aproveite ao máximo seu dia de trabalho
A menos que você tenha um horário fixo de trabalho, pode gerenciar seu tempo da forma que achar melhor. Apenas certifique-se de não gastá-lo procrastinando ou fazendo coisas que o desacelerem.
Lembre-se de que todos nós temos as mesmas 24 horas no dia, e o quanto você realiza depende inteiramente de você.
Identifique seus horários de pico de produtividade, enfrente as tarefas mais difíceis primeiro e trabalhe em blocos para manter o foco. Mais importante, limite distrações e tenha um plano em mente. Estabeleça metas realistas e divida grandes projetos em partes gerenciáveis que possam ser concluídas em pequenos períodos.
Nem sempre é fácil, mas estabelecer limites ajuda. Diga à sua família quando precisa de tempo de silêncio e utilize pistas visuais, como uma porta fechada ou auscultadores, para indicar que está a trabalhar. Se possível, planeie o seu trabalho em alturas mais calmas da casa, como de manhã cedo ou depois de as crianças irem para a cama. E não se esqueça de fazer pausas para passar tempo com eles - isso torna o equilíbrio menos stressante.
Não faz mal se não gosta de horários rígidos. Comece com objectivos pequenos e realistas - escreva apenas algumas tarefas que quer fazer todos os dias. Utilize ferramentas como o Flowlu ou mesmo um simples bloco de notas para manter o controlo. Pense nisto menos como uma rotina rígida e mais como um guia para o ajudar a sentir-se menos disperso.
Claro que sim. Um horário flexível funciona bem se o seu dia for imprevisível ou se preferir variedade. Basta definir prioridades para o que quer terminar nesse dia e dar a si próprio blocos de tempo para se concentrar nessas tarefas. Ser flexível não significa abdicar da estrutura; significa apenas que pode mudar as coisas, se necessário.
