O que é a automatização do fluxo de trabalho?
E isso porque tanto os aplicativos quanto os softwares precisam de intervenção humana, que está sujeita a erros. Mesmo quando você está prestando atenção no que está fazendo, erros podem acontecer. Somos todos humanos. Mas há uma maneira de prevenir esses erros—automação de fluxo de trabalho.
Definição de Automação de Fluxo de Trabalho
Então, o que exatamente é um fluxo de trabalho automatizado?
De forma simples, podemos definir automação de fluxo de trabalho como o processo de automatizar tarefas repetitivas utilizando apenas um software, aplicativo ou ferramenta. Enquanto a maioria das pessoas está acostumada a criar processos específicos que possam ser integrados às ferramentas que já usam, ao utilizar a automação de fluxo de trabalho, você será quem criará os processos. E isso faz toda a diferença.
Significado de Fluxo de Trabalho Automatizado
De maneira geral, a automação de fluxo de trabalho permite economizar tempo, pois você estará permitindo que um software, aplicativo ou ferramenta execute o trabalho por você. Você define o que precisa ser feito, como precisa ser feito e quando precisa ser feito. Imagine que você tem um negócio em que precisa enviar uma fatura para seu cliente assim que um negócio for fechado. Você pode criar um fluxo de automação de processos que permita automatizar essa tarefa. Você sabe que assim que o negócio for fechado, será necessário criar uma fatura, enviá-la por e-mail ao cliente e recebê-la assinada e paga. Você pode ter um software, aplicativo ou ferramenta realizando todas essas tarefas por você, liberando sua agenda.
Se você ainda não entende o que queremos dizer com automação de fluxo de trabalho, basta verificar os significados de fluxo de trabalho e automação separadamente. Fluxo de trabalho pode ser definido como todas as coisas que você precisa fazer para completar uma tarefa. Quando você adiciona automação, está simplesmente afirmando que será um software, aplicativo ou ferramenta que fará essas coisas, não você ou outra pessoa.
Alguns Exemplos de Automação de Fluxo de Trabalho
Como você pode imaginar, existem inúmeros exemplos de tal automação. Dependendo do seu negócio ou empresa, você pode ter mais ou menos processos definidos que permitem economizar muito tempo e evitar erros humanos.
Algumas das coisas que você pode facilmente automatizar no seu negócio incluem:
- Pedir que seus clientes deixem seus feedbacks ou avaliações ao comprar seus produtos.
- Acompanhar as menções à sua marca nas redes sociais e outros sites.
- Agendar uma consulta ao fazer o follow-up com um bom lead.
- Excluir assinantes de sua lista de e-mails que continuam apresentando devoluções (bounces).
- Reunir as assinaturas necessárias nas faturas quando um negócio é fechado.
- Criar relatórios que permitem saber como um projeto está sendo gerenciado.
- Responder a solicitações e consultas dos clientes.
- Movimentar clientes, parceiros e funcionários pelos diferentes processos.
Com a plataforma Flowlu, você pode facilmente criar uma série de regras de automação para ajudar você e sua equipe a simplificar processos, incluindo os mencionados acima. Um usuário pode definir as regras necessárias para começar a agilizar as coisas.
Se você está procurando por exemplos mais específicos de como você pode automatizar seus processos, aqui estão alguns exemplos por setor:
#1: Jurídico:
Não importa se você ocupa uma posição jurídica dentro de uma empresa ou se trabalha diretamente na área jurídica, você pode usar a automação para várias tarefas. Por exemplo, você pode acompanhar revisões de contratos, adicionar informações de novos clientes, automatizar cobranças e gerenciar prazos de casos.
#2: Vendas:
O departamento de vendas geralmente é muito ocupado, pois precisa lidar com muitas tarefas diferentes e como elas progridem. Assim, se você trabalha em vendas, pode encontrar muitas atividades diferentes que podem ser automatizadas. Desde a entrada de novos leads em uma lista até garantir que sigam um caminho específico até se encontrarem com um representante de vendas, aprovação de cotações e propostas, entre outras.
#3: Marketing:
Tudo relacionado a campanhas, promoções e gestão de marca pode ser rapidamente adicionado a um processo que pode ser automático. Você não precisa usar vários painéis para realizar todas as tarefas.
#4: Saúde:
Não é difícil encontrar prestadores de serviços médicos utilizando automação de fluxo de trabalho para diversos propósitos. Eles podem usá-la para gerar rodízios de plantão ou até mesmo escalas de trabalho, transferir registros de pacientes, dar alta aos pacientes e apoiar suas admissões. Quando os prestadores de serviços médicos usam essa automação, podem dedicar mais tempo aos pacientes, que é o que mais importa.
#5: Financeiro:
Se você trabalha na área financeira ou em uma equipe financeira, também pode usar a automação de fluxo de trabalho para liberar sua agenda. Você pode usá-la para ajustar salários, lidar com solicitações de licença remunerada, aprovações de contas e entrada de dados.
#6: Recursos Humanos:
Não há dúvida de que a automação pode ser de grande ajuda para o departamento de recursos humanos. Você pode usá-la para gerenciar mudanças de pessoal, aprovações de folhas de ponto, desligamento de funcionários, integração de novos funcionários, entre outros.
#7: Cibersegurança:
A automação de fluxo de trabalho pode melhorar drasticamente a velocidade de sua resposta a um incidente.
#8: Tecnologia da Informação:
Em muitos casos, um dos principais trabalhos desses departamentos é ajudar outros departamentos ou grupos dentro de uma empresa, como equipes de DevOps. Nesse caso específico, a equipe de TI pode usar a automação para coleta de dados, monitoramento de dados, solicitações de serviços, código, implantação de testes, desenvolvimento de ferramentas, entre outros.
#9: Operações:
Desde atribuição de tarefas até a compilação de relatórios, há muitos processos que você também pode automatizar aqui.
Com o Flowlu, a gestão de fluxo de trabalho automatizado não poderia ser mais fácil de alcançar. Embora existam plataformas semelhantes no mercado, nosso software ajuda você a obter os insights de que precisa em toda a sua empresa. Certifique-se de usar todos os outros recursos disponíveis e aproveite ao máximo as capacidades completas que o Flowlu oferece à sua equipe.
Por que a automação de fluxo de trabalho é tão importante?
Mais e mais pessoas continuam falando sobre automação de fluxo de trabalho como se fosse a última tendência. Bem, podemos garantir que não é a última tendência, mas certamente faz todo o sentido adotar a automação de fluxo de trabalho e investir nela.
A verdade é que você pode estar pensando que configurar apenas um processo já é complicado o suficiente ou que já leva muito trabalho. Então, por que você deveria olhar para a automação de fluxo de trabalho e tentar mudar todos os departamentos de sua empresa?
Resumidamente, há muitas razões para considerar dar esse passo. Mesmo que pareça assustador ou que você esteja perdendo o controle, garantimos que é um passo na direção certa. Afinal, usar automação de fluxo de trabalho traz muitos benefícios:
#1: Economia de Tempo:
O primeiro e mais importante benefício de usar automação de fluxo de trabalho é que realmente economiza tempo para sua equipe. Segundo Zapier, a maioria dos trabalhadores prefere usar automação porque permite mais tempo para projetos e tarefas criativas.
#2: Reduz Erros:
Um dos problemas com tarefas repetitivas é que estão sujeitas a erros. Somos humanos e não conseguimos manter o foco 100% do tempo. Esquecemos de coisas e cometemos erros. Quando você utiliza a automação de fluxo de trabalho, erros e falhas são substancialmente reduzidos.
#3: Respostas Mais Rápidas:
Embora respostas oportunas possam não ser um problema para grandes empresas, para pequenas e médias empresas pode ser um problema muito sério. A verdade é que os empresários sabem que precisam continuar ajustando suas operações para manter sua competitividade. E é aqui que entra a automação de fluxo de trabalho. Quando automatizam esses processos, movem-se mais rápido, reduzem erros, gastam menos tempo em tarefas que não geram retorno, oferecem melhor atendimento ao cliente e conseguem fechar negócios mais rapidamente.
#4: Economia de Dinheiro:
Ao decidir usar automação de fluxo de trabalho, você aumenta automaticamente a produtividade de sua equipe. Isso significa que você economizará dinheiro, pois seus funcionários dedicarão seu tempo a atividades mais importantes. Além disso, ao minimizar erros humanos, você também reduz o tempo necessário para corrigir esses erros. Ao falar sobre automação de fluxo de trabalho, é importante também mencionar a otimização da alocação de recursos.
#5: Comunicação:
Quando os diferentes departamentos da sua empresa ou negócio utilizam automação de fluxo de trabalho, a comunicação será mais fácil de manter. Todos saberão o que precisa ser feito para aumentar a eficiência.
#6: Acompanhamento de Desempenho:
Sempre é importante acompanhar o desempenho. Você quer garantir que todos estão dando o seu melhor para a empresa. Portanto, se você usa fluxos de trabalho, será muito mais fácil analisar como sua empresa está operando.
#7: Manter Tarefas de Alto Valor:
Uma das vantagens de usar automação de fluxo de trabalho é ter mais tempo para se dedicar a outras tarefas. Bem, você pode chamar essas outras tarefas de tarefas de alto valor. São trabalhos que somente os humanos podem cuidar.
#8: Melhorar a Qualidade dos seus Produtos:
Se você decidir usar automação de fluxo de trabalho em seus produtos, poderá eliminar todos os erros humanos e acabar com um produto muito melhor.
#9: Melhor Atendimento ao Cliente:
Os clientes querem ser ouvidos e obter respostas rápidas às suas perguntas. Eles não se importam se sua empresa é grande ou pequena, se você tem muitos funcionários ou apenas uma pessoa para lidar com todos os clientes. Isso significa que automatizar seu atendimento ao cliente, como automatizar algumas respostas, pode ser um bom ponto de partida.
#10: Mais Eficiência:
Não devemos realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Ao contrário do que você pode ter ouvido sobre multitarefa e que precisa ser bom nisso, a realidade é que você não conseguirá se concentrar adequadamente em suas tarefas. Simplificando, se alguém pode concentrar sua atenção exclusivamente em uma tarefa estratégica, aumentará a produtividade e, portanto, melhorará a eficiência. E mais, ao evitar atividades manuais e implementar automação, você obterá mais precisão.
#11: Escalabilidade:
Mesmo que sua empresa ou negócio seja pequeno, você ainda pode ser competitivo e fazê-lo crescer. Quando você utiliza automação de fluxo de trabalho, pode aumentar a carga de trabalho sem aumentar sua força de trabalho imediatamente, e sempre sem sacrificar a qualidade.
#12: Colaboração Aprimorada:
Com mais e mais empresas tentando adotar a cultura colaborativa, a automação de fluxo de trabalho pode ser aquela pequena peça que falta para fazer tudo funcionar. Afinal, será mais fácil melhorar a colaboração quando seus funcionários tiverem atualizações em tempo real, notificações automatizadas e espaços de trabalho compartilhados, entre outros.
#13: Responsabilidade:
Quando você utiliza tarefas automatizadas, é fácil determinar quem fará o quê. Você sempre saberá quem é o responsável por cada etapa, o que melhora a responsabilidade.
Esses são apenas alguns dos muitos benefícios de usar automação de fluxo de trabalho. Desde a redução dos ciclos de trabalho até garantir que sua empresa cumpra todos os regulamentos e regras, facilitando a identificação de gargalos e melhorando a satisfação de funcionários e clientes, tudo isso pode ser alcançado com a automação de fluxo de trabalho.
A primeira coisa que tem de fazer é identificar os processos que considera que devem ser automatizados. Em seguida, deve conceber o fluxo de trabalho com a ajuda do diretor de operações da sua empresa e definir os seus objectivos.
Todas as empresas e negócios de todas as dimensões podem beneficiar da automatização do fluxo de trabalho. A automatização pode ser útil tanto para PMEs como para grandes empresas.
Em última análise, pode ser um ou outro. Depende das suas necessidades. Num fluxo de trabalho estático, os passos dados são sempre os mesmos. Por outro lado, num fluxo de trabalho dinâmico, um software pode utilizar um esquema para determinar o passo seguinte.
Trata-se de um conjunto de operações que funcionam de forma autónoma. Uma vez configurado, funciona sem que seja necessário fazer nada. Poupa recursos e mantém as coisas a funcionar sem problemas.
